توزيع تقرير

ماذا تريد أن تفعل؟

• إرسال تقرير باستخدام الأمر "بريد إلكتروني"

• تصدير تقرير إلى مجلد أو مكتبة مستندات SharePoint

• تعرف على كيفية إنشاء مركز تقارير في SharePoint

إرسال تقرير باستخدام الأمر "بريد إلكتروني"

إحدى أسرع الطرق لتوزيع تقرير هي استخدام الأمر "بريد إلكتروني". بنقرات ماوس قليلة فقط، يصدر Access التقرير، ثم ينشئ رسالة بريد إلكتروني جديدة مع الملف المرفق به.

1. في جزء التنقل، حدد التقرير الذي تريد إرساله.

2. حدد "بيانات خارجية" >الإلكتروني.

3. في مربع الحوار "إرسال كائن باسم"، حدد تنسيق الإخراج الذي تريد استخدامه، مثل PDF،ثم انقر فوق "موافق".

   ملاحظة    على الرغم من وجود مجموعة متنوعة من التنسيقات التي يمكنك تحديدها، يمكنك استخدام Portable Document Format (PDF) الذي أصبح معيار إلغاء تنشيط، ويحافظ على تخطيط تقرير Access الأصلي وتنسيقه، كما أنه تتوفر فيه طرق مضمنة لتخصيص الصفحات لعرضها وطباعتها. لمزيد من المعلومات، راجع تثبيت Adobe Readerوطباعة PDF.

   يفتح Access رسالة بريد إلكتروني جديدة في Outlook مع إرفاق الملف.

4. اكتب عناوين البريد الإلكتروني للمستلمين في المربعين "إلى" و"نسخة"، ووصفا في المربع "الموضوع"، ورسالة في منطقة الرسالة.

   تلميح    بشكل افتراضي، لا يتم حفظ الملف الذي ترسله باستخدام هذا الأسلوب على الكمبيوتر. إذا كنت تريد حفظ نسخة من الملف على الكمبيوتر، انقر ب زر الماوس الأيمن فوق المرفق في المربع "مرفق"، ثم حدد "حفظ باسم".

5. حدد إرسال.

ملاحظة    لأتمتة العملية، يمكنك استخدام إجراء الماكرو EMailDatabaseObject. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء ماكرو مع تسلسل من هذه الإجراءات لبريد تقارير مختلفة عبر البريد الإلكتروني إلى مستخدمين مختلفين.

أعلى الصفحة

تصدير تقرير إلى مجلد أو مكتبة مستندات SharePoint

1. في جزء التنقل، حدد التقرير الذي تريد تصديره.

2. حدد "بيانات خارجية> PDF أو XPS لفتح مربع الحوار "نشر بتنسيق PDF أو XPS".

3. نفّذ أحد الإجراءات التالية:

   • حدد موقع المجلد باستخدام جزء التنقل.

   • حدد موقع SharePoint، بالنقر فوق SharePoint في جزء التنقل أو عن طريق إدخال عنوان URL للموقع في مربع العنوان في الأعلى. على سبيل المثال:

     https://contoso.sharepoint.com/ReportCenterSite/Shared%20Documents

     لمزيد من المعلومات، راجع "اكتشاف المحتوى" باستخدام صفحة البدء في SharePoint.

4. في المربع "حفظ بنوع"، تأكد من تحديد نوع ملف PDF.

5. لتغيير الاسم الافتراضي للتقرير، اكتب اسم ملف جديد في مربع اسم الملف.

6. لفتح التقرير مباشرة بعد تصديره، حدد خانة الاختيار "فتح الملف بعد نشره".

7. ضمن "تحسين" ل،قم بوا أحد الخطوات التالية:

   • لتحسين التقرير لملف أكبر وأعلى دقة (مستحسن للطباعة)، حدد Standard.

   • لتحسين التقرير لملف أصغر دقة (مستحسن للنشر عبر الإنترنت)، حدد "الحد الأدنى للحجم".

8. حدد "نشر". ينشئ Access الملف. إذا اخترت أن يفتح Access الملف بعد نشره، يعرض Adobe Reader الملف.

9. لحفظ خطوات العملية بحيث تتمكن من تشغيل العملية نفسها ثم جدولتها، انقر فوق خانة الاختيار "حفظ خطوات التصدير":

   • أدخل اسما ووصفا للخطوات.

   • لإنشاء مهمة Outlook تقوم لجدولة عملية التصدير في تاريخ مستقبلي، حدد خانة الاختيار "إنشاء مهمة Outlook".

   لمزيد من المعلومات، راجع حفظ تفاصيل عملية الاستيراد أو التصدير كمواصفات.

   ملاحظة    هناك طريقة أخرى لأتمتة العملية وهي استخدام إجراء الماكرو ExportWithFormatting. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء اسم ملف ذي معنى استنادا إلى عنوان التقرير وتاريخ التصدير. يساعد ذلك المستخدمين في تحديد موقع التقرير الصحيح في مكتبة SharePoint أو مجلد يحتوي على العديد من التقارير. للقيام بذلك، حدد التعبير التالي في الوسيطة "ملف الإخراج":

   =[Reports]![RptQC5]![Auto_Header0].[Caption] & "-" & Format(Date(),"yyyy-mm-dd") & ".PDF"

   حيث RptQC5 هو اسم كائن التقرير، Auto_Header0 هو مقطع رأس التقرير، و خاصية التسمية التوضيحية هي عنوان التقرير.

أعلى الصفحة

تعرف على كيفية إنشاء مركز تقارير في SharePoint

يمكنك إنشاء مركز تقارير مخصص في مكتبة مستندات SharePoint بحيث يمكن للمستخدمين العثور على التقارير التي يحتاجون إليها وعرضها بسهولة أكبر. بإضافة الأعمدة، والربط بالمكتبة من Access، وتخصيص مكتبة المستندات باستخدام طرق العرض، يمكنك توفير تجربة من الفئة الأولى للمستخدمين. ما يلي هي الخطوات الأساسية التي يمكنك اتخاذها.

إنشاء مكتبة مستندات    إن مكتبة المستندات هي موقع ملف آمن يبسط التعاون. يمكنك إضافة أعمدة إلى مكتبة، مثل الفئات أو الأشخاص أو المجموعات، والأعمدة المحسوبة، التي يمكنك استخدامها بعد ذلك لإنشاء طرق عرض وتصفية.

لمزيد من المعلومات، راجع "ما هي مكتبة المستندات"؟

تحديث أعمدة المكتبة من Access    من خلال ربط المكتبة ب Access، يمكنك تحديث الأعمدة في مكتبة المستندات من Access لمساعدة المستخدمين في العثور على التقارير التي يريدونها وتقديم معلومات إضافية.

لمزيد من المعلومات، راجع استيراد البيانات أو ربطها أو نقلها إلى SharePoint.

إنشاء طرق عرض تم فرزها وتصفيتها    بدلا من إرسال التقرير من Access عبر البريد الإلكتروني، أرسل ارتباط إلى طريقة العرض ذات الصلة لمكتبة المستندات. على سبيل المثال:

• يمكنك فرز طريقة العرض بالترتيب التصاعدي حسب العمود المعدل بحيث يتم عرض أحدث تقرير أولا. لمزيد من المعلومات، راجع "استخدام الفرز" لتعديل طريقة عرض SharePoint.

• إذا كان لديك عمود "اختيار" في المكتبة يسمى JobFunction بثلاث قيم: "عامل خط العمل" و"فورمان" و"المشرف"، فنشئ طرق عرض منفصلة استنادا إلى تعبير عامل تصفية لكل دور وظيفة:

  JobFunction is equal to Lineworker
  JobFunction is equal to Foreman
  JobFunction is equal to Supervisor
  

  عند إرسال ارتباط إلى طريقة العرض "المشرف" والنقر فوقه من قبل المستخدم، عارضت طريقة العرض التقارير الخاصة للمشرفين. للحصول على ارتباط ل طريقة عرض المكتبة، اعرض طريقة العرض ثم انسخ عنوان URL من شريط العنوان.

• إذا كان لديك عمود شخص في المكتبة يسمى OurEmployees، فنشئ طريقة عرض تستند إلى تعبير عامل تصفية يستخدم الدالة Me لإظهار تقارير المستخدم الحالي فقط:

  OurEmployees is equal to [Me]

  عند إرسال ارتباط إلى طريقة العرض والنقر فوقه من قبل المستخدم، عارضت طريقة العرض التقارير الخاصة بهذا المستخدم.

لمزيد من المعلومات، راجع "استخدام التصفية" لتعديل طريقة عرض SharePoint وتحرير طريقة عرض قائمة في SharePoint.

توصيل أجزاء ويب على صفحة حديثة   يمكنك أيضا إنشاء صفحة حديثة لعرض ملف استنادا إلى ما يقوم المستخدم بتحديده في مكتبة مستندات عن طريق توصيل جزء ويب الخاص بعارض الملفات بجزء ويب لمكتبة مستندات. يمكن للمستخدمين استعراض التقارير للعثور على التقارير التي يريدونها.

لمزيد من المعلومات، راجع استخدام أجزاء ويب على صفحات SharePoint وأجزاء ويب الاتصال في SharePoint Online.

الاستفادة من Microsoft Flow    يمكنك أتمتة استخدام المكتبة وإدارتها باستخدام Microsoft Flow. على سبيل المثال، يمكنك إرسال الإعلامات وإرسال تذكيرات يومية وإنشاء مهمة مخطط وأرشفة الملفات منتهية الصلاحية إلى مجلد.

بالنسبة إلى عنصر محدد في SharePoint، أنشئ مهمة Planner مع ارتباط إلى عنصر SharePoint.

لمزيد من المعلومات، راجع "إنشاء تدفق" لقائمة أو مكتبة في SharePoint Online أو OneDrive for Business.

أعلى الصفحة