الهامه:    لم تعد Microsoft توصي بإنشاء قواعد بيانات Access 2010 على الويب واستخدامها. لمزيد من المعلومات، راجع مخطط قواعد بيانات Access 2010 على الويب.

ينشئ قالب قاعدة بيانات Access 2010 Services على الويب قاعدة بيانات جاهزة للاستخدام تتيح لك تعقب علامات الاقتباس والفواتير والعملاء والبيانات الأخرى المرتبطة بتشغيل أعمال الخدمات.

يعرض الفيديو التالي سيناريو موجزا حول كيفية استخدام هذا القالب.

لا يدعم المستعرض الفيديو. ثبّت Microsoft Silverlight أو Adobe Flash Player أو Internet Explorer 9.

إذا لم يكن لديك بالفعل، فقم بتنزيل قالب "الخدمات".

تابع القراءة لمعرفة كيفية استخدام القالب لإنشاء قاعدة البيانات الخاصة بك والبدء في استخدامها للمساعدة في تشغيل أعمالك.

في هذه المقالة

بدء تشغيل قاعدة البيانات للمرة الأولى

يظهر مربع حوار يسمح لك باختيار ما إذا كنت تريد الاحتفاظ بالبيانات النموذجية أو حذفها بحيث يمكنك البدء في إدخال البيانات الخاصة بك:

نموذج بدء التشغيل لقالب قاعدة بيانات الخدمات على ويب

1. انقر فوق الزر الموجود على اليسار لفتح قاعدة البيانات واستخدام البيانات النموذجية. سيقوم Access بملء قاعدة بيانات الخدمات ببيانات من شركة Northwind Traders الخيالية.

2. انقر فوق الزر الموجود على اليمين لحذف البيانات النموذجية حتى تتمكن من البدء في إدخال البيانات الخاصة بك.

يؤدي حذف البيانات النموذجية أيضا إلى منع ظهور مربع حوار بدء التشغيل مرة أخرى لاحقا.

3. قم بإلغاء تحديد خانة الاختيار لمنع ظهور مربع الحوار مرة أخرى لاحقا.

ملاحظة: تستخدم كافة الحقول وعناصر التحكم في قالب "الخدمات" التي تعرض بيانات العملة علامة الدولار ($) كرمز للعملة. إذا كانت الإعدادات المحلية تستخدم رمز عملة مختلف، فيجب عليك ضبط الحقول وعناصر التحكم المتأثرة قبل إزالة البيانات النموذجية.

بدء الاستخدام: إضافة بيانات موجودة إلى قاعدة بيانات الخدمات

تتضمن علامة التبويب "بدء الاستخدام " علامات التبويب الأخرى التالية لمساعدتك في الحصول على بيانات عملك وجاهزة للانتقال:

علامات تبويب بدء الاستخدام

الميزات

مرحباً

ارتباطات إلى موارد مفيدة

معلومات الشركة

حقول لتخزين معلومات حول شركتك لاستخدامها في الفواتير والتقارير الأخرى

الموظفون

طريقة عرض ورقة البيانات للموظفين. يتم تسجيل الموظف الذي سجل دخوله على عروض الأسعار والفواتير الجديدة

الخدمات

طريقة عرض ورقة البيانات للخدمات التي يمكنك إضافتها إلى علامات الاقتباس والفواتير

المنتجات

طريقة عرض ورقة البيانات للمواد التي تعيد بيعها أو استخدامها. يمكنك إضافة هذه المنتجات إلى عروض الأسعار والفواتير

عروض الأسعار & الفواتير

عرضان لورقة بيانات: علامتا اقتباس وفواتير

عند النقر فوق "بدء إدخال البيانات" في مربع حوار بدء التشغيل، سينقلك Access إلى علامة التبويب "بدء الاستخدام" ، حيث يمكنك بدء عملية إدخال البيانات في قاعدة بيانات الخدمات الجديدة.

علامة التبويب "بدء الاستخدام" لقالب "قاعدة بيانات الخدمات على ويب"

لست مضطرا لاستخدام علامة التبويب "بدء الاستخدام" لإدخال كل بياناتك. توجد علامة التبويب هناك لراحتك في بدء الاستخدام بسرعة. يمكن أيضا إدخال معظم المعلومات التي يمكنك إدخالها في علامات تبويب "بدء الاستخدام" التالية في علامات التبويب الرئيسية، مثل علامة التبويب "علامات الاقتباس " أو علامة التبويب "الفواتير ". ومع ذلك، يمكنك إدخال معلومات الشركة فقط (التي ستظهر على علامات الاقتباس والفواتير) باستخدام علامة التبويب "معلومات الشركة ".

علامة التبويب "الترحيب": التعليمات والموارد الأخرى

تشير الارتباطات الموجودة في علامة التبويب "ترحيب " إلى أحدث الموارد لمساعدتك على الاستفادة إلى أقصى حد من قاعدة بيانات الخدمات. على الرغم من عدم تغيير الارتباطات، يتم تحديث أهداف الارتباط مع توفر موارد جديدة.

  • عند الانتهاء من عرض المعلومات على علامة التبويب "ترحيب "، انقر فوق "التالي " للمتابعة إلى علامة التبويب " معلومات الشركة ".

علامة التبويب "معلومات الشركة": أدخل معلومات الشركة

في علامة التبويب " معلومات الشركة "، يمكنك إدخال معلومات حول شركتك، مثل الاسم والموقع والهاتف وعنوان البريد الإلكتروني. سيتم عرض هذه المعلومات على الفواتير والتقارير الأخرى التي تم إنشاؤها بواسطة قاعدة البيانات.

علامة التبويب "معلومات الشركة" لقالب "قاعدة بيانات الخدمات"

  • اكتب معلومات شركتك في المربعات، ثم انقر فوق "التالي".

علامة التبويب "الموظفون": أدخل معلومات الموظفين

في علامة التبويب "الموظفون "، يمكنك البدء في إضافة الموظفين إلى قاعدة البيانات. سيساعدك هذا على تعقب الموظف الذي فعل ما فعل. على سبيل المثال، عند إنشاء اقتباس جديد، يتم تسجيل الموظف الذي سجل دخوله كجزء من عرض الأسعار الجديد.

  • اكتب معلومات كل موظف في ورقة البيانات، ثم انقر فوق "التالي".

    يمكنك أيضا عرض الموظفين وتحريرهم وإضافته على علامة التبويب " الموظفون " الرئيسية.

علامة التبويب "الخدمات": أدخل معلومات الخدمة

في علامة التبويب "الخدمات "، أضف معلومات حول الخدمات التي تقدمها، مثل السعر بالساعة لكل منها. يمكنك أيضا إزالة الخدمات عن طريق حذفها أو وضع علامة عليها متوقفة. يمكنك حذف خدمة فقط إذا لم تظهر في أي علامات اقتباس أو فواتير.

عند إضافة خدمة إلى عرض أسعار أو فاتورة، تتم إضافة السعر الافتراضي لكل ساعة لتلك الخدمة إلى عرض الأسعار أو الفاتورة. ومع ذلك، يمكنك ضبط سعر الساعة لأي خدمة قبل إرسال أي اقتباس أو فاتورة معينة. لن يؤثر تعديل السعر على عرض أسعار أو فاتورة على السعر الافتراضي لكل ساعة للخدمة.

إضافة بيانات الخدمات التي قمت بتخزينها في Excel

يمكنك نسخ البيانات ولصقها من Excel في ورقة بيانات Access. يمكن أن يوفر لك نسخ تلك البيانات ولصقها الوقت، خاصة إذا كانت البيانات الموجودة في Excel موجودة بالفعل في صفوف أو أعمدة متشابهة أو مشابهة جدا للأعمدة الموجودة في ورقة البيانات.

هناك اعتباران رئيسيان عند التحضير لنسخ بيانات Excel ولصقها في Access:

هام: يجب أن يكون للعمود Service Code قيمة لكل خدمة، ويجب أن تكون القيمة فريدة - على سبيل المثال، لا يمكن أن يكون لخدمتين أو أكثر نفس الاسم.

ملاحظة: تفترض الخطوات الواردة في هذا القسم أن لديك بيانات لكافة الأعمدة الأربعة في ورقة بيانات الخدمات . إذا لم يكن لديك بيانات لكل هذه البيانات، يمكنك نسخ البيانات التي لديك. العمود الوحيد المطلوب ويجب أن يحتوي على قيم فريدة هو رمز الخدمة.

تبديل موضع البيانات Excel من صفوف إلى أعمدة

تلميح: إذا لم يتم ترتيب بياناتك بنفس ترتيب الأعمدة في ورقة بيانات Access، ففكر في إدراج ورقة عمل في Excel ونقل البيانات إلى ورقة العمل الجديدة. يمكن أن يؤدي استخدام ورقة عمل جديدة إلى تسهيل ترتيب البيانات بنفس ترتيب أعمدة ورقة بيانات Access.

  1. في Excel، حدد البيانات، ثم اضغط على CTRL+C.

    تلميح: لتحديد عدة مجموعات غير متجاورة من الخلايا، اضغط باستمرار على المفتاح CTRL أثناء التحديد.

  2. انقر بزر الماوس الأيمن فوق خلية خارج البيانات المحددة (على سبيل المثال، خلية أسفل الصف الأدنى من التحديد)، وضمن "خيارات اللصق"، انقر فوق الزر "تبديل الموضع ":
    لصق تبديل الموضع

إعادة ترتيب أعمدة البيانات Excel بترتيب مختلف عن ورقة بيانات الخدمات
  1. افتح المصنف Excel الذي يحتوي على بيانات حول خدماتك.

  2. إدراج ورقة عمل جديدة. للحصول على تعليمات حول هذه الخطوة، راجع المقالة Excel إدراج ورقة عمل أو حذفها.

  3. في ورقة العمل الجديدة:

    1. اكتب رمز الخدمة أو الصقه في الخلية A1.

    2. اكتب وصف الخدمة أو الصقه في الخلية B1.

    3. اكتب السعر الافتراضي للساعة أو الصقه في الخلية C1.

    4. اكتب الملاحظات أو الصقها في الخلية D1.

  4. انسخ أسماء أو رموز خدماتك في العمود A:

    1. انقر فوق علامة تبويب ورقة العمل حيث يتم سرد الأسماء أو الرموز.

    2. حدد قائمة الأسماء أو الرموز ثم اضغط على CTRL+C

    3. انقر فوق علامة تبويب ورقة العمل الجديدة.

    4. حدد الخلية A2، ثم اضغط على CTRL+V.

  5. انسخ أوصاف خدماتك إلى العمود B:

    1. انقر فوق الخلية B2 ثم اكتب علامة التساوي (=).

    2. انقر فوق علامة تبويب ورقة العمل حيث يتم سرد الأوصاف.

    3. انقر فوق الخلية التي تحتوي على الوصف الأول، ثم اضغط على ENTER.
      Excel لصق مرجع الخلية في الخلية B2 في ورقة العمل الجديدة.

    4. في ورقة العمل الجديدة، انقر فوق الخلية B2 مرة أخرى ثم انقر نقرا مزدوجا فوق مقبض التعبئة مقبض التعبئة.
      Excel لصق مراجع الخلايا لبقية القائمة في العمود B.

  6. كرر الخطوة 5 ولكن استخدم العمود C وانسخ الأسعار الافتراضية كل ساعة لخدماتك.

  7. كرر الخطوة 5 ولكن استخدم العمود D وانسخ الملاحظات لخدماتك.

لصق البيانات من أعمدة بالترتيب نفسه الذي يتم به لصق الأعمدة في ورقة بيانات الخدمات
  1. في Excel، حدد البيانات، ثم اضغط على CTRL+C.

    لتحديد مجموعات خلايا متعددة غير متجاورة، اضغط باستمرار على المفتاح CTRL أثناء التحديد.

  2. في Access، ضمن علامة التبويب "خدمات "، انقر بزر الماوس الأيمن فوق العلامة النجمية على ورقة البيانات، ثم انقر فوق "لصق".
    قائمة مختصرة عن ورقة بيانات الخدمات

إضافة خدمات واحدة في كل مرة

  • انقر فوق "إضافة خدمة جديدة " لفتح نموذج "تفاصيل الخدمة " وأدخل معلومات حول خدمة.
    - أو -

  • أدخل البيانات في ورقة البيانات على علامة التبويب "الخدمات ".

علامة التبويب "المنتجات": أدخل معلومات المنتجات

في علامة التبويب "المنتجات "، أضف معلومات حول المنتجات التي تقوم بإعادة بيعها أو استخدامها أثناء الخدمة.

عند إضافة منتج إلى عرض أسعار أو فاتورة، يتم تسجيل سعر الوحدة كجزء من عرض الأسعار أو الفاتورة. ومع ذلك، يمكنك ضبط سعر الوحدة لأي منتج قبل إرسال أي عرض أسعار أو فاتورة معينة. لن يؤثر تعديل السعر على عرض أسعار أو فاتورة على سعر وحدة المنتج.

إضافة بيانات المنتج التي قمت بتخزينها في Excel

يمكنك نسخ البيانات ولصقها من Excel في ورقة بيانات Access. يمكن أن يوفر لك نسخ تلك البيانات ولصقها الوقت، خاصة إذا كانت البيانات الموجودة في Excel موجودة بالفعل في صفوف أو أعمدة متشابهة أو مشابهة جدا للأعمدة الموجودة في ورقة البيانات.

هناك اعتباران رئيسيان عند التحضير لنسخ بيانات Excel ولصقها في Access:

هام: يجب أن يكون للعمود Product Code قيمة لكل خدمة، ويجب أن تكون القيمة فريدة - على سبيل المثال، لا يمكن أن يكون لخدمتين أو أكثر نفس الاسم.

ملاحظة: تفترض الخطوات الواردة في هذا القسم أن لديك بيانات لكافة الأعمدة الأربعة في ورقة بيانات المنتجات . إذا لم يكن لديك بيانات لكل هذه البيانات، يمكنك نسخ البيانات التي لديك. العمود الوحيد المطلوب ويجب أن يحتوي على قيم فريدة هو رمز المنتج.

تبديل موضع البيانات Excel من صفوف إلى أعمدة

إذا كانت بياناتك موجودة في صفوف (على عكس الأعمدة)، فحول البيانات في Excel قبل لصقها في Access.

تلميح: إذا لم يتم ترتيب بياناتك بنفس ترتيب الأعمدة في ورقة بيانات Access، ففكر في إدراج ورقة عمل في Excel ونقل البيانات إلى ورقة العمل الجديدة. يمكن أن يؤدي استخدام ورقة عمل جديدة إلى تسهيل ترتيب البيانات بنفس ترتيب أعمدة ورقة بيانات Access.

  1. في Excel، حدد البيانات، ثم اضغط على CTRL+C.

    لتحديد عدة مجموعات غير متجاورة من الخلايا، اضغط باستمرار على المفتاح CTRL أثناء التحديد.

  2. انقر بزر الماوس الأيمن فوق خلية خارج البيانات المحددة (على سبيل المثال، خلية أسفل الصف الأدنى من التحديد)، وضمن "خيارات اللصق"، انقر فوق الزر "تبديل الموضع ":
    لصق تبديل الموضع

إعادة ترتيب Excel الأعمدة بترتيب مختلف عن ورقة بيانات المنتجات
  1. افتح المصنف Excel الذي يحتوي على بيانات حول منتجاتك.

  2. إدراج ورقة عمل جديدة. للحصول على تعليمات حول هذه الخطوة، راجع المقالة Excel إدراج ورقة عمل أو حذفها.

  3. في ورقة العمل الجديدة:

    1. اكتب رمز المنتج أو الصقه في الخلية A1.

    2. اكتب وصف المنتج أو الصقه في الخلية B1.

    3. اكتب سعر الوحدة أو الصقه في الخلية C1.

    4. اكتب الكمية لكل وحدة أو الصقها في الخلية D1.

    5. اكتب الملاحظات أو الصقها في الخلية E1.

  4. انسخ الأسماء أو الرموز لمنتجاتك في العمود A:

    1. انقر فوق علامة تبويب ورقة العمل حيث يتم سرد الأسماء أو الرموز.

    2. حدد قائمة الأسماء أو الرموز ثم اضغط على CTRL+C

    3. انقر فوق علامة تبويب ورقة العمل الجديدة.

    4. حدد الخلية A2، ثم اضغط على CTRL+V.

  5. انسخ أوصاف منتجاتك إلى العمود B:

    1. انقر فوق الخلية B2 ثم اكتب علامة التساوي (=).

    2. انقر فوق علامة تبويب ورقة العمل حيث يتم سرد الأوصاف.

    3. انقر فوق الخلية التي تحتوي على الوصف الأول، ثم اضغط على ENTER.
      Excel لصق مرجع الخلية في الخلية B2 في ورقة العمل الجديدة.

    4. في ورقة العمل الجديدة، انقر فوق الخلية B2 مرة أخرى ثم انقر نقرا مزدوجا فوق مقبض التعبئة مقبض التعبئة.
      Excel لصق مراجع الخلايا لبقية القائمة في العمود B.

  6. كرر الخطوة 5 ولكن استخدم العمود C وانسخ سعر الوحدة لمنتجاتك.

  7. كرر الخطوة 5 ولكن استخدم العمود D وانسخ الكمية لكل وحدة لمنتجاتك.

  8. كرر الخطوة 5 ولكن استخدم العمود E وانسخ الملاحظات لمنتجاتك.

لصق البيانات من أعمدة بالترتيب نفسه الذي يتم به لصق الأعمدة في ورقة بيانات المنتجات
  1. في Excel، حدد البيانات، ثم اضغط على CTRL+C.

    لتحديد مجموعات خلايا متعددة غير متجاورة، اضغط باستمرار على المفتاح CTRL أثناء التحديد.

  2. في Access، على علامة التبويب "المنتجات"، انقر بزر الماوس الأيمن فوق العلامة النجمية على ورقة البيانات، ثم انقر فوق "لصق".
    قائمة مختصرة عن ورقة بيانات الخدمات

إضافة منتجات واحدة في كل مرة

  • انقر فوق "إضافة منتج جديد " لفتح نموذج "تفاصيل المنتج " وأدخل معلومات المنتج.
    - أو -

  • أدخل البيانات في ورقة البيانات على علامة التبويب "المنتجات ".

علامة تبويب علامات الاقتباس & الفواتير: أدخل علامات الاقتباس والفواتير

إذا كان لديك بالفعل بعض علامات الاقتباس والفواتير، فيمكنك إدخالها في أوراق البيانات في علامة التبويب "عروض الأسعار & الفواتير ".

  1. لإدخال اقتباس، انقر فوق "إضافة اقتباس جديد". لإدخال فاتورة، انقر فوق "إضافة فاتورة جديدة".

  2. في نموذج التفاصيل الذي يتم فتحه، أدخل المعلومات المتوفرة لديك، مثل الحالة، والموظف الذي قدم عرض الأسعار أو الفاتورة، والعملاء.

  3. إذا أدخلت عميلا غير موجود في قاعدة البيانات، فسيطالبك Access بإدخال العميل الجديد. انقر فوق "نعم"، ثم قم بتعبئة المعلومات المتوفرة لديك حول العميل الجديد. عند إغلاق ورقة البيانات، سيكون العميل متوفرا في القائمة المنسدلة للعميل .

  4. انقر فوق "حفظ & إغلاق " بعد الانتهاء من كل اقتباس أو فاتورة. يتم حفظ البيانات وإغلاق النموذج.

  5. عند الانتهاء من إضافة علامات الاقتباس والفواتير الموجودة، انقر فوق "التالي".

أعلى الصفحة

لوحة المعلومات: تعقب علامات الاقتباس والفواتير النشطة

توفر علامة تبويب لوحة المعلومات مكانا مناسبا لتعقب علامات الاقتباس المفتوحة والفواتير غير المدفوعة، وإضافة عرض أسعار أو فاتورة جديدة.

علامة التبويب "لوحة المعلومات" من قالب "قاعدة بيانات الخدمات"

عرض تفاصيل حول عرض أسعار أو فاتورة

  • انقر فوق قيمة ضمن Quote# لفتح نموذج تفاصيل الاقتباس لاقتباس السعر هذا.

    يمكنك تحرير تفاصيل اقتباس قبل إرساله، على سبيل المثال، إذا كانت الحالةجديدة.

  • انقر فوق قيمة ضمن فاتورة# لفتح نموذج تفاصيل الفاتورة لتلك الفاتورة

إنشاء عرض أسعار أو فاتورة جديدة

  • انقر فوق "اقتباس جديد" أو " فاتورة جديدة"، ثم املأ النموذج الذي يظهر.

    ملاحظة: إذا لم تسجل دخولك إلى قاعدة البيانات، فحدد اسمك من القائمة المنسدلة Salesperson لإضافة اسمك إلى علامة الاقتباس أو الفاتورة.

أعلى الصفحة

علامات الاقتباس: إدارة كل علامات الاقتباس

توفر علامة التبويب "علامات الاقتباس " طرق عرض لمساعدتك على إدارة علامات الاقتباس استنادا إلى حالتها.

علامة التبويب "عروض الأسعار" من قالب "قاعدة بيانات الخدمات"

يتم سرد علامات الاقتباس في علامات التبويب التالية:

  • نشط    يسرد علامات الاقتباس التي لم تتم فوترتها أو رفضها أو انتهاء صلاحيتها.

  • موافق عليه    سرد علامات الاقتباس التي تمت الموافقة عليها أو فوترتها.

  • المفوتره    يسرد علامات الاقتباس التي تمت فوترتها. يمكنك عرض فاتورة عرض أسعار مدرج.

  • ‏‏منتهي الصلاحية    يسرد علامات الاقتباس التي انتهت صلاحيتها دون أن تتم فوترتها.

  • تم الرفض    يسرد علامات الاقتباس التي تم رفضها. يمكنك الموافقة على عرض أسعار مرفوض لجعله متوفرا للاستدعاء.

عرض تفاصيل حول اقتباس

  • انقر فوق قيمة ضمن Quote# لفتح نموذج تفاصيل الاقتباس لاقتباس السعر هذا.

    يمكنك تحرير تفاصيل اقتباس قبل إرساله، على سبيل المثال، إذا كانت الحالةجديدة.

نموذج تفاصيل عرض الأسعار

نموذج تفاصيل عرض الأسعار

1. يظهر رقم الاقتباس وحالته في الزاوية العلوية اليمنى من نموذج تفاصيل الاقتباس .

2. استخدم الأزرار الموجودة أعلى نموذج تفاصيل الاقتباس لإرسال عرض أسعار أو الموافقة عليه أو رفضه أو فاتورةه، لإنشاء تكرار لاقتباس، ولعرض اقتباس تمهيدا للطباعة.

3. تظهر معلومات عامة حول اقتباس في المربعات أسفل الأزرار الموجودة في أعلى نموذج تفاصيل الاقتباس .

4. علامات التبويب في منتصف نموذج تفاصيل الاقتباس هي للحصول على تفاصيل حول عرض الأسعار: عناصر الأسطر (الخدمات والمنتجات) وموقع الخدمة والضرائب والشروط والملاحظات. يمكنك ضبط الأسعار وأسعار الوحدة للعناصر الخطية على أي عرض أسعار دون التأثير على القيمة الافتراضية للخدمة أو المنتج المقترن.

5. يتم عرض إجمالي المبالغ للخدمات والمنتجات والضرائب في الزاوية السفلية اليسرى من نموذج تفاصيل الاقتباس . إذا قمت بتحديث التفاصيل على علامة التبويب "عناصر السطر " أو علامة التبويب " شروط & الضرائب "، فانقر فوق "تحديث الإجماليات " لتحديث المبالغ المعروضة في هذه المنطقة.

إنشاء اقتباس جديد

  • على علامة التبويب "علامات الاقتباس "، انقر فوق "اقتباس جديد"، ثم املأ نموذج "تفاصيل الاقتباس ".

    ملاحظة: إذا لم تسجل دخولك إلى قاعدة البيانات، فحدد اسمك من القائمة المنسدلة Salesperson لإضافة اسمك إلى علامة الاقتباس.

إرسال عرض أسعار للموافقة عليه

لا تحتوي علامات الاقتباس التي لم يتم إرسالها على رقم اقتباس؛ القيمة (...) معروضة ضمن Quote#.

  1. على علامة التبويب "علامات الاقتباس "، انقر فوق (...) في الصف الذي يحتوي على علامة الاقتباس التي تريد إرسالها.
    يفتح Access نموذج تفاصيل الاقتباس ويعرض عرض الأسعار.

  2. راجع المعلومات العامة والتفاصيل الخاصة بعلامات الاقتباس وأجر أي تغييرات ضرورية، مثل إضافة عناصر السطر أو إزالتها، أو ضبط السعر أو سعر الوحدة لعنصر سطر، أو إضافة ملاحظات.

  3. في أعلى نموذج تفاصيل الاقتباس ، انقر فوق "إرسال".

الموافقة على عرض أسعار تم إرساله أو رفضه

  1. على علامة التبويب "علامات الاقتباس "، انقر فوق قيمة ضمن Quote# لفتح نموذج تفاصيل الاقتباس وعرض علامة الاقتباس.

  2. راجع معلومات الاقتباس وقم بأحد الإجراءات التالية:

    • إذا كان عرض الأسعار مقبولا، فانقر فوق " موافقة " في أعلى نموذج تفاصيل الاقتباس .

    • إذا كان عرض الأسعار مقبولا مع التغييرات البسيطة، فانقر فوق "تكرار " في أعلى نموذج تفاصيل الاقتباس . ينشئ Access اقتباسا جديدا استنادا إلى الأصلي. يمكنك بعد ذلك مراجعة عرض الأسعار الجديد وإرساله، ثم الموافقة عليه.

    • إذا كان عرض الأسعار غير مقبول، فانقر فوق "رفض " في أعلى نموذج تفاصيل الاقتباس .

تحويل عرض أسعار تمت الموافقة عليه إلى فاتورة

  1. على علامة التبويب "علامات الاقتباس" ، انقر فوق علامة التبويب "تمت الموافقة ".
    يعرض Access علامات الاقتباس التي تمت الموافقة عليها، بما في ذلك علامات الاقتباس التي تمت فوترتها بالفعل.

  2. انقر فوق قيمة ضمن Quote# لفتح نموذج تفاصيل الاقتباس لاقتباس السعر هذا.

  3. راجع معلومات الاقتباس.

    ملاحظة: لا يمكنك تغيير أي تفاصيل لاقتباس تمت الموافقة عليه. ومع ذلك، يمكنك إنشاء اقتباس مكرر بالنقر فوق "تكرار"، ومراجعة عرض الأسعار المكرر وإرساله، ثم الموافقة على عرض الأسعار هذا واستخدامه لإنشاء فاتورة.

  4. في أعلى نموذج تفاصيل عرض الأسعار ، انقر فوق "فاتورة".

طباعة عرض أسعار أو إرساله بالبريد الإلكتروني

  1. على علامة التبويب "علامات الاقتباس "، انقر فوق قيمة ضمن Quote# لفتح نموذج تفاصيل الاقتباس وعرض علامة الاقتباس.

  2. في أعلى نموذج تفاصيل الاقتباس ، انقر فوق عرض اقتباس.
    يفتح Access علامة الاقتباس في النموذج الذي ستتم طباعته فيه.

    ملاحظة: لا تظهر الأزرار الموجودة في أعلى علامة الاقتباس في النسخة النهائية.

  3. انقر فوق الزر المناسب في أعلى علامة الاقتباس.

أعلى الصفحة

الفواتير: إدارة جميع الفواتير

في علامة التبويب "الفواتير "، يمكنك إنشاء فواتير جديدة ومراجعة الفواتير حسب الحالة.

علامة التبويب "فواتير" من قالب "قاعدة بيانات الخدمات"

يتم سرد الفواتير في علامات التبويب التالية:

  • غير المسدده    يسرد الفواتير التي لم يتم دفعها ولكنها لم تتخطى تاريخ الاستحقاق بعد.

  • فواتير قوائم الاستحقاق السابقة    التي لم يتم دفعها والتي تجاوزت تاريخ الاستحقاق.

  • قوائم مدفوعة بالفواتير التي تم دفعها.

عرض تفاصيل حول فاتورة

  • انقر فوق قيمة ضمن فاتورة# لفتح نموذج تفاصيل الفاتورة لتلك الفاتورة .

    يمكنك تحرير تفاصيل فاتورة قبل إرسالها، أي إذا كانت الحالةجديدة.

نموذج تفاصيل الفاتورة

نموذج تفاصيل الفاتورة

1. يظهر رقم الفاتورة وحالتها في الزاوية العلوية اليمنى من نموذج تفاصيل الفاتورة .

2. استخدم الأزرار الموجودة في أعلى نموذج "تفاصيل الفاتورة " لإرسال فاتورة أو وضع علامة عليها مدفوعة، لإنشاء نسخة مكررة من الفاتورة، لعرض الشكل الذي ستبدو عليه الفاتورة عند طباعتها، ولحفظ التغييرات في فاتورة وإغلاق نموذج تفاصيل الفاتورة .

3. تظهر المعلومات العامة حول الفاتورة في المربعات الموجودة أسفل الأزرار الموجودة أعلى نموذج تفاصيل الفاتورة . إذا تم إنشاء الفاتورة من عرض أسعار، فإنها ترث هذه المعلومات من عرض الأسعار هذا، ولكن يمكنك إجراء تغييرات على الفاتورة دون التأثير على عرض الأسعار الأصلي.

4. علامات التبويب في منتصف نموذج تفاصيل الفاتورة هي للحصول على تفاصيل حول الفاتورة: عناصر الأسطر (الخدمات والمنتجات) وموقع الخدمة والضرائب والشروط والملاحظات. إذا تم إنشاء الفاتورة من عرض أسعار، فإنها ترث هذه التفاصيل من عرض الأسعار هذا، ولكن يمكنك إجراء تغييرات على تفاصيل الفاتورة دون التأثير على عرض الأسعار الأصلي. يمكنك أيضا ضبط الأسعار وأسعار الوحدة للعناصر الخطية على أي فاتورة دون التأثير على القيمة الافتراضية للخدمة أو المنتج المقترن.

5. يتم عرض إجمالي المبالغ للخدمات والمنتجات والضرائب في الزاوية السفلية اليسرى من نموذج "تفاصيل الفاتورة ". إذا قمت بتحديث التفاصيل على علامة التبويب "عناصر السطر " أو علامة التبويب " شروط & الضرائب "، فانقر فوق "تحديث الإجماليات " لتحديث المبالغ المعروضة في هذه المنطقة.

إنشاء فاتورة جديدة

  • انقر فوق "فاتورة جديدة"، ثم املأ نموذج "تفاصيل الفاتورة ".

    ملاحظة: إذا لم تسجل دخولك إلى قاعدة البيانات، فحدد اسمك من القائمة المنسدلة Salesperson لإضافة اسمك إلى علامة الاقتباس.

إرسال فاتورة للدفع

لا تحتوي الفواتير التي لم يتم إرسالها على رقم فاتورة؛ القيمة (...) معروضة ضمن الفاتورة#.

  1. على علامة التبويب "الفواتير "، انقر فوق (...) في الصف الذي يحتوي على الفاتورة التي تريد إرسالها للدفع.
    يفتح Access نموذج تفاصيل الفاتورة ويعرض الفاتورة.

  2. راجع المعلومات العامة والتفاصيل الخاصة بالفاتورة وأجر أي تغييرات ضرورية، مثل إضافة عناصر السطر أو إزالتها، أو ضبط السعر أو سعر الوحدة لعنصر سطر، أو إضافة ملاحظات.

  3. في أعلى نموذج تفاصيل الفاتورة ، انقر فوق "إرسال".

طباعة فاتورة أو إرسالها بالبريد الإلكتروني

  1. على علامة التبويب "فواتير "، انقر فوق قيمة ضمن "فاتورة# " لفتح نموذج "تفاصيل الفاتورة " وعرض الفاتورة.

  2. في أعلى نموذج تفاصيل الفاتورة ، انقر فوق "عرض الفاتورة".
    يفتح Access الفاتورة في النموذج الذي ستتم طباعتها فيه.

    ملاحظة: لا تظهر الأزرار الموجودة أعلى الفاتورة في النسخة النهائية.

  3. انقر فوق الزر المناسب في أعلى الفاتورة.

وضع علامة على فاتورة مدفوعة

  1. على علامة التبويب "الفواتير "، ضمن علامة التبويب "غير مدفوعة "، انقر فوق قيمة ضمن "فاتورة# " لفتح نموذج "تفاصيل الفاتورة " وعرض الفاتورة.

  2. في أعلى نموذج "تفاصيل الفاتورة "، انقر فوق "وضع علامة مدفوع".

أعلى الصفحة

مركز التقارير: عرض التقارير وطباعتها

يتضمن قالب قاعدة بيانات "الخدمات" أربعة تقارير: قائمة عملاء، وثلاثة تقارير مبيعات (شهريا وربع سنوي وسنيا).

علامة التبويب "مركز التقارير" من قالب "قاعدة بيانات الخدمات"

لمعاينة تقرير:

  • انقر فوق علامة التبويب "مركز التقارير "، ثم ضمن "تحديد تقرير"، انقر فوق التقرير الذي تريد عرضه.
    يعرض Access التقرير في جزء المعاينة.

يمكنك تخصيص المعاينة باستخدام الخيارات التي تظهر في أعلى جزء المعاينة. تعتمد الخيارات التي تظهر على التقرير الذي تقوم بمعاينته.

لطباعة تقرير:

  1. معاينة التقرير الذي تريد طباعته.

  2. على علامة التبويب "مركز التقارير "، انقر فوق "فتح في علامة تبويب جديدة"، ثم اضغط على CTRL+P.

خيارات متقدمة: إدارة الخدمات والمنتجات والموظفين والعملاء

توفر علامة التبويب "خيارات متقدمة " مكانا مناسبا لإدارة القوائم التالية:

  • العملاء

  • الموظفون

  • المنتجات

  • الخدمات

يتم عرض كل قائمة ك ورقة بيانات، حيث يكون من الأسهل اكتشاف حالات عدم التناسق وإجراء تغييرات مجمعة على البيانات.

علامة التبويب "خيارات متقدمة" من قالب قاعدة البيانات "خدمات"

الخطوات التالية

عندما تبدأ في استخدام قاعدة بيانات الخدمات لإدارة أعمالك، من المرجح أن تفكر في طرق جديدة تريد من خلالها الاستعلام عن بياناتك أو تصفيتها. قد تكتشف أيضا أنك تريد تعديل قاعدة البيانات لتلائم احتياجاتك بشكل أفضل. تنقلك الارتباطات الموجودة في هذا القسم إلى مزيد من المعلومات حول المهام والتعديلات النموذجية التي يمكنك القيام بها.

هل تحتاج إلى مزيد من المساعدة؟

توسيع المهارات

استكشاف التدريب >

الحصول على الميزات الجديدة أولاً

الانضمام إلى MICROSOFT INSIDERS >

هل كانت المعلومات مفيدة؟

ما مدى رضاك عن جودة اللغة؟
ما الذي أثّر في تجربتك؟

نشكرك على ملاحظاتك!

×