فتح علبة بريد مشتركة واستخدامها في Outlook

تتيح علب البريد المشتركة لمجموعة معينة من الأشخاص مراقبة البريد الإلكتروني وإرساله بسهولة من بريد إلكتروني عام بديل، مثل info@contoso.com. وعندما يرد أحد الأشخاص في المجموعة على رسالة تم إرسالها إلى علبة البريد المشتركة، فإن رسالة البريد الإلكتروني تبدو واردة من العنوان المشترك، وليست من مستخدم فردي. يمكنك أيضاً استخدام علبة البريد المشتركة كتقويم مشترك للفريق. علبة البريد المشتركة مناسبة أيضا للاستخدام كحساب بريد إلكتروني "noreply".

تلميح: إذا كنت مالك شركة صغيرة تبحث عن مزيد من المعلومات حول كيفية إعداد Microsoft 365، فقم بزيارة مساعدة الشركات الصغيرة & التعلم.

لم يتم تصميم علبة بريد مشتركة لأي شخص يشارك علبة البريد لتسجيل الدخول مباشرة إلى الحساب. يجب أن يظل حساب علبة البريد المشتركة نفسه في حالة تعطيل.

تلميح: قبل أن تتمكن من استخدام علبة بريد مشتركة، يتعيّن على مسؤول Microsoft 365 في مؤسستك إنشاءها وإضافتك كعضو. للحصول على مزيد من المعلومات، اطلع على إنشاء علبة بريد مشتركة، التي تصف ما يحتاج المسؤول إلى القيام به.

حدد خيار علامة التبويب أدناه لإصدار Outlook الذي تستخدمه. ما هو إصدار Outlook المتوفر لديّ؟

ملاحظة: إذا لم تنجح الخطوات الموجودة ضمن علامة التبويب Outlook الجديدة هذه، فقد لا تستخدم Outlook الجديد لنظام التشغيل Windows بعد. حدد علامة التبويب Outlook الكلاسيكية واتبع هذه الخطوات بدلا من ذلك.

تلميح: لمساعدة المساعدين التنفيذيين والمفوضين على التنقل بشكل أفضل في إدارة علب البريد في Outlook الجديد، إليك بعض تلميحات البريد.

إضافة علبة بريد مشتركة إلى Outlook الجديد

بعد أن يضيفك المسؤول كعضو في علبة بريد مشتركة، أغلق ثم أعد تشغيل Outlook الجديد. يجب عرض علبة البريد المشتركة تلقائيا في جزء المجلد.

ماذا يحدث إذا لم ينجح الأمر؟

إذا كان المسؤول قد أضافك مؤخراً فقط إلى علبة بريد مشتركة، فقد يستغرق الأمر بضع دقائق حتى ظهور علبة البريد المشتركة. انتظر قليلا ثم أغلق Outlook الجديد وأعد تشغيله مرة أخرى. أو أضف المربع المشترك يدويا.

حدد البريد من جزء التنقل في Outlook الجديد.
في جزء المجلد، انقر بزر الماوس الأيمن فوق اسم حسابك، وحدد إضافة مجلد مشترك أو علبة بريد مشتركة.
في نافذة إضافة مجلد مشترك أو علبة بريد ، اكتب اسم علبة البريد التي تريد الوصول إليها، على سبيل المثال، info@contoso.com.

ملاحظة: يمكنك إضافة علبة البريد المشتركة في أي وقت، ولكن قبل أن تتمكن من البدء في استخدامها، يجب أن يضيفك مسؤول تكنولوجيا المعلومات كعضو.

البحث عن علبة البريد المشتركة في جزء المجلد

في جزء المجلد على اليسار، حدد موقع المجلد مشترك معي . حدد المجلد لتوسيعه. علبة البريد المشتركة عبارة عن مجلد فرعي ضمن مشترك معي. عند تحديد اسم علبة البريد المشتركة هناك، سيتم توسيعه لإظهار مجلدات البريد الإلكتروني القياسية، مثل علبة الواردوالمسوداتوالعناصر المرسلة.

إرسال بريد إلكتروني من علبة البريد المشتركة

حدد البريد من جزء التنقل في Outlook الجديد ل Windows.
في علامة التبويب الصفحة الرئيسية ، حدد جديد > البريد.
إذا لم يظهر الحقل من في أعلى الرسالة (بجوار إرسال)، في علامة التبويب خيارات ، حدد إظهار من.
حدد من في الرسالة وقم بالتغيير إلى عنوان البريد الإلكتروني المشترك. إذا لم تتمكن من رؤية عنوان بريد إلكتروني مشترك، فاختر عنوان بريد إلكتروني آخر، ثم اكتب في عنوان البريد الإلكتروني المشترك.
قم بإنهاء كتابة رسالتك، ثم اختر إرسال.

من الآن فصاعدا عندما تريد إرسال رسالة من علبة البريد المشتركة، سيكون العنوان متوفرا في القائمة المنسدلة من .

عندما ترسل رسالة من علبة بريد مشتركة، لا يرى المستلمون سوى عنوان البريد الإلكتروني المشترك في الرسالة.

الرد على البريد المرسل إلى علبة البريد المشتركة

افتح Outlook الجديد لنظام التشغيل Windows.
افتح رسالة البريد الإلكتروني التي تريد الرد عليها.
في الحقل من أعلى الرسالة، يجب أن ترى اسم علبة البريد المشتركة. إذا لم تفعل ذلك، فاختر المربع المنسدلة من واختر علبة البريد المشتركة.
قم بإنهاء كتابة رسالتك، ثم اختر إرسال.

عندما تريد إرسال رسالة من علبة البريد المشتركة، سيكون العنوان متوفرا في القائمة المنسدلة من .

عندما تقوم بإرسال رسالة من علبة البريد المشتركة، سيتمكن المستلمون من رؤية عنوان البريد الإلكتروني فقط في الرسالة.

البحث في علبة البريد المشتركة

بمجرد إضافة علبة بريد مشتركة إلى Outlook الجديد، يكون البحث داخله مشابها للبحث في علبة بريد أساسية.

افتح Outlook الجديد لنظام التشغيل Windows.
حدد مجلدا داخل علبة البريد المشتركة في جزء المجلد.
في المربع بحث في أعلى نافذة Outlook ، اكتب الاستعلام الذي تريد استخدامه للبحث، ثم اضغط على مفتاح الإدخال Enter.

ستعرض قائمة الرسائل النتائج استنادا إلى البحث من هذا المجلد المحدد في علبة البريد المشتركة.

استخدام التقويم المشترك من علبة البريد المشتركة

بعد أن أضافك المسؤول كعضو في علبة بريد مشتركة، أغلق Outlook ثم أعد تشغيله. تتم إضافة التقويم المشترك المقترن بعلبة البريد المشتركة تلقائياً إلى قائمة التقويمات الخاصة بك.

في Outlook الجديد ، انتقل إلى طريقة عرض التقويم، واختر علبة البريد المشتركة.

عندما تقوم بإدخال المواعيد، يمكن لكل شخص عضو في علبة البريد المشتركة الاطلاع عليها.
يمكن لأي عضو في علبة البريد المشتركة إنشاء مواعيد وعرضها وإدارتها في التقويم، بالضبط كما يفعل بالمواعيد الخاصة به. ويمكن لأي عضو في علبة البريد رؤية تغييراته على التقويم المشترك.

استخدام قائمة جهات الاتصال المشتركة في علبة البريد

جهات الاتصال لعلب البريد المشتركة وعلب بريد المستخدمين الآخرين غير متوفرة حاليا في Outlook الجديد. تعمل مؤسسة Outlook من Microsoft بنشاط على تحديث ذلك.

ما الذي أحتاج إلى معرفته أيضا حول علب البريد المشتركة في Outlook الجديد ؟

حاليا، يمكن إضافة علب البريد المشتركة كموارد فقط. في تحديث قادم، ستمكن إمكانية إضافة علب البريد المشتركة كحسابات من إمكانية وصول أكبر لاستخدام إعدادات علبة البريد وإدارتها. في تحديث مستقبلي (مخطط)، فإن القدرة على إضافة علبة بريد مشتركة كحساب سيوفر الدعم للإمكانيات التالية (غير المدعومة حاليا):

الإعلامات	عدد غير مقروء	ردود تلقائية
الفئات	تفضيل المحتوى الذي يمكن الوصول إليه	علبة وارد المركّز عليه
تنسيق الرسالة	تفضيل المرفق	القواعد
التنسيق الشرطي	كنس	البريد غير الهام
خطوات سريعة	اعاده توجيه	نُهج الاستبقاء
الأحداث والدعوات	ساعات العمل

الإمكانات الأخرى غير المتوفرة اليوم لعلب البريد المشتركة، ولكن ستتم إضافتها في تحديث مستقبلي:

الوصول إلى الأرشيف / In-Place الأرشيف علبة البريد المشتركة عبر الإنترنت
منح حق الوصول المفوض الجديد إلى علبة بريد

فيما يلي بعض تلميحات البريد لمساعدة المساعدين التنفيذيين والمفوضين على التنقل بشكل أفضل في إدارة علبة البريد في Outlook الجديد.

عوامل تصفية البريد وقواعده للمسؤولين التنفيذيين

في Outlook الجديد، يمكن للمسؤولين التنفيذيين استخدام عامل تصفية البريد الإلكتروني الخاص بدعوات التقويم للعثور على دعوات الاجتماعات بسهولة.

يمكنك أيضا إعداد قاعدة البريد الإلكتروني المستلمة للآخرين لحساب المدير التنفيذي ونقلها تلقائيا إلى مجلد منفصل وتصنيفها كما تريد.

سحب رسائل البريد الإلكتروني وإسقاطها لإنشاء المهام

ابق على اطلاع بكل جهد من خلال سحب رسائل البريد الإلكتروني إلى "يومي" لتحويلها إلى مهام.

تثبيت رسائل البريد الإلكتروني للوصول السريع

يمكنك الآن تثبيت رسالة بريد إلكتروني لتظهر في أعلى علبة الوارد، مما يوفر لك الوقت من الاضطرار إلى العودة والبحث عنها. مرر مؤشر الماوس فوق البريد الإلكتروني أو انقر بزر الماوس الأيمن فوقه وحدد تثبيت لتثبيته.

جدولة وقت إرسال البريد الإلكتروني

في عالم العمل المختلط اليوم، قد يكون يومك ليلة شخص آخر، لذلك لا تريد إرسال بريد إلكتروني إلى شخص ما في منتصف الليل. باستخدام Outlook الجديد، من السهل إرسال بريد إلكتروني عندما تريد ذلك. ما عليك سوى تحديد سهم القائمة المنسدلة بجوار إرسالواختر جدولة الإرسال.

تأجيل البريد الإلكتروني

في بعض الأحيان يكون البريد الإلكتروني مهما جدا، ولكن ليس بعد. باستخدام ميزة التأجيل، يمكنك جدولة وقت لإعادة تسليم البريد الإلكتروني إلى علبة الوارد الخاصة بك، ويظهر في الوقت الذي تريده، حتى تتمكن من التعامل معه عندما يكون الوقت المناسب لك. ما عليك سوى النقر بزر الماوس الأيمن فوق أي رسالة واختيار تأجيل أو تحديد تأجيل من الشريط. ثم اختر الوقت الذي تريد تسليمه.