عند إعداد SharePoint في Microsoft 365 في Microsoft 365، من المحتمل أن يكون لديك مستندات وملفات تريد إضافتها إلى موقع الفريق. فيما يلي بعض الطرق التي يمكنك من خلالها إضافة أنواع مختلفة من المحتوى إلى موقعك.
ملاحظة
للحصول على مقالة حول كيفية إعداد OneDrive للعمل أو المؤسسة التعليمية ومواقع الفريق حتى تتمكن من استخدامها معا، راجع إعداد تخزين ملفات Office 365 ومشاركتها.
في هذه المقالة
- قبل البدء
- إنشاء المجلدات والمكتبات والمواقع الفرعية
- تحميل المستندات والصور والملفات
- ضع في اعتبارك إنشاء قوائم SharePoint لجهات الاتصال والتقويمات وجداول البيانات
- ضع في اعتبارك حلول SharePoint لتلبية احتياجات العمل العادية
- مساعدة مستخدمي الموقع في العثور على المحتوى الخاص بك
قبل البدء
قبل البدء في نقل الملفات، تحقق من مقدار التخزين المتوفر لديك ل SharePoint في Microsoft 365 في Microsoft 365. للعثور على معلومات حول حدود التخزين ل SharePoint في Microsoft 365، راجع حدود SharePoint.
تلميح
من المهم أن تتذكر أنه في Microsoft 365، تختلف حدود التخزين ل SharePoint في Microsoft 365 (موقع فريقك) عن حدود التخزين ل Exchange Online (لحسابات البريد الإلكتروني). لمزيد من المعلومات حول حدود تخزين علبة البريد، راجع المستلمين، في أوصاف خدمة Microsoft 365 ل Exchange Online.
تقضي الخطوة التالية بتحليل المحتوى الذي لديك حاليا. يتضمن ذلك المستندات والصور والنماذج وما إلى ذلك.
تلميح
في مستكشف الملفات، ابحث عن الملفات الموجودة حسب الحجم وحسب التاريخ. يمكن أن يساعدك ذلك في التعرف بسرعة على الملفات التي تم استخدامها مؤخرا أو التي هي كبيرة جدا.
فكر في مقدار المحتوى الذي يتم استخدامه بشكل منتظم، وما إذا كنت تريد تخزين كل المحتوى في Microsoft 365. تماما كما تفعل عند الانتقال إلى منزل أصغر ، فإن الهدف هو تحديد ما يناسب الموقع الجديد. على سبيل المثال، إذا كانت مؤسستك تستخدم الآن مساحة تخزين أكبر من حد Microsoft 365 ل SharePoint في Microsoft 365، فسيتعين عليك اتخاذ قرارات كهذه:
- ما هي الملفات التي تريد نقلها؟
- هل تريد شراء مساحة تخزين إضافية؟
- هل يجب أن تخطط للحصول على مساحة لنمو موقعك؟ (بالتأكيد سيفعل)
إذا كانت مؤسستك كبيرة أو معقدة، فيمكنك دعوة خبير لمساعدتك. يمكنك العثور على مساعدة ذات سمعة طيبة في Microsoft Pinpoint. Pinpoint هي طريقة سريعة وسهلة للشركات في جميع أنحاء العالم للعثور على خبراء Microsoft المعتمدين والخدمات الاحترافية
إنشاء المجلدات والمكتبات والمواقع الفرعية
بعد تحديد المحتوى الذي تريد نقله، فكر في الطريقة التي تريد تنظيمه بها. قد ترغب في البدء بتحميل الملفات إلى مكتبة المستندات على موقع الفريق. من المستحسن تنظيم المحتوى، خاصة إذا كنت تتوقع أن يتوفر لديك الكثير من الملفات في النهاية. وكلما زاد حجم المحتوى، يمكنك إنشاء مكتبات مستندات ومكتبات نماذج ومكتبات صور إضافية لتخزين هذا المحتوى. يمكنك أيضا إنشاء مواقع فرعية لأنواع مختلفة من المستندات أو المشاريع.
لمزيد من المعلومات حول كيفية تخطيط بنية لتنظيم المحتوى على موقعك، راجع تخطيط المحتوى لموقع الفريق.
تحميل المستندات والصور والملفات
لتحميل ملفات، مثل مستندات Word أو ملفات PDF أو صور JPG، قم بتحميلها إلى مكتبة أو مجلد في مكتبة.
ملاحظة
يبلغ الحد الأقصى لحجم الملف لملف واحد يمكن تحميله إلى SharePoint في مكتبة Microsoft 365 حاليا 2 غيغابايت. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك فقط تحميل 100 ملف أو أقل في كل مرة.
وتعتمد أفضل طريقة للقيام بذلك على عدد الملفات. استعرض أولا وصولا إلى مكتبة الوجهة، ثم استخدم هذا الجدول لاختيار طريقة:
| عدد الملفات | أسلوب التحميل |
|---|---|
| مستند واحد | حدد "مستند> جديد"تحميل ملف موجود، ثم استعرض بحثا عن الملف الموجود على الكمبيوتر. |
| العديد من المستندات والمجلدات | حدد الزر "فتح باستخدام المستعرض" على علامة التبويب "مكتبة " على الشريط. بعد ذلك، قم بسحب الملفات وإفلاتها باستخدام مستكشف الملفات. |
لمزيد من المعلومات، راجع تحميل الملفات أو إنشائها أو حذفها في مكتبة.
ملاحظة
هناك أنواع ملفات معينة لا يمكن تحميلها إلى مكتبة. للحصول على قائمة بهذه الملفات، راجع المقالة أنواع الملفات التي لا يمكن إضافتها إلى قائمة أو مكتبة.
ضع في اعتبارك إنشاء قوائم SharePoint لجهات الاتصال والتقويمات وجداول البيانات
تحتوي كل شركة على بيانات في أشكال متعددة، مثل التقويمات والمهام وجداول البيانات. بالنسبة لهذا النوع من البيانات، يمكنك نقل هذا المحتوى أو تحويله إلى قائمة على موقعك. على سبيل المثال، يمكنك تحويل قائمة جهات الاتصال المهنية إلى قائمة جهات اتصال. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك في أغلب الأحيان تحويل التقويمات إلى SharePoint Calendar، وهو نوع خاص من القوائم.
- للتعرف على كيفية إنشاء تقويم مجموعة في SharePoint في Microsoft 365، شاهد هذا الفيديو: فيديو: إنشاء تقويمك الخاص.
إذا كنت تستخدم الآن جداول بيانات Microsoft Excel لتعقب المعلومات، يمكنك تحميل جداول البيانات هذه مباشرة إلى مكتبة المستندات في SharePoint في Microsoft 365. أو، يمكنك استيراد جدول بيانات كقوائم SharePoint. بما أنه يمكن للعديد من الأشخاص تحديث قائمة في الوقت نفسه، تساعد قوائم SharePoint في تشجيع التعاون. يمكنك إنشاء طرق عرض مختلفة للقوائم لعرض المعلومات التي تريدها بالضبط.
- للتعرف على المزيد حول استخدام القوائم، راجع التدريب: إنشاء قائمة وإعدادها.
ضع في اعتبارك حلول SharePoint لتلبية احتياجات العمل العادية
هناك طريقة أخرى لنقل المحتوى وهي استخدام حل SharePoint لإدارة مهمة موجودة بشكل أفضل. على سبيل المثال، تريد معظم المؤسسات تسجيل المعلومات اليومية للأشخاص الذين يعملون فيها ومشاركتها. بإمكان موقع wiki على موقعك أن يكون مناسبا لهذا النوع من المشاركة بالضبط.
يصف هذا الجدول ميزات SharePoint التي يمكن أن تساعدك على إدارة عمليات الأعمال.
| دورة العمل | الوصف |
|---|---|
| استخدام موقع wiki لمشاركة معارف الفريق والتعاون في العمل | مواقع wiki هي مواقع خاصة حيث يقوم مجتمع من المستخدمين بإنشاء المعلومات والاحتفاظ بها. يمكن أن تكون مواقع wiki أداة رائعة لالتقاط ومشاركة معلومات العملية أو المعلومات المرجعية العامة الهامة لعملك.
|
| نقل جدولة الموارد إلى تقويمات مجموعة SharePoint | قد يكون تقويم المجموعة طريقة جيدة لجدولة الموارد المشتركة، مثل قاعات المؤتمرات والأجهزة السمعية البصرية وما إلى ذلك. نظرا لأن تقويم المجموعة موجود على موقع SharePoint في Microsoft 365، فيمكن للجميع في فريقك عرضه بسهولة على SharePoint أو في Outlook.
|
| تحويل برامج قاعدة البيانات إلى تطبيق Access | يمكنك استخدام Microsoft Access 2013 لتصميم قاعدة بيانات ونشرها، ثم إنشاء تطبيق Access لاستخدام قاعدة البيانات على موقع الفريق. |
| أتمتة عمليات الأعمال بواسطة مهام سير العمل | تعمل مهام سير العمل تلقائيا وتعقبها في عملية الأعمال. إنها رائعة لمهام مثل عمليات الموافقة أو جمع الملاحظات. |
مساعدة مستخدمي الموقع في العثور على المحتوى الخاص بك
بعد نقل المستندات والملفات إلى موقع الفريق، أخبر مستخدمي الموقع الآخرين بذلك. يمكنك تقديم عدة طرق مختلفة يمكن استخدامها للبحث عن محتوى على الموقع.
يصف هذا الجدول الأساليب المختلفة التي يمكنك استخدامها.
| الأسلوب | الوصف |
|---|---|
| استخدام البحث لتحديد موقع المحتوى | أسهل طريقة لتحديد موقع المحتوى على موقع SharePoint في Microsoft 365 هي استخدام ميزة البحث.
|
| تكوين طرق عرض على القوائم والمكتبات لجعل المحتوى قابلا للاكتشاف | يمكنك تحديد العناصر التي تظهر في طريقة عرض. على سبيل المثال، في طريقة عرض واحدة، يمكنك إظهار العنوان والكاتب. في طريقة عرض مختلفة، قد ترغب في إظهار العناصر التي تمت إضافتها بعد تاريخ معين فقط.
|
| تخصيص التنقل في الموقع | يمكنك تخصيص التنقل لموقع الفريق لتسهيل عملية تحديد موقع المحتوى لمستخدمي الموقع.
|
| البحث في المحتوى عبر الإنترنت عندما تكون غير متصل بالإنترنت | يمكنك استخدام OneDrive للعمل أو المؤسسة التعليمية أو Outlook للبحث عن المحتوى الموجود على موقع SharePoint في Microsoft 365 عندما تكون غير متصل
|
| تعقب تحديثات المحتوى |
لمعرفة المزيد حول الطرق التي يمكنك من خلالها مساعدة مستخدمي الموقع في العثور على المحتوى بسهولة، راجع مقالة دليل التخطيط تخطيط المحتوى لمواقع الفرق.
ترك تعليق لنا
هل كانت هذه المقالة مفيدة؟ إذا كان الأمر كذلك، فالرجاء إطلاعنا في أسفل هذا الموضوع. بخلاف ذلك، فالرجاء إخبارنا ما تفتقده المقالة أو ما الذي لم يكن واضحاً. سنستخدم ملاحظاتك للتحقق مرة أخرى من الحقائق وإضافة المعلومات وتحديث هذه المقالة.