مجموعة المستندات هي مجموعة من المستندات ذات الصلة التي يمكنك إدارتها ككيان واحد. يمكنك إنشاء مجموعة مستندات في خطوة واحدة، ثم تحديد خصائصها وبيانات التعريف الخاصة بها.
ما المقصود بمجموعة المستندات؟
بالنسبة للعديد من أنواع المشاريع، غالبا ما ينتج الأشخاص مجموعة كاملة من المستندات ذات الصلة. في بعض الحالات، قد تكون هذه المجموعة من المستندات نتيجة لمشروع، أو "التسليم". على سبيل المثال، قد تنتج شركة خدمات احترافية "دفتر عرض" قياسيا عندما تستجيب لطلب اقتراح من عميل محتمل. قد يحتوي كتاب العرض الترويجي دائما على هذه القطع، مع تخصيص كل قطعة وفقا لمتطلبات محددة لمشروع معين:
- مقدمة إلى شركة الخدمات
- تحليل نقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات (SWOT)
- خطة عمل
- تحليل شركة قابل للمقارنة
في حالات أخرى، قد تمثل هذه المجموعة من المستندات أنواعا مختلفة من المعلومات التي تدعم مشروعا أكبر وتؤدي إلى إنشاء شيء آخر أو تسليمه. على سبيل المثال، قد تنتج شركة تصنيع مجموعة قياسية من المستندات المتعلقة بتصميم كل منتج تقوم بتصنيعه واختباره وصنعه.
قد يتم إنشاء هذه المستندات في نفس الوقت أو على مراحل. قد يتم إنتاج المستندات أو مراجعتها من قبل شخص واحد أو من قبل العديد من الأشخاص. قد تكون جميع المستندات بنفس التنسيق (مثل Word المستندات). بدلا من ذلك، قد تتضمن تنسيقات ملفات مختلفة (على سبيل المثال، Word المستندات ودفاتر ملاحظات OneNote وعروض PowerPoint التقديمية ورسومات Visio التخطيطية ومصنفات Excel وما إلى ذلك).
يمكن أن تساعد مجموعات المستندات المؤسسات على إدارة هذه الحالات بسهولة أكبر. تنظم مجموعة المستندات مستندات متعددة ذات صلة في طريقة عرض واحدة حيث يمكن العمل عليها وإدارتها ككيان واحد. عند إنشاء مجموعة مستندات جديدة، فإنك تقوم بالفعل بإنشاء نوع محتوى جديد. يصبح نوع المحتوى متوفرا عبر مجموعة المواقع المشتركة، ويمكنك تكوين نوع محتوى جديد لمجموعة المستندات لكل منتج عمل مختلف متعدد المستندات.
عند إضافة نوع محتوى "مجموعة المستندات" إلى مكتبة، يمكن للمستخدمين إنشاء مثيلات جديدة من "مجموعة المستندات" بنفس الطريقة التي يقومون بها بإنشاء مستند واحد.
ما الذي يمكنك فعله باستخدام مجموعة المستندات؟
يحتوي نوع محتوى مجموعة المستندات على العديد من الميزات المحددة التي تسهل إنشاء منتجات العمل متعددة المستندات وإدارتها بنجاح. عند تكوين نوع محتوى "مجموعة المستندات"، يمكنك القيام بأي مما يلي:
- تخصيص صفحة ترحيب لمجموعة المستندات التي تحتوي على جميع المعلومات التي يحتاجها المستخدم حول المجموعة. صفحة الترحيب هي صفحة جزء ويب يمكن إعدادها لعرض معلومات المشروع أو موارده لمساعدة أعضاء الفريق الذين يعملون على مجموعة مستندات (على سبيل المثال، المخطط الزمني للمشروع والارتباطات إلى الموارد وما إلى ذلك). كما يعرض قائمة بالمستندات التي تمت إضافتها إلى المجموعة.
- حدد المحتوى الافتراضي الذي تريد إنشاؤه تلقائيا وتضمينه في كل مثيل جديد من مجموعة المستندات. يمكنك تضمين مستندات معينة تلقائيا، ويمكنك التحكم في القوالب التي يستخدمها الأشخاص. يمكنك التأكد من أن المستندات الافتراضية هي أنواع المحتوى الصحيحة. على سبيل المثال، إذا كانت مؤسستك تحتوي على قوالب تحمل علامة تجارية تستخدمها لنوع معين من الاتصالات، يمكنك تحميلها عند تكوين نوع محتوى مجموعة المستندات.
- حدد أنواع المحتويات المسموح بها التي يمكن استخدامها داخل مجموعة المستندات (على سبيل المثال، ملفات المستندات أو الصور أو الصوت أو الفيديو).
- حدد بيانات التعريف المشتركة وأعمدة بيانات التعريف التي تريدها لجميع المستندات في مجموعة. يتم توفير المستندات الافتراضية تلقائيا ببيانات التعريف عند إنشاء مجموعة المستندات، ويمكنك عرض بيانات التعريف المشتركة على صفحة الترحيب.
- تعيين مهام سير العمل التي تريد استخدامها لمجموعة المستندات. يمكنك استخدام مهام سير عمل المراجعة أو الموافقة القياسية مع مجموعات المستندات، وستتابع مجموعة المستندات بأكملها خطوات سير العمل كما لو كانت ملفا واحدا. بالإضافة إلى ذلك، يمكن لمؤسستك تطوير مهام سير عمل مخصصة لمجموعات المستندات.
- إرسال "مجموعات المستندات" إلى "منظم المحتوى" للتوجيه إلى مجلد أو موقع أو مكتبة مستهدفة.
بعد إضافة نوع محتوى مجموعة المستندات إلى مكتبة، يمكن لمستخدمي الموقع استخدام ميزات إدارة المستندات المألوفة وميزات مجموعة المستندات الخاصة.
يمكن لمؤلفي مجموعة المستندات القيام بأي من المهام التالية:
- إنشاء منتجات عمل جديدة متعددة المستندات بسرعة وسهولة باستخدام الأمر مستند جديد في مكتبة مستندات.
- تدوين لقطة محفوظات الإصدار للخصائص والمستندات الحالية ضمن مجموعة المستندات.
- ابدأ مهام سير العمل على مجموعة المستندات بأكملها أو العناصر الفردية ضمن مجموعة المستندات لإدارة المهام الشائعة مثل المراجعة والموافقة.
- إرسال ارتباط إلى مجموعة المستندات بالبريد الإلكتروني.
- استخدم الأمر إرسال إلى لنقل مجموعة المستندات أو نسخها إلى موقع آخر (يجب تكوين الوجهة داخل الإدارة المركزية).
- إدارة الأذونات لمجموعة المستندات.
اطلع أيضاً على
إنشاء نوع محتوى جديد لمجموعة المستندات وتكوينه