كلما زاد عدد رسائل البريد الإلكتروني التي ترسلها وتتلقىها، زاد حجم علبة بريد Outlook. قد يستغرق فتح علب البريد الكبيرة والبحث فيها وقتا أطول، ويحد العديد من موفري البريد الإلكتروني، بما في ذلك Microsoft 365 ، من الحد الأقصى لحجم علبة البريد. إذا تلقيت رسالة تفيد بأن علبة البريد تتجاوز الحد الأقصى لحجمها، فقد يساعد حذف الرسائل والمجلدات، ولكن إذا قمت بتخزين معلوماتك في ملف بيانات Outlook (pst.) أو ملف بيانات Outlook غير المتصل (ost.)، فقد لا يتقلص حجم ملف البيانات هذا تلقائيا.
ملاحظة: إذا كنت تستخدم حساب POP، يتم تخزين جميع معلومات حساب البريد الإلكتروني، بما في ذلك المجلدات ورسائل البريد الإلكتروني وجهات الاتصال والتقويم ومعلومات المهمة في ملف بيانات Outlook (pst.). إذا كنت تستخدم حساب Microsoft 365 أو Exchange أو IMAP أو Outlook.com، يتم تخزين نسخة من علبة البريد في ملف بيانات Outlook غير متصل (ost.).
لتقليل حجم ملف بيانات Outlook (pst.) أو ملف بيانات Outlook غير المتصل (ost.)، يمكنك ضغط ملف البيانات يدويا. حدد إصدار Outlook أدناه للاطلاع على إرشادات حول كيفية تقليل حجم ملف .pst أو ost.
هناك عدة طرق لتقليل حجم علبة البريد.
يمكنك استخدام أداة تنظيف علبة البريد لعرض حجم علبة البريد والمجلدات الفردية. يمكن أن تساعدك هذه الأداة أيضا في البحث عن الرسائل القديمة أو الكبيرة جدا التي قد ترغب في حذفها أو نقلها إلى ملف بيانات Outlook (pst.).
غالبا ما يكون سبب علبة بريد كبيرة هو مجلد "العناصر المحذوفة" كبير. توفر الأداة زرا لعرض حجم مجلد العناصر المحذوفة وإفراغ مجلد العناصر المحذوفة.
في بعض الأحيان، سيقوم Outlook بتخزين العناصر المتضاربة في مجلد يسمى التعارضات. تحدث التعارضات عندما تكون نسخة من عنصر مخزن على خادم البريد الإلكتروني غير متزامنة مع نسخة من عنصر مخزن على الكمبيوتر المحلي. يمكن لأداة تنظيف علبة البريد حذف هذه التعارضات نيابة عنك.
تشغيل أداة تنظيف علبة البريد
-
انقر فوق علامة التبويب ملف.
-
انقر فوق أدوات > تنظيف علبة البريد.
-
حدد عرض حجم علبة البريد، أو البحث عن عناصر أقدم من، أو البحث عن عناصر أكبر من، أو عرض حجم العناصر المحذوفة، أو إفراغ مجلد العناصر المحذوفة ، أو عرض حجم التعارضات، أو التعارضات الفارغة لتنفيذ المهمة المطلوبة.
استخدام "تنظيف المحادثة" لإزالة الرسائل المكررة
في سلسلة رسائل البريد الإلكتروني الطويلة، غالبا ما يكون هناك العديد من الرسائل التي تحتوي على جميع المعلومات نفسها مثل الرسائل السابقة. يمكن لتنظيف المحادثة إزالة هذه الرسائل المكررة تلقائيا. لمزيد من المعلومات، راجع استخدام تنظيف المحادثة لحذف الرسائل المكررة.
البحث عن رسائل كبيرة
يمكنك البحث عن كل الرسائل التي يزيد حجمها عن حجم معين من مربع البحث في Outlook. انقر في المربع بحث واكتب: messagesize:>5 ميغابايت. سيعثر هذا على جميع الرسائل التي يزيد حجمها عن 5 ميغابايت. يمكنك حذف بعض هذه الرسائل أو كلها أو نقلها إلى ملف بيانات Outlook آخر (pst.). لمزيد من المعلومات حول نقل العناصر، راجع نقل رسالة أو نسخها بين المجلدات.
إذا قمت بحذف عناصر من ملف بيانات Outlook (pst.) أو ملف بيانات Outlook غير المتصل (ost.)، يقوم Outlook تلقائيا بضغط الملف في الخلفية أثناء وقت الخمول، عندما لا تستخدم الكمبيوتر، ولكن لا يزال Outlook قيد التشغيل.
ملاحظة: يقوم Outlook بضغط الملف فقط إذا كان هناك أكثر من 20٪ من "المساحة البيضاء" (مسافة غير مستخدمة) في الملف.
يمكنك أيضا استخدام الخطوات التالية لبدء عملية الضغط يدويا على الفور، والتي قد تستغرق عدة دقائق لإكمالها.
-
احذف أي عناصر لا تريد الاحتفاظ بها وأفرغ مجلد العناصر المحذوفة .
-
انقر فوق File > Account Settings > Account Settings.
-
على علامة التبويب ملفات البيانات ، انقر فوق ملف البيانات الذي تريد ضغطه، ثم انقر فوق إعدادات.ملاحظة: إذا كنت تستخدم حساب بريد إلكتروني Exchange أو Outlook.com، فستحتاج إلى النقر فوق علامة التبويب خيارات متقدمة > إعدادات ملف بيانات Outlook.
-
في مربع الحوار ملف بيانات Outlook، انقر فوق ضغط الآن ثم انقر فوق موافق.
ملاحظة: ليس عليك إنهاء Outlook بعد ضغط ملف بيانات Outlook.
