مقدمة إلى تحويل النماذج الورقية إلى نماذج InfoPath

في هذه المقالة

• فوائد استخدام نماذج الكترونيه

• افضل الممارسات المتعلقه ب# تحويل النماذج الورقيه

فوائد استخدام نماذج الكترونيه

توجد العديد من الفوائد الناتجه عن استخدام نماذج الكترونيه بدلا من النماذج المستنده الي الورق. المزايا التاليه ما يلي:

أككوراتي، و# البيانات المتناسقه    ب# استخدام النماذج الورقيه، يقوم الاشخاص ب# غالبا ما كتابه المعلومات في المكان غير الصحيحه او التعليمات الارشادات المتعلقه ب# تعبئه النموذج. قد تحدث اخطاء ايضا رينتيرس موظف يدويا بيانات النموذج الي قاعده بيانات او برنامج اخر. البحث عن هذه الانواع من اخطاء ادخال البيانات و# يمكن المكلف و# وقتا طويلا. يشتمل InfoPath علي عدد من الطرق التلقائيه ل# مساعده المستخدمين علي تجنب اخطاء ادخال البيانات. علي سبيل المثال، يمكنك استخدام الصيغ ل# حساب القيم الرياضيه ل# المستخدمين تلقائيا. يمكنك ايضا استخدام تنسيق شرطي ل# جذب انتباه المستخدم الي البيانات، او تمكين المدقق الاملائي ب# حيث يمكن ل# المستخدمين تدقيق الاخطاء الاملائيه قبل ارسال النماذج. من الممكن ايضا تلقائيا تعبئه حقول ل# المستخدمين ب# استخدام البيانات الموجوده من قاعده بيانات او نظام تخزين البيانات الاخري. علي سبيل المثال، يمكنك تصميم نموذج مبيعات التي تقوم ب# تعبئه حقول معلومات الموظف تلقائيا بعد المستخدمين ب# ادخال رقم المعرف الخاص به في مربع "معرف الموظف".

تحديثات سهله    اذا كنت ب# حاجه الي تحديث قالب نموذج موجود، يمكنك تغييره، و# اعاده نشرها و# توزيعه علي المستخدمين. يحدث التحديث تلقائيا في المره التاليه التي المستخدمين افتح نموذجا يستند الي قالب النموذج الخاص بك. اذا كان المستخدمين تعمل دون اتصال عندما قمت ب# نشر قالب نموذج محدث، التحديث في المره القادمه التي تتصل ب# شبكه. المستخدمون عاده لن تلاحظ ان حدوث تحديثا، علي الرغم من انه يمكنك تصميم قالب النموذج الخاص بك ل# المستخدمين التنبيه.

خيارات سير العمل    عن طريق الاستفاده من ميزات سير العمل في InfoPath، يمكنك زياده فعاليه الاجماليه ل# العمليات التجاريه الشائعه التي يتم توجيه البيانات من شخص الي اخر. يمكنك تصغير مهام سير العمل التكلفه و# الوقت المطلوب ل# تنسيق العمل، مثل المشروع الموافقه او مراجعه المستند، عن طريق اداره المهام البشريه المضمنه في هذه العمليات. علي سبيل المثال، ل# نفترض مصروفات الورقيه-ارسال تقرير عن عمليه فيه احد موظفين تعبئه نموذج تقرير مصاريف مطبوعه، يرفق قسيمه توجيه ورق الي النموذج، و# ثم ارسال عبر البريد المتبادل ل# المدير. بعد اعتماد التقرير، المدير يتحقق المربع الي جانب اسمها في قسيمه التوجيه، و# ثم ارسال التقرير الي قسم الحسابات عبر البريد المتبادل. اذا كان اعتماد مدير الحسابات التقرير، يتم اصدار التدقيقات تعويض. تمرير اسابيع بين الوقت الذي تم ارساله تقرير الاولي و# استلام الموظف الاختيار تعويض به. اذا كنت تستخدم InfoPath ب# الاشتراك مع Microsoft Office SharePoint Server 2007، يمكنك تنفيذ تلقائيا هذا النوع من سير العمل، الذي يمكنك حفظ حقيقي الوقت و# المصروفات.

التكامل مع انظمه اخري    يمكنك دمج بيانات نموذج من InfoPath مع المنتجات او التقنيات الاخري. علي سبيل المثال، يمكنك تخزين بيانات النموذج في قاعده بيانات Microsoft SQL Server او تقرر اسناد تصميم قالب النموذج الخاص بك خدمه ويب حيث يمكنك ارسال البيانات الي قاعده بيانات يعتمده InfoPath مباشره. يعمل InfoPath مع العديد من البرامج و# الخوادم الاخري في نظام Microsoft Office، ب# ما في ذلك Microsoft Office Outlook، و Microsoft Office Excel، و Microsoft Office Access. اشياء اخري، يمكنك تصميم و# قم ب# تعبئه نماذج InfoPath في رسائل البريد الالكتروني في Outlook، و# تصدير البيانات InfoPath ل# مصنفات Excel، و# ارسال بيانات InfoPath الي قاعده بيانات Access او الاستعلام عن البيانات من قائمه SharePoint. ب# الاضافه الي ذلك، يمكن ل# المطورين تضمين عناصر تحكم InfoPath في تطبيقات الاعمال المخصصه المستخدمه في شركتك.

امان مضافه    النماذج الورقيه غير الضروري ان يكون امن. يمكنهم الوصول ميسروتيد او مفقوده، الذي يقدم محتمله ل# كشف المعلومات الهامه. نموذج الامان ل InfoPath المرتبطه ب# منطقه الامان و# اعدادات مستويات في Windows Internet Explorer. تم تصميم ميزات الامان هذه ل# المساعده علي حمايه النماذج و# اجهزه الكمبيوتر الخاصه ب# المستخدمين من عمليات غير امنه، مثل الوصول الي البيانات او ارسالها الي مصدر غير موثوق بها. يوفر InfoPath اجراءات امان اضافيه، ب# ما في ذلك حمايه تصميم قالب النموذج و# استخدام التواقيع الرقميه، و# اداره عمليات النموذج معينه مثل الدمج و# الارسال و# الثقه في النماذج التي يتم تثبيتها علي اجهزه كمبيوتر المستخدم.

اعلي الصفحه

افضل الممارسات المتعلقه ب# تحويل النماذج الورقيه

تصف القائمه التاليه بعض الاعتبارات التي يجب اخذها في الاعتبار عند تحويل النماذج الورقيه الي قوالب نماذج InfoPath.

• استخدم جداول التخطيط ل# تنظيم المقاطع النموذج    كما هو الحال مع نموذج الورق، يجب تنظيم نموذج الكتروني يتمكن الاشخاص الذين تعبئته التنقل في النموذج ب# طريقه منطقيه. في InfoPath، يمكنك استخدام جداول التخطيط ل# تنظيم عناصر التحكم، ل# الفصل بين مقطع واحد من الاخر، و# اضغط ب# استمرار الشعارات و# الرسومات الاخري. ب# الاضافه الي استخدام جداول التخطيط يوفر لك المضافه فائده قدرتك علي ب# سهوله محاذاه مربعات النص و# خانات الاختيار و# العناصر الاخري التي تستخدم قالب النموذج الخاص بك احترافيا و# متميزا. في المثال التالي، يتم استخدام جدول تخطيط تنظيم مربعات نص داخل مقطع في قالب نموذج.

  

  1. يتضمن هذا الجدول تخطيط صفين.

  2. توجد ثلاثه اعمده في الصف الثاني. يتم استخدام العمود الاوسط ل# اغراض التباعد فقط.

• ضع في الاعتبار الحلول ل# الحصول علي معلومات اختياريه    النماذج الورقيه عاده علي الاقسام التي تم حفظها ل# فئات معينه من المستخدمين. علي سبيل المثال، في مستشفي، نموذج معلومات مريض يمكن ان تحتوي علي مقطع "ل# الاستخدام الاداريه فقط" مخصصه ل# تتم تعبئته ب# التمريض او الافراد الاخرين الطبيه و# ليس ب# المريض. في InfoPath، هناك عده طرق ل# احتواء هذا النوع من معلومات اختياريه. من افضل الطرق هي استخدام مقطع اختياري، و# هو عنصر تحكم التي تحتوي علي عناصر تحكم اخري و# لكن لا تظهر علي النموذج الا في حال اختيار المستخدم ل# اضافته. علي سبيل المثال، في قالب نموذج تقرير حاله، يمكنك تضمين مقطع الملاحظات اختياري. يمكنك ادراج المستخدمين الذين تريد اضافه ملاحظات تكميليه و# قم ب# تعبئه هذا المقطع الاختياري. يمكنك ترك اي شخص اخر المقطع مخفيا.

  

  يمكنك ايضا استخدام تنسيق شرطي ل# اخفاء حقول معينه الا في حال تحقيق شرط معين في النموذج — علي سبيل المثال، في قالب نموذج تطبيق، يمكنك اخفاء مجموعه معينه من الحقول الي ان المستخدم ب# تحديد خانه اختيار 18 او الاصدارات السابقه.

• استخدام الجداول بدلا من جداول العاديه المكرره    يمكنك استخدام الجداول المكرره ل# توفير مساحه و# تقديم المستخدمين درجه اضافي من المرونه عند تعبئه النموذج الخاص بك. عند استخدام الجداول المكرره، لا حاجه الي قالب النموذج الخاص بك ل# اظهار العديد من الصفوف الفارغه عندما المستخدم يفتحه اولا. بدلا من ذلك، تري صف واحد فقط المستخدمين و# اضافه مزيد من المعلومات عند و# فقط اذا كان ب# حاجه اليها.

  

• يجب تحديد البيانات    قبل تحويل النماذج الورقيه الخاص بك، يجب ان تقرر ما الذي يجب ان يحدث ل# البيانات التي يقوم المستخدمون ب# ادخالها في النموذج الالكتروني في النهايه. ب# التفكير من خلال احتياجاتك البيانات المسبق، قبل تحويل النموذج الورق، يمكنك تحديد ما اذا كان معالجه البنيه الاساسيه الضروريه ل# انشاء قالب النموذج الخاص بك. علي سبيل المثال، اذا سيحتاج المستخدمون ل# تتمكن من ارسال بيانات نموذج ذهابا و# ايابا، و# لا تحتاج الي اعاده استخدام البيانات، ثم قد ترغب في نشر قالب النموذج ك# رساله بريد الكتروني. يمكنك ثم تخزين نماذج المستخدم في مجلد نماذج InfoPath في علبه الوارد. اذا كان الاشخاص الاخرين ب# حاجه الي الوصول اليها و# مشاركتها بيانات النموذج، ثم قد تحتاج الي تخزين مجموعات من نماذج InfoPath ذات الصله في المكتبات علي خادم يقوم ب# تشغيل Microsoft Windows SharePoint Services. اذا كان سيحتاج المستخدمون ل# الوصول الي بيانات النموذج في تطبيقات الاعمال الاخري او انظمه، مثل تقارير المصروفات او تطبيقات الحساب، ثم قد تحتاج الي تخزين البيانات في قواعد بيانات مشتركه. يتم ذلك غالبا ما عن طريق اتصال قالب نموذج الي خدمه ويب، تعمل ك# وسيط بين قالب النموذج و# نظام قاعده بيانات او الاعمال.

• تحديد عدد طرق العرض التي تحتاج اليها    في InfoPath، يمكنك انشاء طرق عرض مختلفه ل# نفس قالب النموذج. طريقه عرض طريقه بديله ل# تقديم البيانات في قالب نموذج. علي سبيل المثال، اذا كنت تقوم ب# تصميم قالب نموذج طلب ترخيص، يمكنك استخدام طريقه عرض ل# مقاول كهربائيه ل# تعبئه، طريقه عرض اخري خاصه ب# مندوب الاستلام، و# عرض ثالثا ل# باحث الذين الموافقه علي الطلب او رفضه. ب# استخدام طرق العرض، يمكنك ازاله الحاجه ل# تصميم و# الاحتفاظ ب# نماذج متعدده ل# عمليه العمل نفسها.

• تحديد نوع عناصر التحكم التي تحتاج اليها    اذا قمت ب# انشاء نموذج ورق في احد برامج مثل Word، ب# الفعل غير مخصص ل# تصميم النماذج، قد معتاد مربعات النص، و# خانات الاختيار و# ازرار و# ربما بعض عناصر التحكم الاخري. يوفر InfoPath اكثر من 30 عناصر تحكم المختلفه التي يمكنك اضافتها الي قالب النموذج الخاص بك. ب# الاضافه الي عناصر تحكم قياسيه، مثل مربعات النصوص و# مربعات القوائم، InfoPath يحتوي علي عدد من عناصر تحكم جديده، مثل الجداول المكرره، و# مجموعات الاختيارات و# المقاطع الاختياريه. تمكنك هذه الانواع من عناصر التحكم في تصميم قالب نموذج مرن يتوافق مع المستخدمين. علي سبيل المثال، في قالب نموذج تقرير مصاريف، يمكنك استخدام جدول مكرر ل# السماح ل# المستخدمين ب# ادخال فقط بنود المصاريف يحتاجونه.

• ضع في الاعتبار استخدام اجزاء القالب ل# مجموعات الشائعه ل# عناصر التحكم    اذا كان لديك عدد كبير من النماذج الورقيه ل# تحويل، يمكنك البحث عن الاقسام و# مجموعات الحقول التي يمكن تشغيلها في اجزاء القالب InfoPath الشائعه. جزء قالب عباره عن جزء من قالب نموذج التي يمكن حفظها ل# اعاده استخدامه في قوالب نماذج متعدده. يتكون من عناصر التحكم و مصدر بيانات عاده جزء قالب، و# يمكنك ايضا تضمين ميزات مثل اتصالات البيانات و# التحقق من صحه البيانات و# القواعد. عن طريق انشاء و# استخدام اجزاء القالب، يمكنك ضمان قوالب النماذج في المؤسسه الخاصه بك ب# شكل متناسق في نغمه و# البنيه و# السلوك. علي سبيل المثال، يمكنك استخدام قسم موارد البشريه جزء قالب "معلومات جهه اتصال" واحده في كل قوالب النماذج.

  

• تمكين التواقيع الرقميه    في InfoPath، يمكنك تكوين قالب النموذج الخاص بك حتي يتمكن المستخدمون من تسجيل اجزاء معينه من نموذج او النموذج ب# الكامل. يساعدك توقيع نموذج مصادقه مستخدم ب# اسم الشخص الذي قام ب# تعبئه النموذج و# ايضا تساعد علي التاكد من انه لم يتم تغييرها محتويات النموذج.

• استخدام الميزات التي تساعد المستخدمين تعبئه النماذج    في InfoPath، يمكنك تعيين قيم افتراضيه ل# عناصر التحكم ل# مساعده المستخدمين تعبئه النماذج ب# شكل اسرع. علي سبيل المثال، في تقرير مصروفات، يمكنك تعيين تاريخ اليوم ك# قيمه افتراضيه ل# عنصر تحكم منتقي تاريخ. يمكنك تعيين الصيغ ل# حقول الاجمالي الفرعي و# الاجمالي حيث يتم حساب المصاريف تلقائيا عند قيام المستخدم ب# عناصر المصروفات. يمكنك ايضا تمكين التدقيق الاملائي كي يتمكن المستخدمون التحقق من النص الذي سيدخل الي وجود مشاكل في التدقيق الاملائي، كما يمكنهم ذلك في اي مستند Microsoft Office الاخري. و# اذا كنت تريد توفير اوامر خاصه ب# النموذج او محتوي التعليمات، يمكنك انشاء جزء مهام مخصص الذي يعرض الموجود ب# جانب النموذج.

اعلي الصفحه