يمكن لمستندات IDs المساعدة في إدارة المستندات أو السجلات. قم بتمكين خدمة "مستند الم ID" على موقع لإضافة "معرِّف المستند" إلى كل ملف على الموقع.
في هذه المقالة
نظرة عامة
تساعدك معرفات المستندات في إدارة المستندات من خلال توفير طريقة سهلة لتعقب العناصر بغض النظر عن موقعها. على سبيل المثال، إذا تم نقل تعاقد قانوني من مكتبة مستندات على موقع إلى مكتبة مستندات على موقع آخر، سيكون من السهل تحديد موقع العقد استنادا إلى "مستند الملقب به". يتم تعيين "لمستندات" تلقائيا للمستندات التي تم تحميلها وسيتبع هذا الم ID العنصر طوال دورة حياته. يمكن أيضاً تعيين معرفات المستندات لمجموعات المستندات.
عند تمكين خدمة "لمستندات" لأول مرة، سيتم تلقائيا تعيين مستندات جديدة في مجموعة المواقع الموقعة لمستندات جديدة. تم جدولة مهمة "وقت" لتعيين الم IDs إلى مستندات موجودة بالفعل في مجموعة المواقع.
أيضا، عند تمكين الخدمة، يضاف عمود جديد تلقائيا إلى نوعي محتوى مجموعة المستندات والمستندات. يعرض العمود "مستند الم ID" الم ID المعين إلى عنصر.
قبل استخدام ميزة "تحديد موقع المستند" في نظام إدارة المحتوى، يجب أولا تمكينها لكل مجموعة مواقع تقع فيها مستنداتك.
نقل الملفات باستخدام "مستند"
في SharePoint ، سيتحرك "مستند" عادة مع الملف. ومع ذلك، عندما لا يكون موقع الوجهة قد تم تمكين خدمة "مستند"، لن يعود المستند يحتوي على "معرِّف المستند".
على SharePoint Server الطريقة الوحيدة للاحتفاظ بمستند الملقب بالمستند داخل المواقع هي استخدام الصفحة الإدارية "محتوى الموقع" و"هيكله" في الموقع الإعدادات أثناء نقل المستندات.
نسخ الملفات باستخدام "معرّف المستند"
عند إنشاء نسخة من ملف، يتم إنشاء "مستند" جديد لنسخته. على سبيل المثال، ملف تم تنزيله من موقع وتحميله إلى موقع آخر هو نسخة. ومع ذلك، عندما لا يكون موقع الوجهة قد تم تمكين خدمة "مستند"، لن يكون لدى النسخة "مستند".
تنشيط معرفات المستندات وتمكينها وتكوينها
لاستخدام "هويات المستندات" أولا لتعقب المستندات أو السجلات، يجب اتباع عملية على خطوتين:
تنشيط ميزة معرف المستند لمجموعة المواقع المشتركة
ملاحظة: لكي تتمكن من تمكين ميزة "مستند الم ID"، يجب أن تكون مسؤولا عن مجموعة المواقع.
-
انتقل إلى مجموعة مواقع ويب المستوى الأعلى.
-
انقر فوق إجراءات الموقع، ثم انقر فوق موقع الإعدادات.
-
ضمن "إدارة مجموعة المواقع المشتركة"، انقر فوق ميزات مجموعة المواقع المشتركة.
-
بجانب "خدمة معرف المستند"، انقر فوق تنشيط. تظهر أيقونة نشطة بجانب العنصر ويتم تنشيط الميزة لمجموعة المواقع المشتركة الحالية.
تمكين استخدام "مستندات" وتكوينه في مجموعة مواقع ويب
عند تمكين ميزة "مستند الم ID" لأي مجموعة مواقع موقعية معينة، سيتم تلقائيا تعيين "مستند" لكل المستندات في مجموعة المواقع. ضع في اعتبارك أن هذه العملية قد تستغرق بعض الوقت، وذلك استنادا إلى عدد المستندات الموجودة في مجموعة المواقع.
ملاحظة: لتمكين ميزة "تعريف المستند" وتكوينها، يجب أن تكون مسؤول مجموعة مواقع ويب.
-
انتقل إلى مجموعة مواقع ويب المستوى الأعلى.
-
انقر فوق إجراءات الموقع، ثم انقر فوق موقع الإعدادات.
-
ضمن "إدارة مجموعة المواقع المشتركة"، انقر فوق إعدادات معرف المستند.
-
في الصفحة إعدادات "مستندات الم ID"، في المقطع تعيين "لمستندات المهاد"، تأكد من وجود علامة اختيار في خانة الاختيار تعيين "لمستندات" ،.
ملاحظة: عند تمكين تعيين "مستندات" لأول مرة ضمن مجموعة مواقع ويب، تظهر رسالة: تم جدولة تكوين ميزة "مستند الم ID" لكي تكتمل بواسطة عملية تلقائية. وهذا يعني أن وظيفة الوقت هي المسؤولة عن إكمال تعيين "مستندات المهاد" لكل المستندات في مجموعة المواقع. يعتمد الوقت الذي تستغرقه هذه العملية على عدد المستندات الموجودة في مجموعة المواقع المشتركة.
-
لتعيين سلسلة مخصصة من الأحرف أو الأرقام يتم إلحاقها تلقائياً ببداية كل معرف مستند، أدخل السلسلة ضمن بدء المعرفات بـ...
-
حدد خانة الاختيار إعادة تعيين كافة معرفات المستندات... إذا كنت تريد إضافة البادئة إلى كل معرفات المستندات الموجودة في مجموعة المواقع المشتركة تلقائياً.
-
في مقاطع نطاق البحث في "نطاق البحث عن المستند"، حدد الموقع (المواقع) لاستخدامه كمجال بحث للبحث عن الم ID.
-
انقر فوق موافق.
ملاحظة: كما هو مذكور أعلاه، عند تمكين خدمة "مستند" لأي مجموعة مواقع ويب معينة، يضاف عمود إلى نوعي محتوى مجموعة المستندات والمستندات كمستوى مجموعة المواقع. يتم استخدام العمود "مستند الم ID" لعرض الم ID المعين إلى عنصر.
