تحويل عروض الأسعار إلى فواتير مدفوعة باستخدام قالب قاعدة بيانات الخدمات على ويب

ينشئ قالب قاعدة بيانات ويب Access 2010 Services قاعدة بيانات جاهزة للاستخدام تتيح لك تعقب عروض الأسعار والفواتير والعملاء والبيانات الأخرى المقترنة بتشغيل شركة خدمات.

يعرض الفيديو التالي سيناريو مختصرا حول كيفية استخدام هذا القالب.

لا يدعم المستعرض الذي تستخدمه الفيديو.

إذا لم تكن قد قمت بذلك بالفعل، ف قم بتنزيل قالب "الخدمات".

تابع القراءة للتعرف على كيفية استخدام القالب لإنشاء قاعدة البيانات الخاصة بك والبدء في استخدامها للمساعدة في إدارة أعمالك.

في هذه المقالة

بدء تشغيل قاعدة البيانات للمرة الأولى

يظهر مربع حوار يسمح لك باختيار ما إذا كنت تريد الاحتفاظ بالبيانات العينة أو حذفها بحيث يمكنك بدء إدخال البيانات الخاصة بك:

نموذج بدء التشغيل لقالب قاعدة بيانات الخدمات على ويب

1. انقر فوق الزر الموجود على اليمين لفتح قاعدة البيانات والعمل على البيانات العينة. سي ملء Access قاعدة بيانات الخدمات بالبيانات من شركة Northwind Traders الخيالية.

2. انقر فوق الزر الموجود على الجانب الأيسر لحذف البيانات العينة لكي تتمكن من بدء إدخال البيانات الخاصة بك.

يمنع حذف البيانات العينة أيضا مربع حوار بدء التشغيل من الظهور مرة أخرى لاحقا.

3. قم بمسح خانة الاختيار لمنع ظهور مربع الحوار مرة أخرى لاحقا.

ملاحظة: تستخدم كل الحقول و عناصر التحكم الموجودة في قالب "الخدمات" التي تعرض بيانات العملة علامة الدولار ($) كرمز العملة. إذا كانت إعداداتك المحلية تستخدم رمز عملة مختلفا، يجب عليك التفكير في ضبط الحقول والتحكم المتأثرة قبل إزالة البيانات العينة.

بدء استخدام: إضافة بيانات موجودة إلى قاعدة بيانات "الخدمات"

تتضمن علامة التبويب "بدء استخدام" علامات التبويب الأخرى التالية لمساعدتك على وضع بيانات العمل في مكانها الصحيح وجاهزة للبدء:

علامات التبويب "بدء العمل"

الميزات

مرحباً

ارتباطات إلى موارد مفيدة

معلومات الشركة

حقول لتخزين معلومات حول شركتك لاستخدامها في الفواتير والتقارير الأخرى

الموظفون

طريقة عرض ورقة البيانات للموظفين. يتم تسجيل الموظف الذي سجل دخوله على الفواتير والاقتباسات الجديدة

الخدمات

طريقة عرض ورقة البيانات للخدمات التي يمكنك إضافتها إلى عروض الأسعار والفواتير

المنتجات

طريقة عرض ورقة البيانات للمواد التي قمت إعادة بيعها أو استخدامها. يمكنك إضافة هذه المنتجات إلى عروض الأسعار والفواتير

علامات & الفواتير

طرق عرض ورقة البيانات: علامات الاقتباس والفواتير

عندما تنقر فوق "بدء إدخال بياناتي" في مربع الحوار "بدء التشغيل"، يأخذك Access إلى علامة التبويب "الترحيب ببدء التشغيل"، حيث يمكنك بدء عملية إدخال البيانات في قاعدة بيانات "الخدمات" الجديدة.

علامة التبويب "بدء الاستخدام" لقالب "قاعدة بيانات الخدمات على ويب"

لست بحاجة إلى استخدام علامة التبويب "بدء الاستخدام" لإدخال كل بياناتك. توجد علامة التبويب هنا لراحتك في بدء الاستخدام بسرعة. يمكن أيضا إدخال معظم المعلومات التي يمكنك إدخالها في علامات التبويب التالية "بدء العمل" على علامات التبويب الرئيسية، مثل علامة التبويب "علامات اقتباس" أو علامة التبويب "الفواتير". ومع ذلك، يمكنك إدخال معلومات شركتك فقط (التي ستظهر على علامات الاقتباس والفواتير) باستخدام علامة التبويب "معلومات الشركة".

علامة التبويب "ترحيب": تعليمات وموارد أخرى

الارتباطات على علامة التبويب "الترحيب" إلى الموارد الحالية لمساعدتك على تحقيق الاستفادة إلى الحد الأ الأهم من قاعدة بيانات "الخدمات". على الرغم من عدم تغيير الارتباطات، يتم تحديث أهداف الارتباطات عندما تتوفر موارد جديدة.

  • عندما تنتهي من عرض المعلومات على علامة التبويب "الترحيب"، انقر فوق "التالي" للمتابعة إلى علامة التبويب "معلومات الشركة".

علامة التبويب "معلومات الشركة": أدخل معلومات شركتك

على علامة التبويب "معلومات الشركة"، يمكنك إدخال معلومات حول شركتك، كالاسم والموقع والهاتف وعنوان البريد الإلكتروني. سيتم عرض هذه المعلومات في الفواتير والتقارير الأخرى التي تم إنشاؤها بواسطة قاعدة البيانات.

علامة التبويب "معلومات الشركة" لقالب "قاعدة بيانات الخدمات"

  • اكتب معلومات شركتك في المربعات، ثم انقر فوق "التالي".

علامة التبويب "الموظفون": إدخال معلومات الموظفين

على علامة التبويب "الموظفون"، يمكنك بدء إضافة الموظفين إلى قاعدة البيانات. سيساعدك هذا في تعقب ما قام به الموظف. على سبيل المثال، عند إنشاء عرض أسعار جديد، يتم تسجيل الموظف الذي قام بتسجيل الدخول كجزء من عرض السعر الجديد.

  • اكتب معلومات كل موظف في ورقة البيانات، ثم انقر فوق "التالي".

    يمكنك أيضا عرض الموظفين وتحريرهم وإضافهم في علامة التبويب "الموظفون" الرئيسية.

علامة التبويب "خدمات": إدخال معلومات الخدمة

على علامة التبويب "خدمات"، أضف معلومات حول الخدمات التي تقدمها، مثل معدل كل ساعة لكل منها. يمكنك أيضا إزالة الخدمات عن طريق حذفها أو وضع علامة عليها تم إيقافها. يمكنك حذف خدمة فقط إذا لم تظهر في أي علامات اقتباس أو فواتير.

عند إضافة خدمة إلى عرض أسعار أو فاتورة، يضاف المعدل الافتراضي كل ساعة لهذه الخدمة إلى عرض الأسعار أو الفاتورة. ومع ذلك، يمكنك ضبط معدل كل ساعة لأي خدمة قبل إرسال أي عرض أسعار أو فاتورة معينة. لن يؤثر ضبط المعدل على عرض الأسعار أو الفاتورة على المعدل الافتراضي كل ساعة للخدمة.

إضافة بيانات الخدمات التي قمت بتخزينها في Excel

يمكنك نسخ البيانات ولصقها من Excel في ورقة بيانات Access. قد يوفر نسخ هذه البيانات ولصقها الوقت، خاصة إذا كانت البيانات الموجودة في Excel موجودة بالفعل في صفوف أو أعمدة مماثلة أو مشابهة إلى حد كبير للأعمدة الموجودة في ورقة البيانات.

هناك اعتباران رئيسيان عند التحضير لنسخ بيانات Excel ولصقها في Access:

  • إذا تم ترتيب بيانات Excel في صفوف (بدلا من الأعمدة)، يجب عليك تحويل موضع البيانات في Excel قبل لصقها في Access.

  • إذا لم تكن أعمدة Excel بالترتيب نفسه للأعمدة الموجودة في ورقة بيانات Access، يجب إعادة ترتيب الأعمدة في Excel قبل لصقها في Access

هام: يجب أن يكون لرمز الخدمة في العمود قيمة لكل خدمة، ويجب أن تكون القيمة فريدة - أي لا يمكن أن يكون لخدمتين أو أكثر الاسم نفسه.

ملاحظة: تفترض الخطوات الموجودة في هذا القسم أن لديك بيانات للأعمدة الأربعة كلها في ورقة بيانات "الخدمات". إذا لم يكن لديك بيانات لجميع هذه البيانات، يمكنك نسخ البيانات الموجودة لديك. العمود الوحيد المطلوب ويجب أن يكون له قيم فريدة هو رمز الخدمة.

تحويل موضع بيانات Excel من صفوف إلى أعمدة

تلميح: إذا لم يتم ترتيب البيانات بنفس ترتيب الأعمدة في ورقة بيانات Access، ف ضع في اعتبارك إدراج ورقة عمل في Excel وتبراج البيانات في ورقة العمل الجديدة. يمكن أن يسهل استخدام ورقة عمل جديدة من ترتيب البيانات بالترتيب نفسه الذي تم به ترتيب أعمدة ورقة بيانات Access.

  1. في Excel، حدد البيانات، ثم اضغط على CTRL+C.

    تلميح: لتحديد عدة مجموعات خلايا غير متجاورة، اضغط مع الاستمرار على المفتاح CTRL أثناء تحديده.

  2. انقر بزر الماوس الأيمن فوق خلية تقع خارج البيانات المحددة (على سبيل المثال، خلية أسفل الصف الأدنى من التحديد)، و ضمن "خيارات اللصق"، انقر فوق الزر "معبأ المواصفة": لصق تبديل الموضع

إعادة ترتيب أعمدة بيانات Excel التي تكون في ترتيب مختلف عن ورقة بيانات "الخدمات"
  1. افتح مصنف Excel الذي يحتوي على البيانات حول خدماتك.

  2. إدراج ورقة عمل جديدة. للحصول على تعليمات حول هذه الخطوة، راجع مقالة Excel "إدراج ورقة عمل" أو حذفها.

  3. في ورقة العمل الجديدة:

    1. اكتب رمز الخدمة أو اللصق فيه في الخلية A1.

    2. اكتب وصف الخدمة أو اللصق فيه في الخلية B1.

    3. اكتب "المعدل الافتراضي للساعة" أو ألصقه في الخلية C1.

    4. اكتب الملاحظات أو اللصق في الخلية D1.

  4. انسخ أسماء خدماتك أو رموزها إلى العمود A:

    1. انقر فوق علامة تبويب ورقة العمل حيث يتم سرد الأسماء أو الرموز.

    2. حدد قائمة الأسماء أو الرموز ثم اضغط على CTRL+C

    3. انقر فوق علامة تبويب ورقة العمل الجديدة.

    4. حدد الخلية A2، ثم اضغط على CTRL+V.

  5. انسخ أوصاف خدماتك إلى العمود B:

    1. انقر فوق الخلية B2 ثم اكتب علامة المساواة (=).

    2. انقر فوق علامة تبويب ورقة العمل حيث يتم سرد الأوصاف.

    3. انقر فوق الخلية التي تحتوي على الوصف الأول، ثم اضغط على ENTER.
      يلصق Excel مرجع الخلية في الخلية B2 في ورقة العمل الجديدة.

    4. في ورقة العمل الجديدة، انقر فوق الخلية B2 مرة أخرى، ثم انقر نقرا مزدوجا فوق مقبض التعبئة مقبض التعبئة .
      يلصق Excel مراجع الخلايا لباقي القائمة في العمود B.

  6. كرر الخطوة 5 ولكن استخدم العمود C وانسخ الأسعار الافتراضية لكل ساعة لخدماتك.

  7. كرر الخطوة 5 ولكن استخدم العمود D وانسخ الملاحظات لخدماتك.

لصق بيانات من أعمدة بالترتيب نفسه الذي تم به لصق الأعمدة في ورقة بيانات "الخدمات"
  1. في Excel، حدد البيانات، ثم اضغط على CTRL+C.

    لتحديد عدة مجموعات خلايا غير متجاورة، اضغط مع الاستمرار على المفتاح CTRL أثناء تحديده.

  2. في Access، على علامة التبويب "خدمات"، انقر بزر الماوس الأيمن فوق علامة النجمة على ورقة البيانات، ثم انقر فوق "لصق".
    قائمة مختصرة عن ورقة بيانات الخدمات

إضافة خدمات واحدة في كل مرة

  • انقر فوق "إضافة خدمة جديدة" لفتح نموذج "تفاصيل الخدمة" وأدخل معلومات حول خدمة.
    - أو –

  • أدخل البيانات في ورقة البيانات على علامة التبويب "خدمات".

علامة التبويب "المنتجات": إدخال معلومات المنتجات

على علامة التبويب "المنتجات"، أضف معلومات حول المنتجات التي قمت إعادة بيعها أو استخدامها أثناء الخدمة.

عند إضافة منتج إلى عرض أسعار أو فاتورة، يتم تسجيل سعر الوحدة كجزء من عرض الأسعار أو الفاتورة. ومع ذلك، يمكنك ضبط سعر الوحدة لأي منتج قبل إرسال أي عرض أسعار أو فاتورة معينة. لن يؤثر ضبط السعر على عرض الأسعار أو الفاتورة على سعر الوحدة للمنتج.

إضافة بيانات المنتج التي قمت بتخزينها في Excel

يمكنك نسخ البيانات ولصقها من Excel في ورقة بيانات Access. قد يوفر نسخ هذه البيانات ولصقها الوقت، خاصة إذا كانت البيانات الموجودة في Excel موجودة بالفعل في صفوف أو أعمدة مماثلة أو مشابهة إلى حد كبير للأعمدة الموجودة في ورقة البيانات.

هناك اعتباران رئيسيان عند التحضير لنسخ بيانات Excel ولصقها في Access:

  • إذا تم ترتيب بيانات Excel في صفوف (بدلا من الأعمدة)، يجب عليك تحويل موضع البيانات في Excel قبل لصقها في Access.

  • إذا لم تكن أعمدة Excel بالترتيب نفسه للأعمدة الموجودة في ورقة بيانات Access، يجب إعادة ترتيب الأعمدة في Excel قبل لصقها في Access

هام: يجب أن يكون لرمز المنتج في العمود قيمة لكل خدمة، ويجب أن تكون القيمة فريدة - أي لا يمكن أن يكون لخدمتين أو أكثر الاسم نفسه.

ملاحظة: تفترض الخطوات الموجودة في هذا القسم أن لديك بيانات للأعمدة الأربعة كلها في ورقة بيانات المنتجات. إذا لم يكن لديك بيانات لجميع هذه البيانات، يمكنك نسخ البيانات الموجودة لديك. العمود الوحيد المطلوب ويجب أن يكون له قيم فريدة هو رمز المنتج.

تحويل موضع بيانات Excel من صفوف إلى أعمدة

إذا كانت بياناتك في صفوف (بدلا من الأعمدة)، ف غير موضع البيانات في Excel قبل لصقها في Access.

تلميح: إذا لم يتم ترتيب البيانات بنفس ترتيب الأعمدة في ورقة بيانات Access، ف ضع في اعتبارك إدراج ورقة عمل في Excel وتبراج البيانات في ورقة العمل الجديدة. يمكن أن يسهل استخدام ورقة عمل جديدة من ترتيب البيانات بالترتيب نفسه الذي تم به ترتيب أعمدة ورقة بيانات Access.

  1. في Excel، حدد البيانات، ثم اضغط على CTRL+C.

    لتحديد عدة مجموعات خلايا غير متجاورة، اضغط مع الاستمرار على المفتاح CTRL أثناء تحديده.

  2. انقر بزر الماوس الأيمن فوق خلية تقع خارج البيانات المحددة (على سبيل المثال، خلية أسفل الصف الأدنى من التحديد)، و ضمن "خيارات اللصق"، انقر فوق الزر "معبأ المواصفة": لصق تبديل الموضع

إعادة ترتيب أعمدة Excel ذات ترتيب مختلف عن ورقة بيانات المنتجات
  1. افتح مصنف Excel الذي يحتوي على بيانات حول منتجاتك.

  2. إدراج ورقة عمل جديدة. للحصول على تعليمات حول هذه الخطوة، راجع مقالة Excel "إدراج ورقة عمل" أو حذفها.

  3. في ورقة العمل الجديدة:

    1. اكتب رمز المنتج أو ألصقه في الخلية A1.

    2. اكتب وصف المنتج أو اللصق فيه في الخلية B1.

    3. اكتب سعر الوحدة أو اللصق فيه في الخلية C1.

    4. اكتب الكمية لكل وحدة أو اللصق فيها في الخلية D1.

    5. اكتب الملاحظات أو اللصق في الخلية E1.

  4. انسخ الأسماء أو الرموز لمنتجاتك إلى العمود A:

    1. انقر فوق علامة تبويب ورقة العمل حيث يتم سرد الأسماء أو الرموز.

    2. حدد قائمة الأسماء أو الرموز ثم اضغط على CTRL+C

    3. انقر فوق علامة تبويب ورقة العمل الجديدة.

    4. حدد الخلية A2، ثم اضغط على CTRL+V.

  5. انسخ أوصاف منتجاتك إلى العمود B:

    1. انقر فوق الخلية B2 ثم اكتب علامة المساواة (=).

    2. انقر فوق علامة تبويب ورقة العمل حيث يتم سرد الأوصاف.

    3. انقر فوق الخلية التي تحتوي على الوصف الأول، ثم اضغط على ENTER.
      يلصق Excel مرجع الخلية في الخلية B2 في ورقة العمل الجديدة.

    4. في ورقة العمل الجديدة، انقر فوق الخلية B2 مرة أخرى، ثم انقر نقرا مزدوجا فوق مقبض التعبئة مقبض التعبئة .
      يلصق Excel مراجع الخلايا لباقي القائمة في العمود B.

  6. كرر الخطوة 5 ولكن استخدم العمود C وانسخ سعر الوحدة لمنتجاتك.

  7. كرر الخطوة 5 ولكن استخدم العمود D وانسخ الكمية لكل وحدة لمنتجاتك.

  8. كرر الخطوة 5 ولكن استخدم العمود E وانسخ الملاحظات لمنتجاتك.

لصق البيانات من الأعمدة بالترتيب نفسه الذي تم به لصق الأعمدة في ورقة بيانات المنتجات
  1. في Excel، حدد البيانات، ثم اضغط على CTRL+C.

    لتحديد عدة مجموعات خلايا غير متجاورة، اضغط مع الاستمرار على المفتاح CTRL أثناء تحديده.

  2. في Access، على علامة التبويب "المنتجات"، انقر بزر الماوس الأيمن فوق علامة النجمة على ورقة البيانات، ثم انقر فوق "لصق".
    قائمة مختصرة عن ورقة بيانات الخدمات

إضافة منتجات واحدة في كل مرة

  • انقر فوق "إضافة منتج جديد" لفتح نموذج "تفاصيل المنتج" وأدخل معلومات المنتج.
    - أو –

  • أدخل البيانات في ورقة البيانات على علامة التبويب "المنتجات".

علامات الاقتباس & "الفواتير": إدخال علامات الاقتباس والفواتير

إذا كان لديك بالفعل بعض علامات الاقتباس والفواتير، يمكنك إدخالها في أوراق البيانات ضمن علامة التبويب "&" ضمن "الفواتير".

  1. لإدخال عرض أسعار، انقر فوق "إضافة اقتباس جديد". لإدخال فاتورة، انقر فوق "إضافة فاتورة جديدة".

  2. في نموذج التفاصيل الذي يتم فتحه، أدخل المعلومات التي لديك، مثل الحالة، والموظف الذي أنتج عرض الأسعار أو الفاتورة، للعميل.

  3. إذا أدخلت عميلا ليس في قاعدة البيانات، سيطالبك Access بإدخال العميل الجديد. انقر فوق"نعم"، ثم قم بتعبئة المعلومات التي لديك حول العميل الجديد. عند إغلاق ورقة البيانات، سيكون العميل متوفرا في القائمة المنسدل "العميل".

  4. انقر فوق & "إغلاق" بعد الانتهاء من كل عرض أسعار أو فاتورة. يتم حفظ البيانات ويغلق النموذج.

  5. عند الانتهاء من إضافة علامات اقتباس وفواتير موجودة، انقر فوق "التالي".

أعلى الصفحة

لوحة المعلومات: تعقب علامات الاقتباس والفواتير النشطة

توفر علامة التبويب "لوحة المعلومات" مكانا مناسبا لتعقب علامات الاقتباس المفتوحة والفواتير غير المدفوعة، وإضافة عرض أسعار أو فاتورة جديدة.

علامة التبويب "لوحة المعلومات" من قالب "قاعدة بيانات الخدمات"

عرض تفاصيل حول عرض أسعار أو فاتورة

  • انقر فوق قيمة ضمن "اقتباس#" لفتح نموذج "تفاصيل الاقتباس" لاقتباس السعر هذا.

    يمكنك تحرير تفاصيل عرض الأسعار قبل إرساله ، أي إذا كانت الحالةجديدة.

  • انقر فوق قيمة ضمن الفاتورة# لفتح نموذج "تفاصيل الفاتورة" لهذه الفاتورة

إنشاء عرض أسعار أو فاتورة جديدة

  • انقر فوق "اقتباس جديد" أو "فاتورة جديدة"،ثم املأ النموذج الذي يظهر.

    ملاحظة: إذا لم تقم بتسجيل الدخول إلى قاعدة البيانات، فحدد اسمك من القائمة المنسدل "مندوب المبيعات" لإضافة اسمك إلى عرض الأسعار أو الفاتورة.

أعلى الصفحة

علامات الاقتباس: إدارة كل عروض الأسعار

توفر علامة التبويب "علامات الاقتباس" طرق عرض لمساعدتك على إدارة علامات الاقتباس استنادا إلى حالة علامات الاقتباس.

علامة التبويب "عروض الأسعار" من قالب "قاعدة بيانات الخدمات"

يتم سرد علامات الاقتباس في علامات التبويب التالية:

  • نشطة    يسرد عروض الأسعار التي لم يتم إصدار فاتورة لها أو رفضها أو انتهت صلاحيتها.

  • تمت الموافقة    يسرد عروض الأسعار التي تمت الموافقة عليها أو فوترتها.

  • فوترة    يسرد عروض الأسعار التي تم فوترتها. يمكنك عرض فاتورة عرض أسعار مدرج.

  • انتهت الصلاحية    يسرد علامات الاقتباس التي انتهت صلاحيتها دون أن يتم فوترتها.

  • مرفوض    يسرد علامات الاقتباس التي تم رفضها. يمكنك الموافقة على عرض الأسعار المرفوض لجعله متوفرا الفواكة.

عرض تفاصيل حول عرض أسعار

  • انقر فوق قيمة ضمن "اقتباس#" لفتح نموذج "تفاصيل الاقتباس" لاقتباس السعر هذا.

    يمكنك تحرير تفاصيل عرض الأسعار قبل إرساله ، أي إذا كانت الحالةجديدة.

نموذج تفاصيل عرض الأسعار

نموذج تفاصيل عرض الأسعار

1. يظهر رقم الاقتباس ووضعه في الزاوية العلوية اليمنى من نموذج تفاصيل الاقتباس.

2. استخدم الأزرار في أعلى نموذج "تفاصيل الاقتباس" لإرسال عرض أسعار أو الموافقة عليه أو رفضه أو إنشاء فاتورة له، ولخلق تكرار لاقتباس، وللمشاهدة تمهيدا للطباعة.

3. المعلومات العامة حول عرض الأسعار تذهب إلى المربعات أسفل الأزرار الموجودة في أعلى نموذج تفاصيل الاقتباس.

4. علامات التبويب في وسط نموذج "تفاصيل الاقتباس" هي للحصول على تفاصيل حول عرض الأسعار: عناصر السطر (الخدمات والمنتجات) وموقع الخدمة والضرائب والعناصر والملاحظات. يمكنك ضبط الأسعار وأسعار الوحدات لعناصر السطر على أي عرض أسعار دون التأثير على القيمة الافتراضية للخدمة أو المنتج المقترن.

5. يتم عرض إجمالي مبالغ الخدمات والمنتجات والضريبة في الزاوية السفلية اليسرى من نموذج تفاصيل الاقتباس. إذا قمت بتحديث التفاصيل على علامة التبويب "عناصر السطر" أو علامة التبويب "&"، انقر فوق "تحديث الإجماليات" لتحديث المبالغ المعروضة في هذه المنطقة.

إنشاء عرض أسعار جديد

  • على علامة التبويب "علامات اقتباس"، انقر فوق "اقتباسجديد"، ثم املأ نموذج "تفاصيل الاقتباس".

    ملاحظة: إذا لم تقم بتسجيل الدخول إلى قاعدة البيانات، فحدد اسمك من القائمة المنسدل "مندوب المبيعات" لإضافة اسمك إلى عرض الأسعار.

إرسال عرض أسعار للموافقة عليه

لا يوجد رقم الاقتباسات التي لم يتم إرسالها؛ يتم عرض القيمة [...] ضمن اقتباس#.

  1. على علامة التبويب "علامات اقتباس"، انقر فوق [...] في الصف الذي يحتوي على علامة الاقتباس التي تريد إرسالها.
    يفتح Access نموذج تفاصيل الاقتباس ويعرض عرض السعر.

  2. راجع المعلومات العامة والتفاصيل المتعلقة بعرعر السعر وأ إجراء أي تغييرات ضرورية، مثل إضافة عناصر السطر أو إزالتها، أو تعديل سعر المعدل أو سعر الوحدة الخاص بصنف سطر، أو إضافة ملاحظات.

  3. في أعلى نموذج "تفاصيل الاقتباس"، انقر فوق "إرسال".

الموافقة على عرض أسعار تم إرساله أو رفضه

  1. على علامة التبويب "علامات اقتباس"، انقر فوق قيمة ضمن "اقتباس#" لفتح نموذج "تفاصيل الاقتباس" وعرض عرض الأسعار.

  2. راجع معلومات الاقتباس وفعل أحد الخطوات التالية:

    • إذا كان عرض الأسعار مقبولا، انقر فوق "موافقة" في أعلى نموذج "تفاصيل الاقتباس".

    • إذا كان يمكن قبول عرض الأسعار مع التغييرات البسيطة، انقر فوق "تكرار" في أعلى نموذج "تفاصيل الاقتباس". يقوم Access بإنشاء عرض أسعار جديد استنادا إلى السعر الأصلي. يمكنك بعد ذلك مراجعة عرض الأسعار الجديد وإرساله، ثم الموافقة عليه.

    • إذا كان عرض الأسعار غير مقبول، انقر فوق "رفض" في أعلى نموذج "تفاصيل الاقتباس".

تحويل عرض أسعار تمت الموافقة عليه إلى فاتورة

  1. على علامة التبويب "علامات اقتباس"، انقر فوق علامة التبويب "تمت الموافقة".
    يعرض Access عروض الأسعار التي تمت الموافقة عليها، بما في ذلك عروض الأسعار التي تمت فوترتها بالفعل.

  2. انقر فوق قيمة ضمن "اقتباس#" لفتح نموذج "تفاصيل الاقتباس" لاقتباس السعر هذا.

  3. راجع معلومات الاقتباس.

    ملاحظة: لا يمكنك تغيير أي تفاصيل عرض أسعار تمت الموافقة عليه. ومع ذلك، يمكنك تقديم عرض أسعار مكرر بالنقر فوق "تكرار" و"مراجعة" و"إرسال عرض الأسعار المكرر"، ثم الموافقة على هذا الاقتباس واستخدامه لإنشاء فاتورة.

  4. في أعلى نموذج "تفاصيل الاقتباس"، انقر فوق "فاتورة".

طباعة عرض أسعار أو إرساله بالبريد الإلكتروني

  1. على علامة التبويب "علامات اقتباس"، انقر فوق قيمة ضمن "اقتباس#" لفتح نموذج "تفاصيل الاقتباس" وعرض عرض الأسعار.

  2. في أعلى نموذج تفاصيل الاقتباس، انقر فوق عرض اقتباس.
    يفتح Access عرض الأسعار في النموذج الذي سيتم طباعته به.

    ملاحظة: لا تظهر الأزرار في أعلى عرض الأسعار على النسخة النهائية.

  3. انقر فوق الزر المناسب في أعلى عرض الأسعار.

أعلى الصفحة

الفواتير: إدارة كل الفواتير

على علامة التبويب "فواتير"، يمكنك إنشاء فواتير جديدة ومراجعة الفواتير حسب الحالة.

علامة التبويب "فواتير" من قالب "قاعدة بيانات الخدمات"

يتم سرد الفواتير في علامات التبويب التالية:

  • غير مدفوعة    يسرد الفواتير التي لم يتم دفعها ولكن لم يتم دفعها بعد.

  • تسرد الفواتير    المتأخرة المستحقة التي لم يتم دفعها وها قد انتهت مستحقة الدفع.

  • فواتير    القوائم المدفوعة التي تم دفعها.

عرض تفاصيل حول فاتورة

  • انقر فوق قيمة ضمن الفاتورة# لفتح نموذج "تفاصيل الفاتورة" لهذه الفاتورة.

    يمكنك تحرير تفاصيل الفاتورة قبل إرسالها ، أي إذا كانت الحالةجديدة.

نموذج تفاصيل الفاتورة

نموذج تفاصيل الفاتورة

1. يظهر رقم الفاتورة ووضعها في الزاوية العلوية اليمنى من نموذج "تفاصيل الفاتورة".

2. استخدم الأزرار في أعلى نموذج "تفاصيل الفاتورة" لإرسال فاتورة أو وضع علامة عليها مدفوعة، وإنشاء نسخة مكررة من فاتورة، وعرض الشكل الذي ستبدو عليه الفاتورة عند طباعتها، وحفظ التغييرات في الفاتورة، ثم إغلاق نموذج "تفاصيل الفاتورة".

3. يتم وضع المعلومات العامة حول الفاتورة في المربعات أسفل الأزرار الموجودة في أعلى نموذج "تفاصيل الفاتورة". إذا تم إنشاء الفاتورة من عرض أسعار، فهي ترث هذه المعلومات من هذا الاقتباس، ولكن يمكنك إجراء تغييرات على الفاتورة دون التأثير على عرض السعر الذي تم إنشاؤه.

4. علامات التبويب في وسط نموذج "تفاصيل الفاتورة" هي للحصول على تفاصيل حول الفاتورة: عناصر السطر (الخدمات والمنتجات) وموقع الخدمة والضرائب والعناصر والملاحظات. إذا تم إنشاء الفاتورة من عرض أسعار، فهي ترث هذه التفاصيل من هذا الاقتباس، ولكن يمكنك إجراء تغييرات على تفاصيل الفاتورة دون التأثير على عرض الأسعار الأصلية. يمكنك أيضا ضبط الأسعار وأسعار الوحدات لعناصر السطر في أي فاتورة دون التأثير على القيمة الافتراضية للخدمة أو المنتج المقترن.

5. يتم عرض إجمالي مبالغ الخدمات والمنتجات والضريبة في الزاوية السفلية اليسرى من نموذج "تفاصيل الفاتورة". إذا قمت بتحديث التفاصيل على علامة التبويب "عناصر السطر" أو علامة التبويب "&"، انقر فوق "تحديث الإجماليات" لتحديث المبالغ المعروضة في هذه المنطقة.

إنشاء فاتورة جديدة

  • انقر فوق "فاتورة جديدة"،ثم قم بتعبئة نموذج "تفاصيل الفاتورة".

    ملاحظة: إذا لم تقم بتسجيل الدخول إلى قاعدة البيانات، فحدد اسمك من القائمة المنسدل "مندوب المبيعات" لإضافة اسمك إلى عرض الأسعار.

إرسال فاتورة للدفع

لا يوجد رقم فاتورة في الفواتير التي لم يتم إرسالها؛ يتم عرض القيمة [...] ضمن الفاتورة#.

  1. على علامة التبويب "فواتير"، انقر فوق [...] في الصف الذي يحتوي على الفاتورة التي تريد إرسالها للدفع.
    يفتح Access نموذج تفاصيل الفاتورة ويعرض الفاتورة.

  2. راجع المعلومات والتفاصيل العامة الخاصة بالفاتورة وأ إجراء أي تغييرات ضرورية، مثل إضافة عناصر السطر أو إزالتها، أو تعديل سعر المعدل أو سعر الوحدة لعناصر السطر، أو إضافة الملاحظات.

  3. في أعلى نموذج "تفاصيل الفاتورة"، انقر فوق"إرسال".

طباعة فاتورة أو إرسالها بالبريد الإلكتروني

  1. على علامة التبويب "فواتير"، انقر فوق قيمة ضمن الفاتورة# لفتح نموذج "تفاصيل الفاتورة" وعرض الفاتورة.

  2. في أعلى نموذج "تفاصيل الفاتورة"، انقر فوق "عرض الفاتورة".
    يفتح Access الفاتورة في النموذج الذي سيتم طباعتها به.

    ملاحظة: لا تظهر الأزرار في أعلى الفاتورة على النسخة النهائية.

  3. انقر فوق الزر المناسب في أعلى الفاتورة.

وضع علامة على فاتورة مدفوعة

  1. على علامة التبويب "فواتير"، على علامة التبويب "غير مدفوعة"، انقر فوق قيمة ضمن "الفاتورة" لفتح نموذج "تفاصيل الفاتورة" وعرض الفاتورة.

  2. في أعلى نموذج "تفاصيل الفاتورة"، انقر فوق "وضع علامة مدفوع".

أعلى الصفحة

مركز التقارير: عرض التقارير وطباعتها

يتضمن قالب قاعدة بيانات "الخدمات" أربعة تقارير: قائمة عملاء وثلاثة تقارير مبيعات (شهرية وربع السنوية وشهرية).

علامة التبويب "مركز التقارير" من قالب "قاعدة بيانات الخدمات"

لمعاينة تقرير:

  • انقر فوق علامة التبويب "مركز التقارير"، ثم ضمن "تحديد تقرير"،انقر فوق التقرير الذي تريد عرضه.
    يعرض Access التقرير في جزء المعاينة.

يمكنك تخصيص المعاينة باستخدام الخيارات التي تظهر في أعلى جزء المعاينة. تعتمد الخيارات التي تظهر على التقرير الذي تقوم معاينته.

لطباعة تقرير:

  1. معاينة التقرير الذي تريد طباعته.

  2. على علامة التبويب "مركز التقارير"، انقر فوق "فتح في علامة تبويب جديدة"،ثم اضغط على CTRL+P.

متقدم: إدارة الخدمات والمنتجات والموظفين والعملاء

توفر علامة التبويب "متقدمة" مكانا مناسبا لإدارة القوائم التالية:

  • العملاء

  • الموظفون

  • المنتجات

  • الخدمات

يتم عرض كل قائمة على أنها ورقة بيانات، حيث يكون من السهل اكتشاف حالات عدم التناسق، فضلا عن إجراء تغييرات مجمعة على البيانات.

علامة التبويب "خيارات متقدمة" من قالب قاعدة البيانات "خدمات"

الخطوات التالية

عندما تبدأ في استخدام قاعدة بيانات "الخدمات" لإدارة أعمالك، ستفكر على المرجح في الطرق الجديدة التي تريد من خلالها الاستعلام عن بياناتك أو تصفيتها. قد تكتشف أيضا أنك تريد تعديل قاعدة البيانات لتتناسب بشكل أفضل مع احتياجاتك. ستصلك الارتباطات في هذا القسم إلى مزيد من المعلومات حول المهام والتعديلات النموذجية التي يمكنك القيام بها.

هل تحتاج إلى مزيد من المساعدة؟

تعزيز مهارات Office
استكشاف التدريب
الحصول على الميزات الجديدة أولاً
الانضمام إلى Office Insider

هل كانت المعلومات مفيدة؟

نشكرك على ملاحظاتك!

شكراً لك على الملاحظات! يبدو أنه من المفيد إيصالك بأحد وكلاء دعم Office لدينا.

×