تحضير مصدر بيانات Excel لدمج بريد Word

إذا كنت لا تستخدم مصدر بيانات Excel موجودًا لدمج مراسلاتك، فيمكنك استخدام قائمة جهات اتصال أو دفتر عناوين في ملف ‎.txt أو ملف ‎.csv. يرشدك "معالج استيراد النص" من خلال الخطوات المذكورة لإدخال البيانات الموجودة في ملف ‎.txt أو ملف ‎.csv في Excel.

1. افتح Excel.

2. في علامة التبويب بيانات، اختر من نص/ملف CSV.

3. اختر ملف ‎.txt أو ‎.csv الذي تريده، ثم اختر استيراد.

4. في معالج استيراد النص، في جزء نوع البيانات الأصلية، اختر محدد.

   

5. حدد خانة الاختيار البيانات تحتوي على رؤوس الموجودة أعلى جزء المعاينة إذا كان الملف الذي تقوم باستيراده يحتوي على رؤوس ثم اختر التالي.

6. في الجزء محددات، حدد خانة الاختيار التي تتطابق مع المحدد (كعلامة تبويب أو فاصلة) الذي تستخدمه بياناتك ثم اختر التالي.

   

   تلميح: يُظهر لك الجزء معاينة البيانات شكل ظهور النتائج في تنسيق الجدول.

7. ضمن معاينة البيانات، حدد العمود الذي يحتوي على الرموز البريدية، وضمن تنسيق بيانات العمود، اختر النص.

   

   ملاحظات: 

   • التنسيقات المتاحة هي عام، ونص، وتاريخ. في كل مرة تطبق فيها تنسيق بيانات على عمود، يظهر اسم التنسيق في رأس الجدول لذلك العمود.

   • لا يمكن تنسيق عمود يحتوي على بيانات رقمية كنسبة مئوية أو قيمة عملة، مثلاً، إلا بعد استيراد الملف. راجع القسم الفرعي "تنسيق البيانات الرقمية في Excel" الذي يُتبع للحصول على مزيد من المعلومات.

8. كرر الخطوة 7 إذا كان هناك ضرورة، وذلك باختيار العمود الذي تريد تغييره وتنسيق البيانات الذي تريد تطبيقه.

9. حدد إنهاء.

10. في مربع الحوار استيراد البيانات، قم بقبول الإعداد الافتراضي لـ ورقة عمل حالية وعنوان الخلية، ثم اختر موافق.

    

    إنذار: يعرض عنوان الخلية في مربع حوار استيراد البيانات الخلية المحددة حالياً. يتم استيراد البيانات بدءاً من عنوان الخلية المحددة.

11. عند الانتهاء، احفظ مصدر بياناتك باسم ملف جديد.

تنسيق البيانات الرقمية في Excel

يمكنك تنسيق أي بيانات رقمية مثل النسب المئوية أو قيم العملة في أي مصدر بيانات جديد أو موجود في Excel تنوي استخدامه في دمج المراسلات في Word. للحفاظ على البيانات الرقمية التي قمت بتنسيقها كنسبة مئوية أو كعملة أثناء عملية دمج مراسلات، اتبع الإرشادات الموجودة في القسم "الخطوة 2: استخدام التبادل الديناميكي للبيانات (DDE) لعملية دمج مراسلات".

في مصدر بيانات Excel الذي سيتم استخدامه للحصول على قائمة بريدية في دمج البريد Word، تأكد من تنسيق أعمدة البيانات الرقمية بالشكل الصحيح. حدد تنسيق عمود يتضمن أرقاماً، على سبيل المثال، ليتطابق مع فئة معينة مثل عملة.

1. افتح مصدر بيانات Excel لديك.

2. اختر عمودًا تريد تنسيقه.

3. في علامة تبويب الشريط الرئيسي، في المجموعة رقم، اضغط على السهم لأسفل لمربع تنسيق الأرقام (عام)، ثم حدد أحد الخيارات في القائمة.

   

4. كرر الخطوتين 2 و3 حسب الضرورة.

5. وعند الانتهاء، اختر حفظ.

عندما يكون لديك مصدر بيانات Excel يحتوي على أرقام منسّقة مثل النسب المئوية وقيم العملة، فقد لا تحتفظ بعض البيانات الرقمية بتنسيقها أثناء عملية دمج المراسلات. ستحصل على نتائج دمج المراسلات التي تريدها ويمكنك الاحتفاظ بتنسيق بياناتك الرقمية في Excel باستخدام DDE (التبادل الديناميكي للبيانات).

1. افتح Word، واختر ملف > خيارات > خيارات متقدمة.

2. ضمن عام، حدد خانة الاختيار تأكيد تحويل تنسيق الملف عند الفتح.

   

3. اختر موافق.

4. في علامة التبويب المراسلات، اختر بدء دمج المراسلات > معالج دمج المراسلات خطوة بخطوة.

   

5. في جزء دمج المراسلات، ضمن تحديد المستلمين، اختر استخدام قائمة موجودة.

   

6. ضمن استخدام قائمة موجودة، اختر استعراض، ومن ثم افتح جدول البيانات المنسّق.

7. في مربع الحوار تأكيد مصدر البيانات، حدد خانة الاختيار إظهار الكل، واختر MS Excel Worksheets via DDE (*.xls) > موافق.

   

8. في مربع الحوار Microsoft Excel، اختر جدول البيانات بالكامل > موافق.

   

9. عند فتح مربع الحوار مستلمو دمج المراسلات، اختر موافق.

   

10. تابع دمج الخطابات أو رسائل البريد الإلكتروني أو الملصقات أو الأظرف.