دمج المراسلات هو طريقة رائعة لتعمل بيانات Access. يعرض لك هذا الفيديو كيفية إنشاء حرف نموذج نموذجي في Microsoft Word من خلال البدء باستخدام الأمر "دمج Word" في Access. أو إذا كنت تفضل ذلك، فتحقق من الخطوات الأساسية أسفل الفيديو.
ملاحظة: تم تسجيل هذا الفيديو باستخدام Access 2013 ولكن الخطوات الأساسية نفسها تنطبق على Access 2010 و Access 2016 و إصدار الاشتراك من Access.
في الفيديو
فيما يلي الإجراء العام لإنشاء دمج بريد Word من داخل Access:
-
افتح قاعدة بيانات Access التي تحتوي على العناوين التي تريد دمجها مع Word.
-
إذا لم يكن جزء التنقل مفتوحا، فاضغط على F11 لفتحه.
-
حدد الجدول أو الاستعلام الذي يحتوي على العناوين. إذا كانت حقول العنوان منتشرة عبر جداول متعددة، فنشئ استعلام تحديد بسيطا يحتوي على الحقول التي تحتاج إليها، وحدد هذا الاستعلام لعملية الدمج.
-
على علامة التبويب "بيانات خارجية"، في المجموعة "تصدير"، انقر فوق "دمج Word".
-
يتم فتح مربع الحوار "معالج دمج المراسلات في Microsoft Word".
-
اختر ما إذا كنت تريد أن يقوم المعالج بربط بيانات العنوان في مستند Word موجود، أو البدء بمستند جديد فارغ.
-
انقر فوق موافق.
يبدأ تشغيل Word ويعرض علامة التبويب "المراسلات" و"جزء دمج المراسلات".
-
يمكنك العمل من خلال خطوات المعالج بالنقر فوق الارتباطين "التالي" و"السابق" في أسفل جزء "دمج المراسلات".
-
في الخطوة 3 من المعالج، لن تحتاج إلى تحديد قائمة المستلمين. تم تحديد ذلك عند تحديده في Access. ومع ذلك، قد ترغب في ضبط القائمة بالنقر فوق "تحرير قائمة المستلمين". في المربع الذي يتم فتحه، يمكنك إزالة مستلمين فرديين من الدمج، وتطبيق عوامل التصفية، وفرز القائمة، وما إلى ذلك.
-
في الخطوة 4 من المعالج، اكتب الحرف (إلا إذا كنت تعمل على مستند موجود).
-
ضع المؤشر في المستند حيث تريد ظهور بيانات العنوان، وانقر فوق كتلة العنوان أو سطر الترحيب أو المزيد من العناصر في جزء "دمج المراسلات" لإدراج بيانات Access في المستند. في المربعات التي تظهر، حدد التنسيق الذي تريده، وانقر فوق "تطابق الحقول" للتأكد من تطابق الحقول بشكل صحيح.
-
في الخطوة 5 من المعالج، انقر فوق الزرين التالي (>>) والسابق (<<) لمعاينة شكل البيانات المدمجة عند طباعة المستند.
-
في الخطوة 6 من المعالج، انقر فوق "طباعة" وحدد خيارات الطباعة التي تريدها.
-
احفظ مستند Word وأغلقه.
ملاحظات:
-
إذا كنت بحاجة إلى العودة وضبط أي من إعدادات الدمج بعد إكمال المعالج، ستتوفر جميع العمليات على علامة التبويب "المراسلات" في Word.
-
إذا قمت بإجراء تغييرات على التصميم في قاعدة بيانات Access، فقد تحتاج إلى ضبط بعض إعدادات الدمج في Word لجعل الدمج يعمل بشكل صحيح مرة أخرى.
-
تم تصميم معالج دمج المراسلات للعمل باستخدام بيانات العنوان البريدي. ومع ذلك، يمكنك استخدام ميزة دمج البريد لدمج أي نوع من البيانات مع Word، مثل سجلات المخزون أو المهام أو أي نوع تقوم بتخزينه في Access.
-
للحصول على معلومات أكثر تفصيلا حول ميزات دمج البريد في Word، راجع المقالات التالية:
