مقدمة حول سير عمل SharePoint

تساعد مهام سير العمل الأشخاص على التعاون في استخدام المستندات وإدارة مهام المشاريع عن طريق تطبيق عمليات أعمال معينة على المستندات والعناصر في موقع SharePoint. تساعد مهام سير العمل المؤسسات في الالتزام بعمليات أعمال متناسقة، وهي تحسّن أيضاً من فعالية المؤسسة وإنتاجيتها عبر إدارة مهام وخطوات عمليات الأعمال. ويمكِّن هذا الأمر الأشخاص الذين يقومون بهذه المهام من التركيز على تنفيذ العمل بدلاً من إدارة سير العمل.

ملاحظات:

تم إيقاف مهام سير عمل SharePoint 2010 منذ 1 أغسطس 2020 للمستأجرين الجدد وتمت إزالتها من المستأجرين الحاليين في 1 نوفمبر 2020. إذا كنت تستخدم مهام سير عمل SharePoint 2010، نوصي بالترحيل إلى Power Automate أو حلول أخرى مدعومة. لمزيد من المعلومات، راجع إيقاف سير عمل SharePoint 2010.
تم إهمال سير عمل SharePoint 2013 منذ أبريل 2023 وسيتم إيقاف تشغيله للمستأجرين الجدد اعتبارا من 2 أبريل 2024. ستتم إزالته من المستأجرين الحاليين وسيتم إيقافه بالكامل اعتبارا من 2 أبريل 2026. إذا كنت تستخدم سير عمل SharePoint 2013، نوصي بالترحيل إلى Power Automate أو حلول أخرى مدعومة. لمزيد من المعلومات، راجع إيقاف سير عمل SharePoint 2013 في Microsoft 365.
يتم إرسال رسائل البريد الإلكتروني التي أنشأها النظام من مهام سير العمل من عنوان no-reply@sharepointonline.com باسم عرض "SharePoint Online"

في هذه المقالة

ما هي مهام سير العمل؟
النظامان الأساسيان لمهام سير العمل في SharePoint
مهام سير العمل المضمنة
دعم مهام سير العمل المخصصة
خطوات استخدام مهام سير العمل

ما هي مهام سير العمل؟

يتم أحياناً وصف سير العمل كسلسلة من المهام التي ترجع نتيجة. في سياق تقنيات ومنتجات SharePoint، يتم تعريف سير العمل بشكل محدد أكثر كالحركة التلقائية للمستندات أو العناصر عبر سلسلة من الإجراءات أو المهام المرتبطة بعملية أعمال. ويمكن أن يتم استخدام مهام سير العمل لإدارة عمليات الأعمال الشائعة بشكل ثابت ضمن مؤسسة عبر تمكين المؤسسة من إرفاق منطق تسلسل عمل بالمستندات أو العناصر في قائمة SharePoint أو المكتبة التابعة له. منطق تسلسل العمل هو بشكل أساسي عبارة عن مجموعة من الإرشادات التي تحدد الإجراءات التي يتم إدخالها على مستند أو عنصر وتتحكم بها.

يمكن لمهام سير العمل أن تنظم التكلفة والوقت اللازمين للتنسيق بين عمليات الأعمال الشائعة، مثل الموافقة على مشروع أو مراجعة مستند، عن طريق إدارة المهام البشرية المُضمنة في هذه العمليات وتعقبها. على سبيل المثال، في موقع SharePoint، يمكنك إضافة سير عمل إلى مكتبة مستندات توجّه مستنداً إلى مجموعة من الأشخاص للموافقة عليه. عندما يبدأ كاتب المستند سير العمل هذا على مستند في تلك المكتبة، يقوم سير العمل بإنشاء مهام موافقة على المستندات، وتعيين تلك المهام إلى المشاركين في سير العمل، ومن ثم إرسال تنبيهات عبر البريد الإلكتروني إلى المشاركين مع إرشادات المهام وارتباط إلى المستند لتتم الموافقة عليه. بينما يكون سير العمل قيد التقدم، يمكن لمالكه (في هذه الحالة، كاتب المستند) أو المشاركين فيه التحقق من صفحة حالة سير العمل لرؤية المشاركين الذين أكملوا مهام سير عملهم. عندما يقوم المشاركون بإكمال مهام سير العمل الخاصة بهم، ينتهي سير العمل، ويتم بشكل تلقائي إعلام مالك سير العمل بأنه قد تم اكتمال هذا الأخير.

تستخدم الإجراءات الواردة في سير العمل "الموافقة" في المثال السابق العملية الظاهرة في التوضيح التالي:

مخطط انسيابي لسير عمل موافقة

لا تدعم مهام سير العمل عمليات الأعمال البشرية الموجودة فقط، بل تقوم أيضاً بتوسيع طرق تعاون الأشخاص واستخدامهم للمستندات، والقوائم، والمكتبات. يمكن لمستخدمي الموقع بدء مهام سير عمل والمشاركة فيها باستخدام نماذج قابلة للتخصيص يمكن الوصول إليها من المستند أو العنصر في قائمة SharePoint أو المكتبة التابعة له. إضافة إلى ذلك، تتكامل وظيفة سير العمل في منتجات SharePoint بشدة مع Microsoft Office 2013 بحيث يكون بالإمكان تنفيذ مهام سير العمل التالية في كل من المنتجين:

اعرض قائمة مهام سير العمل المتوفرة لمستند أو عنصر.
ابدأ سير عمل على مستند أو عنصر.
اعرض مهمة سير عمل، أو حررها، أو أعد تعيينها.
أكمل مهمة سير عمل.

أعلى الصفحة

الأنواع الثلاثة من الأنظمة الأساسية لسير عمل SharePoint

تم نقل النظام الأساسي لسير العمل في SharePoint 2010 إلى Office 365 وSharePoint Server 2013، بحيث تستمر كل مهام سير العمل التي تم إنشاؤها على هذا النظام الأساسي بالعمل. ويستند هذا النظام الأساسي إلى Windows Workflow Foundation 3.5 ‏(WF3.5).

يستند النظام الأساسي لسير العمل في SharePoint 2013 إلى Windows Workflow Foundation 4 ‏(WF) وقد تمت إعادة تصميمه بشكل جذري. ربما تكون الميزة الأكثر بروزا للنظام الأساسي لسير العمل الجديد هذا هي استخدام Microsoft Azure كمضيف تنفيذ سير العمل. ويمكن العثور الآن على محرك تنفيذ سير العمل خارج Office 365 وSharePoint Server 2013، في Microsoft Azure.

في SharePoint Online، يتوفر Microsoft Flow الآن. هذا هو أحدث محرك سير عمل لدينا، الوصول إلى: https://flow.microsoft.com . لمعرفة المزيد حول استخدام MS Flow، تفضل بزيارة: https://docs.microsoft.com/en-us/flow . لاستكشاف أخطاء MS Flow وإصلاحها، تفضل بزيارة https://docs.microsoft.com/en-us/flow/fix-flow-failures & https://us.flow.microsoft.com/en-us/support/

أعلى الصفحة

مهام سير العمل المضمنة

يتضمن موقع SharePoint العديد من مهام سير العمل المضمنة التي تعالج سيناريوهات الأعمال الشائعة:

الموافقة يوجّه سير العمل هذا مستنداً أو عنصراً إلى مجموعة من الأشخاص للموافقة عليه. يقترن سير العمل "الموافقة" بشكل افتراضي بنوع محتوى "المستند" ويكون بذلك متوفراً في مكتبات المستندات بشكل تلقائي.
تجميع الملاحظات يوجّه سير العمل هذا مستنداً أو عنصراً إلى مجموعة من الأشخاص لجمع الملاحظات. يمكن للمراجعين تقديم الملاحظات، التي يتم عندئذ جمعها وإرسالها إلى الشخص الذي بدأ سير العمل. يقترن سير العمل "تجميع الملاحظات" بشكل افتراضي بنوع محتوى "المستند" ويكون بذلك متوفراً في مكتبات المستندات بشكل تلقائي.
تجميع التواقيع يوجّه سير العمل هذا مستند Microsoft Office إلى مجموعة من الأشخاص لجمع تواقيعهم الرقمية. يجب أن يتم بدء سير العمل هذا في برنامج Office 2013. يجب على المشاركين إكمال مهام التوقيع الخاصة بهم عن طريق إضافة توقيعهم الرقمي إلى المستند في برنامج Office ذي الصلة. يقترن سير العمل "تجميع التواقيع" بشكل افتراضي بنوع محتوى "المستند" ويكون بذلك متوفراً في مكتبات المستندات بشكل تلقائي. لكن، يظهر سير العمل "تجميع التواقيع" لمستند في مكتبة المستندات فقط في حال كان هذا المستند يحتوي على سطر توقيع واحد أو أكثر في Microsoft Office.
نشر الموافقة إن سير العمل هذا مماثل لسير عمل الموافقة حيث يتم توجيه المحتوى تلقائياً إلى مساهمين وخبراء متخصصين في مجال معين للمراجعة والموافقة. لقد تم تصميم سير عمل الموافقة على النشر لمواقع النشر تحديداً حيث تخضع عملية نشر صفحات ويب جديدة ومحدّثة لمراقبة شديدة، مما يجعل سير العمل هذا فريداً.
ثلاثي الحالات يمكن استخدام سير العمل هذا لإدارة عمليات الأعمال التي تتطلب من المؤسسات تعقب عدد كبير من المشاكل أو العناصر، مثل مشاكل دعم المستهلكين، أو عملاء المبيعات المتوقعين، أو مهام المشروع.

يمكن أن يتم تخصيص كل من مهام سير العمل أعلاه لمؤسستك بطرق عدة. على سبيل المثال، عند إضافة سير عمل إلى نوع محتوى، أو مكتبة، أو قائمة لجعله متوفراً للاستخدام على المستندات أو العناصر، ستتمكن من تخصيص قوائم المهام وقوائم المحفوظات حيث يتم تخزين معلومات حول سير العمل.

عندما يبدأ مستخدم الموقع سير عمل على مستند أو عنصر، قد يتوفر لديه خيار تخصيص سير العمل أكثر عبر تحديد قائمة المشاركين، وتاريخ الاستحقاق، وإرشادات المهام.

أعلى الصفحة

دعم مهام سير العمل المخصصة

على الرغم من إمكانية تخصيص مهام سير العمل المضمنة قليلاً لتلبية احتياجات مختلفة، فقد تختار المؤسسة تصميم مهام سير العمل الفريدة لعمليات الأعمال في المؤسسة وتطويرها. يمكن لمهام سير العمل أن تكون بسيطة أو معقدة بقدر ما تتطلب عمليات الأعمال ذلك. يمكن للمطورين إنشاء مهام سير العمل التي تم بدؤها من قبل أشخاص يستخدمون موقعاً، أو يمكنهم إنشاء مهام سير عمل تبدأ تلقائياً بالاستناد إلى حدث ما، على سبيل المثال، عندما يتم إنشاء عنصر قائمة أو تغييره. إذا قامت مؤسستك بتطوير مهام سير عمل مخصصة ونشرها، فقد تتوفر هذه الأخيرة إلى جانب مهام سير العمل المضمنة التي تم وصفها بالفعل أو بدلاً منها.

ثمة طريقتان لإنشاء مهام سير العمل المخصصة:

يمكن لمستخدمي Power تصميم مهام سير عمل بدون تعليمات برمجية لاستخدامها في قائمة أو مكتبة معينة باستخدام Microsoft SharePoint المصمم 2013 وOffice Visio 2013 يتم إنشاء مهام سير عمل SharePoint المصمم 2013 من قائمة بأنشطة سير العمل المتوفرة، ويمكن للشخص الذي ينشئ سير العمل نشر مهام سير العمل مباشرة إلى القائمة أو المكتبة حيث سيتم استخدامها. كذلك، يعمل SharePoint Designer 2013 مع Visio 2013 لتوفير تجربة تطوير مهام سير عمل مرئية من أجل إنشاء الرسومات التخطيطية باستخدام الأشكال والموصلات. يمكنك أيضاً استيراد مهام سير العمل من Visio 2013 إلى SharePoint Designer 2013، والعكس بالعكس.
يمكن لمطوري البرامج المحترفين إنشاء مهام سير عمل باستخدام Visual Studio 2012 أو أحدث تتضمن مهام سير العمل هذه أنشطة سير العمل والتعليمات البرمجية المخصصة. وبعد أن يقوم مطور محترف بإنشاء مهام سير العمل المخصصة، يتمكن مسؤول خادم من نشرها عبر مواقع متعددة.

أعلى الصفحة

خطوات استخدام مهام سير العمل

ثمة خطوات متعددة يتم اتباعها في استخدام سير عمل على مستند أو عنصر قائمة. ويمكن أن يتم إكمال كل خطوة من قبل أفراد بأدوار مختلفة. على سبيل المثال، بمكن لمسؤول موقع توفير سير عمل ليتم استخدامه في مكتبة مستندات، ويمكن لمنشئ محتوى بدء سير عمل أو تعديله بينما يكون قيد التقدم، كما بإمكان شخص ثالث (على سبيل المثال، مراجع مستندات أو موافق) إكمال مهمة سير العمل.

إضافة سير عمل إلى قائمة، أو مكتبة، أو نوع محتوى

قبل أن تتمكن من استخدام سير عمل، يجب أن تتم إضافته إلى قائمة، أو مكتبة، أو نوع محتوى لجعله متوفراً للمستندات أو العناصر الموجودة في موقع محدد. يجب أن يتوفر لديك الإذن "إدارة القوائم" لإضافة سير عمل إلى قائمة، أو مكتبة، أو نوع محتوى. في معظم الحالات، يؤدي مسؤولو الموقع أو الأفراد الذين يديرون قوائم أو مكتبات معينة هذه المهمة.

يتباين توفر سير العمل في موقع وفقاً للموقع حيث تتم إضافته:

إذا قمت بإضافة سير عمل مباشرةً إلى قائمة أو مكتبة، فإنه يكون متوفراً فقط للعناصر الموجودة في تلك القائمة أو المكتبة.
إذا كنت تقوم بإضافة سير عمل إلى نوع محتوى قائمة (مثيل من نوع محتوى موقع تمت إضافته إلى قائمة معينة أو مكتبة)، فهو يتوفر فقط لعناصر نوع المحتوى في القائمة المعينة أو المكتبة التي يرتبط بها نوع المحتوى هذا.
إذا أضفت سير عمل إلى نوع محتوى موقع، فسوف يتوفر سير العمل هذا لأي من عناصر نوع المحتوى الموجودة في كل قائمة ومكتبة أُضيف إليها مثيل لنوع محتوى الموقع هذا.
إذا كنت تريد أن يتوفر سير العمل بشكل كبير عبر القوائم أو المكتبات في موقع، فيمكنك إنشاء سير عمل موقع.

عند إضافة سير عمل إلى قائمة، أو مكتبة، أو نوع محتوى، فيمكنك تخصيصه لموقعه المعين عبر تحديد خيارات متنوعة:

اسم هذا المثيل من سير العمل
قائمة المهام حيث يتم تخزين المهام ذات الصلة بسير العمل
قائمة المحفوظات التي تسجّل كل الأحداث ذات الصلة بسير العمل
الطريقة التي تريد اتباعها لبدء سير العمل
الخيارات الإضافية الخاصة بسير العمل الفردي، على سبيل المثال، كيفية توجيه المهام إلى المشاركين، وظروف إكمال سير العمل، والإجراءات التي تطرأ بعد إكماله.

عند إضافة سير عمل إلى قائمة، أو مكتبة، أو نوع محتوى، أنت تجعله متوفراً للمستندات أو العناصر في موقع معين؛ أنت لا تبدأ سير العمل الفعلي.

بدء سير عمل على مستند أو عنصر

بعد أن تتم إضافة سير عمل إلى قائمة، أو مكتبة، أو نوع محتوى، ويصبح بالتالي متوفراً للاستخدام، يمكنك بدء سير العمل هذا على مستند أو عنصر (في حال تم تكوين سير العمل للسماح له بالبدء تلقائياً). ولبدء سير عمل، يمكنك تحديد سير العمل الذي تريده من قائمة مهام سير العمل المتوفرة للمستند أو العنصر. وعند الضرورة، قد تحتاج أيضاً إلى تعبئة نموذج بالمعلومات التي يتطلبها سير العمل. واستناداً إلى كيفية تصميم سير العمل وتكوينه، قد يتوفر لديك خيار تخصيصه بشكل إضافي عند بدئه على مستند أو عنصر عبر تخصيص مثل هذه الخيارات كالمشاركين، وتاريخ الاستحقاق، وإرشادات المهام.

تعديل سير عمل قيد التقدم

بعد أن يتم بدء سير عمل على عنصر، قد تحتاج إلى إدخال تغييرات على سلوك سير العمل. على سبيل المثال، بعد بدء سير عمل، قد يحتاج الشخص الذي بدأه إلى إضافة مشاركين إضافيين. أو قد يحتاج مشارك في سير العمل إلى إعادة تعيين المهمة إلى شخص آخر أو طلب إدخال تغيير على المستند أو العنصر محور التركيز في سير العمل. ويمكنك تعديل بعض مهام سير العمل المضمنة بينما يكون سير العمل قيد التقدم. وإذا قامت المؤسسة بتطوير مهام سير عمل مخصصة ونشرها، فمن الممكن السماح بالتغييرات التي يتم إدخالها على مهام سير العمل قيد التقدم.

إكمال مهام سير العمل

يتم تمثيل أي حدث سير عمل يتطلب التفاعل البشري بمهمة سير عمل. وعندما يقوم سير عمل بتعيين مهمة إلى مشارك فيه، يتمكن مستلم المهمة إما من إكمال المهمة أو طلب إدخال تغييرات على سير العمل نفسه عبر تحرير نموذج مهمة سير العمل. ويمكن للمشاركين في سير العمل إكمال مهام سير العمل على موقع SharePoint أو مباشرة ضمن أحد برامج Office 2013. وعندما يكمل مشارك في سير العمل مهمة سير عمل أو يطلب إدخال تغيير عليها، يتم نقل سير العمل إلى الخطوة ذات الصلة التالية.

تعقب حالة مهام سير العمل

يمكن لمالكي سير العمل والمشاركين فيه متابعة تقدمه عبر التحقق من صفحة الحالة المقترنة به. وتتضمن صفحة الحالة معلومات الحالة المتعلقة بمهام سير العمل المعلقة. كذلك، فهي تتضمن معلومات المحفوظات ذات الصلة بسير العمل.

يمكن لأدوات إعداد التقارير توفير تحليل مجمع لمحفوظات سير العمل. ويمكن للمؤسسات استخدام هذا التحليل لتحديد المشاكل المتعلقة بالعمليات أو لتحديد أي مجموعة تفي بأهداف الأداء لعملية أعمال معينة. ويمكن أن يتم استخدام تقارير Microsoft Office Excel المحددة مسبقاً مع أي سير عمل. كذلك، تتوفر معلومات محفوظات سير العمل كمصدر بيانات قائمة SharePoint يمكن أن يتم استخدامه في حلول مراقبة عمليات أعمال مخصصة أو برامج أخرى وتحليله.

أعلى الصفحة