عند إنشاء رسالة لجمهور داخلي، هناك اعتبارات يجب اتخاذها لتحديد كيفية التواصل بفعالية عبر مؤسستك.
الخطوة 1. فهم أنواع الجماعات المستهدفة الداخلية لمؤسستك
عند صياغة رسالة لجمهور داخلي، من المهم فهم هوية جمهورك. سيساعدك هذا على تحديد اللغة المناسبة والنغمة ومستوى التفاصيل للوصول إليها عند صياغة رسالة لحملة الاتصال الخاصة بك. كما سيساعدك على تحديد أجزاء المعلومات الأكثر أهمية.
يمكن تجميع الجماهير الداخلية استنادا إلى البنية التنظيمية والاهتمامات والكفاءة التقنية والموقع واللغة والمزيد. ضع في اعتبارك فئات الجمهور التالية عند تحديد من هو جمهورك:
التسلسل الهرمي التنظيمي
ضع في اعتبارك نطاق مسؤولية جمهورك. يركز بعض أعضاء المؤسسة على مجالات الأعمال التجارية على مستوى أعلى من غيرها. يركز بعض أعضاء المؤسسة على الأشياء التي تؤثر على أنشطتهم اليومية في العمل.
الدور
يمكن أيضا تقسيم الجماعات المستهدفة الداخلية حسب الدور. على سبيل المثال، قد يتأثر الموظفون بدوام كامل بتغييرات داخلية محددة لا تؤثر على الموظفين بدوام جزئي. قد يحتاج الموظفون المستندون إلى المشروع إلى رسائل تركز بشكل خاص على التفاصيل الصغيرة أو تعالج المشكلات مباشرة، بينما يحتاج الموظفون الآخرون فقط إلى تحديثات عامة لا تحتوي على الكثير من التفاصيل الصغيرة.
القسم
قد يكون من المفيد أيضا تقسيم جمهورك استنادا إلى القسم. قد يتأثر أعضاء قسم تكنولوجيا المعلومات بحدث معين لا يؤثر على أعضاء قسم التسويق. فكر في الغرض من رسالتك وقم بتخصيص رسالتك وفقا لذلك.
اللغة أو الموقع
في المؤسسات الكبيرة، يلعب الموقع الجغرافي دورا كبيرا في نوع التأثير الذي قد يكون لرسالتك أو لا يؤثر على مجموعات مختلفة من الأشخاص. عند إعداد رسالة تؤثر على المؤسسة بأكملها، تأكد من تحديثك للأحداث والأشياء الحالية التي قد تؤثر على مواقع معينة. سيساعدك هذا على تجنب (السبر نغمة صماء) عند إنشاء رسالة. كما سيسمح لك بتخصيص رسالتك بشكل أفضل عند التحدث فقط إلى جماهير محددة من لغات ومواقع مختلفة.
الخطوة 2. فهم الأجهزة المستخدمة للوصول إلى الاتصالات الداخلية
تتضمن معظم المؤسسات مجموعة متنوعة من أنواع الجماعات المستهدفة التي تتكون من العاملين في الخطوط الأمامية والعمال في المكاتب والعمال عن بعد.
عادة ما يعمل العاملون في الخطوط الأمامية من الأجهزة المحمولة والأجهزة اللوحية ولا يجلسون أمام الكمبيوتر لإكمال معظم المهام. عند صياغة الرسائل للعاملين في الخطوط الأمامية، احتفظ برسائلك موجزة وسهلة الوصول إليها وجذابة بصريا.
من ناحية أخرى، عادة ما يجلس العاملون في المكتب والعمال عن بعد في مكتب في إعداد مكتب تقليدي ويستخدمون كمبيوتر أو كمبيوتر محمول للوصول إلى اتصالات الشركات والمشاركة فيها. قد يستخدم هذا الجمهور أيضا الأجهزة المحمولة للوصول إلى اتصالات الشركات والانخراط فيها من وقت لآخر. يجب أن تكون رسائل هذه المجموعة شاملة لاستيعاب مجموعة متنوعة من جداول العمل والوصول إلى الإنترنت واللغات والمناطق الزمنية. عادة ما يتفاعل العاملون في المكتب مع بعضهم البعض شخصيا. عند استهداف العاملين في المكتب، احتفظ بالرسائل موجزة ومعلوماتية وموجزة.
عند التواصل مع العاملين في الخطوط الأمامية والنائية، ضع في اعتبارك استخدام أكثر من قناة توزيع واحدة للوصول إلى موظفين مختلفين بأنماط عمل متنوعة. قم أيضا بإنشاء فرص للموظفين للمشاركة في المحادثات ومشاركة منظورهم وشبكتهم مع الآخرين حتى يشعروا بأنهم متصلون.
الخطوة 3. ضع في اعتبارك حجم جمهورك وموقعه
استخدم حجم وموقع جمهورك لتحديد الأساليب المناسبة وقنوات التوزيع لاستخدامها للوصول إليها وتشجيع المشاركة. على سبيل المثال، قد تكون الإعلانات السريعة التي يتم إجراؤها على قسم تكنولوجيا المعلومات بأكمله أو مجتمع عشاق التكنولوجيا الداخلي أكثر ملاءمة كمشاركة Viva Engage، بينما قد تكون الرسائل الكبيرة متعددة الأجزاء المخصصة لمؤسسة بأكملها أكثر ملاءمة لنشرها كصفحة SharePoint.
كما يجب أن تركز المنظمات الكبيرة على ضمان أن تكون المراسلة واللغة المستخدمة في حملة الاتصالات الخاصة بها شاملة للجميع وتعمل بشكل جيد لاعتبارات متعددة الجنسيات. ضع في اعتبارك موقع جمهورك لضمان ترجمة المحتوى داخل رسالتك بشكل جيد ومراعاة الأحداث الحالية في الموقع الذي توجد فيه الجماعة المستهدفة التي تقوم بصياغة رسالتك لها.
الخطوة 4. اختيار قنوات التوزيع الخاصة بك
الآن بعد أن فهمت شرائح جمهورك والأجهزة التي يستخدمونها للوصول إلى اتصالات الشركات والمشاركة فيها وحجم وموقع جمهورك، استخدم هذه المعلومات لتحديد قنوات التوزيع المناسبة لحملة الاتصال الخاصة بك.
تعرف على المزيد حول استخدام Microsoft Viva Amplify للتواصل من خلال قنوات مختلفة.
