ملاحظة: لا يدعم Microsoft Access استيراد بيانات Excel مع تسمية حساسية مطبقة. كحل بديل، يمكنك إزالة التسمية قبل استيرادها ثم إعادة تطبيق التسمية بعد الاستيراد. لمزيد من المعلومات، راجع تطبيق تسميات الحساسية على ملفاتك والبريد الإلكتروني في Office.

توضح لك هذه المقالة كيفية نقل البيانات من Excel إلى Access وتحويل البيانات إلى جداول ارتباطية بحيث يمكنك استخدام Microsoft Excel و Access معا. للتلخيص، يعد Access هو الأفضل لالتقاط البيانات وتخزينها والاستعلام عنها ومشاركتها، Excel هو الأفضل لحساب البيانات وتحليلها وتصورها.

مقالتان، استخدام Access أو Excel لإدارة بياناتك وأفضل 10 أسباب لاستخدام Access مع Excel، ومناقشة البرنامج الأنسب لمهمة معينة وكيفية استخدام Excel و Access معا لإنشاء حل عملي.

عند نقل البيانات من Excel إلى Access، هناك ثلاث خطوات أساسية للعملية.

الخطوات الأساسية الثلاثة

ملاحظة: للحصول على معلومات حول نمذجة البيانات والعلاقات في Access، راجع أساسيات تصميم قاعدة البيانات.

الخطوة 1: استيراد البيانات من Excel إلى Access

استيراد البيانات هو عملية يمكن أن تسير بسلاسة أكبر إذا كنت تستغرق بعض الوقت لإعداد البيانات وتنظيفها. يشبه استيراد البيانات الانتقال إلى منزل جديد. إذا قمت بتنظيف ممتلكاتك وتنظيمها قبل الانتقال، فإن الاستقرار في منزلك الجديد أسهل بكثير.

تنظيف البيانات قبل الاستيراد

قبل استيراد البيانات إلى Access، في Excel من المستحسن:

  • تحويل الخلايا التي تحتوي على بيانات غير ذرية (أي قيم متعددة في خلية واحدة) إلى أعمدة متعددة. على سبيل المثال، يجب تقسيم خلية في عمود "المهارات" تحتوي على قيم مهارات متعددة، مثل "C# البرمجة" و"برمجة VBA" و"تصميم ويب" لفصل الأعمدة التي تحتوي كل منها على قيمة مهارة واحدة فقط.

  • استخدم الأمر TRIM لإزالة المسافات المضمنة السابقة واللاحقة والمضمنة المتعددة.

  • إزالة الأحرف غير المطبوعة.

  • البحث عن أخطاء التدقيق الإملائي وعلامات الترقيم وإصلاحها.

  • إزالة الصفوف المكررة أو الحقول المكررة.

  • تأكد من أن أعمدة البيانات لا تحتوي على تنسيقات مختلطة، خاصة الأرقام المنسقة كنص أو تواريخ منسقة كأرقام.

لمزيد من المعلومات، راجع مواضيع التعليمات Excel التالية:

ملاحظة: إذا كانت احتياجات تنظيف البيانات معقدة، أو لم يكن لديك الوقت أو الموارد لأتمتة العملية بنفسك، فقد تفكر في استخدام مورد تابع لجهة خارجية. لمزيد من المعلومات، ابحث عن "برنامج تنقية البيانات" أو "جودة البيانات" بواسطة محرك البحث المفضل لديك في مستعرض ويب.

اختر أفضل نوع بيانات عند الاستيراد

أثناء عملية الاستيراد في Access، تريد تحديد خيارات جيدة بحيث تتلقى بعض أخطاء التحويل (إن وجدت) التي تتطلب تدخلا يدويا. يلخص الجدول التالي كيفية تحويل تنسيقات الأرقام وأنواع بيانات Access Excel عند استيراد البيانات من Excel إلى Access، كما يقدم بعض التلميحات حول أفضل أنواع البيانات للاختيار من بينها في معالج استيراد جداول البيانات.

تنسيق رقم Excel

نوع بيانات Access‏

التعليقات

أفضل ممارسة

النص

نص، مذكرة

يقوم نوع بيانات Access Text بتخزين البيانات الأبجدية الرقمية حتى 255 حرفا. يخزن نوع بيانات Access Memo البيانات الأبجدية الرقمية حتى 65535 حرفا.

اختر "مذكرة" لتجنب اقتطاع أي بيانات.

الرقم، النسبة المئوية، الكسر، العلمي

Number

يحتوي Access على نوع بيانات رقم واحد يختلف استنادا إلى خاصية حجم الحقل (بايت، عدد صحيح، عدد صحيح طويل، مفرد، مزدوج، عشري).

اختر "مزدوج" لتجنب أي أخطاء في تحويل البيانات.

التاريخ

التاريخ

يستخدم كل من Access و Excel نفس رقم التاريخ التسلسلي لتخزين التواريخ. في Access، يكون نطاق التاريخ أكبر: من -657434 (1 يناير 100 م) إلى 2958465 (31 ديسمبر 9999 م).

نظرا لأن Access لا يتعرف على نظام التاريخ 1904 (المستخدم في Excel ل Macintosh)، فأنت بحاجة إلى تحويل التواريخ إما في Excel أو Access لتجنب الإرباك.

لمزيد من المعلومات، راجع تغيير نظام التاريخ أو التنسيق أو الترجمة الفورية المكونة من رقمينواستيراد البيانات أو إنشاء ارتباط إليها في مصنف Excel.

اختر التاريخ.

الوقت

الوقت

يقوم كل من Access و Excel بتخزين قيم الوقت باستخدام نفس نوع البيانات.

اختر "الوقت"، وهو عادة ما يكون الافتراضي.

العملة، المحاسبة

عملة

في Access، يخزن نوع بيانات العملة البيانات كأرقام 8 بايت بدقة تصل إلى أربعة منازل عشرية، ويستخدم لتخزين البيانات المالية ومنع تقريب القيم.

اختر العملة، وهي عادة ما تكون الافتراضية.

منطقي

نعم/لا

يستخدم Access -1 لكافة قيم "نعم" و"0" لكافة القيم "لا"، بينما يستخدم Excel 1 لكافة قيم TRUE و0 لكافة قيم FALSE.

اختر "نعم/لا"، الذي يحول القيم الأساسية تلقائيا.

ارتباط تشعبي

الارتباط تشعبي

يحتوي الارتباط التشعبي في Excel و Access على عنوان URL أو عنوان ويب يمكنك النقر فوقه ومتابعتها.

اختر ارتباط تشعبي، وإلا فقد يستخدم Access نوع البيانات "نص" بشكل افتراضي.

بمجرد أن تكون البيانات في Access، يمكنك حذف بيانات Excel. لا تنس النسخ الاحتياطي لمصنف Excel الأصلي أولا قبل حذفه.

لمزيد من المعلومات، راجع موضوع تعليمات Access "استيراد بيانات" أو إنشاء ارتباط إليها في مصنف Excel.

إلحاق البيانات تلقائيا بالطريقة السهلة

تتمثل المشكلة الشائعة Excel المستخدمين في إلحاق البيانات بالأعمدة نفسها في ورقة عمل واحدة كبيرة. على سبيل المثال، قد يكون لديك حل تعقب الأصول الذي بدأ في Excel ولكن الآن أصبح يتضمن ملفات من العديد من مجموعات العمل والأقسام. قد تكون هذه البيانات في أوراق عمل ومصنفات مختلفة، أو في ملفات نصية عبارة عن موجزات بيانات من أنظمة أخرى. لا يوجد أمر واجهة مستخدم أو طريقة سهلة لإلحاق بيانات مماثلة في Excel.

أفضل حل هو استخدام Access، حيث يمكنك بسهولة استيراد البيانات وإلحاقها بجدول واحد باستخدام معالج استيراد جداول البيانات. علاوة على ذلك، يمكنك إلحاق الكثير من البيانات في جدول واحد. يمكنك حفظ عمليات الاستيراد وإضافتها كمهام Microsoft مجدولة Outlook، وحتى استخدام وحدات الماكرو لأتمتة العملية.

الخطوة 2: تسوية البيانات باستخدام معالج محلل الجداول

للوهلة الأولى، قد يبدو التنقل في عملية تسوية بياناتك مهمة شاقة. لحسن الحظ، تعد عملية تسوية الجداول في Access عملية أسهل بكثير، وذلك بفضل معالج محلل الجداول.

معالج محلل الجداول

1. اسحب الأعمدة المحددة إلى جدول جديد وقم بإنشاء علاقات تلقائيا

2. استخدام أوامر الزر لإعادة تسمية جدول، وإضافة مفتاح أساسي، وجعل عمود موجود مفتاحا أساسيا، والتراجع عن الإجراء الأخير

يمكنك استخدام هذا المعالج للقيام بما يلي:

  • تحويل جدول إلى مجموعة من الجداول الأصغر وإنشاء علاقة مفتاح أساسي وخارجي بين الجداول تلقائيا.

  • أضف مفتاحا أساسيا إلى حقل موجود يحتوي على قيم فريدة، أو قم بإنشاء حقل معرف جديد يستخدم نوع بيانات الترقيم التلقائي.

  • إنشاء علاقات تلقائيا لفرض التكامل المرجعي مع التحديثات المتتالية. لا تتم إضافة الحذف المتتالي تلقائيا لمنع حذف البيانات عن طريق الخطأ، ولكن يمكنك بسهولة إضافة الحذف المتتالي لاحقا.

  • ابحث في الجداول الجديدة عن البيانات المتكررة أو المتكررة (مثل نفس العميل الذي له رقمان مختلفان) وقم بتحديثه كما هو مطلوب.

  • انسخ الجدول الأصلي احتياطيا وأعد تسميته عن طريق إلحاق "_OLD" باسمه. بعد ذلك، يمكنك إنشاء استعلام يقوم بإعادة بناء الجدول الأصلي، مع اسم الجدول الأصلي بحيث تعمل أي نماذج أو تقارير موجودة تستند إلى الجدول الأصلي مع بنية الجدول الجديدة.

لمزيد من المعلومات، راجع "تسوية البيانات" باستخدام "محلل الجدول".

الخطوة 3: الاتصال إلى الوصول إلى البيانات من Excel

بعد تسوية البيانات في Access وإنشاء استعلام أو جدول يعيد بناء البيانات الأصلية، إنها مسألة بسيطة تتعلق بالاتصال ببيانات Access من Excel. أصبحت بياناتك الآن في Access كمصدر بيانات خارجي، وبالتالي يمكن توصيلها بالمصنف من خلال اتصال بيانات، وهو عبارة عن حاوية من المعلومات المستخدمة لتحديد موقع مصدر البيانات الخارجي وتسجيل الدخول إليه والوصول إليه. يتم تخزين معلومات الاتصال في المصنف ويمكن تخزينها أيضا في ملف اتصال، مثل ملف اتصال البيانات (ODC)Office (ملحق اسم ملف odc.) أو ملف اسم مصدر البيانات (ملحق dsn.). بعد الاتصال ببيانات خارجية، يمكنك أيضا تحديث (أو تحديث) المصنف Excel تلقائيا من Access كلما تم تحديث البيانات في Access.

لمزيد من المعلومات، راجع استيراد البيانات من مصادر بيانات خارجية (Power Query).

إدخال بياناتك في Access

يرشدك هذا القسم خلال المراحل التالية من تسوية بياناتك: تقسيم القيم في عمودي Salesperson وSalals إلى أجزاء ذرية، وفصل المواضيع ذات الصلة في جداولها الخاصة، ونسخ هذه الجداول ولصقها من Excel إلى Access، وإنشاء علاقات رئيسية بين جداول Access التي تم إنشاؤها حديثا، وإنشاء استعلام بسيط وتشغيله في Access لإرجاع المعلومات.

بيانات نموذجية في نموذج غير عادي

تحتوي ورقة العمل التالية على قيم غير ذرية في عمود مندوب المبيعات وعمود العنوان. يجب تقسيم كلا العمودين إلى عمودين منفصلين أو أكثر. تحتوي ورقة العمل هذه أيضا على معلومات حول مندوبي المبيعات والمنتجات والعملاء والطلبات. وينبغي أيضا تقسيم هذه المعلومات بشكل أكبر، حسب الموضوع، إلى جداول منفصلة.

مندوب المبيعات

معرّف الطلب

تاريخ الطلب

معرف المنتج

الكميه

السعر

اسم العميل

عنوان

الهاتف

لي، ييل

2349

3/4/09

C-789

3

7.00 دولار

مطعم الربيع المزهر

7007 كورنيل سانت ريدموند, WA 98199

425-555-0201

لي، ييل

2349

3/4/09

C-795

6

$9.75

مطعم الربيع المزهر

7007 كورنيل سانت ريدموند, WA 98199

425-555-0201

أدامز، إلين

2350

3/4/09

A-2275

2

16.75 دولارا

Adventure Works

1025 دائرة بوكلاند، واشنطن 98234

425-555-0185

أدامز، إلين

2350

3/4/09

F-198

6

5.25 دولار

Adventure Works

1025 دائرة بوكلاند، واشنطن 98234

425-555-0185

أدامز، إلين

2350

3/4/09

B-205

1

4.50 دولار

Adventure Works

1025 دائرة بوكلاند، واشنطن 98234

425-555-0185

Hance, Jim

2351

3/4/09

C-795

6

$9.75

الأصدقاء المحدودة

2302 جامعة هارفرد Ave Bellevue, WA 98227

425-555-0222

Hance, Jim

2352

3/5/09

A-2275

2

16.75 دولارا

Adventure Works

1025 دائرة بوكلاند، واشنطن 98234

425-555-0185

Hance, Jim

2352

3/5/09

D-4420

3

7.25 دولار

Adventure Works

1025 دائرة بوكلاند، واشنطن 98234

425-555-0185

Koch, Reed

2353

3/7/09

A-2275

6

16.75 دولارا

مطعم الربيع المزهر

7007 كورنيل سانت ريدموند, WA 98199

425-555-0201

Koch, Reed

2353

3/7/09

C-789

5

7.00 دولار

مطعم الربيع المزهر

7007 كورنيل سانت ريدموند, WA 98199

425-555-0201

المعلومات في أجزائها الأصغر: البيانات الذرية

باستخدام البيانات الموجودة في هذا المثال، يمكنك استخدام الأمر "نص إلى عمود" في Excel لفصل الأجزاء "الذرية" من الخلية (مثل عنوان الشارع والمدينة والولاية والرمز البريدي) إلى أعمدة منفصلة.

يعرض الجدول التالي الأعمدة الجديدة في ورقة العمل نفسها بعد تقسيمها لجعل كافة القيم ذرية. لاحظ أنه تم تقسيم المعلومات الموجودة في عمود مندوب المبيعات إلى عمودي "اسم العائلة" و"الاسم الأول" وأن المعلومات الموجودة في عمود "العنوان" قد تم تقسيمها إلى أعمدة "عنوان الشارع" و"المدينة" و"الولاية" و"الرمز البريدي". هذه البيانات في "النموذج العادي الأول".

اسم العائلة

الاسم الأول

 

عنوان الشارع

المدينة

الدولة

الرمز البريدي

لي

جامعه ييل

2302 جامعة هارفرد Ave

الرياض

واشنطن

98227

عياد

الين

دائرة 1025 في كولومبيا

الدوحة

واشنطن

98234

مختار

ذكي

2302 جامعة هارفرد Ave

الرياض

واشنطن

98227

كوخ

ريد

7007 كورنيل سانت ريدموند

Redmond

واشنطن

98199

تقسيم البيانات إلى مواضيع منظمة في Excel

تعرض الجداول المتعددة للبيانات التالية نفس المعلومات من ورقة العمل Excel بعد تقسيمها إلى جداول لم مندوبي المبيعات والمنتجات والعملاء والطلبات. تصميم الجدول ليس نهائيا، ولكنه على المسار الصحيح.

يحتوي جدول مندوبي المبيعات على معلومات حول موظفي المبيعات فقط. لاحظ أن كل سجل له معرف فريد (معرف مندوب المبيعات). سيتم استخدام قيمة معرف SalesPerson في جدول "الطلبات" لتوصيل الطلبات بملفات المبيعات.

مندوبو المبيعات

معرف مندوب المبيعات

اسم العائلة

الاسم الأول

101

لي

جامعه ييل

103

عياد

الين

105

مختار

ذكي

107

كوخ

ريد

يحتوي جدول المنتجات على معلومات حول المنتجات فقط. لاحظ أن كل سجل له معرف فريد (معرف المنتج). سيتم استخدام قيمة معرف المنتج لتوصيل معلومات المنتج بجدول "تفاصيل الطلب".

المنتجات

معرف المنتج

السعر

A-2275

16.75

B-205

4.50

C-789

7.00

C-795

9.75

D-4420

7.25

F-198

5.25

يحتوي جدول "العملاء" على معلومات حول العملاء فقط. لاحظ أن كل سجل له معرف فريد (معرف العميل). سيتم استخدام قيمة معرف العميل لتوصيل معلومات العميل بجدول الطلبات.

العملاء

معرّف العميل

الاسم

عنوان الشارع

المدينة

الدولة

الرمز البريدي

الهاتف

1001

الأصدقاء المحدودة

2302 جامعة هارفرد Ave

الرياض

واشنطن

98227

425-555-0222

1003

Adventure Works

دائرة 1025 في كولومبيا

الدوحة

واشنطن

98234

425-555-0185

1005

مطعم الربيع المزهر

7007 كورنيل سانت

Redmond

واشنطن

98199

425-555-0201

يحتوي جدول الطلبات على معلومات حول الطلبات، وم مندوبي المبيعات، والعملاء، والمنتجات. لاحظ أن كل سجل له معرف فريد (معرف الطلب). يجب تقسيم بعض المعلومات الموجودة في هذا الجدول إلى جدول إضافي يحتوي على تفاصيل الطلب بحيث يحتوي جدول الطلبات على أربعة أعمدة فقط — معرف الطلب الفريد وتاريخ الطلب ومعرف مندوب المبيعات ومعرف العميل. لم يتم بعد تقسيم الجدول المعروض هنا إلى جدول "تفاصيل الطلب".

الطلبات

معرّف الطلب

تاريخ الطلب

معرف مندوب المبيعات

معرّف العميل

معرف المنتج

الكميه

2349

3/4/09

101

1005

C-789

3

2349

3/4/09

101

1005

C-795

6

2350

3/4/09

103

1003

A-2275

2

2350

3/4/09

103

1003

F-198

6

2350

3/4/09

103

1003

B-205

1

2351

3/4/09

105

1001

C-795

6

2352

3/5/09

105

1003

A-2275

2

2352

3/5/09

105

1003

D-4420

3

2353

3/7/09

107

1005

A-2275

6

2353

3/7/09

107

1005

C-789

5

يتم نقل تفاصيل الطلب، مثل معرف المنتج والكمية من جدول الطلبات وتخزينها في جدول يسمى "تفاصيل الطلب". ضع في اعتبارك أن هناك 9 طلبات، لذلك من المنطقي وجود 9 سجلات في هذا الجدول. لاحظ أن جدول "الطلبات" له معرف فريد (معرف الطلب)، والذي سيشار إليه من الجدول "تفاصيل الطلب".

يجب أن يبدو التصميم النهائي لجدول الطلبات كما يلي:

الطلبات

معرّف الطلب

تاريخ الطلب

معرف مندوب المبيعات

معرّف العميل

2349

3/4/09

101

1005

2350

3/4/09

103

1003

2351

3/4/09

105

1001

2352

3/5/09

105

1003

2353

3/7/09

107

1005

لا يحتوي جدول "تفاصيل الطلب" على أي أعمدة تتطلب قيما فريدة (أي أنه لا يوجد مفتاح أساسي)، لذلك لا بأس أن تحتوي أي أعمدة أو جميعها على بيانات "مكررة". ومع ذلك، يجب ألا يكون هناك سجلان في هذا الجدول متطابقان تماما (تنطبق هذه القاعدة على أي جدول في قاعدة بيانات). في هذا الجدول، يجب أن يكون هناك 17 سجلا ، كل منها مطابق لمنتج بترتيب فردي. على سبيل المثال، في الترتيب 2349، تتألف ثلاثة منتجات C-789 من أحد جزأين من الطلب بأكمله.

لذلك، يجب أن يبدو الجدول "تفاصيل الطلب" كما يلي:

تفاصيل الطلب

معرّف الطلب

معرف المنتج

الكميه

2349

C-789

3

2349

C-795

6

2350

A-2275

2

2350

F-198

6

2350

B-205

1

2351

C-795

6

2352

A-2275

2

2352

D-4420

3

2353

A-2275

6

2353

C-789

5

نسخ البيانات ولصقها من Excel في Access

الآن بعد أن تم تقسيم المعلومات حول مندوبي المبيعات والعملاء والمنتجات والطلبات وتفاصيل الطلبات إلى مواضيع منفصلة في Excel، يمكنك نسخ تلك البيانات مباشرة إلى Access، حيث ستصبح جداول.

إنشاء علاقات بين جداول Access وتشغيل استعلام

بعد نقل البيانات إلى Access، يمكنك إنشاء علاقات بين الجداول ثم إنشاء استعلامات لإرجاع معلومات حول مواضيع مختلفة. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء استعلام يقوم بإرجاع معرف الطلب وأسماء مندوبي المبيعات للأوامر التي تم إدخالها بين 3/05/09 و3/08/09.

بالإضافة إلى ذلك، يمكنك إنشاء نماذج وتقارير لتسهيل إدخال البيانات وتحليل المبيعات.

هل تحتاج إلى مزيد من المساعدة؟

يمكنك دائماً الاستفسار من أحد الخبراء في مجتمع Excel التقني أو الحصول على الدعم في مجتمع الإجابات.

هل تحتاج إلى مزيد من المساعدة؟

توسيع المهارات
استكشاف التدريب
الحصول على الميزات الجديدة أولاً
الانضمام إلى المشاركين في برنامج Microsoft Office Insider

هل كانت المعلومات مفيدة؟

ما مدى رضاك عن جودة اللغة؟
ما الذي أثّر في تجربتك؟

نشكرك على ملاحظاتك!

×