ملاحظة
لا يدعم Microsoft Access استيراد بيانات Excel مع تسمية حساسية مطبقة. كحل بديل، يمكنك إزالة التسمية قبل الاستيراد ثم إعادة تطبيق التسمية بعد الاستيراد. لمزيد من المعلومات، اطلع على "تطبيق تسميات الحساسية" على الملفات والبريد الإلكتروني في Office.
توضح لك هذه المقالة كيفية نقل البيانات من Excel إلى Access وتحويل البيانات إلى جداول ارتباطية حتى تتمكن من استخدام Microsoft Excel وAccess معا. بإيجاز، Access هو الأفضل لالتقاط البيانات وتخزينها وإنشاء استعلام بشأنها ومشاركتها، في حين أن Excel هو الأفضل لحساب البيانات وتحليلها وعرضها.
تناقش مقالتان " استخدام Access أو Excel لإدارة البيانات " وأهم 10 أسباب لاستخدام Access مع Excel، البرنامج الأنسب لمهمة معينة وكيفية استخدام Excel وAccess معا لإنشاء حل عملي.
عند نقل البيانات من Excel إلى Access، يجب تنفيذ ثلاث خطوات أساسية لهذه العملية.
ملاحظة
للحصول على معلومات حول نمذجة البيانات والعلاقات في Access، راجع أساسيات تصميم قواعد البيانات.
الخطوة 1: استيراد البيانات من Excel إلى Access
إن استيراد البيانات عبارة عن عملية يمكن أن تتم بطريقة أسلس إذا استغرقت بعض الوقت في تحضير البيانات وتنظيفها. استيراد البيانات مماثل للانتقال إلى منزل جديد. إذا قمت بتنظيف ممتلكاتك وتنظيمها قبل الانتقال ، فإن الاستقرار في منزلك الجديد سيكون أسهل بكثير.
تنظيف البيانات قبل الاستيراد
قبل استيراد البيانات إلى Access، من الأفضل في Excel القيام بما يلي:
- يمكنك تحويل الخلايا التي تحتوي على بيانات غير ذرية (أي قيم متعددة في خلية واحدة) إلى أعمدة متعددة. على سبيل المثال، يجب تقسيم خلية في عمود "المهارات" يحتوي على قيم مهارات متعددة، مثل "برمجة C#" و"برمجة VBA" و"تصميم ويب" إلى أعمدة منفصلة يحتوي كل منها على قيمة مهارة واحدة فقط.
- استخدم الأمر TRIM لإزالة المسافات البادئة واللاحقة والمسافات المضمنة المتعددة.
- إزالة الأحرف غير المطبوعة.
- البحث عن الأخطاء الإملائية وعلامات الترقيم وإصلاحها.
- إزالة الصفوف المكررة أو الحقول المكررة.
- تأكد من عدم احتواء أعمدة البيانات على تنسيقات مختلطة، خاصة الأرقام المنسقة كنص أو التواريخ المنسقة كأرقام.
لمزيد من المعلومات، راجع مواضيع تعليمات Excel التالية:
- أفضل عشر طرق لمسح البيانات
- التصفية حسب القيم الفريدة أو إزالة القيم المتكررة
- تحويل الأرقام المخزّنة كنص إلى أرقام
- تحويل التواريخ المخزّنة كنص إلى تواريخ
ملاحظة
إذا كانت احتياجات تنظيف البيانات معقدة، أو إذا لم يتوفر لديك الوقت أو الموارد اللازمة لأتمتة العملية بنفسك، فقد تفكر في الاستعانة بمورد خارجي. لمزيد من المعلومات، ابحث عن "برنامج تنظيف البيانات" أو "جودة البيانات" بواسطة محرك البحث المفضل لديك في مستعرض الويب.
اختيار أفضل نوع للبيانات عند الاستيراد
أثناء عملية الاستيراد في Access، تحتاج إلى تحديد خيارات جيدة بحيث تتلقى بعض أخطاء التحويل (إن وجدت) التي تتطلب تدخلا يدويا. يلخص الجدول التالي كيفية تحويل تنسيقات الأرقام في Excel وأنواع بيانات Access عند استيراد البيانات من Excel إلى Access، ويقدم بعض التلميحات حول أفضل أنواع البيانات التي يمكن اختيارها في "معالج استيراد جدول بيانات".
| تنسيق أرقام Excel | نوع بيانات Access | التعليقات | أفضل ممارسة |
|---|---|---|---|
| نص | نص، مذكرة | يقوم نوع البيانات نص Access بتخزين بيانات أبجدية رقمية بحد أقصى 255 حرفا. يخزن نوع البيانات "مذكرة Access" بيانات أبجدية رقمية يصل طولها إلى 65535 حرفا. | اختر "مذكرة " لتجنب اقتطاع أي بيانات. |
| رقم، نسبة مئوية، كسر، علمي | Number | يحتوي Access على نوع بيانات "رقم" واحد يختلف استنادا إلى خاصية "حجم الحقل" ("بايت" و"عدد صحيح" و"عدد صحيح طويل" و"مفرد" و"مزدوج" و"عشري"). | اختر "مزدوج" لتجنب حدوث أي أخطاء في تحويل البيانات. |
| التاريخ | التاريخ | يستخدم كل من Access وExcel نفس رقم التاريخ التسلسلي لتخزين التواريخ. في Access، يكون نطاق التاريخ أكبر: من -657,434 (January 1, 100 A.D.) إلى 2,958,465 (December 31, 9999 A.D.). نظرا لأن Access لا يتعرف على نظام التاريخ 1904 (المستخدم في Excel ل Macintosh)، فأنت بحاجة إلى تحويل التواريخ إما في Excel أو Access لتجنب التباس. لمزيد من المعلومات، راجع تغيير نظام التواريخ أو التنسيق أو ترجمة سنوية مكونة من رقمينواستيراد البيانات أو إنشاء ارتباط إليها في مصنف Excel. |
اختر "تاريخ". |
| الوقت | الوقت | يخزن كل من Access وExcel قيم الوقت باستخدام نفس نوع البيانات. | اختر الوقت، الذي يكون عادة الإعداد الافتراضي. |
| العملة، المحاسبة | العملة | في Access، يخزن نوع البيانات "عملة" البيانات كأرقام ذات 8 بايت بدقة تصل إلى أربعة منازل عشرية، ويستخدم لتخزين البيانات المالية ومنع تقريب القيم. | اختر "العملة"، التي عادة ما تكون الإعداد الافتراضي. |
| منطقي | نعم/لا | يستخدم Access -1 لكل القيم "نعم" و0 لجميع قيم "لا"، بينما يستخدم Excel القيمة 1 لكل القيم TRUE و0 لكافة القيم FALSE. | اختر "نعم/لا"، الذي يقوم بتحويل القيم الأساسية تلقائيا. |
| ارتباط تشعبي | الارتباط تشعبي | يحتوي الارتباط التشعبي في Excel وAccess على عنوان URL أو عنوان ويب يمكنك النقر فوقه ومتابعته. | اختر "ارتباط تشعبي"، وإلا فقد يستخدم Access نوع البيانات "نص" بشكل افتراضي. |
بمجرد أن تكون البيانات في Access، يمكنك حذف بيانات Excel. لا تنس إجراء نسخة احتياطية من مصنف Excel الأصلي أولا قبل حذفه.
لمزيد من المعلومات، راجع موضوع تعليمات Access استيراد البيانات أو إنشاء ارتباط إليها في مصنف Excel.
إلحاق البيانات تلقائيا بالطريقة السهلة
تتمثل المشكلة الشائعة التي يواجهها مستخدمو Excel وهي إلحاق بيانات من الأعمدة نفسها في ورقة عمل واحدة كبيرة. على سبيل المثال، قد يكون لديك حل لتعقب الأصول بدأ في Excel ولكنه نما الآن ليشمل ملفات من مجموعات عمل وأقسام متعددة. قد تكون هذه البيانات موجودة في أوراق عمل ومصنفات مختلفة، أو في ملفات نصية عبارة عن موجزات بيانات من أنظمة أخرى. لا يتوفر أمر واجهة مستخدم أو طريقة سهلة لإلحاق بيانات مماثلة في Excel.
ويتمثل الحل الأمثل في استخدام Access، حيث يمكنك بسهولة استيراد البيانات وإلحاقها في جدول واحد باستخدام "معالج استيراد جدول بيانات". بالإضافة إلى ذلك، يمكنك إلحاق الكثير من البيانات في جدول واحد. يمكنك حفظ عمليات الاستيراد، وإضافتها كمهام Microsoft Outlook مجدولة، وحتى استخدام وحدات الماكرو لأتمتة العملية.
الخطوة 2: تسوية البيانات باستخدام معالج محلل الجداول
للوهلة الأولى ، قد يبدو الانتقال من خلال عملية تطبيع البيانات مهمة شاقة. لحسن الحظ، تعد تسوية الجداول في Access عملية أسهل بكثير، بفضل "معالج محلل الجداول".
1. سحب الأعمدة المحددة إلى جدول جديد وإنشاء علاقات تلقائيا
2. استخدام أوامر الأزرار لإعادة تسمية جدول، وإضافة مفتاح أساسي، وتحويل عمود موجود إلى مفتاح أساسي، والتراجع عن الإجراء الأخير
يمكنك استخدام هذا المعالج للقيام بما يلي:
- يمكنك تحويل جدول إلى مجموعة من الجداول الأصغر وإنشاء علاقة مفتاح أساسي وخارجي بين الجداول.
- أضف مفتاحا أساسيا إلى حقل موجود يحتوي على قيم فريدة، أو أنشئ حقل معرف جديد يستخدم نوع البيانات "ترقيم تلقائي".
- يمكنك إنشاء علاقات تلقائيا لفرض التكامل المرجعي من خلال التحديثات المتتالية. لا تتم إضافة عمليات الحذف المتتالية تلقائيا لمنع حذف البيانات عن طريق الخطأ، ولكن يمكنك بسهولة إضافة عمليات الحذف المتتالية في وقت لاحق.
- ابحث في الجداول الجديدة عن البيانات المكررة أو المكررة (مثل نفس العميل برقمي هاتف مختلفين) وقم بتحديثها كما هو مرغوب فيه.
- انسخ الجدول الأصلي احتياطيا وأعد تسميته عن طريق إلحاق "_OLD" باسمه. بعد ذلك، ستقوم بإنشاء استعلام يعيد إنشاء الجدول الأصلي، باستخدام اسم الجدول الأصلي بحيث تعمل أي نماذج أو تقارير موجودة تستند إلى الجدول الأصلي مع بنية الجدول الجديدة.
للحصول على مزيد من المعلومات، راجع تسوية البيانات باستخدام محلل الجداول.
الخطوة 3: الاتصال ببيانات Access من Excel
بعد أن تتم تسوية البيانات في Access وإنشاء استعلام أو جدول يعيد إنشاء البيانات الأصلية، يصبح الاتصال ببيانات Access من Excel أمرا بسيطا. أصبحت بياناتك الآن في Access كمصدر بيانات خارجي، وبالتالي يمكن توصيلها بالمصنف عبر اتصال بيانات، وهو عبارة عن حاوية من المعلومات تستخدم لتحديد موقع مصدر البيانات الخارجي وتسجيل الدخول إليه والوصول إليه. يتم تخزين معلومات الاتصال في المصنف ويمكن أيضا تخزينها في ملف اتصال، مثل ملف اتصال بيانات Office (ODC) (ملحق اسم الملف odc.) أو ملف اسم مصدر البيانات (ملحق اسم dsn.). بعد الاتصال بالبيانات الخارجية، يمكنك أيضا تحديث مصنف Excel (أو تحديثه) تلقائيا من Access كلما تم تحديث البيانات في Access.
لمزيد من المعلومات، راجع استيراد البيانات من مصادر بيانات خارجية (Power Query).
إحضار بياناتك إلى Access
يرشدك هذا القسم عبر المراحل التالية لتطبيع بياناتك: تقسيم القيم في أعمدة مندوب المبيعات والعنوان إلى أكثر الأجزاء الذرية وفصل المواضيع ذات الصلة في الجداول الخاصة بها ونسخ هذه الجداول ولصقها من Excel إلى Access وإنشاء علاقات رئيسية بين جداول Access التي تم إنشاؤها حديثا وإنشاء استعلام بسيط وتشغيله في Access لإرجاع المعلومات.
بيانات نموذجية في نموذج غير مسوي
تحتوي ورقة العمل التالية على قيم غير ذرية في عمود مندوب المبيعات وعمود "العنوان". يجب تقسيم كلا العمودين إلى عمودين منفصلين أو أكثر. تحتوي ورقة العمل هذه أيضا على معلومات حول مندوبي المبيعات والمنتجات والعملاء والطلبات. وينبغي أيضا تقسيم هذه المعلومات بمزيد من التفصيل، حسب الموضوع، إلى جداول منفصلة.
| مندوب المبيعات | معرّف الطلب | تاريخ الطلب | معرف المنتج | الكمية | السعر | اسم العميل | العنوان | الهاتف |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Li, Yale | 2349 | 3/4/09 | سي -789 | 3 | 7.00 دولارات | مطعم الربيع المزهر | 7007 شارع كورنيل ريدموند ، واشنطن 98199 | 425-555-0201 |
| Li, Yale | 2349 | 3/4/09 | سي-795 | 6 | 9.75 دولار أمريكي | مطعم الربيع المزهر | 7007 شارع كورنيل ريدموند ، واشنطن 98199 | 425-555-0201 |
| Adams, Ellen | 2350 | 3/4/09 | أ -2275 | 2 | 16.75 دولار | Adventure Works | 1025 كولومبيا سيركل كيركلاند ، واشنطن 98234 | 425-555-0185 |
| Adams, Ellen | 2350 | 3/4/09 | إف-198 | 6 | 5.25 دولار أمريكي | Adventure Works | 1025 كولومبيا سيركل كيركلاند ، واشنطن 98234 | 425-555-0185 |
| Adams, Ellen | 2350 | 3/4/09 | ب-205 | 1 | 4.50 دولار أمريكي | Adventure Works | 1025 كولومبيا سيركل كيركلاند ، واشنطن 98234 | 425-555-0185 |
| Hance, Jim | 2351 | 3/4/09 | سي-795 | 6 | 9.75 دولار أمريكي | الأصدقاء المحدودة | 2302 Harvard Ave Bellevue, WA 98227 | 425-555-0222 |
| Hance, Jim | 2352 | 3/5/09 | أ -2275 | 2 | 16.75 دولار | Adventure Works | 1025 كولومبيا سيركل كيركلاند ، واشنطن 98234 | 425-555-0185 |
| Hance, Jim | 2352 | 3/5/09 | د-4420 | 3 | 7.25 دولار أمريكي | Adventure Works | 1025 كولومبيا سيركل كيركلاند ، واشنطن 98234 | 425-555-0185 |
| كوخ ، ريد | 2353 | 3/7/09 | أ -2275 | 6 | 16.75 دولار | مطعم الربيع المزهر | 7007 شارع كورنيل ريدموند ، واشنطن 98199 | 425-555-0201 |
| كوخ ، ريد | 2353 | 3/7/09 | سي -789 | 5 | 7.00 دولارات | مطعم الربيع المزهر | 7007 شارع كورنيل ريدموند ، واشنطن 98199 | 425-555-0201 |
المعلومات في أصغر أجزائها: البيانات الذرية
باستخدام البيانات الموجودة في هذا المثال، يمكنك استخدام الأمر "النص إلى عمود " في Excel لفصل الأجزاء "الذرية" من الخلية (مثل عنوان الشارع والمدينة والولاية والرمز البريدي) إلى أعمدة منفصلة.
يعرض الجدول التالي الأعمدة الجديدة في ورقة العمل نفسها بعد تقسيمها لجعل كافة القيم ناتية. تجدر الإشارة إلى أنه قد تم تقسيم المعلومات الموجودة في العمود "مندوب المبيعات" إلى عمودين "اسم العائلة" و"الاسم الأول"، وأن المعلومات الموجودة في العمود "العنوان" قد تم تقسيمها إلى أعمدة "عنوان الشارع" و"المدينة" و"الولاية" و"الرمز البريدي". هذه البيانات موجودة في "النموذج العادي الأول".
| اسم العائلة | الاسم الأول | عنوان الشارع | المدينة | الولاية | الرمز البريدي |
|---|---|---|---|---|---|
| Li | جامعة ييل | 2302 شارع هارفارد | الرياض | واشنطن | 98227 |
| عياد | علياء | 1025 دائرة كولومبيا | الدوحة | واشنطن | 98234 |
| مختار | ذكي | 2302 شارع هارفارد | الرياض | واشنطن | 98227 |
| كوخ | ريد | 7007 شارع كورنيل ريدموند | Redmond | واشنطن | 98199 |
تقسيم البيانات إلى مواضيع منظمة في Excel
تظهر جداول أمثلة البيانات المتعددة التالية المعلومات نفسها من ورقة عمل Excel بعد تقسيمها إلى جداول خاصة بمندوبي المبيعات والمنتجات والعملاء والطلبات. تصميم الجدول ليس نهائيا، ولكنه على الطريق الصحيح.
يحتوي جدول مندوبي المبيعات على معلومات حول موظفي المبيعات فقط. لاحظ أن لكل سجل معرف فريد (معرف مندوب المبيعات). سيتم استخدام قيمة معرف مندوب المبيعات في جدول الطلبات لتوصيل الطلبات بمندوبي المبيعات.
| مندوبي المبيعات | ||
|---|---|---|
| معرف مندوب المبيعات | اسم العائلة | الاسم الأول |
| 101 | Li | جامعة ييل |
| 103 | عياد | علياء |
| 105 | مختار | ذكي |
| 107 | كوخ | ريد |
يحتوي جدول المنتجات على معلومات حول المنتجات فقط. لاحظ أن لكل سجل معرف فريد (معرف المنتج). سيتم استخدام قيمة معرف المنتج لتوصيل معلومات المنتج بجدول تفاصيل الطلب.
| المنتجات | |
|---|---|
| معرف المنتج | السعر |
| أ -2275 | 16.75 |
| ب-205 | 4.50 |
| سي -789 | 7.00 |
| سي-795 | 9.75 |
| د-4420 | 7.25 |
| إف-198 | 5.25 |
يحتوي جدول "العملاء" على معلومات حول العملاء فقط. لاحظ أن لكل سجل معرف فريد (معرف العميل). سيتم استخدام قيمة معرف العميل لربط معلومات العميل بجدول الطلبات.
| العملاء | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| معرّف العميل | الاسم | عنوان الشارع | المدينة | الولاية | الرمز البريدي | الهاتف |
| 1001 | الأصدقاء المحدودة | 2302 شارع هارفارد | الرياض | واشنطن | 98227 | 425-555-0222 |
| 1003 | Adventure Works | 1025 دائرة كولومبيا | الدوحة | واشنطن | 98234 | 425-555-0185 |
| 1005 | مطعم الربيع المزهر | 7007 شارع كورنيل | Redmond | واشنطن | 98199 | 425-555-0201 |
يحتوي جدول "الطلبات" على معلومات حول الطلبات ومندوبي المبيعات والعملاء والمنتجات. لاحظ أن لكل سجل معرف فريد (معرف الطلب). تحتاج بعض المعلومات الموجودة في هذا الجدول إلى جدول إضافي يجب تقسيمها إلى جدول إضافي يحتوي على تفاصيل الطلب، بحيث يتضمن جدول "الطلبات" أربعة أعمدة فقط؛ هي معرف الطلب الفريد وتاريخ الطلب ومعرف مندوب المبيعات ومعرف العميل. لم يتم بعد تقسيم الجدول المعروض هنا إلى جدول "تفاصيل الطلب".
| الطلبات | |||||
|---|---|---|---|---|---|
| معرّف الطلب | تاريخ الطلب | معرف مندوب المبيعات | معرّف العميل | معرف المنتج | الكمية |
| 2349 | 3/4/09 | 101 | 1005 | سي -789 | 3 |
| 2349 | 3/4/09 | 101 | 1005 | سي-795 | 6 |
| 2350 | 3/4/09 | 103 | 1003 | أ -2275 | 2 |
| 2350 | 3/4/09 | 103 | 1003 | إف-198 | 6 |
| 2350 | 3/4/09 | 103 | 1003 | ب-205 | 1 |
| 2351 | 3/4/09 | 105 | 1001 | سي-795 | 6 |
| 2352 | 3/5/09 | 105 | 1003 | أ -2275 | 2 |
| 2352 | 3/5/09 | 105 | 1003 | د-4420 | 3 |
| 2353 | 3/7/09 | 107 | 1005 | أ -2275 | 6 |
| 2353 | 3/7/09 | 107 | 1005 | سي -789 | 5 |
يتم نقل تفاصيل الطلب، مثل معرف المنتج والكمية، خارج جدول "الطلبات" وتخزينها في جدول مسمى "تفاصيل الطلب". ضع في اعتبارك أن هناك 9 أوامر، لذلك فمن المنطقي أن يكون هناك 9 سجلات في هذا الجدول. لاحظ أن جدول الطلبات يحتوي على معرف فريد (معرف الطلب)، والذي سيشار إليه من جدول "تفاصيل الطلب".
يجب أن يكون التصميم النهائي لجدول "الطلبات" مماثلا لما يلي:
| الطلبات | |||
|---|---|---|---|
| معرّف الطلب | تاريخ الطلب | معرف مندوب المبيعات | معرّف العميل |
| 2349 | 3/4/09 | 101 | 1005 |
| 2350 | 3/4/09 | 103 | 1003 |
| 2351 | 3/4/09 | 105 | 1001 |
| 2352 | 3/5/09 | 105 | 1003 |
| 2353 | 3/7/09 | 107 | 1005 |
لا يحتوي جدول "تفاصيل الطلب" على أي أعمدة تتطلب قيما فريدة (أي عدم وجود مفتاح أساسي)، لذلك لا توجد أي أعمدة أو كلها على بيانات "متكررة". ومع ذلك، يجب ألا يوجد سجلين متطابقين تماما في هذا الجدول (تنطبق هذه القاعدة على أي جدول في قاعدة بيانات). في هذا الجدول، يجب أن يوجد 17 سجلا، كل سجل يتوافق مع منتج بترتيب فردي. على سبيل المثال، في الطلب 2349، ثلاثة منتجات من طراز C-789 تشكل أحد جزأين من الطلب بأكمله.
لذلك، يجب أن يبدو جدول "تفاصيل الطلب" كما يلي:
| تفاصيل الطلب | ||
|---|---|---|
| معرّف الطلب | معرف المنتج | الكمية |
| 2349 | سي -789 | 3 |
| 2349 | سي-795 | 6 |
| 2350 | أ -2275 | 2 |
| 2350 | إف-198 | 6 |
| 2350 | ب-205 | 1 |
| 2351 | سي-795 | 6 |
| 2352 | أ -2275 | 2 |
| 2352 | د-4420 | 3 |
| 2353 | أ -2275 | 6 |
| 2353 | سي -789 | 5 |
نسخ البيانات ولصقها من Excel إلى Access
الآن وقد تم تقسيم المعلومات المتعلقة بمندوبي المبيعات والعملاء والمنتجات والطلبات وتفاصيل الطلب إلى مواضيع منفصلة في Excel، يمكنك نسخ تلك البيانات مباشرة إلى Access، حيث ستتحول إلى جداول.
إنشاء علاقات بين جداول Access وتشغيل استعلام
بعد نقل البيانات إلى Access، يمكنك إنشاء علاقات بين الجداول، ثم إنشاء استعلامات لإرجاع معلومات حول مواضيع متنوعة. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء استعلام يرجع معرف الطلب وأسماء مندوبي المبيعات للطلبات التي تم إدخالها بين 3/05/09 و3/08/09.
بالإضافة إلى ذلك، يمكنك إنشاء نماذج وتقارير لإضفاء المزيد من السهولة على إدخال البيانات وتحليل المبيعات.
هل تحتاج إلى مزيد من المساعدة؟
يمكنك دائما الاستفسار من أحد الخبراء في مجتمع Excel التقني أو الحصول على الدعم في المجتمعات.