لدى Microsoft Access Microsoft Excel العديد من التشابهات، مما يجعل من الصعب تحديد البرنامج الذي يجب استخدامه. على سبيل المثال، يمكن لكلا البرنامجين تخزين كميات كبيرة من البيانات وتشغيل استعلامات فعالة وأدوات تحليل لتسطير تلك البيانات ونرد عليها، كما يمكنهما إجراء عمليات حسابية معقدة تقوم بإرجاع البيانات التي تحتاج إليها.

ومع ذلك، فإن لكل برنامج فوائد واضحة، استنادا إلى نوع البيانات التي تقوم بإدارتها وما تريد فعله بهذه البيانات. على سبيل المثال، إذا كان هدفك الحفاظ على تكامل البيانات بتنسيق يمكن الوصول إليه من قبل مستخدمين متعددين، فإن Access هو الخيار الأفضل لك، في حين أن Excel أكثر ملاءمة للبيانات الرقمية المعقدة التي تريد تحليلها بشكل معمق.

في العديد من الحالات، يمكنك استخدام البرنامجين، باستخدام كل منهما لغرض أن يكون أكثر ملاءمة له. بشكل عام، يكون Access أفضل لإدارة البيانات: مما يساعدك على الحفاظ على تنظيمه وسهولة البحث فيه وتوافره لعدة مستخدمين متزامنين. Excel بشكل عام أفضل لتحليل البيانات: إجراء عمليات حسابية معقدة واستكشاف النتائج المحتملة وإنتاج مخططات عالية الجودة. إذا كنت تستخدم Access لتخزين بياناتك Excel لتحليلها، يمكنك الحصول على فوائد البرنامجين.

قبل أن تقرر البرنامج الذي تريد استخدامه، قد ترغب في مقارنة فوائد كل برنامج، ومعرفة متى يكون من الأفضل استخدام أحدهما أو الآخر، ومعرفة كيفية العمل مع البرنامجين لتحقيق النتائج التي تريدها بالضبط.

ملاحظة: تتضمن Microsoft Office مجموعات Excel، ولكن لا تتضمن كل هذه المجموعة Access.

مقارنة فوائد كل برنامج

إن اختيار البرنامج المناسب أمر بالغ الأهمية إذا كنت تريد الوصول إلى معلوماتك وتحديثها بأقصى قدر من الأداء والدقة. لمعرفة البرنامج الأكثر ملاءمة للمهام التي تريد إنجازها، قد يساعد ذلك على مقارنة الفوائد التي يوفرها كل برنامج فيما يتعلق بمساحة تخزين البيانات وتحليل البيانات والتعاون بين المستخدمين المتعددين والأمان.

بيانات مسطحة مقابل علائقية    للمساعدة في تحديد البرنامج الأفضل لتخزين البيانات، اطرح على نفسك السؤال التالي: هل البيانات علائقية أم لا؟ تسمى البيانات التي يمكن احتواؤها بفعالية في جدول أو ورقة عمل واحدة البيانات المسطحة أو غير التقليدية. على سبيل المثال، إذا كنت تريد إنشاء قائمة بسيطة من العملاء، مع عنوان واحد فقط وشخص اتصال واحد لكل عميل، فقد Excel الخيار الأفضل. ومع ذلك، إذا كنت تريد تخزين قائمة عملاء أكثر تعقيدا تحتوي على عناوين الفوترة والشحن لكل عميل، أو عدة أشخاص من جهات الاتصال لكل عميل، فإن Access هو الحل الأفضل.

في قاعدة بيانات ارتباطية ، يمكنك تنظيم المعلومات في جداول متعددة. في قاعدة بيانات علائقية مصممة بشكل جيد، يكون كل جدول مسطحا ويحتوي على معلومات حول نوع بيانات واحد فقط. على سبيل المثال، إذا قمت بإنشاء قاعدة بيانات عملاء، يجب تخزين أسماء العملاء في جدول واحد، في حين يجب تخزين عناوين الفوترة والشحن الخاصة بهم في جدول منفصل. من الجيد تخزين العناوين بشكل منفصل عن الأسماء لأنه يمكن أن يكون لكل عميل أكثر من عنوان واحد، وتريد أن تتمكن من إدخال عناوين متعددة لكل عميل دون الحاجة إلى إعادة إدخال اسم العميل لكل عنوان.

البيانات المحلية مقابل البيانات الخارجية    يمكنك استخدام Access للاتصال بالبيانات من مجموعة متنوعة من مصادر البيانات الخارجية بحيث يمكنك عرض تلك البيانات والاستعلام فيها وتحريرها دون الحاجة إلى استيرادها. على سبيل المثال، يوفر Access أوامر للاتصال بالبيانات الموجودة في قاعدة بيانات Microsoft SQL Server أو ملف dBASE أو مجلد anOutlook، إلى جانب العديد من مصادر البيانات الأخرى. يمكنك استخدام Excel للاتصال بمجموعة واسعة من مصادر البيانات بما في ذلك قواعد بيانات Access و SQL Server و Analysis Services وملفات النصوص وXML ومصادر بيانات ODBC وOLE DB. ومع ذلك، لا يمكنك تحرير البيانات لتغيير البيانات المصدر من خلال Excel المستخدم.

يوفر كل من access Excel أوامر للاتصال بالبيانات في Windows SharePoint Services البيانات. ومع ذلك، Excel اتصال للقراءة فقط SharePoint القوائم؛ في حين يسمح لك Access بقراءة البيانات وكتابتها SharePoint القوائم.

تكامل البيانات مقابل المرونة    تساعد المعرفات الفريدة في الحفاظ على تكامل بياناتك، كما تضمن عدم احتواء صفين (أو سجلات) على البيانات نفسها تماما. توفر المعرفات الفريدة أيضا أسرع طريقة لاسترداد البيانات عند البحث عن البيانات أو فرزها. في Access، يمكنك استخدام نوع البيانات "رنين تلقائي" لإنشاء معرف فريد لكل سجل بشكل تلقائي. يمكنك بعد ذلك استخدام هذه المعرفات لربط السجلات في جدول واحد بسجل واحد أو أكثر في جدول آخر.

تساعد البنية التي يطبقها Access على بياناتك على ضمان تكامل البيانات. يمكن أن يتطلب Access أن يكون للسجلات الجديدة في جدول واحد قيمة مقابلة موجودة في جدول آخر، بحيث لا يمكنك إنشاء سجلات "معزولة". على سبيل المثال، لا تريد الحصول على طلب لا يتضمن معلومات العملاء. يمكن أن يتطلب Access أن يكون لكل سجل جديد في جدول "الطلبات" قيمة عميل مقابلة في جدول "العملاء". يسمى هذا التراسل المطلوب للقيم تكامل مرجعي.

يمكنك أيضا فرض القيود والقواعد الخاصة بك لضمان إدخال البيانات بشكل صحيح. Excel إدخال البيانات بطريقة أكثر حرية، ولكن نظرا لأن Excel لا يدعم البيانات العلائقية، فلا يمكنه دعم التكامل الرجوعي. ومع ذلك، يمكنك استخدام الأمر التحقق من صحة البيانات للتحكم في إدخال البيانات في Excel.

الاستعلام    إذا كنت تحتاج في أغلب الأحيان إلى عرض بياناتك بطرق متنوعة، استنادا إلى الظروف أو الأحداث المتغيرة، فقد يكون Access الخيار الأفضل لتخزين بياناتك والعمل عليها. يتيح لك Access استخدام لغة الاستعلامات المركبة (SQL) لاسترداد صفوف وأعمدة البيانات التي تريدها بسرعة، سواء كانت البيانات موجودة في جدول واحد أو عدة جداول. يمكنك أيضا استخدام التعبيرات في الاستعلامات لإنشاء حقول محسوبة. يشبه استخدام تعبير في Access عملية استخدام الصيغ في Excel لحساب القيم. يمكنك أيضا استخدام استعلامات Access لتلخيص البيانات ولعرض القيم التجميعية، مثل المجاميع والمتوسطات والتعديات.

النمذجة    في Excel، يمكنك استخدام أدوات تحليل ماذا إذا التنبؤ بنتائج نموذج ورقة عمل. يسمح لك تحليل ماذا إذا بتشغيل سيناريوهات مختلفة على البيانات، مثل أفضل حالة وسيناريوهات أسوأ حالة، ومقارنة البيانات الناتجة لعدة سيناريوهات في تقرير ملخص. لا تتوفر ميزة مماثلة في Access.

المحور والمخطط    في كلا البرنامجين، يمكنك إنشاء تقارير PivotTable ومخططات PivotTable. ومع ذلك Excel يوفر هذا Excel PivotTable أكثر تقدما من ميزات إعداد تقارير PivotTable ومخططاته مقارنة ب Access. إذا كنت تخطط لإنشاء تقارير PivotTable واسعة النطاق أو توفير مخططات ذات المظهر الاحترافي بشكل منتظم، يجب استخدام تقارير PivotTable أو مخططات PivotTable في Excel بدلا من الميزات نفسها في Access.

يمكن استخدام Excel Access والوصول في بيئات تعاونية، مثل Windows SharePoint Services المشتركة وملفات الشبكة، ولكن هناك اختلافات في الطريقة التي يمكن من خلال عدة مستخدمين الوصول إلى البيانات بها.

وصول مستخدمين متعددين إلى البيانات    ضمن التشغيل العادي، يتيح Access لمستخدمين متعددين فتح قاعدة بيانات واحدة في الوقت نفسه؛ يعمل هذا بشكل جيد لأن Access يقفل البيانات التي يتم تحريرها فقط؛ ونتيجة لذلك، يمكن للمستخدمين الآخرين تحرير سجلات مختلفة بدون تعارضات. في Excel، يمكنك مشاركة مصنف مع مستخدمين آخرين، ولكن يعمل التعاون بين المستخدمين المتعددين بشكل أفضل عندما يعمل المستخدمون على البيانات الموجودة في ذلك المصنف في أوقات مختلفة بدلا من العمل في الوقت نفسه. في الواقع، يتعاون مستخدمو قاعدة بيانات Access على مجموعة من البيانات، ويتعاون مستخدمو Excel العمل على مستند.

استخدام Windows SharePoint Services للتعاون    يتكامل البرنامجان مع تقنيات Microsoft Windows SharePoint Services، مثل SharePoint ومكتبات المستندات.

يوفر Access مجموعة متنوعة من الطرق للتعاون مع عدة مستخدمين على SharePoint ويب. على سبيل المثال، يمكنك تحميل قاعدة بيانات كاملة إلى مكتبة مستندات Windows SharePoint Services، وجعل النماذج والتقارير متوفرة كنماذج Windows SharePoint Services، وربط قاعدة بيانات بالبيانات المخزنة في قوائم SharePoint.

Excel طريقة واحدة فقط للتعاون مع عدة مستخدمين على موقع SharePoint الخدمات. يمكنك تحميل مصنف Windows SharePoint Services مكتبات المستندات، حيث يمكن للمستخدمين الفرديين سحب المصنف من أجل إجراء تغييرات، مما يمنع المستخدمين الآخرين من تعديل المصنف في الوقت نفسه. يمكن للمستخدمين تحرير مصنف دون سحبه من مكتبة المستندات، وفي هذه الحالة يجب عليهم التنسيق مع مستخدمين آخرين لتجنب تعارضات البيانات.

استخدام مجلدات الشبكة للتعاون    إذا قمت بتخزين قاعدة بيانات Access في مجلد شبكة مشترك، يمكن لعدة مستخدمين فتح قاعدة البيانات والعمل على بياناتها في الوقت نفسه. يتم تأمين السجلات الفردية عندما يقوم المستخدم بتحريرها. إذا قمت بتخزين مصنف Excel في مجلد شبكة مشترك، يمكن لمستخدم واحد فقط تحرير المصنف في كل مرة. لأغراض العرض، يمكن لعدة مستخدمين فتح المصنف بينما يقوم مستخدم آخر بتحريره، ولكن لا يمكن لهؤلاء المستخدمين إجراء أي تغييرات على البيانات حتى يقوم المستخدم الذي يقوم بتحرير المصنف بغلقه.

يوفر البرنامجان ميزات مماثلة — كلمات المرور والتشفير — التي يمكن أن تساعدك على منع فقدان البيانات وحماية بياناتك من الوصول غير المصرح به. ومع ذلك، هناك بعض الاختلافات بين Access Excel في كيفية عمل حماية البيانات على مستوى المستخدم.

منع فقدان البيانات    في Access، يتم حفظ عملك بشكل مستمر بحيث لا تفقد الكثير من العمل (إن وجدت) في حال حدوث فشل غير متوقع. ومع ذلك، نظرا لأن Access يحفظ عملك بشكل مستمر، فمن الممكن أيضا إجراء التغييرات التي قررت لاحقا أنك لم ترغب في إجراءها. للتأكد من أنه يمكنك استعادة قاعدة البيانات بالطريقة التي تريدها، يجب إنشاء نسخة احتياطية من ملف قاعدة البيانات في جدول يناسب احتياجاتك. يمكنك استرداد قاعدة بيانات كاملة من نسخة احتياطية، أو يمكنك استعادة الجدول أو كائن قاعدة البيانات الآخر الذي تحتاج إليه فقط. إذا كنت تستخدم أداة مساعدة للنسخ الاحتياطي لنظام الملفات، يمكنك أيضا استخدام نسخة من قاعدة بيانات من نسخة احتياطية لنظام الملفات لاستعادة البيانات. في Excel، يمكنك حفظ معلومات "التسليم التلقائي" في فواصل زمنية معينة أثناء تحديث البيانات.

حماية البيانات على مستوى المستخدم    في Excel، يمكنك إزالة البيانات الهامة أو الخاصة من طريقة العرض عن طريق إخفاء أعمدة وصفوف البيانات، ثم حماية ورقة العمل بالكامل للتحكم في وصول المستخدم إلى البيانات المخفية. بالإضافة إلى حماية ورقة عمل وعناصرها، يمكنك أيضا تأمين الخلايا وإلغاء تأمينها في ورقة عمل لمنع المستخدمين الآخرين من تعديل البيانات المهمة عن غير قصد.

أمان على مستوى الملف    على مستوى الملف، يمكنك استخدام تشفير في كلا البرنامجين لمنع المستخدمين غير المصرح لهم من رؤية البيانات. يمكنك أيضا أن تطلب إدخال كلمة المرور لفتح ملف قاعدة بيانات أو مصنف. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك المساعدة في تأمين ملف قاعدة بيانات أو مصنف باستخدام ملف توقيع رقمي.

الوصول المقيد إلى البيانات    في Excel، يمكنك تحديد الأذونات المستندة إلى المستخدم للوصول إلى البيانات أو تعيين حقوق القراءة فقط التي تمنع المستخدمين الآخرين من إجراء تغييرات على البيانات التي يمكنهم الوصول إليها. لا يوفر Access ميزات أمان على مستوى المستخدم، ولكن Access يدعم نموذج أمان المستخدم لأي خادم قاعدة بيانات يتصل به. على سبيل المثال، إذا قمت SharePoint قائمة، سيستخدم Access أذونات المستخدم SharePoint القائمة. إذا كنت تريد إبقاء المستخدمين غير المصرح بهم خارج بيانات Access، يمكنك تشفير قاعدة البيانات من خلال تعيين كلمة مرور. يجب على المستخدمين إدخال كلمة المرور لقراءة البيانات من قاعدة البيانات، حتى لو كانوا يمكنهم الوصول إليها باستخدام برنامج آخر، مثل Excel.

لمزيد من المعلومات حول كيفية المساعدة في حماية بياناتك، راجع تعيين الأمان على مستوى مستخدم Access 2003 أو تغييره في Access 2007 أو الأعلى والحماية والأمان في Excel.

متى يجب استخدام Access

بعبارات عامة جدا، يكون Access الخيار الأفضل عندما تحتاج إلى تعقب البيانات وتسجيلها بشكل منتظم، ثم عرض مجموعات فرعية من تلك البيانات أو تصديرها أو طباعتها. توفر نماذج Access واجهة أكثر ملاءمة من Excel العمل للعمل مع بياناتك. يمكنك استخدام Access لأتمتة الإجراءات التي يتم تنفيذها بشكل متكرر، كما تسمح لك تقارير Access بتلخيص البيانات في نموذج مطبوع أو إلكتروني. يوفر Access المزيد من البنية لبياناتك؛ على سبيل المثال، يمكنك التحكم في أنواع البيانات التي يمكن إدخالها، والقيم التي يمكن إدخالها، كما يمكنك تحديد كيفية صلة البيانات الموجودة في أحد الجداول بالبيانات الموجودة في جداول أخرى. تساعدك هذه البنية على ضمان إدخال أنواع البيانات الصحيحة فقط.

يخزن Access البيانات في جداول تشبه إلى حد كبير أوراق العمل، ولكن جداول Access مصممة للاستعلامات المعقدة بالنسبة إلى البيانات المخزنة في جداول أخرى.

استخدم Access عندما:

  • توقع أن يعمل عدد كبير من الأشخاص في قاعدة البيانات وتريد خيارات قوية تعالج تحديثات بياناتك بأمان، مثل تأمين السجلات وحل التعارضات.

  • توقع الحاجة إلى إضافة المزيد من الجداول إلى مجموعة بيانات تم إنشاءها كجداول مسطحة أو غير تقليدية.

  • تريد تشغيل استعلامات معقدة.

  • تريد إنتاج مجموعة متنوعة من التقارير أو التسميات البريدية.

  • إدارة جهات الاتصال    يمكنك إدارة جهات الاتصال والعناوين البريدية، ثم إنشاء تقارير في Access أو دمج البيانات باستخدام Microsoft Office Word لطباعة رسائل النموذج أو المغلفات أو التسميات البريدية.

  • تعقب المخزون والأصول    يمكنك إنشاء مخزون للسلع في منزلك أو شركتك، وتخزين الصور أو مستندات أخرى ذات صلة مع البيانات.

  • تعقب أوامر الشراء    يمكنك إدخال معلومات حول المنتجات والعملاء وأوامر الشراء، ثم إنشاء التقارير التي تبيّن المبيعات بحسب كل موظف أو منطقة أو فترة زمنية أو قيمة أخرى.

  • تعقب المهام    يمكنك تعقب المهام لمجموعة من الأشخاص وإدخال مهام جديدة في الوقت نفسه الذي يقوم فيها أشخاص آخرون بتحديث مهامهم الحالية في قاعدة البيانات نفسها.

  • تنظيم مكتبات الإعارة    يمكنك استخدام Access لتخزين بيانات حول الكتب والأعراف، وتعقب الأشخاص الذين قمت بتهمتهم.

  • تخطيط الأحداث    يمكنك إدخال معلومات حول تواريخ الأحداث ومواقعها والمشاركين فيها، ثم طباعة جداول أو ملخصات حول الأحداث.

  • تعقب التغذية    تعقب الوصفات وتسجيل أنشطة الحمية الغذائية والتمارين الرياضية.

متى يجب استخدام Excel

كم برنامج جداول بيانات، Excel تخزين كميات كبيرة من البيانات في المصنفات التي تحتوي على ورقة عمل واحدة أو أكثر. ومع ذلك، بدلا من العمل ك نظام إدارة قاعدة بيانات، مثل Access، Excel تحسين البيانات لتحليل البيانات وحسابها. يمكنك استخدام هذا البرنامج المرن لإنشاء نماذج لتحليل البيانات وكتابة صيغ بسيطة ومعقدة لإجراء عملية حسابية على تلك البيانات، وتدوين البيانات بالطريقة التي تريدها، بالإضافة إلى تقديم البيانات في مجموعة متنوعة من المخططات الاحترافية المظهر.

استخدم Excel عندما:

  • تتطلب طريقة عرض مسطحة أو غير تقليدية للبيانات بدلا من طريقة عرض قاعدة بيانات ارتباطية تستخدم جداول متعددة، وعندما تكون بياناتك رقمية في معظمها.

  • تشغيل العمليات الحسابية والمقارنات الإحصائية على بياناتك بشكل متكرر.

  • تريد استخدام تقارير PivotTable لعرض البيانات الهيكلية في تخطيط مضغوط ومرن.

  • التخطيط لإنشاء المخططات بشكل منتظم وتريد استخدام تنسيقات المخططات الجديدة المتوفرة في Excel.

  • تريد التأكيد على بياناتك باستخدام أيقونات التنسيق الشرطي وأشرطة البيانات وممقياسات الألوان.

  • تريد إجراء عمليات تحليل ماذا إذا معقدة على بياناتك، مثل التحليلات الإحصائية والهندسية وتحليل الانحدار.

  • تريد تعقب العناصر في قائمة بسيطة، إما للاستخدام الشخصي أو لأغراض تعاون محدودة.

  • محاسبة    يمكنك استخدام ميزات الحساب Excel في العديد من بيانات المحاسبة المالية — على سبيل المثال، بيان التدفق النقدي أو بيان الدخل أو بيان الأرباح والخسائر.

  • إعداد الميزانية    سواء كانت احتياجاتك شخصية أو متعلقة بالعمل، يمكنك إنشاء أي نوع من الموازنة في Excel — على سبيل المثال، خطة موازنة تسويق أو موازنة حدث أو موازنة تقاعد.

  • الفوترة والمبيعات    Excel مفيدة أيضا لإدارة بيانات الفوترة والمبيعات، كما يمكنك بسهولة إنشاء النماذج التي تحتاج إليها — على سبيل المثال، فواتير المبيعات أو قسائم التعبئة أو طلبات الشراء.

  • إعداد التقارير    يمكنك إنشاء أنواع مختلفة من التقارير في Excel تعكس تحليل البيانات أو تلخيص البيانات — على سبيل المثال، التقارير التي تقوم لقياس أداء المشروع أو التنبؤ بالبيانات أو تلخيص البيانات أو تقديم بيانات التباين.

  • التخطيط    Excel أداة رائعة لإنشاء خطط احترافية أو مخططات مفيدة — على سبيل المثال، خطة فصل أسبوعية أو خطة أبحاث تسويقية أو خطة ضريبية لنهاية السنة أو مخططات تساعدك على التخطيط للوجبات أو الحفلات أو العطلات الأسبوعية.

  • التعقب    يمكنك استخدام Excel لتعقب البيانات في ورقة زمنية أو قائمة — على سبيل المثال، ورقة زمنية لتعقب العمل أو قائمة مخزون تتعقب المعدات.

  • استخدام التقويمات    نظرا لطبيعة التقويم الشبكي، فإن Excel يفسح مجالا جيدا لإنشاء أي نوع من التقويمات ، على سبيل المثال، تقويم أكاديمي لتعقب الأنشطة أثناء السنة الدراسية، أو تقويم السنة المالية لتعقب أحداث الأعمال والأحداث الرئيسية.

للحصول على Excel مفيدة في أي من هذه الفئات، راجع قوالب Excel على Microsoft Office Online.

استخدام Access Excel معا

قد ترغب في بعض الأحيان في الاستفادة من المزايا التي يوفرها البرنامجان. على سبيل المثال، قمت بإنشاء ورقة عمل في Excel حيث يمكنك حساب البيانات وتحليلها، ولكن ورقة العمل أصبحت كبيرة ومعقدة جدا، كما يحتاج العديد من المستخدمين الآخرين إلى الوصول إلى البيانات. في هذه المرحلة، قد ترغب في استيراد ورقة العمل أو ربطها في Access واستخدامها لقاعدة بيانات بدلا من استخدامها في Excel. أو، ربما لديك بيانات في قاعدة بيانات Access تريد إنشاء بعض Excel PivotTable ومخططات احترافية Excel.

بغض النظر عن البرنامج الذي تستخدمه أولا، يمكنك دائما نقل البيانات من برنامج إلى آخر، حيث يمكنك الاستمرار في العمل عليه. باستخدام اتصال بيانات أو بدونه، يمكنك إحضار البيانات إلى Access من Excel (والعكس بالعكس) عن طريق نسخها أو استيرادها أو تصديرها.

لمزيد من المعلومات حول كيفية تبادل البيانات بين البرنامجين، راجع نقل البيانات من Excel إلى Access.

هل تحتاج إلى مزيد من المساعدة؟

توسيع المهارات
استكشاف التدريب
الحصول على الميزات الجديدة أولاً
الانضمام إلى المشاركين في برنامج Microsoft Office Insider

هل كانت المعلومات مفيدة؟

ما مدى رضاك عن جودة اللغة؟
ما الذي أثّر في تجربتك؟

نشكرك على ملاحظاتك!

×