يمكن أن تساعدك قواعد بيانات Access في تخزين أي نوع من المعلومات وتعقبها، مثل المخزون أو جهات الاتصال أو العمليات التجارية. لنتعرف على المسارات التي يمكنك اتخاذها لإنشاء قاعدة بيانات Access لسطح المكتب، وإضافة بيانات إليها، ثم التعرف على الخطوات التالية نحو تخصيص قاعدة البيانات الجديدة واستخدامها.
في هذه المقالة
اختيار قالب
تحتوي قوالب Access على جداول واستعلامات ونماذج وتقارير مضمنة جاهزة للاستخدام. اختيار القوالب هو أول شيء ستلاحظه عند بدء تشغيل Access، ويمكنك البحث عبر الإنترنت عن المزيد من القوالب.
-
في Access، انقر فوق ملف > جديد.
-
حدد قالب قاعدة بيانات سطح المكتب وأدخل اسما لقاعدة البيانات الخاصة بك ضمن اسم الملف. (إذا لم تتمكن من رؤية قالب يعمل لصالحك، فاستخدم مربع البحث في القوالب عبر الإنترنت .)
-
يمكنك إما استخدام الموقع الافتراضي الذي يظهره Access أسفل المربع اسم الملف أو النقر فوق أيقونة المجلد لاختيار أحدها.
-
انقر فوق إنشاء.
اعتمادا على القالب، قد تحتاج إلى القيام بأي مما يلي للبدء:
-
إذا عرض Access مربع حوار تسجيل الدخول مع قائمة فارغة من المستخدمين:
-
انقر فوق مستخدم جديد.
-
املأ نموذج تفاصيل المستخدم .
-
انقر فوق حفظ وإغلاق.
-
حدد اسم المستخدم الذي أدخلته للتو، ثم انقر فوق تسجيل الدخول.
-
-
إذا عرض Access رسالة تحذير أمان في شريط الرسائل، وكنت تثق بمصدر القالب، فانقر فوق تمكين المحتوى. إذا كانت قاعدة البيانات تتطلب تسجيل دخول، فسجل الدخول مرة أخرى.
لمزيد من المعلومات، راجع إنشاء قاعدة بيانات Access لسطح المكتب من قالب.
إنشاء قاعدة بيانات من البداية
إذا لم يلائم أي من القوالب احتياجاتك، فقد تبدأ بقاعدة بيانات سطح مكتب فارغة.
-
من Access، انقر فوق New > Blank desktop database.
-
اكتب اسما لقاعدة البيانات في المربع اسم الملف .
-
يمكنك إما استخدام الموقع الافتراضي الذي يظهره Access أسفل المربع اسم الملف أو النقر فوق أيقونة المجلد لاختيار أحدها.
-
انقر فوق إنشاء.
إضافة جدول
في قاعدة بيانات، يتم تخزين معلوماتك في جداول متعددة ذات صلة. لإنشاء جدول:
-
عند فتح قاعدة البيانات للمرة الأولى، سترى جدولا فارغا في طريقة عرض ورقة البيانات حيث يمكنك إضافة البيانات. لإضافة جدول آخر، انقر فوق إنشاء جدول >. يمكنك إما بدء إدخال البيانات في الحقل الفارغ (الخلية) أو لصق البيانات من مصدر آخر مثل مصنف Excel.
-
لإعادة تسمية عمود (حقل)، انقر نقراً مزدوجاً فوق رأس العمود، ثم اكتب الاسم الجديد.
تلميح: تساعدك الأسماء ذات المعنى على معرفة ما يحتوي عليه كل حقل دون رؤية محتوياته.
-
انقر فوق ملف > حفظ.
-
لإضافة المزيد من الحقول، اكتب في العمود انقر لإضافة .
-
لنقل عمود، حدده بالنقر فوق عنوان العمود الخاص به، ثم اسحبه إلى المكان الذي تريده. يمكنك أيضا تحديد أعمدة متجاورة وسحبها جميعا إلى موقع جديد.
للحصول على مزيد من المعلومات، راجع مقدمة حول الجداول.
نسخ البيانات ولصقها
يمكنك نسخ البيانات ولصقها من برنامج آخر مثل Excel أو Word في جدول Access. يعمل هذا بشكل أفضل إذا تم فصل البيانات إلى أعمدة. إذا كانت البيانات موجودة في برنامج معالجة الكلمات، مثل Word، فاستخدم العلامات لفصل الأعمدة أو تحويلها إلى تنسيق جدول قبل النسخ.
-
إذا كانت البيانات تحتاج إلى تحرير، مثل فصل الأسماء الكاملة إلى أسماء أولى وأسماء العائلة، فقم بذلك أولا في البرنامج المصدر.
-
افتح المصدر وانسخ (Ctrl + C) البيانات.
-
افتح جدول Access حيث تريد إضافة البيانات في طريقة عرض ورقة البيانات ولصقها (Ctrl + V).
-
انقر نقرا مزدوجا فوق كل عنوان عمود واكتب اسما ذا معنى.
-
انقر فوق ملف > حفظ وامنح الجدول الجديد اسما.
ملاحظة: يقوم Access بتعيين نوع بيانات كل حقل استنادا إلى المعلومات التي تقوم بلصقها في الصف الأول من كل عمود، لذا تأكد من تطابق المعلومات الموجودة في الصفوف التالية مع الصف الأول.
استيراد بيانات أو إنشاء ارتباط إليها
يمكنك إما استيراد البيانات من مصادر أخرى، أو يمكنك الارتباط بالبيانات من Access دون نقل المعلومات من مكان تخزينها. يمكن أن يكون الارتباط خيارا جيدا إذا كان لديك عدة مستخدمين يقومون بتحديث البيانات وتريد التأكد من أنك ترى أحدث إصدار أو إذا كنت تريد توفير مساحة التخزين. يمكنك اختيار ما إذا كنت تريد إنشاء ارتباط إلى البيانات أو استيرادها لمعظم التنسيقات. راجع استيراد البيانات أو إنشاء ارتباط إليها في قاعدة بيانات Access أخرى للحصول على مزيد من المعلومات.
تختلف العملية قليلا اعتمادا على مصدر البيانات، ولكن هذه الإرشادات سوف تساعدك على البدء:
-
على علامة التبويب بيانات خارجية ، في المجموعة استيراد & ارتباط ، انقر فوق مصدر بيانات جديد ثم حدد تنسيق البيانات الذي ستقوم بالاستيراد منه أو إنشاء ارتباط إليه من خيارات القائمة الفرعية المدرجة.
ملاحظة: إذا كنت لا تزال غير قادر على العثور على التنسيق الصحيح، فقد تحتاج إلى تصدير البيانات أولا إلى تنسيق ملف يدعمه Access (مثل ملف نص محدد ).
-
اتبع الإرشادات الموجودة في مربع الحوار الحصول على بيانات خارجية .
عند إنشاء ارتباط، تتوفر بعض التنسيقات للقراءة فقط. فيما يلي المصادر الخارجية التي يمكنك استيراد البيانات أو الارتباط منها:
|
استيراد |
ارتباط |
|
|---|---|---|
|
Microsoft Excel |
نعم |
نعم (للقراءة فقط) |
|
Microsoft Access |
نعم |
نعم |
|
قاعدة بيانات ODBC، مثل SQL Server |
نعم |
نعم |
|
ملفات نصية أو قيم مفصولة بفاصلة (CSV) |
نعم |
نعم (إضافة سجلات جديدة فقط) |
|
قائمة SharePoint |
نعم |
نعم |
|
XML |
نعم |
|
|
Data Services |
نعم (للقراءة فقط) |
|
|
مستند HTML |
نعم |
نعم |
|
مجلد Outlook |
نعم |
نعم |
لمزيد من المعلومات، راجع استيراد البيانات أو إنشاء ارتباط إليها في قاعدة بيانات Access أخرى.
تنظيم البيانات باستخدام Table Analyzer
يمكنك استخدام معالج Table Analyzer لتحديد البيانات المكررة بسرعة. ثم يوفر المعالج طريقة بسيطة لتنظيم البيانات في جداول منفصلة. يحافظ Access على الجدول الأصلي كنسخة احتياطية.
-
افتح قاعدة بيانات Access التي تحتوي على الجدول الذي تريد تحليله.
-
انقر فوق أدوات قاعدة البيانات > تحليل الجدول.
تحتوي أول صفحتين من المعالج على برنامج تعليمي قصير مع أمثلة. إذا رأيت خانة اختيار تسمى إظهار الصفحات التمهيدية؟، فتحقق من المربع، ثم انقر فوق رجوع مرتين لمشاهدة المقدمة. إذا كنت لا تريد رؤية الصفحات التمهيدية مرة أخرى، فإلغاء تحديد إظهار الصفحات التمهيدية؟
لمزيد من المعلومات، راجع تسوية بياناتك باستخدام Table Analyzer.
الخطوات التالية
تختلف بقية عملية التصميم بناء على ما تريد القيام به، ولكنك ربما تريد التفكير في إنشاء الاستعلامات والنماذج والتقارير ووحدات الماكرو. يمكن أن تساعد هذه المقالات في:
