مقدمة حول Access

بدء استخدام قواعد البيانات

صورة جهاز Surface Book

جربها بنفسك!

يمكن لقواعد البيانات وتطبيقات ويب ان تعطي ميزات مهنية كبيره. يعتبر تصميم قاعده البيانات ضروريا لتحقيق أهدافك ، سواء كنت تريد أداره معلومات الموظفين ، أو تقديم التقارير الاسبوعيه مقابل البيانات ، أو تعقب طلبات العملاء. الاستثمار سيساعدك التعرف علي الوقت لفهم تصميم قاعده البيانات في إنشاء قواعد بيانات تعمل بشكل صحيح في المرة الاولي والتي تتوافق مع متطلبات التغيير.

هام: تختلف تطبيقات Access علي الويب عن قواعد بيانات سطح المكتب. لا تتناول هذه المقالة تصميم تطبيق ويب.

المفاهيم والمصطلحات

فلنبدا بالتعرف علي بعض المصطلحات والمفاهيم الاساسيه. لتصميم قاعده بيانات مفيده ، يمكنك إنشاء الجداول التي تركز علي موضوع واحد. في الجداول ، يمكنك التقاط كل البيانات المطلوبة لهذا الموضوع في الحقول ، التي تحمل أصغر وحده بيانات ممكنة.

قواعد البيانات العلائقية

قاعده بيانات يتم تقسيم البيانات فيها إلى جداول، وهي عبارة عن أنواع الجداول التي تريدها. يحتوي كل جدول علي موضوع واحد فقط ، مثل العملاء (جدول واحد) أو منتجات (جدول آخر).

السجلات والحقول

تخزين البيانات المنفصلة في جدول. تخزن الصفوف (أو السجلات) كل نقطه بيانات فريدة ، مثل اسم العميل. الاعمده (أو الحقول) عزل المعلومات التي يتم التقاطها حول كل نقطه بيانات في أصغر وحده ممكنة ، قد يكون الاسم الأول عمودا واحدا واسم العائلة قد يكون آخر.

المفتاح الأساسي

قيمه تضمن ان كل سجل فريد. علي سبيل المثال ، قد يكون هناك عميلان بنفس الاسم ، فاضل أندرسن. ولكن أحد سجلات أندرسن الفاضلة يحتوي علي الرقم 12 كمفتاحه الأساسي والاخر يتضمن مفتاحا أساسيا من 58.

العلاقات الاصليه-التابعة

العلاقات المشتركة بين الجداول. علي سبيل المثال ، قد يكون لدي عميل واحد العديد من الطلبات. تحتوي الجداول الأصل علي مفاتيح أساسيه. تحتوي الجداول التابعة علي مفاتيح خارجيه، وهي عبارة عن قيم من المفتاح الأساسي الذي يظهر كيفيه ارتباط سجلات الجدول التابع بالجدول الأصل. ترتبط هذه المفاتيح بعلاقة.

ما المقصود بالتصميم الجيد لقاعدة البيانات؟

يعتبر الاثنان من المبادئ أساسيا لتصميم قاعده بيانات جيده:

  • تجنب المعلومات المكررة (تسمي أيضا البيانات المكررة). انه واستيس المساحة ويزيد احتمال الأخطاء.

  • تاكد من ان البيانات صحيحه وكامله. تدفق المعلومات غير المكتملة أو الخاطئة في الاستعلامات والتقارير وقد يؤدي ذلك إلى ميسينفورميد القرارات.

للمساعدة في حل هذه المشاكل:

  • تقسيم معلومات قاعده البيانات إلى الجداول المستندة إلى مواضيع باستخدام تركيز ضيق. تجنب تكرار المعلومات في جداول متعددة. (علي سبيل المثال ، يجب ان تنتقل أسماء العملاء في جدول واحد فقط.)

  • انضم إلى الجداول معا باستخدام مفاتيح بدلا من تكرار البيانات.

  • تضمين العمليات التي تدعم دقه وتكامل معلومات قاعده البيانات.

  • صمم قاعده البيانات باستخدام معالجه البيانات والإبلاغ بالاحتياجات.

لتحسين الفائدة طويلة الأجل لقواعد البيانات ، اتبع الخطوات التالية في التصميم:

الخطوة 1: تحديد الغرض من قاعده البيانات

قبل البدء ، يجب ان يكون لديك هدفا لقاعده البيانات.

للحفاظ علي تصميمك في المركز عليه ، قم بتلخيص الغرض من قاعده البيانات والرجوع إلى التلخيص في اغلب الأحيان. إذا كنت تريد استخدام قاعده بيانات صغيره للشركات المستندة إلى المنزل ، علي سبيل المثال ، فقد تكتب شيئا بسيطا ، مثلا ، "بيانات العميل" تحتفظ بقائمه بمعلومات العميل لأغراض إنتاج المراسلات والتقارير. " بالنسبة إلى قاعده بيانات المؤسسة ، قد تحتاج إلى فقرات متعددة لتصف متى سيستخدم الأشخاص في ادوار مختلفه قاعده البيانات وبياناتها. قم بإنشاء بيان المهمة المحددة والتفصيلية للاشاره إلى خلال عمليه التصميم.

الخطوة 2: البحث عن المعلومات المطلوبة وتنظيمها

قم بجمع كل أنواع المعلومات التي تريد تسجيلها ، مثل أسماء المنتجات وأرقام الطلب.

أبدا بالمعلومات الموجودة وأساليب التعقب. علي سبيل المثال ، قد تقوم حاليا بتسجيل أوامر شراء في دفتر الأستاذ أو تحتفظ بمعلومات العميل في نماذج الورق. استخدم هذه المصادر لسرد المعلومات التي تقوم بالتقاطها حاليا (علي سبيل المثال ، كافة المربعات الموجودة في النماذج). في المكان الذي لا تقوم فيه بالتقاط المعلومات المهمة حاليا ، فكر في المعلومات المنفصلة التي تحتاج اليها. يتحول كل نوع بيانات فردي إلى حقل في قاعده البيانات.

لا تقلق بشان جعل القائمة الاولي مثاليه ، يمكنك ضبطها مع الآخرين. ولكن ضع في الاعتبار جميع الأشخاص الذين يستخدمون هذه المعلومات ، واطلب من أفكارهم.

بعد ذلك ، فكر في ما تريده من قاعده البيانات وأنواع التقارير أو المراسلات التي تريد إنتاجها. بعد ذلك ، تاكد من انك تقوم بالتقاط المعلومات المطلوبة لتلبيه هذه الأهداف. علي سبيل المثال ، إذا كنت تريد تقرير يعرض المبيعات حسب المنطقة ، ستحتاج إلى تسجيل بيانات المبيعات في المستوي الإقليمي. حاول تخطيط التقرير بالمعلومات الفعلية كما تريد رؤيته. ثم قم بسرد البيانات التي تحتاج اليها لإنشاء التقرير. قم بتنفيذ الإجراءات نفسها للمراسلات أو الإخراجات الأخرى التي تريدها من قاعده البيانات.

مثال

افترض انك تمنح العملاء الفرصة للاشتراك في التحديثات الدورية للبريد الكتروني ، وتريد طباعه قائمه بالأشخاص الذين قاموا بالاشتراك. تحتاج إلى عمود إرسال بريد الكتروني في جدول العملاء ، مع القيم المسموح بها "نعم" و "لا".

بالنسبة إلى هذه الاستعداد لتلقي رسائل البريد الكتروني ، يجب ان يكون لديك عنوان بريد الكتروني ، والذي يتطلب أيضا حقلا. إذا كنت تريد تضمين تحيه مناسبه (مثل السيد أو السيدة ، أو Ms.) ، فقم بتضمين حقل تحيه. إذا أردت توجيه العملاء حسب اسمهم الأول في رسائل البريد الكتروني ، فأضف حقل الاسم الأول.

تلميح: تذكر ان تقوم بتقسيم كل قطعه من المعلومات إلى أصغر جزء مفيد ، مثل الاسم الأول واسم العائلة لجدول عميل. بشكل عام ، إذا كنت تريد فرز المعلومات أو البحث عنها أو حسابها أو إرسال تقرير بشانها (مثل اسم عائله العميل) ، يجب وضع هذا العنصر في الحقل الخاص به.

الخطوة 3: تقسيم المعلومات إلى الجداول

تقسيم عناصر المعلومات إلى كيانات أو مواضيع رئيسيه ، مثل المنتجات والعملاء والطلبات. يصبح كل موضوع جدولا.

بعد حصولك علي قائمه المعلومات المطلوبة ، حدد الكيانات الرئيسية (أو المواضيع) التي تحتاج اليها لتنظيم البيانات. تجنب تكرار البيانات عبر الوحدات. علي سبيل المثال ، قد تبدو القائمة الاولي لقاعده بيانات مبيعات المنتجات كما يلي:

لقطه شاشه لعناصر المعلومات المجمعة في مواضيع

الكيانات الرئيسية هي: العملاء والموردين والمنتجات والطلبات. لذلك ، يمكنك البدء باستخدام الجداول الاربعه التالية: أحد الحقائق المتعلقة بالعملاء ، واحد للحصول علي حقائق حول الموردين ، وما إلى ذلك. قد لا يكون هذا هو التصميم النهائي ، ولكنه نقطه بداية جيده.

ملاحظة: تحتوي أفضل قواعد بيانات علي جداول متعددة. تجنب التيمبتيشن لوضع كل المعلومات في جدول واحد. يؤدي ذلك إلى تكرار المعلومات وحجم أكبر لقواعد البيانات وزيادة الأخطاء. تصميم لتسجيل كل حقيقة مره واحده. إذا قمت بالعثور علي معلومات متكررة ، مثل عنوان مورد ، فقم باعاده هيكله قاعده البيانات لوضع هذه المعلومات في جدول منفصل.

لفهم سبب أفضل عدد من الجداول ، خذ في الاعتبار الجدول الموضح هنا:

قصاصه الشاشة لبيانات المنتجات والموردين

يحتوي كل صف علي معلومات حول المنتج ومورده. نظرا لاحتمال وجود العديد من المنتجات من المورد نفسه ، يجب تكرار معلومات اسم المورد والعنوان عده مرات. وهذا أمر مهدر لمساحة القرص. بدلا من ذلك ، يمكنك تسجيل معلومات المورد مره واحده فقط في جدول موردين منفصلين ، ثم ربط ذلك الجدول بجدول "المنتجات".

تحدث مشكله ثانيه في هذا التصميم عندما تحتاج إلى تعديل المعلومات المتعلقة بالمورد. افترض انك تحتاج إلى تغيير عنوان المورد. ولإنه يظهر في عدة أماكن، قد تقوم بتغيير العنوان في مكان عن طريق الخطأ وتنسى تغييره في الجداول الأخرى. يؤدي تسجيل عنوان المورد في مكان واحد فقط إلى حل هذه المشكلة.

وأخيرا ، افترض ان هناك منتجا واحدا تم توفيره بواسطة وطني ، وتريد حذف المنتج ولكن مع الاحتفاظ باسم المورد ومعلومات العنوان. باستخدام هذا التصميم ، كيف يمكنك حذف سجل المنتجات بدون فقدان معلومات المورد أيضا ؟ لا يمكنك. نظرا لاحتواء كل سجل علي حقائق حول منتج بالاضافه إلى الحقائق المتعلقة بأحد الموردين ، فمن المستحيل حذف واحد منها دون حذف الآخر. للاحتفاظ بهذه الحقائق منفصلة ، قم بتقسيم هذا الجدول إلى اثنين: الأول لمعلومات المنتج والثاني لمعلومات المورد. بعد ذلك ، عندما تحذف سجل منتج ، فانك تحذف فقط الحقائق المتعلقة بالمنتج ، وليس الحقائق المتعلقة بالمورد.

الخطوة 4: تحويل عناصر المعلومات إلى أعمده

حدد المعلومات التي تحتاج إلى تخزينها في كل جدول. تصبح أجزاء البيانات المنفصلة هذه حقولا في الجدول. علي سبيل المثال ، قد يتضمن جدول "الموظفون" حقولا مثل اسم العائلة والاسم الأول وتاريخ التوظيف.

بعد اختيار الموضوع لجدول قاعده بيانات ، يجب علي الاعمده الموجودة في هذا الجدول فقط تخزين الحقائق حول هذا الموضوع الوحيد. علي سبيل المثال ، يجب ان يقوم جدول المنتجات بتخزين الحقائق فقط حول المنتجات ، وليس عن الموردين.

لتحديد المعلومات التي يجب تعقبها في الجدول ، استخدم القائمة التي انشاتها مسبقا. علي سبيل المثال ، قد يتضمن جدول "العملاء": الاسم الأول واسم العائلة والعنوان وإرسال البريد الكتروني والتحية وعنوان البريد الكتروني. يحتوي كل سجل (عميل) في الجدول علي نفس مجموعه الاعمده ، بحيث تخزن نفس المعلومات الخاصة بكل عميل بالبالضبط.

قم بإنشاء القائمة الاولي ، ثم قم بمراجعتها وتحسينها. تذكر ان تقوم بتقسيم المعلومات إلى أصغر الحقول الممكنة. علي سبيل المثال ، إذا كانت القائمة الاوليه تحتوي علي عنوان كحقل ، فقم بتقسيمها إلى عنوان الشارع والمدينة والولاية والرمز البريدي ، أو إذا كان العملاء عاما ، فالي حقول اضافيه. بهذه الطريقة ، علي سبيل المثال ، يمكنك اجراء المراسلات بالتنسيق الصحيح أو التقرير علي الطلبات حسب الحالة.

بعد ان تقوم بتحسين أعمده البيانات في كل جدول ، ستكون جاهزا لاختيار المفتاح الأساسي لكل جدول.

الخطوة 5: تحديد المفاتيح الاساسيه

اختر المفتاح الأساسي لكل جدول. يعرف المفتاح الأساسي ، مثل "معرف المنتج" أو "معرف الطلب" ، كل سجل بشكل فريد. إذا لم يكن لديك معرف فريد واضح ، فاستخدم Access لإنشاء حساب لك.

تحتاج إلى طريقه لتعريف كل صف بشكل فريد في كل جدول. تذكر المثال السابق حيث يوجد لعميلين نفس الاسم ؟ بما انه يقوم بمشاركه اسم ، ستحتاج إلى طريقه لتعريف كل منها بشكل منفصل.

بالتالي يجب ان يتضمن كل جدول عمودا (أو مجموعه من الاعمده) التي تعرف كل صف بشكل فريد. يسمي هذا المفتاح الأساسي وهو عبارة عن رقم فريد ، مثل رقم معرف الموظف أو رقم مسلسل. يستخدم Access المفاتيح الاساسيه لربط البيانات بسرعة من جداول متعددة ولإحضار البيانات معا بالنيابة عنك.

يتكون المفتاح الأساسي أحيانا من حقلين أو أكثر. علي سبيل المثال ، قد يستخدم جدول تفاصيل الطلبات التي تخزن عناصر الخطوط للطلبات عمودين في المفتاح الأساسي الخاص بها: معرف الطلب ومعرف المنتج. عندما يستخدم مفتاح أساسي أكثر من عمود واحد ، يسمي أيضا مفتاح مركب.

قصاصه الشاشة لجدول المنتجات

إذا كان لديك بالفعل معرف فريد للمعلومات الموجودة في جدول ، مثل أرقام المنتجات التي تعرف كل منتج بشكل فريد في الكتالوج ، فاستخدم هذه القيمة ، ولكن فقط إذا كانت القيم تفي بهذه القواعد للمفاتيح الاساسيه:

  • سيكون المعرف مختلفا دائما لكل سجل. لا يسمح بالقيم المتكررة في المفتاح الأساسي.

  • هناك قيمه دائما للعنصر. يجب ان يحتوي كل سجل في الجدول علي مفتاح أساسي. إذا كنت تستخدم أعمده متعددة لإنشاء المفتاح (مثل عائله الجزء ورقم الجزء) ، يجب ان تكون القيمتان دائما موجودتين.

  • المفتاح الأساسي عبارة عن قيمه لا تتغير. نظرا لان المفاتيح التي تتم الاشاره اليها بواسطة الجداول الأخرى ، فان اي تغيير في المفتاح الأساسي في جدول واحد يعني تغييرا في كل مكان تتم الاشاره اليه. تؤدي التغييرات المتكررة إلى زيادة مخاطر الأخطاء.

إذا لم يكن لديك معرف واضح ، فاستخدم رقما عشوائيا فريدا كالمفتاح الأساسي. علي سبيل المثال ، يمكنك تعيين رقم طلب فريد للهدف الوحيد من تحديد الطلب.

تلميح: لإنشاء رقم فريد كالمفتاح الأساسي ، أضف عمودا باستخدام نوع البيانات "ترقيم تلقائي". يعين نوع البيانات "ترقيم تلقائي" تلقائيا قيمه رقميه فريدة لكل سجل. لا يحتوي هذا النوع من المعرفات علي معلومات المعلومات الفعلية التي تصف الصف الذي يمثله. انه مثالي للاستخدام كمفتاح أساسي لان الأرقام لا تتغير ، بعكس المفتاح الأساسي الذي يحتوي علي حقائق حول صف ، مثل رقم هاتف أو اسم عميل.

هل تريد المزيد؟

إرشادات لتسمية الحقول وعناصر التحكم والعناصر

مقدمة حول الجداول

التدريب على Excel‏

التدريب على Outlook‏

ملاحظة:  وقد تمت ترجمة هذه الصفحة آلياً وقد تحتوي على أخطاء نحوية أو أخطاء تتعلق بالدقة. إن هدفنا هو أن يكون هذا المحتوى مفيداً لك. هل يمكنك إعلامنا إذا ما كانت المعلومات مفيدة؟ فيما يلي المقالة باللغة الإنجليزية لتكون مرجعاً لك.

تعزيز مهارات Office
استكشاف التدريب
الحصول على الميزات الجديدة أولاً
الانضمام إلى Office Insider

هل كانت المعلومات مفيدة؟

نشكرك على ملاحظاتك!

شكراً لك على الملاحظات! يبدو أنه من المفيد إيصالك بأحد وكلاء دعم Office لدينا.

×