نقل البيانات من Excel إلى Access

توضح لك هذه المقالة كيفيه نقل البيانات من Excel إلى الوصول إلى الجداول العلائقية وتحويلها بحيث يمكنك استخدام Microsoft Excel و Access معا. لتلخيص البيانات ، سيكون الوصول إلى الأفضل بفضل التقاط والتخزين والاستعلام ومشاركتها ، و Excel أفضل لحساب البيانات وتحليلها وتقديمها.

مقالتان باستخدام access أو Excel لأداره البياناتوأفضل 10 أسباب لاستخدام access مع Excel، ومناقشه البرنامج الأكثر ملاءمة لمهمة معينه وكيفيه استخدام excel والوصول إلى الآخرين لإنشاء حل عمليات.

عند نقل البيانات من Excel إلى Access ، توجد ثلاث خطوات أساسيه للعملية.

الخطوات الأساسية الثلاثة

ملاحظة: للحصول علي معلومات حول بناء البيانات والعلاقات في Access ، راجع أساسيات تصميم قاعده البيانات.

الخطوة 1: استيراد البيانات من Excel إلى Access

يعتبر استيراد البيانات عمليه يمكنها الوصول بشكل أكثر سلاسة إذا حصلت علي بعض الوقت لتحضير البيانات وتنظيفها. استيراد البيانات يشبه الانتقال إلى صفحه رئيسيه جديده. إذا قمت بتنظيف البوسيسيونس الخاصة بك وتنظيمها قبل التنقل ، فان التسوية في المنزل الجديد أسهل بكثير.

تنظيف البيانات قبل الاستيراد

قبل استيراد البيانات إلى Access ، في Excel يفضل القيام بما يلي:

  • يمكنك تحويل الخلايا التي تحتوي علي بيانات غير بسيطه (اي قيم متعددة في خليه واحده) إلى أعمده متعددة. علي سبيل المثال ، يجب ان يتم تقسيم خليه في العمود "المهارات" الذي يحتوي علي قيم مهارات متعددة ، مثل "برمجه c #" و "تصميم الويب" ، والذي يجب ان يكون كل منها يحتوي علي قيمه مهارة واحده فقط.

  • استخدم الأمر قص لأزاله المسافات البادئة والزائدة والمتعددة المضمنة.

  • أزاله الأحرف غير المطبوعة.

  • البحث عن أخطاء التدقيق الإملائي وعلامات الترقيم وإصلاحها.

  • أزاله الصفوف المكررة أو الحقول المكررة.

  • التاكد من ان أعمده البيانات لا تحتوي علي تنسيقات مختلطة ، وخاصه أرقام منسقه كنص أو تواريخ منسقه كارقام.

لمزيد من المعلومات ، راجع مواضيع تعليمات Excel التالية:

ملاحظة: إذا كانت احتياجات تنظيف البيانات معقده ، أو إذا لم يكن لديك الوقت أو الموارد لاتمته العملية بنفسك ، فقد تفكر في استخدام مورد تابع لجهة خارجيه. لمزيد من المعلومات ، ابحث عن "برنامج تنظيف البيانات" أو "جوده البيانات" بواسطة محرك البحث المفضل لديك في مستعرض الويب.

اختيار أفضل نوع بيانات عند الاستيراد

اثناء عمليه الاستيراد في Access ، تريد اجراء اختيارات جيده بحيث تتلقي بعض الأخطاء في التحويل التي ستتطلب تدخلا يدويا. يلخص الجدول التالي كيفيه تحويل تنسيقات أرقام Excel وأنواع بيانات Access عند استيراد بيانات من Excel إلى Access ، وتقدم بعض التلميحات حول أفضل أنواع البيانات التي يجب اختيارها في معالج استيراد جدول بيانات.

تنسيق الأرقام في Excel

نوع بيانات Access‏

التعليقات

أفضل ممارسة

النص

نص ، مذكره

يخزن نوع البيانات "نص Access" بيانات هجائية رقميه تصل إلى 255 حرفا. يخزن نوع بيانات مذكره Access البيانات الرقمية الابجديه حتى 65,535 حرفا.

اختر مذكره لتجنب اقتطاع اي بيانات.

رقم ، نسبه مئوية ، كسر ، علمي

Number

يحتوي Access علي نوع بيانات رقم واحد يختلف استنادا إلى خاصيه "حجم الحقل" (بايت ، عدد صحيح ، عدد صحيح طويل ، فردي ، Double).

اختر Double لتجنب اي أخطاء في تحويل البيانات.

التاريخ

التاريخ

يستخدم Access و Excel كلا رقم التاريخ المسلسل نفسه لتخزين التواريخ. في Access ، يكون نطاق التاريخ أكبر من: 657,434 (يناير 1, 100 A.D.) إلى 2,958,465 (31 ديسمبر 9999 A.D.).

بما ان Access لا يتعرف علي نظام التاريخ في 1904 (المستخدم في Excel ل Macintosh) ، ستحتاج إلى تحويل التواريخ اما في Excel أو Access لتجنب الارتباك.

للحصول علي مزيد من المعلومات ، راجع تغيير نظام التاريخ أو التنسيق أو تفسير السنه من رقمينواستيراد البيانات أو إنشاء ارتباط اليها في مصنف Excel.

اختر التاريخ.

الوقت

الوقت

يقوم Access و Excel بتخزين قيم الوقت باستخدام نوع البيانات نفسه.

حدد الوقت، الذي يكون عاده الاعداد الافتراضي.

العملة ، المحاسبة

عملة

في Access ، يقوم نوع البيانات "عمله" بتخزين البيانات كارقام 8 بايت بالدقة إلى أربعه منازل عشريه ، ويتم استخدامها لتخزين البيانات المالية ومنع تقريب القيم.

اختر العملةالتي عاده ما تكون القيمة الافتراضية.

منطقي

نعم/لا

يستخدم Access الوصول-1 لكل قيم "نعم" و "0" لكل القيم الخالية ، بينما يستخدم Excel القيمة 1 لكل القيم الصحيحة و 0 لكل قيم FALSE.

اختر نعم/لا، الذي يحول القيم الاساسيه تلقائيا.

ارتباط تشعبي

الارتباط تشعبي

يحتوي الارتباط التشعبي في Excel و Access علي URL أو عنوان ويب يمكنك النقر فوقه ومتابعته.

اختر ارتباط تشعبي، وبخلاف ذلك قد يستخدم Access نوع بيانات النص بشكل افتراضي.

بمجرد ان تكون البيانات في Access ، يمكنك حذف بيانات Excel. لا تنس نسخ مصنف Excel الأصلي أولا قبل حذفه.

لمزيد من المعلومات ، راجع موضوع تعليمات Access استيراد البيانات أو إنشاء ارتباط اليها في مصنف Excel.

إلحاق البيانات تلقائيا بالطريقة السهلة

المشكلة الشائعة التي يقوم مستخدمو Excel بإلحاق البيانات بالاعمده نفسها في ورقه عمل واحده كبيره. علي سبيل المثال ، قد يكون لديك حل تعقب الأصول الذي بداته في Excel ولكن الآن أصبح كبيرا لتضمين الملفات من العديد من مجموعات العمل والأقسام. قد تكون هذه البيانات في أوراق عمل ومصنفات مختلفه ، أو في الملفات النصية التي تشكل موجزات بيانات من أنظمه أخرى. لا يوجد أمر واجهه مستخدم أو طريقه سهله للحاق بيانات مماثله في Excel.

أفضل حل هو استخدام Access ، حيث يمكنك استيراد البيانات وإلحاقها بسهوله في جدول واحد باستخدام معالج استيراد جدول البيانات. علاوة علي ذلك ، يمكنك إلحاق الكثير من البيانات في جدول واحد. يمكنك حفظ عمليات الاستيراد وأضافها كمهام Microsoft Outlook المجدولة ، وحتى استخدام وحدات الماكرو لتنفيذ العملية تلقائيا.

الخطوة 2: تسويه البيانات باستخدام معالج محلل الجداول

في الخطوة الاولي ، قد تبدو عمليه ضبط البيانات مهمة دونتينجه. لضبط الحظ ، فان الجداول التي يمكن الوصول اليها في Access هي عمليه أكثر سهوله ، بالنسبة إلى معالج محلل الجداول.

معالج محلل الجداول

1. سحب الاعمده المحددة إلى جدول جديد وإنشاء العلاقات تلقائيا

2. استخدام أوامر الزر لأعاده تسميه جدول ، وأضافه مفتاح أساسي ، وجعل عمود موجود مفتاحا أساسيا والتراجع عن الاجراء الأخير

يمكنك استخدام هذا المعالج لاجراء ما يلي:

  • يمكنك تحويل جدول إلى مجموعه من الجداول الأصغر وإنشاء علاقة مفتاح أساسي وخارجي تلقائيا بين الجداول.

  • أضف مفتاحا أساسيا إلى حقل موجود يحتوي علي قيم فريدة ، أو قم بإنشاء حقل معرف جديد يستخدم نوع البيانات "ترقيم تلقائي".

  • إنشاء علاقات تلقائيا لفرض التكامل المرجعي باستخدام التحديثات المتتالية. لا تتم أضافه تتالي الحذف تلقائيا لمنع حذف البيانات عن طريق المصادفة ، ولكن يمكنك بسهوله أضافه الحذف المتتالي لاحقا.

  • البحث عن الجداول الجديدة للبيانات المكررة أو المكررة (مثل العميل نفسه الذي يملك رقم هاتف مختلفين) وتحديث هذا كما هو مطلوب.

  • انسخ الجدول الأصلي وعاود تسميته عن طريق إلحاق "_OLD" إلى اسمه. بعد ذلك ، يمكنك إنشاء استعلام ريكونستروكتس الجدول الأصلي ، مع اسم الجدول الأصلي بحيث تعمل اي نماذج أو تقارير موجودة تستند إلى الجدول الأصلي مع بنيه الجدول الجديد.

لمزيد من المعلومات ، راجع تسويه البيانات باستخدام محلل الجداول.

الخطوة 3: الاتصال ببيانات Access من Excel

بعد ان يتم تسويه البيانات في Access والاستعلام أو الجدول الذي ريكونستروكتس البيانات الاصليه ، فهذا أمر بسيط من الاتصال ببيانات Access من Excel. تكون بياناتك الآن في Access كمصدر بيانات خارجي ، التالي يمكنك الاتصال بالمصنف من خلال اتصال بيانات ، وهو عبارة عن حاويه من المعلومات المستخدمة لتحديد موقع مصدر البيانات الخارجي وتسجيل الدخول اليه والوصول اليه. يتم تخزين معلومات الاتصال في المصنف ويمكن تخزينها أيضا في ملف اتصال ، مثل ملف اتصالات بيانات Office (ملحق اسم ملف .odc) أو ملف اسم مصدر بيانات (ملحق dsn). بعد الاتصال بالبيانات الخارجية ، يمكنك أيضا تحديث مصنف Excel أو تحديثه تلقائيا عند تحديث البيانات في Access.

لمزيد من المعلومات ، راجع استيراد البيانات من مصادر بيانات خارجيه (Power Query).

الحصول علي البيانات إلى Access

يرشدك هذا المقطع عبر المراحل التالية لضبط البيانات: تقسيم القيم في الاعمده "مندوب المبيعات" و "العنوان" إلى الأجزاء الأكثر اهميه ، وفصل المواضيع ذات الصلة بالجداول الخاصة بها ، ونسخ تلك الجداول ولصقها من Excel إلى الوصول إلى العلاقات الرئيسية بين جداول Access التي تم إنشاؤها حديثا وإنشاء استعلام بسيط وتشغيله في Access لإرجاع المعلومات.

البيانات النموذجية في نموذج غير مسوي

تحتوي ورقه العمل التالية علي قيم غير مضمنه في عمود "مندوب المبيعات" وعمود "العنوان". يجب تقسيم كلا العمودين إلى عمودين منفصلين أو أكثر. تحتوي ورقه العمل هذه أيضا علي معلومات حول الساليسبيرسونس والمنتجات والعملاء والطلبات. يجب أيضا تقسيم هذه المعلومات بشكل أكبر ، حسب الموضوع ، إلى جداول منفصلة.

مندوب المبيعات

معرّف الطلب

تاريخ الطلب

معرف المنتج

كميه

السعر

اسم العميل

عنوان

الهاتف

اليال

2349

3/4/09

C-789

3

$7.00

مطعم الربيع المزهر

7007 كورنيل St Redmond, WA 98199

425-555-0201

اليال

2349

3/4/09

C-795

6

$9.75

مطعم الربيع المزهر

7007 كورنيل St Redmond, WA 98199

425-555-0201

نعيم و الين

2350

3/4/09

A-2275

2

$16.75

Adventure Works

1025 كيركلاند Circle ، WA 98234

425-555-0185

نعيم و الين

2350

3/4/09

F-198

6

$5.25

Adventure Works

1025 كيركلاند Circle ، WA 98234

425-555-0185

نعيم و الين

2350

3/4/09

B-205

1

$4.50

Adventure Works

1025 كيركلاند Circle ، WA 98234

425-555-0185

هانس و يتم

2351

3/4/09

C-795

6

$9.75

الأصدقاء المحدودة

2302 هارفارد التي الرياض يضم ، WA 98227

425-555-0222

هانسي و يتم

2352

3/5/09

A-2275

2

$16.75

Adventure Works

1025 كيركلاند Circle ، WA 98234

425-555-0185

هانس و يتم

2352

3/5/09

د-4420

3

$7.25

Adventure Works

1025 كيركلاند Circle ، WA 98234

425-555-0185

كوتش و ريد

2353

3/7/09

A-2275

6

$16.75

مطعم الربيع المزهر

7007 كورنيل St Redmond, WA 98199

425-555-0201

كوتش و ريد

2353

3/7/09

C-789

5

$7.00

مطعم الربيع المزهر

7007 كورنيل St Redmond, WA 98199

425-555-0201

المعلومات الموجودة في أصغر الأجزاء: البيانات البسيطة

العمل علي البيانات الموجودة في هذا المثال ، يمكنك استخدام الأمر نص إلى عمود في Excel لفصل الأجزاء "الذرية" من خليه (مثل عنوان الشارع والمدينة والولاية والرمز البريدي) إلى أعمده منفصلة.

يعرض الجدول التالي الاعمده الجديدة في ورقه العمل نفسها بعد تقسيمها لجعل كل القيم بسيطه. لاحظ ان المعلومات الموجودة في عمود "مندوب المبيعات" قد تم تقسيمها إلى اسم العائلة وعمود الاسم الأول والمعلومات الموجودة في عمود "العنوان" والمدينة والولاية وأعمده الرموز البريدية. تكون هذه البيانات في "النموذج العادي الأول".

اسم العائلة

الاسم الأول

 

عنوان الشارع

المدينة

الدولة

الرمز البريدي

قائمه

يالي

2302 هارفارد المتوسطة

الرياض

واشنطن

98227

عياد

الين

دائره 1025 كولومبيا

الدوحة

واشنطن

98234

مختار

ذكي

2302 هارفارد المتوسطة

الرياض

واشنطن

98227

كوك

ريد

7007 كورنيل St Redmond

Redmond

واشنطن

98199

تقسيم البيانات إلى مواضيع منظمه في Excel

تعرض الجداول المتعددة علي سبيل المثال البيانات نفسها من ورقه عمل Excel بعد تقسيمها إلى جداول لساليسبيرسونس والمنتجات والعملاء والطلبات. تصميم الجدول ليس نهائيا ، ولكنه علي المسار الصحيح.

يحتوي الجدول ساليسبيرسونس علي معلومات حول موظفي المبيعات فقط. لاحظ ان كل سجل يتضمن معرفا فريدا (معرف مندوب المبيعات). سيتم استخدام قيمه معرف مندوب المبيعات في جدول الطلبات لتوصيل الطلبات بافراد المبيعات.

ساليسبيرسونس

معرف مندوب المبيعات

اسم العائلة

الاسم الأول

101

قائمه

يالي

103

عياد

الين

105

مختار

ذكي

107

كوك

ريد

يحتوي جدول "المنتجات" علي معلومات حول المنتجات فقط. لاحظ ان كل سجل يتضمن معرفا فريدا (معرف المنتج). سيتم استخدام قيمه معرف المنتج لتوصيل معلومات المنتج بجدول تفاصيل الطلب.

منتجات

معرف المنتج

السعر

A-2275

16.75

B-205

4.50

C-789

7.00

C-795

9.75

د-4420

7.25

F-198

5.25

يحتوي جدول "العملاء" علي معلومات حول العملاء فقط. لاحظ ان كل سجل يتضمن معرفا فريدا (معرف العميل). سيتم استخدام قيمه معرف العميل لتوصيل معلومات العميل بجدول الطلبات.

العملاء

معرّف العميل

الاسم

عنوان الشارع

المدينة

الدولة

الرمز البريدي

الهاتف

1001

الأصدقاء المحدودة

2302 هارفارد المتوسطة

الرياض

واشنطن

98227

425-555-0222

1003

Adventure Works

دائره 1025 كولومبيا

الدوحة

واشنطن

98234

425-555-0185

1005

مطعم الربيع المزهر

7007 كورنيل St

Redmond

واشنطن

98199

425-555-0201

يحتوي جدول الطلبات علي معلومات حول الطلبات والساليسبيرسونس والعملاء والمنتجات. لاحظ ان كل سجل يتضمن معرفا فريدا (معرف الطلب). يجب تقسيم بعض المعلومات الموجودة في هذا الجدول إلى جدول إضافي يحتوي علي تفاصيل الطلب بحيث يحتوي جدول "الطلبات" علي أربعه أعمده فقط — معرف الطلب الفريد وتاريخ الطلب ومعرف مندوب المبيعات ومعرف العميل. لم يتم بعد تقسيم الجدول المعروض هنا إلى جدول تفاصيل الطلبات.

الطلبات

معرّف الطلب

تاريخ الطلب

معرف مندوب المبيعات

معرّف العميل

معرف المنتج

كميه

2349

3/4/09

101

1005

C-789

3

2349

3/4/09

101

1005

C-795

6

2350

3/4/09

103

1003

A-2275

2

2350

3/4/09

103

1003

F-198

6

2350

3/4/09

103

1003

B-205

1

2351

3/4/09

105

1001

C-795

6

2352

3/5/09

105

1003

A-2275

2

2352

3/5/09

105

1003

د-4420

3

2353

3/7/09

107

1005

A-2275

6

2353

3/7/09

107

1005

C-789

5

يتم نقل تفاصيل الطلب ، مثل معرف المنتج والكمية خارج جدول "الطلبات" وتخزينه في جدول مسمي "تفاصيل الطلب". ضع في اعتبارك وجود 9 طلبات ، بحيث يكون من المنطقي وجود 9 سجلات في هذا الجدول. لاحظ ان جدول الطلبات يملك معرفا فريدا (معرف الطلب) ، والذي سيشار اليه من جدول تفاصيل الطلب.

ينبغي ان يبدو التصميم النهائي لجدول الطلبات كما يلي:

الطلبات

معرّف الطلب

تاريخ الطلب

معرف مندوب المبيعات

معرّف العميل

2349

3/4/09

101

1005

2350

3/4/09

103

1003

2351

3/4/09

105

1001

2352

3/5/09

105

1003

2353

3/7/09

107

1005

لا يحتوي الجدول "تفاصيل الطلب" علي الاعمده التي تتطلب قيما فريدة (اي ، لا يوجد مفتاح أساسي) ، بحيث يكون من السهل علي اي عمود أو كل الاعمده ان تحتوي علي البيانات المتكررة. ومع ذلك ، لا يجب ان يكون هناك سجلان في هذا الجدول متطابقين تماما (تنطبق هذه القاعدة علي اي جدول في قاعده بيانات). في هذا الجدول ، يجب ان يكون هناك 17 سجلا ، كل مطابق لمنتج في طلب فردي. علي سبيل المثال ، بالترتيب 2349 ، تتكون ثلاثه من منتجات C-789 أحد الجزءين من الأمر بأكمله.

لذلك ، يجب ان يبدو الجدول "تفاصيل الطلب" كما يلي:

تفاصيل الطلبيات

معرّف الطلب

معرف المنتج

كميه

2349

C-789

3

2349

C-795

6

2350

A-2275

2

2350

F-198

6

2350

B-205

1

2351

C-795

6

2352

A-2275

2

2352

د-4420

3

2353

A-2275

6

2353

C-789

5

نسخ البيانات من Excel ولصقها في Access

الآن وقد تم فصل المعلومات حول الساليسبيرسونس والعملاء والمنتجات والطلبات وتفاصيل الطلب إلى موضوعات منفصلة في Excel ، يمكنك نسخ تلك البيانات مباشره إلى Access ، حيث ستصبح جداول.

إنشاء علاقات بين جداول Access وتشغيل استعلام

بعد نقل البيانات إلى Access ، يمكنك إنشاء علاقات بين الجداول ثم إنشاء استعلامات لإرجاع معلومات حول الموضوعات المختلفة. علي سبيل المثال ، يمكنك إنشاء استعلام يرجع معرف الطلب وأسماء الساليسبيرسونس للطلبات التي تم إدخالها بين 3/05/09 و 3/08/09.

بالاضافه إلى ذلك ، يمكنك إنشاء النماذج والتقارير لتسهيل عمليه إدخال البيانات وتحليل المبيعات.

هل تحتاج إلى مزيد من المساعدة؟

ويمكنك دائماً الاستفسار من أحد الخبراء في مجتمع Excel‏ التقني،أو الحصول على الدعم من خلال إجابات المجتمع،أو اقتراح ميزة جديدة أو تحسين عن طريق ‏Excel User Voice‏.

هل تحتاج إلى مزيد من المساعدة؟

تعزيز مهارات Office
استكشاف التدريب
الحصول على الميزات الجديدة أولاً
الانضمام إلى Office Insider

هل كانت المعلومات مفيدة؟

نشكرك على ملاحظاتك!

شكراً لك على الملاحظات! يبدو أنه من المفيد إيصالك بأحد وكلاء دعم Office لدينا.

×