تخطيط مجموعات المستندات في SharePoint Server

حول مجموعات المستندات

تعد مجموعات المستندات ميزه في SharePoint Server 2016 التي تمكن مؤسسه من أداره تسليم واحد أو منتج عمل، والذي يمكن ان يتضمن عده مستندات أو ملفات. تعد مجموعه المستندات نوعا خاصا من المجلدات التي تجمع بين سمات مجموعه المستندات الفريدة ، وسمات وسلوك المجلدات والمستندات ، وتوفر واجهه مستخدم (UI) وبيانات تعريف وعناصر نموذج الكائن للمساعدة في أداره كل جوانب منتج العمل.

بالنسبة إلى الفرق والمستخدمين في العديد من المؤسسات ، تكون مجموعه من المستندات ، أو منتج عمل ، ضرورية لأداره مشروع أو تسليم بشكل أفضل. علي سبيل المثال ، قد يحتاج فريق قانوني إلى تجميع المستندات والصور والملفات الصوتية المختلفة المرتبطة بحاله معينه وإنشاءها وأدارتها. أو ، قد يحتاج فريق المبيعات إلى تجميع المستندات من مصادر متنوعة لإنشاء طلب عرض (عروض الأسعار) وأدارته لعميل محتمل. توفر مجموعات المستندات هذه الفرق والمستخدمين الذين لديهم القدرة علي أداره مجموعات المستندات هذه كمجموعه واحده أو تسليم أو منتج عمل. يمكن لمالكي مجموعه المستندات عندئذ إنشاء صفحه ترحيب مخصصه يمكنها عرض العناصر المضمنة ومعلومات هامه حول منتج العمل.

في SharePoint Server 2016 ، بإمكان المؤسسات التي تريد إنشاء مجموعات المستندات وأدارتها بشكل متناسق تكوين نوع محتوي مجموعه مستندات لكل منتج عمل يتم إنشاؤه. بإمكان نوع محتوي مجموعه المستندات عندئذ تعريف أنواع المحتويات المعتمدة والسمات والعناصر الافتراضية والاعمده ومهام سير العمل والنهج. يمكن عندئذ إنشاء أنواع محتويات مجموعه مستندات مخصصه اضافيه من نوع المحتوي الأصل ، كل الخصائص والإعدادات الموروثة من نوع محتوي مجموعه المستندات الأصل. بعد أضافه نوع المحتوي إلى مكتبه ، يمكن للمستخدمين إنشاء مجموعه مستندات ترث سمات نوع محتوي مجموعه المستندات باستخدام الأمر " جديد ". يوفر نوع المحتوي "مجموعه المستندات" إعدادات اضافيه تمكنك من تحديد أنواع المحتويات المسموح بها والمحتوي الافتراضي والاعمده المشتركة وأعمده "صفحه الترحيب" وطريقه عرض "صفحه الترحيب" الافتراضية.

للحصول علي مزيد من المعلومات حول أنواع المحتويات ، راجع التخطيط لأنواع المحتويات ومهام سير العمل (SharePoint Server 2010).

للحصول علي مزيد من المعلومات حول كيفيه إنشاء مجموعات المستندات وأدارتها في SharePoint Server 2016 ، راجع إنشاء نوع محتوي مجموعه مستندات جديد وتكوينه في تعليمات SharePoint Server 2016.

أداره مجموعات المستندات

تقوم مجموعات المستندات في SharePoint Server 2016 بمشاركه العديد من السمات والخصائص نفسها كمجلدات. لكن هناك بعض الاعتبارات الهامه التي يجب ان تكون علي علم بها عند التخطيط لحل مجموعه مستندات.

• لا يوجد حد لعدد المستندات التي يمكن ان تكون موجودة في مجموعه المستندات. ومع ذلك ، قد يتم تحديد عرض أوقات التحميل بواسطة عتبه طريقه عرض القائمة التي يتم تعيينها بشكل افتراضي في 5,000 عنصر. المجلدات مسموح بها في مجموعات المستندات ، ولكن لا يمكن استخدام التنقل بين بيانات التعريف في مجموعه المستندات. ولذلك من المهم التفكير في احتماليه تجاوز عتبات عرض القوائم وتصميم التنقل عندما تحدد عدد العناصر التي يجب ان توجد في مجموعه المستندات. بالاضافه إلى ذلك ، عند استخدام ميزه " إرسال إلى " مع "مجموعه المستندات" ، لا يمكن ان يكون مجموع كل المستندات في مجموعه مستندات أكبر من 50 ميغابايت. بالنسبة إلى منتج العمل أو المجموعة مع عدد كبير جدا من العناصر ، قد يكون بنيه المجلد في مكتبه المستندات حلا أفضل.

• لا يوجد حد لعدد مجموعات المستندات التي يمكن ان توجد في مكتبه مستندات. ومع ذلك ، سيتم تقييد عدد مجموعات المستندات التي يمكن ان تظهر في القوائم حسب عتبه طريقه عرض القائمة.

• عند استخدام بيانات التعريف المشتركة ، إذا كان هناك أكثر من 10 عناصر تستخدم بيانات التعريف المشتركة في مجموعه مستندات ، سيتم تشغيل تحديثات بيانات التعريف بواسطة مهمة مؤقته كل 15 دقيقه. علي سبيل المثال ، إذا كان لديك 10 مستندات في المستوي الأعلى من المكتبة ، ومستند واحد في مجموعه مستندات تحتوي علي بيانات تعريف مشتركه ، فلن يتم تشغيل مهمة الوقت. ولكن إذا أضفت مجموعه مستندات أخرى مع 9 مستندات اضافيه ، سيتم تشغيل مهمة المؤقت.

• عند استخدام توجيه مجموعه المستندات ، ستبقي مجموعات المستندات التي يتم إرسالها إلى منظم المحتوي في مكتبه التوجيه التلقائي ويتم نقلها إلى الموقع المناسب بواسطة مهمة مؤقت معالجه منظم المحتوي ، والتي يتم تشغيلها بشكل افتراضي.

لاستخدام مجموعات المستندات في مجموعه مواقع مشتركه ، يجب تمكين ميزه "مجموعات المستندات".

لتمكين ميزه مجموعات المستندات لمجموعه مواقع مشتركه

1. في الصفحة " إعدادات الموقع " ، ضمن أداره مجموعه المواقع المشتركة، انقر فوق ميزات مجموعه المواقع المشتركة.

2. في صفحه الميزات ، بالنسبة لمجموعات المستندات، انقر فوق تنشيط.

بعد تمكين ميزه "مجموعات المستندات" ، يمكنك إنشاء أنواع محتويات مجموعه المستندات.

تخطيط أنواع محتويات مجموعه المستندات

يمكنك تخطيط أنواع محتويات مجموعه المستندات لحلك باستخدام ورقه عمل تحليل الاستخدام للمستند ، التي يمكنك إكمالها باستخدام المقالة تحديد المستخدمين وتحليل استخدام المستندات في SharePoint 2013. يمكنك بعد ذلك استخدام ورقه عمل نوع المحتوي (http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=165878&كلسيد = 0x409) لتسجيل قراراتك حول كل نوع محتوي مجموعه مستندات جديد ستستخدمه في الحل.

لتخطيط أنواع محتويات مجموعه المستندات باستخدام ورقه عمل نوع المحتوي

1. ادخل مجموعه المستندات في الحقل " نوع المحتوي    " في ورقه عمل نوع المحتوي.

2. ادخل عنوان URL للموقع الذي سيتم تعريف نوع محتوي مجموعه المستندات الجديدة فيه. لاحظ ان أنواع المحتويات المتوفرة في الموقع الذي تم تعريفها فيه والموجودة في كافة المواقع أسفل هذا الموقع.

3. تحديد نوع المحتوي الأصل    ادخل نوع محتوي مجموعه المستندات الرئيسية في حقل نوع المحتوي الأصل    في ورقه عمل نوع المحتوي. سيكون هذا اما نوع المحتوي "مجموعه المستندات الاساسيه" أو نوع محتوي مجموعه مستندات مخصصا قمت بتخطيطه بالفعل.

4. تحديد إعدادات مجموعه المستندات    حدد إعدادات مجموعه المستندات التالية وحددها في ورقه عمل نوع المحتوي:

   1. تحديد أنواع المحتويات المسموح بها    تحديد أنواع المحتويات الافتراضية التي سيتم السماح بها في نوع محتوي مجموعه المستندات هذه.

   2. تحديد المحتوي الافتراضي    إذا كان نوع المحتوي "مجموعه المستندات" الذي تقوم بإنشاءه سيتم تكوينه ليقوم تلقائيا بإنشاء المحتوي الافتراضي عند إنشاء مثيل جديد لمجموعه مستندات ، يمكنك أضافه ملفات إلى مجموعه المستندات يدويا. يمكن أضافه ملفات لأنواع المحتويات المسموح بها فقط لمجموعه المستندات.

   3. تحديد الاعمده المشتركة    تحديد ما إذا كان يجب مزامنة قيم العمود لمجموعه المستندات تلقائيا مع كل المستندات التي تحتوي عليها المجموعة.

   4. تحديد أعمده صفحه الترحيب    تحديد الاعمده التي يجب عرضها علي صفحه الترحيب الخاصة بكل مجموعه مستندات.

   5. تحديد طريقه العرض "صفحه الترحيب"    حدد طريقه العرض لعرض محتويات مجموعه المستندات علي صفحه الترحيب.

5. تحديد الاعمده وترتيب الاعمده    في جدول الاعمده المخطط    لورقه عمل نوع المحتوي:

   1. ادخل كل عمود تم توريثه من نوع المحتوي الأصل. في العمود جديد ؟    ، اكتب لا لكل إدخال.

   2. بالنسبة إلى كل عمود إضافي ، ادخل اسم عمود معرف مسبقا أو لعمود ستقوم بإنشاءه. ادخل أسماء الاعمده الاضافيه ، وأنواعها ، وحدد ما إذا كانت جديده ام لا.

6. في المقطع قالب الخطة    في ورقه العمل ، اكتب بلا.

7. تحديد مهام سير العمل    إذا كان هناك سير عمل متوفر ذي صله بنوع محتوي مجموعه المستندات ، فيمكنك بشكل اختياري ربطه بنوع المحتوي. يمكن عندئذ بدء سير العمل علي اي عنصر قائمه من نوع المحتوي هذا. للحصول علي مناقشه كامله حول تخطيط سير العمل ، راجع تخطيط مهام سير العمل. بعد مراجعه مهام سير العمل وتحديد مهام سير العمل المتوفرة ، ادخل كل مهمة سير عمل مقترنة بنوع المحتوي في الجدول تخطيط مهام سير    العمل الخاصة بنوع المحتوي. إذا لم يكن سير العمل موروثا من نوع المحتوي الأصل ، فادخل هذه المعلومات في العمود الجديد ؟    .

8. تحديد النهج    النهج عبارة عن مجموعه من القواعد الخاصة بنوع المحتوي ؛ توفر ميزات النهج تفاصيل كل قاعده ، مثل ما إذا كان من الممكن طباعه العناصر الخاصة بنوع المحتوي أو الإجراءات التي يجب تدقيقها. للحصول علي مزيد من المعلومات حول تخطيط النهج ، راجع التخطيط لنهج أداره المعلومات في SharePoint Server 2013. بعد مراجعه النهج وتحديد ميزات النهج وقوالب النهج المتوفرة ، في المقطع تخطيط نهج    في ورقه عمل نوع المحتوي ، قم بما يلي:

   1. إذا كان نوع المحتوي الأصل يحتوي علي إعدادات النهج ، سيتم تطبيقه بدون تغيير في نوع المحتوي الجديد. يضمن ذلك فرض النهج ، بعد تعيينها ، في كل أنواع المحتويات ذات الصلة. إذا كان نوع المحتوي الحالي يرث إعدادات النهج الخاصة به من نوعه الأصل ، ففي المقطع تخطيط نهج    في ورقه عمل نوع المحتوي ، الاجابه نعم علي السؤال ، "هل تم تعريف النهج في نوع المحتوي الأصل ؟."

   2. إذا كان نوع المحتوي الحالي يرث نهجا يستند إلى نوع المحتوي الأصل ، فاكتب اسم قالب النهج في المقطع   السجل الخاص    بالنهج. المثل ، إذا كان نوع المحتوي الحالي لا يرث نهجا وكانت تريد تطبيق قالب نهج ، فاكتب اسم قالب النهج في المقطع   السجل الخاص    بالنهج.

   3. إذا كان نوع المحتوي الحالي يرث واحدا أو أكثر من ميزات النهج الفردية من نوع المحتوي الأصل ، فادخل كل ميزه نهج في جدول الميزات    في مقطع التخطيط    لورقه العمل. وعلي العكس ، إذا لم يرث نوع المحتوي الحالي نهجا وكانت تريد اقران ميزات النهج بنوع المحتوي الحالي ، فادخل ميزات النهج هذه في جدول الميزات    . لاحظ انه لا يمكنك اقران كلا من ميزتي النهج الفردية ونهجها باسم نوع المحتوي.

أوراق عمل

استخدم أوراق العمل التالية لتسجيل المعلومات التي تمت مناقشتها في هذه المقالة:

• ورقه عمل نوع المحتوي (http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=165878&كلسيد = 0x409)

• تحليل ورقه عمل "استخدام المستند" (http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkID=165873&كلسيد = 0x409)