استخدام برنامج Access أو Excel لإدارة البيانات

البيانات الثابتة مقابل العلائقية    للمساعدة في تحديد البرنامج الأفضل لتخزين بياناتك، اطرح على نفسك السؤال التالي: هل البيانات علائقية أم لا؟ تسمى البيانات التي يمكن احتواؤها بكفاءة في جدول أو ورقة عمل واحدة بيانات مسطحة أو غير ارتباطية . على سبيل المثال، إذا كنت تريد إنشاء قائمة بسيطة بالعملاء، مع عنوان واحد فقط وشخص جهة اتصال لكل عميل، فقد يكون Excel الخيار الأفضل. ومع ذلك، إذا كنت تريد تخزين قائمة عملاء أكثر تعقيدا تحتوي على عناوين الفوترة والشحن لكل عميل، أو عدة أشخاص اتصال لكل عميل، فإن Access هو الحل الأفضل.

في قاعدة بيانات ارتباطية ، يمكنك تنظيم معلوماتك في جداول متعددة. في قاعدة بيانات ارتباطية مصممة جيدا، يكون كل جدول مسطحا ويحتوي على معلومات حول نوع واحد فقط من البيانات. على سبيل المثال، إذا قمت بإنشاء قاعدة بيانات عميل، يجب تخزين أسماء العملاء في جدول واحد، بينما يجب تخزين عناوين الفوترة والشحن الخاصة بالعملاء في جدول منفصل. يعد تخزين العناوين بشكل منفصل عن الأسماء فكرة جيدة لأنه يمكن أن يكون لكل عميل أكثر من عنوان واحد، وتريد أن تكون قادرا على إدخال عناوين متعددة لكل عميل دون الحاجة إلى إعادة إدخال اسم العميل لكل عنوان.

البيانات المحلية مقابل الخارجية    يمكنك استخدام Access للاتصال بالبيانات من مجموعة متنوعة من مصادر البيانات الخارجية بحيث يمكنك عرض تلك البيانات والاستعلام عنها وتحريرها دون الحاجة إلى استيرادها. على سبيل المثال، يوفر Access أوامر للاتصال بالبيانات الموجودة في قاعدة بيانات Microsoft SQL Server أو ملف dBASE أو مجلد Outlook، إلى جانب العديد من مصادر البيانات الأخرى. يمكنك استخدام Excel للاتصال بمجموعة واسعة من مصادر البيانات بما في ذلك Access وقواعد بيانات SQL Server وخدمات التحليل وملفات النصوص وملفات XML ومصادر بيانات ODBC وOLE DB. ومع ذلك، لا يمكنك تحرير البيانات لتغيير البيانات المصدر من خلال واجهة مستخدم Excel.

يوفر كل من Access و Excel أوامر للاتصال بالبيانات في قوائم Windows SharePoint Services. ومع ذلك، يوفر Excel اتصالا للقراءة فقط بقوائم SharePoint؛ بينما يتيح لك Access القراءة من القوائم SharePoint وكتابتها.

تكامل البيانات مقابل المرونة    تساعد المعرفات الفريدة في الحفاظ على تكامل بياناتك، وتضمن عدم وجود صفين (أو سجلين) يحتويان على نفس البيانات بالضبط. توفر المعرفات الفريدة أيضا أسرع طريقة لاسترداد البيانات عند البحث عن البيانات أو فرزها. في Access، يمكنك استخدام نوع بيانات الترقيم التلقائي لإنشاء معرف فريد لكل سجل تلقائيا. يمكنك بعد ذلك استخدام هذه المعرفات لربط السجلات في جدول واحد بسجل واحد أو أكثر في جدول آخر.

تساعد البنية التي يطبقها Access على بياناتك على ضمان تكامل البيانات. يمكن أن يتطلب Access أن تحتوي السجلات الجديدة في جدول واحد على قيمة مطابقة موجودة في جدول مختلف، بحيث لا يمكنك إنشاء سجلات "معزولة". على سبيل المثال، لا تريد الحصول على طلب لا يتضمن معلومات العميل. قد يتطلب Access أن يكون لكل سجل جديد في جدول "الطلبات" قيمة عميل مقابلة في جدول "العملاء". يسمى هذا التطابق المطلوب للقيم تكامل مرجعي.

يمكنك أيضا فرض القيود والقواعد الخاصة بك لضمان إدخال البيانات بشكل صحيح. يتيح لك Excel إدخال البيانات بطريقة أكثر حرية، ولكن نظرا لأن Excel لا يدعم البيانات الارتباطية، فإنه لا يمكنه دعم التكامل المرجعي. ومع ذلك، يمكنك استخدام الأمر "التحقق من صحة البيانات" للتحكم في إدخال البيانات في Excel.

الاستعلام    إذا كنت تحتاج في كثير من الأحيان إلى عرض بياناتك بطرق متنوعة، اعتمادا على الظروف أو الأحداث المتغيرة، فقد يكون Access الخيار الأفضل لتخزين بياناتك واستخدامها. يتيح لك Access استخدام استعلامات لغة الاستعلامات المركبة (SQL) لاسترداد الصفوف والأعمدة فقط للبيانات التي تريدها بسرعة، سواء كانت البيانات موجودة في جدول واحد أو العديد من الجداول. يمكنك أيضا استخدام التعبيرات في الاستعلامات لإنشاء حقول محسوبة. يشبه استخدام تعبير في Access عملية استخدام الصيغ في Excel لحساب القيم. يمكنك أيضا استخدام استعلامات Access لتلخيص البيانات وتقديم القيم التجميعية، مثل المجموع والمتوسطات والأعداد.

النمذجه    في Excel، يمكنك استخدام أدوات تحليل ماذا إذا للتنبؤ بنتائج نموذج ورقة العمل. يسمح لك تحليل "ماذا لو" بتشغيل سيناريوهات مختلفة على بياناتك، مثل أفضل الحالات وسيناريوهات أسوأ السيناريوهات، ومقارنة البيانات الناتجة عن عدة سيناريوهات في تقرير ملخص. لا تتوفر ميزة مماثلة في Access.

Pivoting and charting    في كلا البرنامجين، يمكنك إنشاء تقارير PivotTable ومخططات PivotTable. ومع ذلك، يوفر Excel ميزات متقدمة لإعداد تقارير PivotTable وتخطيطه أكثر مما يوفره Access. إذا كنت تخطط لإنشاء تقارير PivotTable واسعة النطاق أو توفير مخططات احترافية بشكل منتظم، فيجب استخدام تقارير PivotTable أو تخطيط PivotTable في Excel بدلا من الميزات نفسها في Access.

يمكن استخدام كل من Access و Excel في بيئات تعاونية، مثل Windows SharePoint Services ومشاركات ملفات الشبكة، ولكن هناك اختلافات في الطريقة التي يمكن بها الوصول إلى البيانات من قبل عدة مستخدمين.

وصول مستخدم متعدد إلى البيانات    ضمن العملية العادية، يتيح Access لعدة مستخدمين فتح قاعدة بيانات واحدة في الوقت نفسه؛ يعمل هذا بشكل جيد لأن Access يقوم بتأمين البيانات التي يتم تحريرها فقط؛ ونتيجة لذلك، يمكن للمستخدمين الآخرين تحرير سجلات مختلفة دون تعارضات. في Excel، يمكنك مشاركة مصنف مع مستخدمين آخرين، ولكن من الأفضل أن يعمل التعاون متعدد المستخدمين عندما يعمل المستخدمون على البيانات الموجودة في هذا المصنف في أوقات مختلفة بدلا من العمل بشكل متزامن. في الواقع، يتعاون مستخدمو قاعدة بيانات Access على مجموعة من البيانات، ويتعاون مستخدمو مصنف Excel على مستند.

استخدام Windows SharePoint Services للتعاون    يتكامل كلا البرنامجين مع تقنيات Microsoft Windows SharePoint Services، مثل قوائم SharePoint ومكتبات المستندات.

يوفر Access مجموعة متنوعة من الطرق للتعاون مع مستخدمين متعددين على موقع SharePoint. على سبيل المثال، يمكنك تحميل قاعدة بيانات كاملة إلى مكتبة مستندات Windows SharePoint Services، وتوفير النماذج والتقارير كطرق عرض Windows SharePoint Services، وربط قاعدة بيانات بالبيانات المخزنة في قوائم SharePoint.

يوفر Excel طريقة واحدة فقط للتعاون مع مستخدمين متعددين على موقع خدمات SharePoint. يمكنك تحميل مصنف إلى مكتبات المستندات Windows SharePoint Services، حيث يمكن للمستخدمين الفرديين سحب المصنف لإجراء تغييرات، مما يمنع المستخدمين الآخرين من تعديل المصنف في الوقت نفسه. يمكن للمستخدمين تحرير مصنف دون سحبه من مكتبة المستندات، وفي هذه الحالة يجب عليهم التنسيق مع مستخدمين آخرين لتجنب تعارضات البيانات.

استخدام مجلدات الشبكة للتعاون    إذا قمت بتخزين قاعدة بيانات Access في مجلد شبكة مشتركة، يمكن لعدة مستخدمين فتح قاعدة البيانات والعمل على بياناتها في وقت واحد. يتم تأمين السجلات الفردية عندما يقوم المستخدم بتحريرها. إذا قمت بتخزين مصنف Excel في مجلد شبكة مشتركة، يمكن لمستخدم واحد فقط تحرير المصنف في كل مرة. لعرض الأغراض، يمكن لعدة مستخدمين فتح المصنف بينما يقوم مستخدم آخر بتحريره ولكن لا يمكن لهؤلاء المستخدمين إجراء أي تغييرات على البيانات حتى يقوم المستخدم الذي يقوم بتحرير المصنف بإغلاقه.

يوفر كلا البرنامجين ميزات مماثلة - كلمات المرور والتشفير - التي يمكن أن تساعدك على منع فقدان البيانات وحماية بياناتك من الوصول غير المصرح به. ومع ذلك، هناك بعض الاختلافات بين Access Excel في كيفية عمل حماية البيانات على مستوى المستخدم.

منع فقدان البيانات    في Access، يتم حفظ عملك باستمرار بحيث في حالة حدوث فشل غير متوقع، من غير المحتمل أن تفقد الكثير من العمل (إن وجد). ومع ذلك، نظرا لأن Access يحفظ عملك بشكل مستمر، فمن الممكن أيضا أن تقوم بإجراء تغييرات قررت لاحقا أنك لا تريد تثبيتها. للتأكد من أنه يمكنك استعادة قاعدة البيانات بالطريقة التي تريدها، يجب إنشاء نسخة احتياطية من ملف قاعدة البيانات وفقا لجدول يناسب احتياجاتك. يمكنك استرداد قاعدة بيانات بأكملها من نسخة احتياطية، أو يمكنك استعادة الجدول أو كائن قاعدة البيانات الآخر الذي تحتاجه فقط. إذا كنت تستخدم الأداة المساعدة للنسخ الاحتياطي لنظام الملفات، يمكنك أيضا استخدام نسخة من قاعدة بيانات من نسخة احتياطية لنظام الملفات لاستعادة بياناتك. في Excel، يمكنك حفظ معلومات الاسترداد التلقائي في فواصل زمنية معينة أثناء تحديث البيانات.

حماية البيانات على مستوى المستخدم    في Excel، يمكنك إزالة البيانات الهامة أو الخاصة من طريقة العرض عن طريق إخفاء أعمدة وصفوف من البيانات، ثم حماية ورقة العمل بأكملها للتحكم في وصول المستخدم إلى البيانات المخفية. بالإضافة إلى حماية ورقة العمل وعناصرها، يمكنك أيضا تأمين الخلايا وإلغاء تأمينها في ورقة عمل لمنع المستخدمين الآخرين من تعديل البيانات المهمة عن غير قصد.

الأمان على مستوى الملف    على مستوى الملف، يمكنك استخدام تشفير في كلا البرنامجين لمنع المستخدمين غير المصرح لهم من رؤية البيانات. يمكنك أيضا المطالبة بإدخال كلمة المرور لفتح ملف قاعدة بيانات أو مصنف. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك المساعدة في تأمين ملف قاعدة بيانات أو مصنف من خلال استخدام توقيع رقمي.

الوصول المقيد إلى البيانات    في Excel، يمكنك تحديد الأذونات المستندة إلى المستخدم للوصول إلى البيانات أو تعيين حقوق القراءة فقط التي تمنع المستخدمين الآخرين من إجراء تغييرات على البيانات التي لديهم حق الوصول إليها. لا يوفر Access ميزات أمان على مستوى المستخدم، ولكن Access يدعم نموذج أمان المستخدم لأي خادم قاعدة بيانات يتصل به. على سبيل المثال، إذا قمت بإنشاء ارتباط بقائمة SharePoint، فسيستخدم Access أذونات المستخدم لقائمة SharePoint. إذا كنت تريد الاحتفاظ بالمستخدمين غير المصرح لهم خارج بيانات Access، يمكنك تشفير قاعدة البيانات عن طريق تعيين كلمة مرور. يجب على المستخدمين إدخال كلمة المرور لقراءة البيانات من قاعدة البيانات، حتى لو قاموا بالوصول إليها باستخدام برنامج آخر، مثل Excel.

لمزيد من المعلومات حول كيفية المساعدة في حماية بياناتك، راجع تعيين الأمان على مستوى المستخدم في Access 2003 أو تغييره في Access 2007 أو الإصدارات الأحدثوالحماية والأمان في Excel.

• إدارة جهات الاتصال    يمكنك إدارة جهات الاتصال والعناوين البريدية، ثم إنشاء تقارير في Access أو دمج البيانات باستخدام Microsoft Office Word لطباعة رسائل النموذج أو المغلفات أو التسميات البريدية.

• تتبع المخزون والأصول    يمكنك إنشاء مخزون للسلع في منزلك أو شركتك، وتخزين الصور أو مستندات أخرى ذات صلة مع البيانات.

• تعقب أوامر الشراء    يمكنك إدخال معلومات حول المنتجات والعملاء وأوامر الشراء، ثم إنشاء التقارير التي تبيّن المبيعات بحسب كل موظف أو منطقة أو فترة زمنية أو قيمة أخرى.

• تعقب المهام    يمكنك تعقب المهام لمجموعة من الأشخاص وإدخال مهام جديدة في الوقت نفسه الذي يقوم فيها أشخاص آخرون بتحديث مهامهم الحالية في قاعدة البيانات نفسها.

• تنظيم مكتبات الإعارة    يمكنك استخدام Access لتخزين بيانات حول الكتب والأقراص المحتوية على الأقراص، وتعقب الأشخاص الذين قمت بتحريكهم إليها.

• تخطيط الأحداث    يمكنك إدخال معلومات حول تواريخ الأحداث ومواقعها والمشاركين فيها، ثم طباعة جداول أو ملخصات حول الأحداث.

• تعقب التغذية    تعقب الوصفات وسجل أنشطة النظام الغذائية والتمرين.

• محاسبة    يمكنك استخدام ميزات الحساب القوية Excel في العديد من بيانات المحاسبة المالية — على سبيل المثال، بيان التدفق النقدي أو بيان الدخل أو بيان الربح والخسارة.

• إعداد الميزانية    سواء كانت احتياجاتك شخصية أو متعلقة بالعمل، يمكنك إنشاء أي نوع من الميزانية في Excel — على سبيل المثال، خطة ميزانية تسويقية أو ميزانية حدث أو موازنة توقف.

• الفوترة والمبيعات    تعد Excel مفيدة أيضا لإدارة بيانات الفوترة والمبيعات، ويمكنك بسهولة إنشاء النماذج التي تحتاج إليها — على سبيل المثال، فواتير المبيعات أو قسائم التعبئة أو أوامر الشراء.

• إعداد التقارير    يمكنك إنشاء أنواع مختلفة من التقارير في Excel تعكس تحليل البيانات أو تلخص بياناتك — على سبيل المثال، التقارير التي تقيس أداء المشروع أو تتنبأ بالبيانات أو تلخص البيانات أو تقدم بيانات التباين.

• التخطيط    Excel هي أداة رائعة لإنشاء خطط احترافية أو مخططين مفيدين — على سبيل المثال، خطة فصل دراسي أسبوعية أو خطة أبحاث تسويقية أو خطة ضريبية نهاية العام أو مخططين يساعدك على تخطيط الوجبات الأسبوعية أو الحفلات أو الإجازات.

• تتبع    يمكنك استخدام Excel لتعقب البيانات في ورقة زمنية أو قائمة — على سبيل المثال، ورقة زمنية لتعقب العمل أو قائمة مخزون تتعقب المعدات.

• استخدام التقويمات    نظرا لطبيعة الشبكة التي تشبهها، Excel مناسب تماما لإنشاء أي نوع من التقويم — على سبيل المثال، تقويم أكاديمي لتعقب الأنشطة أثناء السنة الدراسية، أو تقويم السنة المالية لتعقب أحداث الأعمال والأحداث الرئيسية.

للحصول على قوالب Excel مفيدة في أي من هذه الفئات، راجع قوالب Excel على Microsoft Office Online.