يمكن للمشاريع أن تنجح بسرعة في التعامل معها. قبل أن تدرك ذلك، يتحول مشروع البناء البسيط إلى مجموعة من المشاريع الصغيرة، مثل التصميم والحفر وأعمال الأساسات والتسويق. يمكنك التحكم بشكل أكبر في مشروعك عن طريق إنشاء مشاريع أصغر في Project ثم ربطها بملف مشروع واحد لإظهار مكان ملاءمتها في المشروع الرئيسي.
في هذه المقالة
- نظرة عامة على المشاريع الرئيسية
- العمل على المشاريع الفرعية في مشروع رئيسي
- كيفية تأثر الموارد عند دمج الملفات
- طرق أخرى لدمج الملفات
نظرة عامة على المشاريع الرئيسية
لنفكر في المشروع الرئيسي على أنه مجموعة من المشاريع المدمجة التي تظهر تسلسلا هيكليا بين عدة مشاريع ذات صلة. تسمى المشاريع المدرجة في مشروع رئيسي المشاريع الفرعية.
عند إدراج مشروع فرعي، تميزه أيقونة Small Project عن المهام الموجزة التي تشكل جزءا من المشروع الرئيسي.
في المشروع الرئيسي، تظهر المشاريع الفرعية كمهام موجزة يمكنك ترتيبها بسهولة في مخطط تفصيلي.
انقر فوق علامة الجمع بجانب مشروع فرعي لتوسيع مهام هذا المشروع الفرعي لعرضه.
يمثل كل مشروع فرعي مرحلة مختلفة أو مجموعة وظيفية أخرى في المشروع الرئيسي.
عند إدراج مشروع فرعي في المشروع الرئيسي، يكون المشروعان مرتبطين ويمكنك عرض كل المعلومات الموجودة في المشروع الفرعي من المشروع الرئيسي.
عندما تقوم بتحديث مشروع فرعي من المشروع الرئيسي، يتم تحديثه في الملف المصدر الخاص به أيضا. إذا كان عليك فقط دمج الملفات لإنشاء تقرير أو طباعة طريقة عرض لمعلومات المشروع المجمع، فيمكنك أيضا دمجها مؤقتا في طريقة عرض.
يتيح لك إنشاء مشروع رئيسي ومشروعات فرعية تقسيم مشروع كبير وتفويض أجزائه إلى الأشخاص الضروريين. من حيث إدارة المشاريع، فإن تعيين المشاريع الفرعية بهذه الطريقة يمنح المسؤولية لأولئك الذين يقومون بالعمل ويطابق السلطة مع المساءلة. بالنسبة إلى Project، فإن إنشاء مشاريع فرعية في مشروع رئيسي يساعد مديري المشاريع على اكتساب حق الوصول إلى أجزاء الجدول والتحكم فيها.
لتحديد ما إذا كان يجب تقسيم مشروع كبير إلى مشروع رئيسي ومشاريع فرعية، ضع في اعتبارك ما يلي:
- فمشروعك كبير جدا ومفصل. إذا كان مشروعك يحتوي على أكثر من بضع مئات من المهام، فإن تقسيمه إلى مشاريع فرعية يمكن أن يسهل إدارته. إذا تضمنت بعض أجزاء المشروع عملا مقسم إلى تفاصيل أكثر من غيرها، فقد يكون من الأفضل تحويل هذه الأجزاء إلى مشاريع فرعية ليتمكن معظم المستخدمين من رؤية وصفا مجمعا للمشروع الفرعي فقط، ولكن يمكن للأطراف المهتمة عرضه بمزيد من التفاصيل. غالبا ما يكون الملف الواحد هو البديل الأسرع، ولكن القدرة على التركيز على جزء فقط من المشروع قد تستحق المقايضة.
- مؤسستك غير مركزية. في مؤسسة لامركزية أو موزعة، يمنح المشروع الرئيسي والمشاريع الفرعية العاملين في عملهم سيطرة أكبر على عملهم أكثر من ملف مشروع مركزي.
- تريد زيادة فعالية أساليب التخطيط في مؤسستك. إذا كان مدراء المستوى الأدنى مسؤولين عن المشروع، ويعرفون المهام المطلوبة في المشروع، فقد يكون من الأفضل تمكينهم من التخطيط لعمل فرقهم ثم دمج ملفات المشاريع الخاصة بهم في مشروع رئيسي. إذا كان التخطيط التنازلي هو القاعدة، فقد ترغب في إعادة تنظيم الخطة الأولية في مشاريع فرعية عند تنفيذها بحيث يمكن لمديري المشاريع الفرديين أو فرق العمل الوصول إلى جداولهم الخاصة والتحكم فيها.
- تعمل على مشاريع متعددة. قد يكون لدى مديري المشاريع مجموعة من المشاريع يعملون عليها في كل الأوقات، سواء كانت المشاريع مترابطة أم لا. بدلا من فتحها واحدة تلو الأخرى، يمكنك فتح كافة المشاريع الفرعية في الوقت نفسه عند فتح المشروع الرئيسي. يسهل هذا النهج أيضا إنشاء تقارير حول مشاريع متعددة. إذا كانت المشاريع مترابطة، فبإمكان مدير المشروع إنشاء تبعيات المهام بين المهام في مشاريع مختلفة. يؤدي إنشاء تبعيات بين المشاريع إلى تسهيل عملية إدراك عمل مديري المشاريع الآخرين على جداولهم.
- تكون بعض المشاريع تابعة لمشاريع أخرى. يمكنك عكس التسلسل الهرمي لعدة مشاريع بدقة عن طريق إدراج مشاريع متنوعة في ملفات أخرى. يجب أن يعكس الهيكل الناتج عن المشاريع الفرعية أولويات ومسؤوليات أعضاء فريقك ، بالإضافة إلى العلاقات المتبادلة بين المهام في مختلف المجالات والموعد النهائي الإجمالي.
- يمكن لعدة أشخاص تعديل مشروعك. من الناحية المثالية، امتلاك ملف المشروع وإدارته وتعديله من قبل مدير مشروع واحد. ولكن غالبا ما يكون المشروع جزءا من برنامج أكبر قد يحتاج مدراء المستويات العليا إلى إدارته. باستطاعة أعضاء فريق المشروع الحفاظ على التركيز على عملهم من خلال عرضه كملف منفصل، ويمكن لمدير المشروع الذي يتحكم في المشروع الرئيسي تنسيق الجدول الزمني لكل فريق من فرق المشروع الفرعي.
قد يكون من المنطقي أن تقود الأحداث الرئيسية للمشروع الرئيسي الأحداث الرئيسية لكل فريق مشروع فرعي من أجل الحفاظ على تنسيق الجداول الزمنية للموعد النهائي. يمكنك تنسيق الأحداث الرئيسية بإنشاء تبعية بين الأحداث الرئيسية أو عن طريق نسخ مهام الحدث الرئيسي ولصقها من المشروع الرئيسي في كل مشروع فرعي. - يضم مشروعك مساهمين متعددين يهتمون بأجزاء مختلفة من المشروع. عندما يريد الأشخاص إلقاء نظرة على تفاصيل مختلفة، يمكن لمديري المشاريع وضع كل ملفات المشروع على خادم وتخصيص طرق عرض مختلفة لمختلف المساهمين. يمكن استخدام ملف المشروع نفسه كمشروع فرعي في مشاريع رئيسية مختلفة لتخصيص المعلومات المعروضة.
- تريد أن تكون المشاريع الفرعية للقراءة فقط. يمكنك الاحتفاظ بتحكم إضافي في أجزاء من المشروع عن طريق نقل المهام إلى مشروع فرعي وتقييد الوصول إلى الأشخاص الرئيسيين.
- تريد تحليل المسار الهام لكل مرحلة بالإضافة إلى المشروع الكلي. يحتوي كل مشروع على حدة على مسار هام. إن دمج عدة مشاريع في مشروع رئيسي واحد يجعل من السهل رؤية الصورة العامة كمسارات هامة متعددة في المشروع الرئيسي مع الاحتفاظ بمسارات هامة منفصلة لكل مشروع فرعي.
تعرّف على المزيد
- ربط المشاريع لإنشاء مشروع رئيسي
- الاطلاع على العوامل التي أدت إلى تاريخ انتهاء المشروع (المسار الهام)
العمل على المشاريع الفرعية في مشروع رئيسي
عند إدراج مشروع فرعي في مشروع رئيسي، يتم تمثيله كمهمة موجزة في قائمة المهام ويظهر مؤشر أيقونة "المشروع" في حقل المؤشرات . تتم إضافة مسافة بادئة إلى المشروع الفرعي عند مستوى المخطط التفصيلي للصف حيث تدرجه، ولكن يمكنك تحريكه إلى مستوى أدنى أو إلى مستوى أعلى تماما كما تفعل مع أي مهمة أخرى. نظرا إلى تمثيل المشروع الفرعي كمهمة موجزة، لا يمكنك تحرير معلوماته التلخيصية، ولكن يمكنك توسيع المخطط التفصيلي لإظهار مهام المشروع الفرعي وتحرير معلومات المشروع في ملف المشروع الرئيسي.
ملاحظة
لا يظهر أي تنسيق قمت بتطبيقه على المهام الموجزة أو أشرطة جانت في المشروع الفرعي في المشروع الرئيسي. يتم تخزين معلومات التنسيق في كل ملف ويجب تطبيقها بشكل منفصل على المشروع الرئيسي.
وعند حفظ المشروع الرئيسي، يتم حفظ التغييرات التي يتم إجراؤها على المشروع الفرعي في الملف المصدر للمشروع الفرعي أيضا. إذا أردت العمل مباشرة في الملف المصدر دون فتح ملف المشروع الرئيسي، فسيتم تحديث التغييرات التي يتم إجراؤها على الملف المصدر للمشروع الفرعي تلقائيا في ملف المشروع الرئيسي.
ملاحظة
إذا لم تعد بحاجة إلى الاحتفاظ بمزامنة المشروع الرئيسي والمشروع الفرعي، فيمكنك إلغاء الربط بينهما. وبعد ذلك، إذا تم إجراء تغييرات على المشروع الفرعي أو المشروع الرئيسي، فسيظل الملف الآخر بدون تغيير.
تعرّف على المزيد
كيفية تأثر الموارد عند دمج الملفات
بعد دمج الملفات في ملف مشروع رئيسي، تبقى موارد الملفين منفصلة، تماما كما تظل المهام في المشروع الفرعي في المشروع الفرعي. يمكنك تغيير معلومات الموارد في المشروع الرئيسي وسيتم نسخ التغييرات نسخا متماثلا في الملف المصدر للمشروع الفرعي. يمكنك عرض كل الموارد في المشروع الرئيسي والمشاريع الفرعية معا في طريقة العرض "ورقة الموارد "، ولكن لا يمكنك تعيين مورد لأي مشروع غير المشروع الفرعي الذي أوتدي منه.
ملاحظة
إذا تم استخدام الموارد نفسها في مشاريع فرعية متعددة، فسترى أسماء موارد مكررة نظرا لعدم دمج الموارد. ومع ذلك، إذا كنت تريد تعيين الموارد في مشاريع فرعية مختلفة وحل أسماء الموارد المكررة، فيمكنك دمجها في تجمع موارد وجعلها متوفرة للملفات الأخرى.
طرق أخرى لدمج الملفات
تتيح لك المشاريع الرئيسية والمشاريع الفرعية إنشاء تسلسل هيكلي للمشاريع يعكس العلاقة بينها، وفي بعض الحالات، بنية مؤسستك. ولكن قد تكون لديك أسباب أخرى لدمج ملفات المشروع. على سبيل المثال، قد ترغب في دمجها مؤقتا لمراجعة سريعة أو للطباعة.
دمج الملفات غير المرتبطة
استخدم الملفات المدمجة إذا كان لديك عدة ملفات تريد دمجها في نافذة واحدة، سواء كانت الملفات ذات صلة أم لا. يسهل دمج الملفات غير المرتبطة في مشروع مدمج رؤية المعلومات من عدة مشاريع في طرق عرض مختلفة وطباعتها. يمكنك دمج ملفات المشروع إذا كان يجب تعقب العديد من المشاريع الجارية، على سبيل المثال، عند تطوير منتجات مختلفة في الوقت نفسه. يمكنك الفرز والتجميع حسب أسماء المنتجات والمواعيد النهائية للمشروع والمديرين للعثور على المعلومات المحددة التي تحتاجها وتقييمها. على سبيل المثال، يمكنك طباعة طريقة العرض "مخطط جانت" التي تتضمن كل المشاريع.
إنشاء مساحة عمل
ثمة بديل لدمج المشاريع فهو إنشاء مساحة عمل تحتوي على ملفات مشاريع فردية، كل منها مفتوح في نافذة خاصة به. استخدم مساحة عمل إذا كنت تستخدم ملفات المشروع نفسها بشكل متكرر ولا تريد دمجها في مشروع واحد كبير.
عند فتح الملفات ثم حفظها كمساحة عمل، يحفظ Project الملفات وإعداداتها الحالية في ملف مساحة عمل واحد. ثم عند فتح ملف مساحة العمل، فإنك تفتح كافة الملفات المضمنة في الوقت نفسه. يحتوي كل مشروع على زره الخاص على شريط المهام، مما يسهل الانتقال من مشروع إلى آخر.
لإنشاء مساحة عمل، حدد ملفات المشروع أو افتحها، ثم اختر"مساحة عمل حفظملف>".