تقييد الوصول إلى المستندات باستخدام إدارة حقوق المعلومات في Word

باستخدام IRM في Microsoft 365 ، يمكنك حقوق إدارة ملفات XML Paper Specification (.xps) وأنواع ملفات Word التالية:

• .doc المستندات    ، .docx

• المستند الذي يدعم الماكرو    .docm

• قالب    .dot، .dotx

• قالب .dotm ممكن بماكرو   

تكوين جهاز الكمبيوتر لاستخدام إدارة حقوق المعلومات

لاستخدام إدارة حقوق المعلومات (IRM) في Microsoft 365، فإن الحد الأدنى من البرامج المطلوبة هو Client Service Pack 1 ‏(SP1) لخدمات إدارة حقوق Windows ‏(RMS). يمكن لمسؤول RMS تكوين نُهج إدارة حقوق المعلومات الخاصة بالشركة التي تحدد من يمكنه الوصول إلى المعلومات ومستوى التحرير المسموح به لرسالة بريد إلكتروني.

على سبيل المثال، قد يحدد مسؤول شركة قالب حقوق يسمى "معلومات سرية للشركة"، والذي يحدد أنه لا يمكن فتح رسالة بريد إلكتروني تستخدم هذا النهج إلا من قبل المستخدمين داخل مجال الشركة.

تنزيل الأذونات

في المرة الأولى التي تحاول فيها فتح مستند بإذن مقيد، يجب عليك الاتصال بخادم ترخيص للتحقق من بيانات الاعتماد وتنزيل ترخيص استخدام. يحدد ترخيص الاستخدام المستوى الذي لديك للوصول إلى ملف. تتم هذه العملية مع كل ملف لديه إذن مقيد.

تتطلب عملية تنزيل الأذونات أن يرسل Microsoft 365 بيانات الاعتماد، التي تتضمن عنوان البريد الإلكتروني، ومعلومات حول حقوق الأذونات إلى خادم الترخيص. لا يتم إرسال المعلومات الواردة في المستند إلى خادم الترخيص.

تقييد إذن الوصول إلى المحتوى في الملفات

يتيح لك IRM تطبيق قيود على أساس كل مستخدم أو لكل ملف أو لكل مجموعة (تتطلب الأذونات المستندة إلى المجموعة Active Directory).

على سبيل المثال، في مستند ينشئه Ranjit، قد يمنح Adele إذنا للقراءة ولكن لا يغيره. وامنح Alex الإذن لتحرير المستند. قد يقرر Ranjit أيضا تطبيق حد لمدة خمسة أيام على كل من وصول Adele و Alex إلى المستند. 

1. احفظ المستند.

2. حدد علامة التبويب ملف .

3. حدد معلومات، واختر حماية المستند، وأشر إلى تقييد الإذن حسب الأشخاص، ثم حدد تقييد الوصول.

4. في مربع الحوار أذونات ، حدد تقييد الإذن لهذا المستند، ثم قم بتعيين مستويات الوصول التي تريدها لكل مستخدم.

   ملاحظة: قد تكون اختياراتك محدودة إذا قام المسؤول بتعيين نهج أذونات مخصصة لا يمكن للأفراد تغييرها.

مستويات الأذونات

• قراءة     يمكن للمستخدمين الذين لديهم إذن القراءة قراءة مستند، ولكن ليس لديهم إذن لتحريره أو طباعته أو نسخه.

• تغيير     يمكن للمستخدمين الذين لديهم إذن تغيير قراءة التغييرات وتحريرها وحفظها في مستند، ولكن ليس لديهم الإذن لطباعة المستند.

• التحكم الكامل     يتمتع المستخدمون الذين لديهم إذن التحكم الكامل بأذونات التأليف الكاملة ويمكنهم القيام بأي شيء باستخدام المستند الذي يمكن للمؤلف القيام به، بما في ذلك تعيين تواريخ انتهاء الصلاحية للمحتوى ومنع الطباعة ومنح أذونات للمستخدمين.

بعد انتهاء صلاحية الإذن الخاص بالمستند للمستخدمين المعتمدين، لا يمكن فتح المستند إلا من قبل المؤلف أو من قبل المستخدمين الذين لديهم إذن التحكم الكامل في المستند. يملك الكتّاب دائماً الإذن "تحكم كامل".

1. لمنح شخص ما إذن التحكم الكامل، في مربع الحوار أذونات ، حدد خيارات إضافية، ثم في العمود مستوى الوصول ، حدد السهم، ثم حدد التحكم الكامل في قائمة مستوى الوصول .

   

2. بعد تعيين مستويات الأذونات، حدد موافق.

   يظهر شريط الرسائل، مما يشير إلى أن المستند مدار بحقوق. إذا كان يجب إجراء أي تغييرات على إذن الوصول إلى المستند، فحدد تغيير الإذن.

   

   إذا تمت إعادة توجيه مستند يحتوي على إذن مقيد إلى شخص غير مصرح به، تظهر رسالة بعنوان البريد الإلكتروني للمؤلف أو عنوان موقع ويب بحيث يمكن للشخص غير المصرح له طلب إذن للمستند.

   

   إذا اختار المؤلف عدم تضمين عنوان بريد إلكتروني، فسيتلقى المستخدمون غير المصرح لهم رسالة تخبرهم بأنه لا يمكنهم الوصول إلى الملف.

تعيين تاريخ انتهاء صلاحية لملف

1. افتح الملف.

2. انتقل إلى ملف.

3. في علامة التبويب معلومات، حدد حماية المستند، وأشر إلى تقييد الإذن حسب الأشخاص، ثم حدد تقييد الوصول.

4. في مربع الحوار أذونات ، حدد خانة الاختيار تقييد الإذن لهذا المستند ، ثم حدد خيارات إضافية.

5. ضمن أذونات إضافية للمستخدمين، حدد خانة الاختيار تنتهي صلاحية هذا المستند في ، ثم أدخل تاريخا.

6. حدد موافق مرتين.

استخدام حساب مستخدم Windows آخر لملفات بحقوق مدارة

1. افتح المستند أو ورقة العمل أو العرض التقديمي.

2. حدد علامة التبويب ملف .

3. في علامة التبويب معلومات، حدد حماية المستند، وأشر إلى تقييد الإذن حسب الأشخاص، ثم حدد إدارة بيانات الاعتماد.

4. نفّذ أحد الإجراءات التالية:

   • في مربع الحوار تحديد مستخدم ، حدد عنوان البريد الإلكتروني للحساب الذي تريد استخدامه، ثم حدد موافق.

   • في مربع الحوار تحديد مستخدم ، حدد إضافة، واكتب بيانات الاعتماد للحساب الجديد، ثم حدد موافق مرتين.

     

عرض محتوى باستخدام إذن مقيد

لعرض المحتوى المدار بواسطة الحقوق الذي لديك أذونات لاستخدام Microsoft 365 ، ما عليك سوى فتح المستند.

إذا كنت تريد عرض الأذونات التي لديك، فحدد إما عرض الإذن في شريط الرسائل أو اختر يحتوي هذا المستند على نهج أذونات .

توفر إدارة حقوق المعلومات في Office for Mac ثلاثة مستويات للأذونات.

• قراءة    قراءة

• تغيير   القراءة والتحرير والنسخ وحفظ التغييرات

• التحكم الكامل   القراءة والتحرير والنسخ وحفظ التغييرات والطباعة وتعيين تواريخ انتهاء الصلاحية للمحتوى ومنح الأذونات إلى المستخدمين والوصول إلى المحتوى بطريقة برمجية

نفّذ أياً مما يلي:

تعيين مستويات الأذونات يدوياً

1. في علامة التبويب مراجعة ، ضمن حماية، حدد أذونات، ثم حدد الوصول المقيد.

   

2. إذا كانت هذه هي المرة الأولى التي تقوم فيها بالوصول إلى خادم الترخيص، فأدخل اسم المستخدم وكلمة المرور لخادم الترخيص هذا، ثم حدد خانة الاختيار حفظ كلمة المرور في سلسلة مفاتيح Mac OS.

   ملاحظة: إذا لم تحدد حفظ كلمة المرور في سلسلة مفاتيح Mac OS، فقد تحتاج إلى إدخال اسم المستخدم وكلمة المرور عدة مرات.

3. في المربعات قراءة أو تغيير أو تحكم كامل، أدخل عنوان البريد الإلكتروني أو اسم الشخص أو مجموعة الأشخاص التي تريد تعيين مستوى وصول إليها.

4. إذا كنت تريد البحث في دفتر العناوين عن عنوان البريد الإلكتروني أو الاسم، فحدد .

5. إذا كنت تريد تعيين مستوى وصول لجميع الأشخاص في دفتر العناوين، فحدد إضافة الجميع .

6. بعد تعيين مستويات الأذونات، حدد موافق.

   يظهر شريط الرسائل ويعرض رسالة مفادها أن المستند ذو حقوق مدارة.

استخدام قالب لتقييد الأذونات

بإمكان المسؤول تكوين نُهج IRM خاصة بالشركة تحدد الأشخاص الذين يمكنهم الوصول إلى مستويات أذونات المعلومات. ويتم تعريف هذه الجوانب من إدارة الحقوق باستخدام قوالب خادم خدمات إدارة حقوق Active Directory‏ (AD RMS). على سبيل المثال، قد يقوم مسؤول الشركة بتعريف قالب حقوق يحمل الاسم "سري خاص بالشركة" ويحدد إمكانية فتح المستندات التي تستخدم ذلك النهج بواسطة المستخدمين داخل مجال الشركة فقط.

• في علامة التبويب مراجعة ، ضمن حماية، حدد أذونات، ثم حدد قالب الحقوق الذي تريده.

  

تغيير مستويات الأذونات التي قمت بتعيينها أو إزالتها

إذا قمت بتطبيق قالب لتقييد الأذونات، فلا يمكنك تغيير مستويات الأذونات أو إزالتها. تعمل هذه الخطوات فقط إذا قمت بتعيين مستويات الأذونات يدوياً.

1. في شريط الرسائل، حدد تغيير الأذونات.

2. في المربعات قراءة أو تغيير أو تحكم كامل، أدخل عنوان بريد إلكتروني جديداً أو اسم الشخص أو مجموعة الأشخاص التي تريد تعيين مستوى وصول إليها.

3. لإزالة شخص أو مجموعة من الأشخاص من مستوى الوصول، حدد عنوان البريد الإلكتروني، ثم اضغط على DELETE .

4. لإزالة الجميع من مستوى الأذونات، حدد إضافة الجميع .

تعيين تاريخ انتهاء صلاحية لملف مقيد

بإمكان الكتّاب استخدام مربع الحوار "تعيين أذونات" لتعيين تواريخ انتهاء صلاحية للمحتوى.

1. في علامة التبويب مراجعة ، ضمن حماية، حدد أذونات، ثم حدد الوصول المقيد.

   

2. حدد خيارات إضافية، ثم حدد انتهاء صلاحية هذا المستند، ثم أدخل التاريخ.

   وبعد انتهاء صلاحية إذن الوصول إلى المستند الخاص بالأشخاص المعتمدين، لا يمكن فتح المستند إلا بواسطة كاتب المستند أو الأشخاص الذين يملكون الإذن "تحكم كامل".

السماح للأشخاص الذين يملكون إذن "تغيير" أو "قراءة" بطباعة المحتوى

بشكل افتراضي، يتعذر على الأشخاص الذين يملكون إذن "تغيير" و"قراءة" طباعة المحتوى.

1. في علامة التبويب مراجعة ، ضمن حماية، حدد أذونات، ثم حدد الوصول المقيد.

   

2. حدد خيارات إضافية، ثم حدد السماح للأشخاص الذين لديهم إذن التغيير أو القراءة بطباعة المحتوى.

السماح للأشخاص الذين يملكون إذن "قراءة" بنسخ المحتوى

بشكل افتراضي، يتعذر على الأشخاص الذين يملكون إذن "قراءة" نسخ المحتوى.

1. في علامة التبويب مراجعة ، ضمن حماية، حدد أذونات، ثم حدد الوصول المقيد.

   

2. حدد خيارات إضافية، ثم حدد السماح للأشخاص الذين لديهم إذن القراءة بنسخ المحتوى.

السماح بتشغيل البرامج النصية في ملف مقيد

بإمكان الكتّاب تغيير الإعدادات للسماح بتشغيل وحدات ماكرو Visual Basic عندما يكون المستند مفتوحاً والسماح لبرامج AppleScript النصية بالوصول إلى المعلومات في المستند المقيد.

1. في علامة التبويب مراجعة ، ضمن حماية، حدد أذونات، ثم حدد الوصول المقيد.

   

2. حدد المزيد من الخيارات، ثم حدد الوصول إلى المحتوى برمجيا.

طلب اتصال للتحقق من الأذونات

بشكل افتراضي، يتعين على الأشخاص المصادقة من خلال الاتصال بخادم AD RMS في المرة الأولى التي يقومون فيها بفتح مستند مقيد. ولكن، يمكنك تغيير هذا الأمر لمطالبتهم بالمصادقة في كل مرة يفتحون مستنداً مقيداً.

1. في علامة التبويب مراجعة ، ضمن حماية، حدد أذونات، ثم حدد الوصول المقيد.

   

2. حدد خيارات إضافية، ثم حدد طلب اتصال للتحقق من الأذونات .

إزالة القيود

1. في علامة التبويب مراجعة ، ضمن حماية، حدد أذونات، ثم حدد بلا قيود.

   

2. في مربع الحوار، حدد إزالة القيود.

مواضيع ذات صلة

تقييد أذونات الوصول إلى محتوى في ملف

إضافة بيانات اعتماد لفتح ملف أو رسالة
مدارة بواسطة الحقوقتنسيقات الملفات التي تعمل مع IRM

في إصدارات iOS من Microsoft 365، سيتم فتح أي ملفات محمية بواسطة إدارة حقوق المعلومات (IRM) يتم تلقيها إذا قمت بتسجيل الدخول باستخدام حساب يحتوي على أذونات وصول إلى الملف. عند فتح ملف محمي بواسطة إدارة حقوق المعلومات (IRM)، سيظهر شريط معلومات في الأعلى يتيح لك إمكانية عرض الأذونات التي تم تعيينها إلى هذا الملف.

إذا كنت مشتركا Microsoft 365 مع Azure Rights Management وحدد قسم تكنولوجيا المعلومات بعض قوالب IRM لاستخدامها، يمكنك تعيين هذه القوالب إلى ملفات في Office على iOS.

لحماية ملف، اضغط على زر التحرير في تطبيقك، انتقل إلى علامة التبويب مراجعة واضغط على الزر تقييد الأذونات . ستظهر قائمة بنُهج إدارة حقوق المعلومات (IRM) المتاحة؛ حدد النهج الذي تريده واضغط على تم لتطبيقه.

في إصدارات Android من Microsoft 365 ، سيتم فتح أي ملفات محمية ب IRM تتلقاها إذا قمت بتسجيل الدخول باستخدام حساب لديه أذونات للملف. عند فتح ملف محمي بواسطة إدارة حقوق المعلومات (IRM)، سيظهر شريط معلومات في الأعلى يتيح لك إمكانية عرض الأذونات التي تم تعيينها إلى هذا الملف.

تساعد إدارة حقوق استخدام المعلومات (IRM) على القيام بما يلي:

• منع مستلمي المحتويات المقيدة غير المخوّلين من إعادة توجيه المحتوى أو نسخه أو تغييره أو طباعته أو إرساله بالفاكس أو لصقه بغرض استخدامه بشكل غير مسموح به

• تقييد المحتوى أينما يتم إرساله

• تحديد تواريخ انتهاء صلاحية الملفات بحيث يتعذر عرض محتوى المستندات بعد مرور فترة زمنية محددة

• فرض نُهج الشركات التي تحكم استخدام المحتويات وتوزيعها داخل الشركة

يتعذّر على إدارة حقوق المعلومات حماية المحتوى المقيد مما يلي:

• مسحه أو سرقته أو التقاطه وإرساله باستخدام برامج ضارة مثل أحصنة طروادة وأدوات تسجيل ضغطات المفاتيح وأنواع معينة من برامج التجسس

• فقدانه أو تعرّضه للتلف بسبب إجراءات فيروسات الكمبيوتر

• نسخه أو إعادة كتابته بواسطة خط اليد من شاشة المستلم

• تصويره رقمياً (عند عرضه على شاشة) من قِبل المستلم

• نسخه باستخدام برامج التقاط الشاشة التي توفرها جهات خارجية