عبر مؤسستك، تستخدم الفرق مواقع Microsoft SharePoint للتعاون في العمل على المستندات ومشاركة المعلومات. تريد إنشاء حلول SharePoint تعمل على تحسين إنتاجية مؤسستك وكفاءتها، ولكنك لا تريد كتابة التعليمات البرمجية. من أين تبدأ؟
باستخدام Microsoft SharePoint Designer 2010 ، يمكنك تصميم حلول سير عمل بدون تعليمات برمجية تدير عمليات أعمال بسيطة وأكثر تعقيدا في مؤسسة. تضيف مهام سير العمل منطقا لكل من النظام والعمليات البشرية. قد تقوم مهام سير العمل لعمليات النظام بتحديث مصدر بيانات واحد عند تغيير مصدر بيانات آخر. قد ترسل مهام سير العمل للعمليات البشرية مستندا، مثل تقرير المصروفات، إلى مدير الموظف للموافقة عليه، وإذا تمت الموافقة عليه، إلى قسم المحاسبة للمعالجة.
هذا ممكن من قبل محرر سير العمل القوي ولكنه بديهي في SharePoint Designer 2010 الذي يسمح بمنطق متداخل، وعلامات فرعية، والمزيد. على سبيل المثال، إذا كان سير العمل مقترنا بمكتبة مستندات أو إذا تمت تصفيته إلى نوع محتوى المستند، تظهر مجموعة من إجراءات مجموعة المستندات السياقية. مجموعة المستندات هي ميزة جديدة في SharePoint Server 2010 حيث يتم التعامل مع مجموعة من المستندات كوحدة واحدة، لذلك سيتم تكرار إجراء سير العمل لمجموعة مستندات على جميع العناصر الموجودة في مجموعة المستندات هذه.
تتضمن إجراءات سير العمل الجديدة الأخرى الإجراءات التي تشكل أساس مهام سير العمل الثلاثة الأكثر شيوعا في SharePoint Server - مهام سير عمل الموافقة وجمع الملاحظات وجمع التواقيع وإجراءات الأداة المساعدة لمعالجة السلاسل والتواريخ؛ إجراء ارتباطي جديد يستخدم مخزن ملفات تعريف مستخدم SharePoint للبحث عن مدير شخص؛ وإجراءات القائمة الجديدة التي يمكن لسير العمل استخدامها لتعيين أذونات على عنصر قائمة.
يمكنك أيضا تصميم مهام سير العمل ومشاركتها باستخدام Microsoft Visio مع قوالب المخطط الانسيابي التي يمكن تصديرها إلى SharePoint Designer 2010.
تقدم هذه المقالة أساسيات مهام سير العمل. عندما تفهم أنواع مهام سير العمل وكتلها الأساسية - الإجراءات والشروط والخطوات - يمكنك إضافة مهام سير العمل بسرعة لأتمتة العمليات والمساعدة في تحسين إنتاجية مؤسستك وكفاءتها.
في هذه المقالة
ما هو سير العمل؟
مهام سير العمل هي الطريقة التي تعمل بها المؤسسة، وهي سلسلة من الإجراءات التي تتوافق مع عملية العمل، مثل عملية أوامر الشراء. يساعدك SharePoint 2010 على أتمتة مهام سير العمل هذه، وبالتالي زيادة كفاءة المؤسسة وإنتاجيتها. يحدث هذا لأن مهام سير العمل التلقائية تدفع العمليات بحيث يمكن للمؤسسة التركيز على القيام بالعمل، بدلا من إدارة العمليات.
يمكن أن تتحكم مهام سير العمل في معظم جوانب موقع SharePoint 2010 أو قائمة أو مكتبة أو نوع محتوى أو عنصر قائمة، بما في ذلك دورة حياة هذا العنصر. يمكن أن يتضمن سير العمل كلا من الإجراءات التي ينفذها الأشخاص (أو المشاركون في سير العمل) والإجراءات التي ينفذها سير العمل. يمكن للمشاركين في سير العمل التفاعل مع سير العمل من خلال قائمة المهام المعينة، حيث يمكن لسير العمل إنشاء مهمة لشخص ما والبقاء متوقفا مؤقتا حتى يتم وضع علامة على المهمة مكتملة.
يمكن أن تكون مهام سير العمل بسيطة أو معقدة كما تتطلبها عمليات عملك. يمكنك إنشاء سير عمل يبدأه المستخدم، أو سير عمل يتم بدؤه تلقائيا استنادا إلى حدث، مثل وقت إنشاء عنصر قائمة أو تغييره.
بشكل عام، عند استخدام SharePoint Designer 2010 لتصميم سير عمل، اتبع الخطوات الأساسية التالية:
-
اختر نوع مهام سير العمل التي تريد إنشاؤها: قائمة أو قائمة قابلة لإعادة الاستخدام أو موقع.
-
استخدم محرر سير العمل لاختيار وتجميع الشروط والإجراءات التي تحدد خطوات سير العمل، بحيث يمثل عملية العمل التي تقوم بأتمتتها.
-
احفظ سير العمل وانشره.
-
تخصيص نماذج سير العمل التي تم إنشاؤها تلقائيا، إذا لزم الأمر.
يمكنك التفكير في سير العمل على أنه مخطط انسيابي للإجراءات مع بداية ونهاية وتدفق تسلسلي من البداية إلى النهاية. يمكن أن تتضمن مهام سير العمل فروعا متوازية، ولكنها في النهاية تتقدم من الإجراء الأولي إلى الإجراء النهائي.
على سبيل المثال، افترض أنك كنت تريد تخطيط سير العمل الذي يوجه مستندا في SharePoint 2010 للموافقة عليه. عند بدء سير العمل، يقوم تلقائيا بإعلام المراجع المحدد عن طريق البريد الإلكتروني بأن لديه مستندا لمراجعته. ثم يراجع المراجع المستند، ويغير حالة المستند للإشارة إلى أنه قد أكمل مهمته، وما إذا كان قد وافق على المستند أو رفضه. استنادا إلى استجابة المراجع، يستمر سير العمل في أحد فرعين متوازيين. إذا وافق المراجع على المستند، ينقل سير العمل المستند المعتمد إلى مكتبة مستندات معينة، ثم يرسل رسالة بريد إلكتروني إلى الفريق بأكمله لإعلامه بالمستند المعتمد. إذا رفض المراجع المستند، يقوم سير العمل بإعلام كاتب المستند بذلك. في كلتا الحالتين، يصل سير العمل بعد ذلك إلى نهايته ويتم إكمال العملية.
الرسم التخطيطي 1: مثال على سير عمل الموافقة
ما نوع مهام سير العمل التي يجب تصميمها؟
هناك ثلاثة أنواع من مهام سير العمل في SharePoint 2010:
-
قائمة
-
قائمة قابلة لإعادة الاستخدام
-
موقع
سرد مهام سير العمل
سير عمل القائمة هو نوع سير العمل الذي كان متوفرا في SharePoint 2007. نظرا لأنه يحتوي على سياق القائمة التي تم إنشاؤها من أجلها، فإن مهام سير عمل القائمة يمكنها تلقائيا الوصول إلى قيم الحقول المخصصة لعنصر القائمة الذي سيتم تشغيلها عليه، مثل حقل الملاحظات المخصص لمكتبة مستندات. لا يمكن توفير مهام سير عمل القائمة للقوائم أو المكتبات الأخرى على هذه المواقع أو المواقع الأخرى. للحصول على نفس وظيفة سير العمل لقوائم متعددة، يجب إعادة إنشاء مهام سير العمل يدويا في جميع المواقع.
إذا كنت تعلم أنك ستحتاج فقط إلى مهام سير العمل التي تقوم بتصميمها لقائمة معينة، فإن سير عمل القائمة يتمتع بميزة إتاحة الحقول المخصصة للقوائم تلقائيا.
مهام سير عمل القائمة القابلة لإعادة الاستخدام
يمكنك إنشاء سير عمل قائمة قابل لإعادة الاستخدام (سير عمل قابل لإعادة الاستخدام) في موقع المستوى الأعلى في مجموعة المواقع المشتركة، ويمكن جعل سير العمل هذا قابلا لإعادة الاستخدام بشكل عام - ما يعني أنه يمكن إقران سير العمل بأي قائمة أو مكتبة أو نوع محتوى في مجموعة المواقع المشتركة. يمكنك أيضا إنشاء سير عمل قابل لإعادة الاستخدام في أي موقع فرعي في مجموعة المواقع المشتركة؛ يتوفر سير العمل هذا لإعادة استخدامه في هذا الموقع الفرعي المحدد.
يمكنك أيضا تصدير سير عمل قابل لإعادة الاستخدام من موقع واحد ثم تحميل سير العمل هذا وتنشيطه في موقع مختلف. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء سير عمل قابل لإعادة الاستخدام في بيئة اختبار واختباره ثم تصديره إلى بيئة إنتاج. يدعمSharePoint Designer 2010 تصدير سير عمل كقالب.
لا تحتوي مهام سير العمل القابلة لإعادة الاستخدام، بشكل افتراضي، على سياق قائمة أو مكتبة معينة. لذلك، بشكل افتراضي، فإنها توفر الأعمدة الشائعة عبر القوائم والمكتبات فقط، مثل إنشاء وإنشاء بواسطة.
إذا كان سير العمل القابل لإعادة الاستخدام يتطلب وجود أعمدة معينة في القائمة أو المكتبة التي قمت بربطها بها، يمكنك إضافة هذه الأعمدة كأعمدة اقتران. تتم إضافة أعمدة الاقتران تلقائيا إلى قائمة أو مكتبة عند إقران سير عمل قابل لإعادة الاستخدام بتلك القائمة أو المكتبة.
عند إنشاء سير عمل قابل لإعادة الاستخدام، يمكنك بدلا من ذلك اختيار تصفية سير العمل القابل لإعادة الاستخدام إلى نوع محتوى معين. يمكنك هذا من العمل مع حقول نوع المحتوى في SharePoint Designer 2010. على سبيل المثال، إذا كانت مهام سير عمل قائمة قابلة لإعادة الاستخدام مقترنة بنوع محتوى المستند، يمكنك عرض واستخدام في حقول سير العمل الخاصة بنوع المحتوى، مثل معرف المستند. بعد ذلك، في المستعرض، يمكنك إقران سير العمل القابل لإعادة الاستخدام بنوع محتوى معين أو بأي نوع محتوى يرث من نوع المحتوى هذا. إذا قمت بربط سير عمل بنوع محتوى موقع، فإنك تجعل سير العمل هذا متاحا لجميع العناصر من نوع المحتوى هذا في كل قائمة ومكتبة على الموقع الذي تمت إضافة نوع المحتوى هذا إليه. يمكنك حتى جعله متاحا للمواقع في مجموعة إذا تم تكوين سير العمل ليكون سير عمل قابل لإعادة الاستخدام عالميا.
إذا كنت تريد أن يتمكن المستخدمون من استخدام مهام سير العمل التي تقوم بتصميمها على مواقع وقوائم ومكتبات وأنواع محتوى متعددة، فمن المحتمل أن يلبي سير العمل القابل لإعادة الاستخدام احتياجاتك على أفضل نحو. نتوقع أن تستخدم معظم مهام سير العمل ل SharePoint 2010 مهام سير عمل قابلة لإعادة الاستخدام.
مهام سير عمل الموقع
يرتبط سير عمل الموقع بموقع - وليس بقائمة أو مكتبة أو نوع محتوى. لذلك على عكس معظم مهام سير العمل، لا يتم تشغيل سير عمل الموقع على عنصر قائمة معين. لهذا السبب، العديد من الإجراءات المتوفرة للعناصر غير المتوفرة لسير عمل الموقع.
في المستعرض، يمكنك بدء سير عمل موقع أو عرض حالة تشغيل مهام سير عمل الموقع بالنقر فوق القائمة إجراءات الموقع ، والنقر فوق عرض كافة محتويات الموقع، ثم النقر فوق مهام سير عمل الموقع.
إذا كنت ترغب في إنشاء سير عمل، ولكنك لا تحتاج إلى قائمة أو مكتبة أو نوع محتوى لسير العمل، فمن المحتمل أن يلبي سير عمل الموقع احتياجاتك على أفضل نحو. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء سير عمل موقع كطريقة للأشخاص لتقديم ملاحظات حول موقعك.
تخصيص مهام سير العمل في SharePoint Server 2010
لا تحتاج إلى البدء من البداية لتصميم مهام سير العمل التي تطابق عمليات مؤسستك. تمت إعادة إنشاء مهام سير العمل الأربعة الأكثر شيوعا في SharePoint Server 2007 - الموافقة وجمع الملاحظات وجمع التواقيع وسير عمل الموافقة على النشر - بالكامل كمهام سير عمل تعريفية قابلة لإعادة الاستخدام، ما يعني أنها الآن قابلة للتخصيص بالكامل في SharePoint Designer 2010. يمكنك نسخ مهام سير العمل هذه وتعديلها (مستحسن) أو تحريرها، بالإضافة إلى مهام سير العمل المخصصة القابلة لإعادة الاستخدام، لتلبية احتياجات مؤسستك.
ملاحظة: هناك مهام سير عمل إضافية في SharePoint 2010، مثل سير عمل الحالات الثلاث، ولكنها ليست مهام سير عمل تعريفية، وبالتالي لا يمكن تعديلها.
تعتمد مهام سير العمل هذه على الأحداث، ويتم عرض جميع الأحداث المهمة في سير العمل في محرر سير العمل، لكل مهمة في العملية والعملية ككل. على سبيل المثال، يمكنك بسهولة إضافة شروط وإجراءات لتحديد ما يحدث عند تعيين كل مهمة أو انتهاء صلاحيتها أو إكمالها.
ما هي الأحداث والإجراءات والشروط والخطوات؟
هذه هي الكتل الإنشائية لسير العمل. يتكون سير العمل من خطوة واحدة أو أكثر، وتتكون كل خطوة من إجراءات وأي شروط مرتبطة. يتم بدء كل سير عمل بواسطة حدث.
ما هي الأحداث؟
الحدث هو ما يبدأ سير العمل أو يبدأه. يمكن أيضا استخدام الأحداث لإدارة توقيت الإجراءات داخل سير العمل، مثل انتظار تغيير حالة العنصر. هناك ثلاثة أحداث يمكنها بدء سير عمل:
-
يتم إنشاء عنصر.
-
تم تغيير عنصر.
-
ينقر مشارك في سير العمل فوق زر بدء على موقع SharePoint.
ملاحظة: يمكن بدء مهام سير عمل الموقع يدويا فقط.
يمكنك إنشاء سير عمل يبدأه مشارك يدويا، أو سير عمل يبدأ تلقائيا عند إنشاء عنصر قائمة أو تغييره. على سبيل المثال، تريد تكوين سير عمل الموافقة على طلب تغيير التصميم المخصص بحيث يمكن تشغيله يدويا وعند تغيير عنصر، ولكن ليس عند إنشاء عنصر في البداية. في صفحة الإعدادات لسير العمل، في خيارات البدء، حدد تعطيل البدء التلقائي عند إنشاء العنصر.
عندما يبدأ مشارك في سير العمل سير عمل يدويا، يقوم هذا الشخص أولا بالاستعراض وصولا إلى القائمة أو المكتبة المرفقة بسير العمل. يمكن لأي شخص لديه مستوى إذن المساهمة على الأقل بدء سير عمل مصمم للبدء يدويا. لبدء مهام سير العمل يدويا، ينقر المشارك فوق عنصر، ثم ينقر فوق مهام سير العمل في القائمة، ثم يختار سير عمل من صفحة تعرض جميع مهام سير العمل المتوفرة لهذا العنصر. يملأ المشارك نموذج بدء سير العمل، إذا لزم الأمر، ثم يبدأ سير العمل بالنقر فوق زر البدء في النموذج. يؤدي بدء سير عمل إلى إنشاء مثيل جديد لسير العمل هذا لهذا العنصر المحدد.
ملاحظة: يتوفر الأمر Workflows فقط عندما يكون العنصر في قائمة أو مكتبة أو من نوع محتوى يحتوي على سير عمل واحد على الأقل مرفق به.
بالنسبة لسير العمل الذي يتم تشغيله يدويا، يمكن أن يكون نموذج البدء بسيطا مثل الصورة على اليسار، أو أكثر تعقيدا، مثل الصورة على اليمين.
نموذج بسيط
شكل أكثر تعقيدا
يمكنك أيضا إضافة حقول مخصصة إلى نموذج بدء عند تصميم سير العمل. يمكن للمشاركين في سير العمل بعد ذلك توفير معلومات لسير العمل عن طريق ملء هذا النموذج، ويتم تمرير هذه الإعدادات إلى سير العمل. يبدأ مثيل سير عمل جديد، ويمكن لسير العمل هذا بعد ذلك البحث عن المعلومات المقدمة من خلال النموذج واستخدامها في أي وقت في سير العمل. يمكنك أيضا تحديد الحقول التي سيتم استخدامها في نموذج اقتران لمهام سير العمل القابلة لإعادة الاستخدام.
ما هي الإجراءات؟
الإجراء هو الوحدة الأساسية للعمل في سير العمل. يوفر لكSharePoint Designer 2010 مجموعة من الإجراءات الجاهزة القابلة لإعادة الاستخدام لدمجها في سير العمل الخاص بك. على سبيل المثال، يمكن لسير العمل الخاص بك:
-
إنشاء عناصر قائمة أو نسخها أو تغييرها أو حذفها (بما في ذلك المستندات).
-
تحقق من العناصر الواردة أو الصادرة.
-
إرسال رسالة بريد إلكتروني.
-
إنشاء مهمة لشخص ما في قائمة المهام لموقع الفريق.
-
جمع البيانات من مشارك يمكن الرجوع إليها لاحقا في سير العمل.
-
إيقاف سير العمل مؤقتا أو إيقافه.
-
سجل معلومات سير العمل إلى قائمة محفوظات لاستخدامها في تصحيح أخطاء سير العمل أو التنصل.
-
تعيين متغيرات سير العمل أو إجراء العمليات الحسابية.
يتضمنSharePoint Server 2010 ثلاثة إجراءات مهمة جديدة: بدء عملية الموافقة، وبدء عملية الملاحظات، وبدء عملية المهام المخصصة. يتم إنشاء مهام سير العمل "الثلاثة الكبيرة" المضمنة في SharePoint Server 2010 — مهام سير عمل الموافقة وجمع الملاحظات وجمع التواقيع — باستخدام هذه الإجراءات. تظهر إجراءات الموافقة جميع الأحداث المهمة في عملية الموافقة، ما يسهل عليك تصميم عملية سير عمل بشري حيث يتفاعل العديد من الأشخاص أو يتعاونون في مستند معين.
يمكن أن يحتوي سير العمل على أي عدد من الإجراءات. يتم تنفيذ الإجراءات المدرجة للتو بواسطة سير العمل، ولكن قد يتم تنفيذ إجراءات أخرى من قبل المشاركين في سير العمل. على سبيل المثال، في سير عمل الموافقة، يتم إجراء مراجعة المستند والموافقة عليه فعليا بواسطة مشارك في سير العمل. يتم تمثيل الإجراءات التي يقوم بها مشارك سير العمل بالمهام المعينة لهذا الشخص في قائمة المهام المعينة. الإجراءات الخمسة في الرسم التخطيطي1: مثال على سير عمل الرسم التخطيطي، بالقرب من بداية هذه المقالة، هي:
-
إرسال رسالة بريد إلكتروني لإعلام المراجع
-
مراجعة المستند (مهمة معينة للمشارك في سير العمل)
-
نقل المستند إلى مكتبة المستندات المعتمدة
-
إرسال رسالة بريد إلكتروني لإعلام الفريق
-
إرسال رسالة بريد إلكتروني لإعلام كاتب المستند
بالمعنى الأساسي، عند تصميم سير عمل، يمكنك تحديد التسلسل الضروري للإجراءات، ثم تجميع هذا التسلسل من الإجراءات باستخدام محرر سير العمل. على سبيل المثال، في الرسم التخطيطي 1: مثال على سير عمل الموافقة، الإجراء الأول الذي تريده هو إرسال رسالة بريد إلكتروني لإعلام المراجع.
لذلك في محرر سير العمل، انقر فوق الخطوة الأولى، واكتب بعض رسائل البريد الإلكتروني أو كلها واختر إرسال بريد إلكتروني.
ما هي الشروط؟
عند تصميم سير عمل، يمكنك استخدام محرر سير العمل لإنشاء قواعد تطبق منطق شرطي على مواقع SharePoint وقوائمه وعناصره وأنواع محتوياته. تنشئ القاعدة شرطا حيث ينفذ سير العمل الإجراء المقترن فقط إذا كان هذا الشرط صحيحا. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء قاعدة حيث يرسل سير العمل إلى المراجع رسالة بريد إلكتروني فقط إذا تم إنشاء عنصر بواسطة شخص معين. يمكنك أيضا إضافة شروط متعددة لكل فرع. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء قاعدة حيث يتم إرسال رسالة بريد إلكتروني للمراجع فقط إذا كان العنصر هو (1) تم إنشاؤه بواسطة شخص معين و(2) يحتوي عنوان المستند على كلمات أساسية محددة. وأخيرا، يمكنك إقران إجراءات متعددة بشرط واحد. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء قاعدة حيث إذا تم إنشاء عنصر بواسطة شخص معين، ثم (1) يتم إرسال المراجع بريدا إلكترونيا ويتم تسجيل معلومات سير العمل (2) إلى قائمة المحفوظات.
للتلخيص، القاعدة هي شرط واحد أو أكثر مقترن بواحد أو أكثر من الإجراءات: إذا كانت جميع العبارات في الشرط صحيحة، فقم بجميع الإجراءات المقترنة.
في المثال السابق، حدد المستخدم مجموعة من شرطين ومجموعة من إجراءين لسير العمل. ومع ذلك، يمكنك إنشاء فروع متعددة في سير العمل: إذا كان الشرط A صحيحا، فقم بإجراء واحد؛ إذا كان الشرط B صحيحا، فقم بإجراء مختلف. لإضافة فرع إلى خطوة، انقر فوق إدراج فرع Else-If. على سبيل المثال، في سير عمل الموافقة، إذا وافق المراجع على مستند، يقوم سير العمل بتنفيذ واحد من سلسلة من الإجراءات؛ إذا رفض المراجع مستندا، ينفذ نفس سير العمل إجراء مختلفا. هذا فرع شرطي.
في محرر سير العمل، تحتوي هذه الخطوة على فرعين وتبدو كما يلي.
يمكنك أيضا إنشاء فرع لا يحتوي على شرط. بهذه الطريقة، ينفذ سير العمل إجراء واحدا إذا كان شرط أو مجموعة من الشروط صحيحا وإجراء مختلفا إذا كانت خاطئة. على سبيل المثال، ترسل الخطوة التالية في سير العمل رسالة إلى الموافقين فقط إذا كان الشرط صحيحا؛ وإلا، يرسل سير العمل رسالة فقط إلى بادئ سير العمل. بإضافة فرع بدون شرط، ينفذ سير العمل الإجراء في هذا الفرع في أي حالة يكون فيها الشرط في الفرع الأول خاطئا.
ملاحظة: للحصول على فرع بدون شرط، يجب أن يكون الفرع الأخير في الكتلة الشرطية وليس الفرع الوحيد في في الكتلة الشرطية.
ملاحظة: لا يمكن أن يمتد التفريع في سير عمل من خطوة إلى أخرى. يتم دائما تضمين مجموعة من فروع "Else If"، يشار إليها أيضا باسم كتلة شرطية، في خطوة واحدة. ومع ذلك، يمكنك تداخل الخطوات كخطوات فرعية.
يوفر لكSharePoint Designer 2010 العديد من الشروط الجاهزة القابلة لإعادة الاستخدام لدمجها في سير العمل الخاص بك. على سبيل المثال، يمكنك تحديد أن سير العمل ينفذ الإجراءات المقترنة فقط إذا كان هناك عنصر:
-
يتم إنشاء أو تعديل في فترة زمنية محددة.
-
يتم إنشاؤه أو تعديله من قبل شخص معين.
-
يحتوي على حقل عنوان يحتوي على كلمات أساسية محددة.
-
هو ملف من نوع معين أو يحتوي على حجم ملف في نطاق معين. (يتوفر هذا الشرط فقط عند إرفاق سير العمل بمكتبة مستندات.)
بالإضافة إلى ذلك، يمكنك إنشاء شروط مخصصة وشروط متقدمة في SharePoint Designer 2010 حيث يمكنك تحديد مجموعة واسعة من المعلمات. باستخدام الشروط المخصصة، يمكنك مقارنة حقل في القائمة الحالية بقيمة. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء شرط مخصص حيث إذا كان حقل حالة الموافقة يساوي الموافقة، فقم بالإجراء المقترن. مع الشروط المتقدمة، يمكنك مقارنة قيمة بقيمة أخرى. يسمح لك هذا بإنشاء مقارنة بين حقل في أي قائمة وقيمة من قائمة أخرى. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء شرط متقدم لمكتبة المستندات المشتركة حيث إذا كانت قيمة حقل الحالة في قائمة المهام تساوي معلق، فقم بإجراء مقترن.
ملاحظة: لا يتطلب الإجراء شرطا. على سبيل المثال، الخطوة الأولى في الرسم التخطيطي 1: مثال على سير عمل الموافقة، بالقرب من بداية هذه المقالة، يرسل بريدا إلكترونيا لإعلام المراجع. لا يحتوي هذا الإجراء على شرط مقترن به. لا تتطلب الكتلة المتوازية من الإجراءات أيضا شرطا.
الإجراءات المتوازية مقابل الإجراءات التسلسلية
عندما يكون لديك أكثر من إجراء مقترن بشرط، يمكن إعداد الإجراءات للتشغيل في نفس الوقت (بالتوازي) أو إجراء تلو الآخر (تسلسلي)، الإعداد الافتراضي.
الإجراءات التسلسلية على سبيل المثال، في سير العمل التالي، يمكنك إعداد إجراءين بحيث عند الموافقة على مستند، يتم نسخ المستند إلى مكتبة مستندات الأرشيف ثم (بعد ذلك) يتم إرسال رسالة. في محرر سير العمل، ثم يشير إلى أن الإجراء الثاني يحدث بعد الأول.
الإجراءات المتوازية على سبيل المثال، في سير العمل التالي، يمكنك إعداد إجراءين بحيث عند الموافقة على مستند، يتم إرسال رسالة و (في الوقت نفسه) يتم نسخ المستند إلى مكتبة المستندات المعتمدة. في محرر سير العمل ويشير إلى أن الإجراء الثاني يحدث في نفس وقت الإجراء الأول. هذا مفيد بشكل خاص مع المهام والإجراءات التي تستغرق وقتا كبيرا. على سبيل المثال، في حالة المهام، يمكن استخدامه للتحكم في وقت تعيين المهام.
ملاحظة: الإجراءات المتوازية ليست متزامنة تماما؛ بل هي إجراءات متوازة. لا يمكن تحديد الترتيب الدقيق وقد يختلف في كل مرة يتم فيها تشغيل سير العمل.
ملاحظات:
-
في قاعدة (الشروط والإجراءات)، يمكن أن تحدث الإجراءات في سلسلة أو بالتوازي أو في مجموعة من السلاسل والتوازي.
-
يجب احتواء مجموعة من الإجراءات التسلسلية أو المتوازية في خطوة واحدة.
ما هي الخطوات؟
يتكون سير العمل من خطوة واحدة أو أكثر. يمكن أن تحتوي كل خطوة على العديد من الإجراءات والشروط المرتبطة بها. يمكنك حتى تداخل الخطوات ضمن خطوات أخرى. يمكنك القيام بذلك للمساعدة في تنظيم سير العمل الخاص بك. يمكنك التفكير في الخطوات ككتل من الوظائف في محرر سير العمل. على سبيل المثال، يحتوي سير العمل التالي على خطوتين، كما هو موضح في محرر سير العمل.
تسمح لك الخطوات بتجميع الشروط والإجراءات بحيث يمكن تقييم مجموعة واحدة من القواعد (الشروط والإجراءات) وتنفيذها قبل مجموعة ثانية.
تكوين الإجراءات في سير عمل للتشغيل باستخدام أذونات كاتب سير العمل. في SharePoint Designer 2010 يمكنك استخدام خطوات انتحال الهوية لجعل سير العمل ينفذ الإجراءات عن طريق انتحال شخصية كاتب سير العمل بدلا من بادئ سير العمل. تعد خطوات انتحال الهوية مفيدة بشكل خاص في سيناريوهات الموافقة والنشر، حيث يكون لدى الأشخاص الذين يرسلون المحتوى للموافقة والأشخاص الذين يوافقون على المحتوى أذونات مختلفة.
مؤلف سير العمل هو آخر شخص قام بنشر سير العمل. عند إعادة نشر سير عمل بواسطة مستخدم مختلف، لا يتغير مؤلف سير العمل لمثيلات سير العمل قيد التقدم. ستستخدم مثيلات مهام سير العمل التي بدأت بعد إعادة نشر سير العمل مؤلف سير العمل المحدث.
ملاحظة: لا يمكن إضافة خطوات انتحال الهوية إلا إلى جذر سير العمل ولا يمكن تضمينها في خطوة أخرى.
في السيناريو التالي، لا يملك الشخص الذي يبدأ مهام سير العمل الأذونات لإضافة ملف إلى مكتبة الأرشيف، ولكن كاتب سير العمل لديه. عندما يبدأ الشخص سير العمل، إذا تم تقييم الشرط على أنه صحيح في خطوة انتحال الهوية، نسخ المستند إلى مكتبة الأرشيف باستخدام أذونات كاتب سير العمل. الخطوة 2 ليست خطوة انتحال، لذلك يتم تشغيلها كمنشئ سير العمل. من أفضل الممارسات استخدام خطوات انتحال الهوية فقط للحد الأدنى من مجموعة الإجراءات التي تتطلب أذونات كاتب سير العمل للنجاح.
خطوة واحدة أو أكثر؟ يمكن تصميم بعض مهام سير العمل إما كتسلسل من الإجراءات ضمن خطوة واحدة أو كتسلسل من الخطوات. على سبيل المثال، يمكن تقسيم الإجراءات في الخطوة التالية إلى خطوات منفصلة أو متداخلة مع الكتلة الشرطية كخطوات منفصلة
فيما يلي مثال على العملية باستخدام الخطوات المتداخلة في كتلة شرطية.
الخطوات هي طريقة لتنظيم سير العمل الخاص بك. إن الطريقة التي تستخدم بها الخطوات في مهام سير العمل الخاصة بك هي، إلى حد كبير، ما يصل إلى التفضيل الشخصي. على سبيل المثال، قد يكون لسير العمل العديد من الإجراءات في خطوة لا تستخدم الشروط. في هذه الحالة، قد تحتاج إلى فصل الإجراءات إلى خطوات فقط لتنظيمها بشكل أفضل. تتم معالجة القواعد في خطوة واحدة للانتهاء قبل الانتقال إلى الخطوة التالية، لذلك تريد التجميع في نفس قواعد الخطوة الضرورية للتأثير على الإجراء أو الإجراءات المحددة التي تريدها.
ما هي نماذج سير العمل؟
لجعل سير العمل أكثر ديناميكية ومرونة، يمكنك إضافة نموذج إلى سير العمل. باستخدام نموذج، يمكنك جمع المعلومات من المشاركين في سير العمل في أوقات محددة مسبقا في سير العمل، وإتاحة إمكانية تفاعل المشاركين مع مهام سير العمل هذا، والمساعدة في ضمان توفر البيانات لمهام سير العمل القابلة لإعادة الاستخدام بغض النظر عن القائمة أو المكتبة أو نوع المحتوى المقترن بها.
باستخدام SharePoint Designer 2010 ، يمكنك إنشاء ثلاثة أنواع من نماذج سير العمل:
-
يجمع نموذج البدء معلومات من مشارك سير العمل عند بدء سير العمل. يتم إنشاؤه تلقائيا عند إنشاء سير العمل في SharePoint Designer 2010. يتم عرض نماذج البدء للمستخدمين عند بدء سير عمل يدويا على عنصر SharePoint معين. باستخدام نموذج البدء، يمكن للمستخدمين تحديد معلمات أو معلومات إضافية حول سير العمل كما ينطبق على عنصر SharePoint المحدد. على سبيل المثال، قد تستخدم نموذج بدء لاستفسار من يجب عليه مراجعة مستند ومتى يجب إكمال المراجعة. SharePoint Designer 2010 تلقائيا بإنشاء نموذج بدء InfoPath أو ASP.NET وفقا لمواصفات البدء الخاصة بك. إذا لم تكن هناك حاجة إلى معلمات البدء، فلن يحتوي النموذج إلا على زري البدءوالإلغاء
-
يسمح نموذج مهمة مخصص للمشاركين في سير العمل بالتفاعل مع المهام في قائمة المهام المحددة لسير العمل. باستخدام "معالج المهام المخصصة"، يمكنك بسهولة إنشاء حقول نماذج مخصصة وإضافتها إلى نموذج مهمة مخصص. عند الانتهاء من تصميم سير العمل، SharePoint Designer 2010 تلقائيا بإنشاء نماذج InfoPath أو ASP.NET للمهام المخصصة. بعد ذلك، عند تشغيل سير العمل وإنشاء المهام، يستعرض المستخدم إلى قائمة المهام المحددة لسير العمل، ويحدد المهمة كمكتملة، ويدخل أي معلومات اختيارية أو مطلوبة خاصة بسير العمل. يمكن لسير العمل بعد ذلك الاستجابة لتلك التغييرات كما هو محدد في سير العمل، أو البحث عن هذه المعلومات وتقييمها في الخطوات اللاحقة لسير العمل.
-
يوفر سير العمل القابل لإعادة الاستخدام، بشكل افتراضي، الحقول الشائعة لجميع العناصر فقط، مثل إنشاء وتعديل بواسطة. وذلك لأن سير العمل القابل لإعادة الاستخدام غير مقترن بشكل افتراضي بقائمة أو مكتبة أو نوع محتوى. يمكنك نموذج الاقتران من إقران الحقول بسير عمل قابل لإعادة الاستخدام بحيث تكون الحقول متوفرة عند تصميم سير العمل وتشغيله.
بعد SharePoint Designer 2010 إنشاء النماذج تلقائيا، يمكنك تخصيصها بالانتقال إلى صفحة الإعدادات لسير العمل، في قسم Forms، انقر فوق النموذج الذي تريد تخصيصه. نماذج سير العمل هي إما صفحات InfoPath أو ASP.NET. يتم تخزينها على موقع SharePoint مع ملفات مصدر سير العمل.
وظائف محسنة باستخدام نماذج InfoPath 2010 على SharePoint Server 2010
إذا كان الخادم يعمل SharePoint Server 2010 (وليس SharePoint Foundation 2010 وحده)، فإن نماذج سير العمل - الاقتران والبدء والمهمة - أصبحت الآن نماذج InfoPath 2010. من السهل تغيير مظهر وتخطيط نماذج InfoPath، ويمكنك إضافة قواعد التحقق من الصحة إلى نموذج InfoPath. لتحرير نموذج سير عمل في InfoPath 2010 ، ما عليك سوى النقر فوق النموذج وفتح InfoPath النموذج مباشرة من SharePoint Designer 2010.تتوفر نماذج InfoPath للقوائم والمكتبات ومهام سير العمل.
أين يتم تخزين مهام سير العمل؟
يتم تخزين مهام سير العمل في مكتبة مستندات على مستوى الموقع تسمى مهام سير العمل. يتم إنشاء مكتبة المستندات هذه تلقائيا بواسطة SharePoint Designer 2010. بشكل افتراضي، تكون مكتبة مستندات سير العمل مخفية من المستعرض ولا تحتوي على طرق عرض القائمة، مثل AllItems.aspx أو EditForm.aspx. لعرض محتويات مكتبة مهام سير العمل، في SharePoint Designer 2010 ، في جزء التنقل ، انقر فوق كافة الملفات، ثم انقر فوق مهام سير العمل في الجزء الرئيسي.
ملاحظات:
-
قد لا تتمكن من عرض مهام سير العمل باستخدام كافة الملفات، يعتمد ذلك على كيفية تكوين الخادم.
-
الطريقة الأساسية للوصول إلى مهام سير العمل وتصميمها في SharePoint Designer 2010 هي النقر فوق مهام سير العمل في جزء التنقل .
تحتوي مكتبة مستندات مهام سير العمل على مجلد لكل سير عمل تم إنشاؤه باستخدام SharePoint Designer 2010. يحتوي المجلد على الملفات المصدر اللازمة لسير العمل، مثل:
-
ملف علامات سير العمل (.xoml).
-
ملف تكوين سير العمل.
-
InfoPath xsn أو ASP.NET نماذج aspx المطلوبة لسير العمل، مثل نماذج البدء (لسير العمل التي يتم تشغيلها يدويا) أو نماذج المهام المخصصة.
لتحرير سير عمل موجود في SharePoint Designer 2010 ، في جزء التنقل ، انقر فوق مهام سير العمل. في الجزء الرئيسي، انقر بزر الماوس الأيمن فوق سير العمل المطلوب، وانقر فوق تحرير سير العمل.
لنسخ سير عمل قابل لإعادة الاستخدام وتعديله في SharePoint Designer 2010 ، في جزء التنقل ، انقر فوق مهام سير العمل. في الجزء الرئيسي، انقر بزر الماوس الأيمن فوق سير العمل المطلوب القابل لإعادة الاستخدام، وانقر فوق نسخ وتعديل.
يفتح كلا الإجراءين السابقين سير العمل في محرر سير العمل. يمكنك النقر فوق الشريط أو التنقل التفصيلي لتحرير سير العمل وإدارة الإعدادات وتحديد عملية المهمة لسير العمل.
يوفر محرر سير العمل إجراء يسمى Log to History List. من أفضل الممارسات استخدام هذا الإجراء في مهام سير العمل الخاصة بك للاحتفاظ بسجل لمحفوظات سير العمل. محفوظات مهام سير العمل لا تقدر بثمن للتحقيق في الأخطاء أو لأغراض التعقب والنكار.
عند إنشاء سير عمل يستخدم الإجراء Log to History List، SharePoint Designer 2010 تلقائيا بإنشاء قائمة تسمى محفوظات سير العمل. يتم إنشاء القائمة بشكل افتراضي في http://<sitename>/القوائم/Workflow٪20History. يمكنك تحديد إنشاء قائمة محفوظات مختلفة عند تصميم قائمة أو مهام سير عمل موقع وعند إقران سير عمل قائمة قابل لإعادة الاستخدام. تحتوي هذه القائمة على أعمدة لمعلومات مثل معرف المستخدم والتاريخ والحدث ووصف الخطأ. مثل مكتبة مستندات مهام سير العمل، تكون قائمة المحفوظات مخفية بشكل افتراضي من المستعرض ولكن يمكن رؤيتها في SharePoint Designer 2010 ، في جزء التنقل ، بالنقر فوق كافة الملفات.
يوفر محرر سير العمل ستة إجراءات تتفاعل مع قائمة المهام، بما في ذلك تعيين عنصر To-Do وجمع البيانات من مستخدم وتعيين نموذج إلى مجموعة. تستخدم مهام سير العمل قائمة المهام بشكل افتراضي، ولكن يمكن تكوينها لاستخدام قائمة مهام مخصصة. قد تستخدم قائمة مهام مخصصة لفصل مهام سير العمل عن أنواع المهام الأخرى أو للمشكلات المتعلقة بالأذونات. يمكنك استخدام قائمة مهام مخصصة واحدة لجميع مهام سير العمل على الموقع أو قائمة مهام مخصصة لكل سير عمل. يعتمد ذلك على المتطلبات التقنية والتنظيمية لسير العمل.
عند إنشاء سير عمل يستخدم أيا من الإجراءات الثلاثة السابقة، SharePoint Designer 2010 تلقائيا بإنشاء النموذج ونوع المحتوى للمهمة وقائمة المهام، إذا لزم الأمر. بشكل افتراضي، يمكن عرض قائمة المهام في المستعرض، على عكس مكتبة مستندات مهام سير العمل وقائمة محفوظات سير العمل.
أين يمكنني التحقق من حالة سير العمل؟
يمكنك بسهولة عرض تقدم مهام سير العمل على عنصر محدد من خلال المستعرض. تعرض طريقة عرض كافة العناصر لقائمة أو مكتبة مستندات، بشكل افتراضي، الحالة الحالية لسير العمل الذي يعمل على عنصر ما. في المثال التالي، سير عمل طلب تغيير التصميمقيد التقدملأداة 1 DCR.
ملاحظات:
-
سيكون هناك أعمدة متعددة إذا كانت مهام سير العمل المتعددة مقترنة بالقائمة أو المكتبة.
-
يمكن إزالة الأعمدة من طريقة العرض كافة العناصر دون التأثير على وظيفة سير العمل.
-
لن تتم إضافة عمود الحالة إلى طريقة العرض إذا كان هناك بالفعل ستة أعمدة بحث أو أكثر في طريقة العرض.
سيؤدي النقر فوق حالة سير العمل لعنصر، مثل قيد التقدم أو مكتمل، إلى نقلك إلى صفحة حالة سير العمل لسير العمل للعنصر المحدد. للاطلاع على حالة مهام سير عمل الموقع، انقر فوق القائمة إجراءات الموقع ، وانقر فوق عرض كافة محتويات الموقع، ثم انقر فوق مهام سير عمل الموقع. توفر لك صفحة حالة سير العمل معلومات حول:
-
من بدأ مهام سير العمل ومتى للعنصر
-
المهام المقترنة بسير العمل للعنصر
-
محفوظات سير العمل للعنصر، مثل وقت بدء مهام سير العمل ووقت اكتمالها
تصور سير العمل
سترى أيضا تصورا لسير العمل لحالة سير العمل إذا:
-
تم تحديد خيار إظهار مرئيات سير العمل على صفحة الحالة في SharePoint Designer 2010 عند نشر سير العمل
-
تم تثبيت Visio Premium 2010 على الكمبيوتر الذي تم نشر مهام سير العمل منه
-
يتم تشغيل سير العمل على SharePoint Server 2010
-
يتم تشغيل Visio Graphics Services على الخادم
ملاحظة: لا يلزم تثبيت Visio على على الكمبيوتر المحلي لعرض مرئيات سير العمل.
باستخدام مرئيات سير العمل، يتم إنشاء رسم تخطيطي ل Visio لسير العمل وعرضه تلقائيا في جزء ويب Visio في صفحة حالة سير العمل. يعرض تصور سير العمل طريقة عرض "مباشرة" للمكان الذي يوجد فيه سير عمل معين.
لعرض صفحة مهام سير العمل لعنصر، يمكنك أيضا النقر فوق العنصر في القائمة، ثم النقر فوق مهام سير العمل في القائمة.
ملاحظة: يتوفر الأمر Workflows فقط عندما يكون العنصر في قائمة أو مكتبة تحتوي على سير عمل واحد على الأقل مرفق به.
عندما يبدأ مستخدم سير عمل على عنصر SharePoint Foundation 2010 أو SharePoint Server 2010 يضيف عمودا جديدا إلى تلك القائمة أو المكتبة التي يوجد فيها العنصر. بشكل افتراضي، يطابق اسم العمود اسم سير العمل. يعرض عمود القراءة فقط هذا الحالة الحالية للعنصر داخل سير العمل هذا. تتم إضافة عمود الحالة هذا تلقائيا لكل سير عمل في المرة الأولى التي يتم تشغيله فيها.
في كل عمود، تكون حالة سير العمل ارتباطا. عند النقر فوق قيد التقدم، على سبيل المثال، سترى صفحة حالة سير العمل لهذا المثيل من سير العمل.
الخطوات التالية المقترحة
تعد مهام سير العمل طريقة قوية لإضافة منطق التطبيق إلى مواقع SharePoint وتطبيقاته. الآن بعد أن فهمت أساسيات سير العمل، قد ترغب في البدء عن طريق إنشاء سير عمل. ابحث عن مزيد من المعلومات حول تصميم مهام سير العمل وتخصيصها في القسم انظر أيضا .
أعلى الصفحة
