يشرح هذا الموضوع كيفية تمكين ميزة "مجموعات المستندات" لمجموعة مواقع مشتركة، ثم كيفية تكوين نوع محتوى "مجموعة المستندات".
في هذه المقالة
- تمكين مجموعات المستندات لمجموعة مواقع مشتركة
- إنشاء نوع محتوى جديد لمجموعة المستندات
- تكوين نوع محتوى "مجموعة المستندات" أو تخصيصه
- المهام ذات الصلة
تمكين مجموعات المستندات لمجموعة مواقع مشتركة
إذا لم يتم تنشيط ميزة "مجموعات المستندات" لمجموعة المواقع المشتركة، فستحتاج إلى تنشيطها قبل أن تتمكن من إنشاء أنواع محتويات جديدة لمجموعة المستندات أو تكوينها. يجب أن تكون مسؤول مجموعة المواقع المشتركة لتنشيط ميزة "مجموعات المستندات".
- انتقل إلى موقع المستوى الأعلى في مجموعة المواقع المشتركة التي تريد تمكين مجموعات المستندات لها.
- في القائمة إجراءات الموقع ، انقر فوق إعدادات الموقع.
- ضمن إدارة مجموعة المواقع المشتركة، انقر فوق ميزات مجموعة المواقع المشتركة.
- ابحث عن مجموعات المستندات في القائمة، ثم انقر فوق تنشيط.
إنشاء نوع محتوى جديد لمجموعة المستندات
لتمكين مستخدمي الموقع من استخدام "مجموعات المستندات" لإنشاء مثيلات جديدة لمنتجات العمل متعددة المستندات، يجب أولا إنشاء نوع محتوى "مجموعة المستندات" لكل منتج عمل تريد إدارته وتكوينه ثم إضافته إلى مكتبة المستندات حيث سيتم استخدامه. بعد إنشاء نوع محتوى "مجموعة المستندات" وتكوينه، يجب إضافته إلى المكتبة حيث تريد أن يقوم المستخدمون بإنشاء مجموعات المستندات الخاصة بهم.
يجب أن تكون مسؤول مجموعة المواقع المشتركة أو مالك موقع لإنشاء أنواع محتويات مجموعة المستندات أو تكوينها.
- في القائمة إجراءات الموقع ، انقر فوق إعدادات الموقع.
- ضمن المعارض، انقر فوق أنواع محتويات الموقع.
- في صفحة أنواع محتويات الموقع، انقر فوق إنشاء.
- في قسم الاسم والوصف ، في المربع الاسم ، اكتب الاسم الذي تريد منحه لمجموعة المستندات الجديدة. هذا هو الاسم الذي سيشاهده المستخدمون عند إنشاء مثيل جديد لمجموعة المستندات.
- في المربع الوصف ، اكتب وصفا لمجموعة المستندات.
- ضمن تحديد نوع المحتوى الأصل من، انقر فوق أنواع محتويات مجموعة المستندات. (إذا لم تكن أنواع محتويات مجموعة المستندات خيارا، فقد لا يتم تنشيط ميزة "مجموعات المستندات" لمجموعة المواقع المشتركة هذه.)
- في قسم المجموعة ، حدد ما إذا كنت تريد تصنيف نوع محتوى مجموعة المستندات الجديد في مجموعة جديدة أو موجودة.
- انقر فوق موافق.
عند إنشاء نوع محتوى مجموعة المستندات الجديد، سترى صفحة معلومات نوع محتوى الموقع لنوع المحتوى، حيث يمكنك تكوين إعدادات إضافية له.
تكوين نوع محتوى "مجموعة المستندات" أو تخصيصه
في القائمة إجراءات الموقع ، انقر فوق إعدادات الموقع.
ضمن المعارض، انقر فوق أنواع محتويات الموقع.
في صفحة أنواع محتويات الموقع، انقر فوق اسم نوع محتوى مجموعة المستندات الذي تريد تكوينه.
ضمن الإعدادات، انقر فوق إعدادات مجموعة المستندات.
في المقطع أنواع المحتويات المسموح بها ، ضمن أنواع محتويات الموقع المتوفرة، حدد نوع المحتوى الذي تريد السماح به ضمن مجموعة المستندات هذه، ثم انقر فوق الزر إضافة لنقله إلى أنواع المحتويات المسموح بها في المربع مجموعة المستندات . كرر هذه الخطوة لكل نوع محتوى تريد تضمينه في "مجموعة المستندات".
ملاحظة
ينطبق إعداد أنواع المحتويات المسموح بها فقط على المستندات المضافة عبر القائمة "جديد" داخل مجموعة المستندات.
في قسم المحتوى الافتراضي ، حدد نوع المحتوى الذي تريد تحميل المحتوى الافتراضي له، ثم انقر فوق استعراض لتحديد موقع الملف الذي تريد تحميله. يتم إنشاء المحتوى الافتراضي تلقائيا للكتاب عند إنشاء مثيلات جديدة لمجموعة المستندات.
على سبيل المثال، لنفترض أنك تقوم بإنشاء مجموعة مستندات لإدارة عملية تصميم المنتج. قد تتضمن مجموعة المستندات هذه مستند تصميم منتج (مستند Microsoft Word) ورسم تصميم (رسم Microsoft Visio) ومواصفات الأداء (ورقة عمل Microsoft Excel). قد يكون لدى مؤسستك قالب مستند Microsoft Word قياسي لمستند تصميم المنتج الذي يتم ملء مسبقا ببعض المعلومات القياسية التي يحتاج كتاب المعلومات إلى إكمالها. يمكنك تحميل هذا القالب كمحتوى افتراضي. عندما ينشئ الكتاب مثيلا جديدا لمجموعة مستندات تصميم المنتج، يتم إنشاء نسخة من مستند تصميم المنتج لهم، ويمكنهم تحريره لإضافة معلومات إضافية.
إذا اخترت عدم تضمين المحتوى الافتراضي لنوع المحتوى في "مجموعة المستندات"، فلن يتم إنشاء أي ملفات تلقائيا للمؤلفين عند إنشاء مثيل جديد لمجموعة المستندات، وسيتمكن الكتاب من إنشائها من البداية ضمن "مجموعة المستندات"، أو تحميل المستندات إلى "مجموعة المستندات".
إذا كانت هناك أنواع محتويات متعددة ضمن مجموعة المستندات هذه، وكنت تريد تحميل محتوى افتراضي لكل منها، فانقر فوق إضافة محتوى افتراضي جديد، وحدد نوع المحتوى التالي الذي تريد تحديد المحتوى الافتراضي له، ثم انقر فوق استعراض لتحديد موقع الملف الذي تريد تحميله. كرر هذه الخطوة حتى تحدد كل المحتوى الافتراضي المطلوب لنوع المحتوى الفردي في مجموعة المستندات هذه.
إذا كنت تريد إضافة اسم مجموعة المستندات إلى أسماء الملفات الفردية ضمن مثيل مجموعة مستندات، فحدد خانة الاختيار الموجودة بجانب إضافة اسم مجموعة المستندات إلى كل اسم ملف. قد يساعد تضمين هذه المعلومات المستخدمين على تحديد الملفات في طرق عرض معينة للمكتبة، خاصة إذا كانت المكتبة تحتوي على أكثر من نوع واحد من "مجموعة المستندات".
في المقطع أعمدة مشتركة ، حدد الأعمدة التي تريد مشاركة كل نوع من أنواع المحتويات ضمن مجموعة المستندات.
الأعمدة المشتركة للقراءة فقط للمستندات الموجودة ضمن مجموعة المستندات، ويمكن تحريرها فقط لمجموعة المستندات نفسها. عند إجراء تغييرات على قيم الأعمدة المشتركة لمجموعة المستندات، ستتم مزامنة هذه التحديثات مع قيم الأعمدة المشتركة للمستندات داخل المجموعة.
في المقطع أعمدة صفحة الترحيب ، حدد الأعمدة التي تريد عرضها على صفحة الترحيب لمجموعة المستندات.
في قسم صفحة الترحيب ، انقر فوق تخصيص صفحة الترحيب لتخصيص مظهر صفحة الترحيب التي تعرض للمستخدمين لكل مثيل من مجموعة المستندات.
إذا كنت تريد تطبيق تغييرات صفحة الترحيب هذه على أي مجموعات مستندات ترث من مجموعة المستندات هذه، فحدد خانة الاختيار الموجودة بجانب تحديث صفحة الترحيب لمجموعات المستندات الموروثة من نوع المحتوى هذا.
في قسم تحديث القائمة وأنواع محتويات الموقع ، حدد ما إذا كنت تريد تحديث أي أنواع محتوى موروثة من مجموعة المستندات هذه بالتغييرات التي أجريتها.
انقر فوق موافق.
بعد إنشاء نوع محتوى "مجموعة المستندات" وتكوينه، يجب إضافته إلى المكتبة حيث تريد أن يقوم المستخدمون بإنشاء مجموعات المستندات الخاصة بهم.