تحضير مصدر بيانات Excel لدمج بريد Word

لقد قمتَ بإنشاء قائمة جهات اتصال وبيانات أخرى تريد استخدامها لدمج المراسلات في Word. إذا كان مصدر بياناتك عبارة عن جدول بيانات Excel موجود، فما عليك سوى تحضير البيانات لعملية دمج مراسلات. ولكن إذا كان مصدر بياناتك عبارة عن ملف محدد بعلامات تبويب (‎.txt) أو ملف قيم مفصولة بفواصل (‎.csv)، فعليك أولاً استيراد البيانات إلى Excel، ثم تحضيرها لعملية دمج مراسلات.

الخطوة 1: إعداد مصدر البيانات في Excel

إذا كنت تستخدم جدول بيانات Excel كمصدر بياناتك لعملية دمج مراسلات في Word، فتخطَّ هذه الخطوة. إذا كان مصدر البيانات عبارة عن ملف ‎.txt أو ملف ‎.csv، فقم باستيراده إلى Excel.

بعد نجاح استيراد ملف ‎.csv أو ‎.txt، انتقل إلى الخطوة 2.

افتح Excel.
انتقل إلى البيانات > من نص/ملف CSV.
حدد ملف .csv أو .txt.
في معاينة الاستيراد، قم بتعيين عمود الرمز البريدي/البريدي إلى نص.
لإكمال الاستيراد، حدد تحميل (أو استيراد) في معاينة الاستيراد. ثم يقوم Excel بإدراج البيانات في ورقة عمل.
استخدم هذه الورقة كمصدر بيانات لدمج البريد.

افتح Excel.
Excel 2016 انتقل إلى البيانات > إحضار بيانات خارجية > من نص.
اختر ملف .txt أو .csv الذي تريده ثم حدد استيراد.
في معالج استيراد النص، في جزء نوع البيانات الأصلية، اختر محدد.
حدّد بياناتي تحتوي على رؤوس الموجودة أعلى جزء المعاينة إذا كان الملف يحتوي على رؤوس، ثم اختر التالي.
في الجزء محددات، حدد خانة الاختيار التي تتطابق مع المحدد (كعلامة تبويب أو فاصلة) الذي تستخدمه البيانات، ثم اختر التالي.
ضمن معاينة البيانات، حدد العمود الذي يحتوي على الرموز البريدية، وضمن تنسيق بيانات العمود، اختر النص.

ملاحظة: في كل مرة تطبق فيها تنسيق بيانات—العام أو النص أو التاريخ-لعمود، سيظهر اسم التنسيق في رأس الجدول لهذا العمود.
كرر الخطوة 7 إذا كان هناك ضرورة، وذلك باختيار العمود الذي تريد تغييره وتنسيق البيانات الذي تريد تطبيقه.
حدد إنهاء.
في مربع الحوار استيراد البيانات، قم بقبول الإعداد الافتراضي لـ ورقة عمل حالية وعنوان الخلية، ثم اختر موافق.

إنذار: يعرض عنوان الخلية في مربع حوار استيراد البيانات الخلية المحددة حالياً. يتم استيراد البيانات بدءاً من عنوان الخلية المحددة.
قم بحفظ جدول البيانات باستخدام اسم ملف جديد.

الخطوة 2: إعداد مصدر البيانات

في مصدر بيانات Excel الذي سيتم استخدامه للحصول على قائمة بريدية في دمج البريد Word، تأكد من تنسيق أعمدة البيانات الرقمية بالشكل الصحيح. حدد تنسيق عمود يتضمن أرقاماً، على سبيل المثال، ليتطابق مع فئة معينة مثل عملة.

إذا قمت باختيار النسبة المئوية كفئة، فاعلم أن تنسيق النسبة المئوية سيؤدي إلى ضرب قيمة الخلية في 100. إذا كنت تريد تجنب عامل الضرب هذا، فقم بتنسيق عمود النسب المئوية كنص.

يتعين تنسيق رموز ZIP أو الرموز البريدية كنص للحفاظ على البيانات أثناء عملية دمج المراسلات. إذا لم يتم ذلك عند استيرادها، فقم بتنسيقها الآن. يتم إسقاط الأصفار البادئة- على سبيل المثال، 00399-في الرموز أثناء عملية دمج المراسلات إذا لم تكن منسّقة كنص.

اختر العمود الذي يحتوي على رموز ZIP أو الرموز البريدية أو البيانات الأخرى المطلوب تنسيقها.
انتقل إلى الصفحة الرئيسية، وفي المجموعة رقم، حدّد السهم لأسفل لمربع تنسيق الأرقام، ثم حدد أحد الخيارات في القائمة (مثل "نص").