كيفية التواصل من خلال قنوات التوزيع المختلفة

يسمح لك Microsoft Viva Amplify بإرسال رسالة من خلال منصات اتصال متعددة لتضخيم اتصالك الداخلي. من خلال Viva Amplify، يمكنك إنشاء رسالة واحدة وتعديلها لتناسب قنوات التوزيع المختلفة مثل Outlook وصفحات SharePoint والأخبار وTeams Viva Engage (قريبا). مع العديد من الخيارات، قد يكون من الصعب تحديد أفضل تنسيق لكل قناة. يمكن أن يساعد تحديد التنسيقات التي تعمل بشكل أفضل في تحسين التفاعل عبر مؤسستك.

Outlook
SharePoint
Teams
Viva Engage

Outlook

يعد البريد الإلكتروني رائعا للرسائل الرسمية المجدولة بانتظام والتي يمكن أن تؤثر على مجموعات متعددة من الأشخاص. رسائل البريد الإلكتروني هي رسائل ثابتة لا يمكن تحديثها بمجرد إرسالها، لذلك من الأفضل مشاركة المحتوى الذي لا يتطلب تحديثات وتغييرات مستمرة من خلال البريد الإلكتروني. ضع في اعتبارك استخدام البريد الإلكتروني لتوصيل أشياء مثل تحديثات الأعمال ومقدمات الموظفين الجديدة وتحديثات الحالة السريعة.

فوائد التواصل عبر البريد الإلكتروني

اتصال البريد الإلكتروني قابل للتطوير. يمكن لمستلمي البريد الإلكتروني المشاركة مع أي شخص لديه عنوان بريد إلكتروني، ويمكن للقراء المشاركة من خلال الرد على البريد الإلكتروني أو إعادة توجيهه إلى جمهور أوسع. ونتيجة لذلك، يمكن للمستلمين المباشرين قراءة بريدك الإلكتروني، وقد يشاهده أيضا أولئك الذين تمت إعادة توجيه البريد الإلكتروني. كما توفر رسائل البريد الإلكتروني أدوات رائعة لحفظ السجلات وتتبع المحادثات القيمة.

عند صياغة رسالة بريد إلكتروني، يمكنك إضافة ارتباطات إلى محتوى آخر مثل صفحات SharePoint وصوره لتوفير قيمة إضافية.

الأمور التي يجب مراعاتها عند الاتصال عبر البريد الإلكتروني

لا يمكن إلغاء إرسال رسائل البريد الإلكتروني. إذا تم ارتكاب خطأ، يجب على المرسل إرسال بريد إلكتروني للمتابعة مع التصحيحات المقصودة أو الاستدعاء ثم إعادة إرسال الرسالة بالتصحيحات. من الجيد إجراء تدقيق دقيق للبريد الإلكتروني قبل إرساله للتأكد من دقة جميع المعلومات.

رسائل البريد الإلكتروني ثابتة، ما يعني أنه لا يمكن إزالة المعلومات أو تحديثها، وأي معلومات يتم إرسالها تمثل المعلومات الأكثر دقة المتوفرة في ذلك الوقت.

يمكن تصفية رسائل البريد الإلكتروني من علبة الوارد الخاصة بالقارئ، مما يؤدي إلى تجاهل الرسائل أو عدم إقرانها.

أفضل الممارسات للتواصل مع Outlook

نبرة صوت	الحفاظ على احترافية رسائل البريد الإلكتروني وغنية بالمعلومات وودودة ضع في اعتبارك جمهورك عند صياغة رسالتك، واسند نبرتك حول الموضوع.
الطول	حافظ على رسائل البريد الإلكتروني قصيرة وبسيطة. تلخيص النقطة (النقاط) الرئيسية في الجمل القليلة الأولى، بدءا من أهمها.
هيكل	إذا كان هناك عنصر إجراء واضح لجمهورك، فاستخدم سطر الموضوع لذكره بوضوح. حدد من تخاطبه في تحيتك. ابدأ برسالتك الرئيسية، متبوعة بأي معلومات إضافية. استخدم التباعد أو الترقيم أو التعداد النقطي المناسب لفصل النقاط الرئيسية. حافظ على توقيع بريدك الإلكتروني قصيرا واحترافية وخالية من الرسومات إن أمكن.
طرق لزيادة المشاركة	أكد على دعوتك إلى اتخاذ إجراء عن طريق إضافته إلى سطر الموضوع، وإضافته إلى الثلث الأول من بريدك الإلكتروني، وإدراجه بشكل منفصل وسهل الرؤية، وغامق أو تمييزه. Engage جمهورك بطرح الأسئلة في بريدك الإلكتروني.
طرق لقياس التفاعل	يمكن قياس تفاعل البريد الإلكتروني من خلال تعقب الاستجابات وإكمال استدعاء الإجراء.

SharePoint

عند الاتصال من خلال SharePoint، يمكن صياغة الرسائل باستخدام محتوى ديناميكي يمكن أن يتغير في كثير من الأحيان. يسمح لك التواصل في SharePoint بدمج ترتيب الصفحات وأجزاء الويب والتخصيص بعلامة تجارية لإنشاء عناصر تفاعلية من شأنها زيادة فرص مشاركة القارئ.

استخدام صفحة SharePoint للتواصل مع الجمهور

صفحة SharePoint هي صفحة ويب داخل موقع SharePoint تستخدم مجموعة متنوعة من العناصر مثل الأزرار والارتباطات ومقاطع الفيديو والصور والمزيد لمسودة ونشر رسالة يمكن تحديثها وتغييرها مع مرور الوقت (مثل الأحداث المهمة أو تغييرات النهج). يمكن زيارة الصفحات من قبل أي شخص لديه حق الوصول لعرض الموقع الذي تم إنشاء الصفحة عليه.

تعرف على المزيد حول إنشاء صفحة SharePoint حديثة.

استخدام منشور أخبار SharePoint للتواصل مع جمهورك

منشور أخبار SharePoint عبارة عن صفحة SharePoint سيتم عرضها في موجز Viva Connections وعلى الصفحات الأخرى التي تستخدم جزء ويب الأخبار، بما في ذلك صفحة مركز المؤسسة. يمكنك بسهولة تحويل أي صفحة SharePoint إلى منشور أخبار. تسمح لك منشورات الأخبار أيضا باستهداف معلوماتك إلى معلومات ديموغرافية محددة تم تصنيفها داخل مؤسستك، مثل فريق التسويق أو فريق الموارد البشرية أو القيادة التنفيذية. يمنح استهداف الجمهور هذا المؤلف القدرة على تخصيص من يرى منشور الأخبار الخاص به بمجرد نشره.

تعرف على المزيد حول إنشاء منشور أخبار SharePoint ومشاركته.

تعرف على المزيد حول استهداف الجمهور في SharePoint.

فوائد التواصل من خلال SharePoint

يمكن تغيير الرسائل التي تمت صياغتها في SharePoint أو تحديثها بسهولة كلما لزم الأمر. يسمح لك SharePoint أيضا بعرض تحليلات الصفحة وتغيير إعدادات الأذونات. والأهم من ذلك، يوفر SharePoint للمستخدم القدرة على تضمين الاستدعاء إلى الإجراءات باستخدام جزء ويب "استدعاء إلى إجراء"، مما يلهم المشاهدين للمشاركة. يسمح لك استخدام أجزاء الويب الديناميكية بمطالبة القارئ بالتفاعل بشكل أكبر من خلال التمرير عبر الصور والتفاعل مع المخططات والوصول إلى الموارد الخارجية من خلال الارتباطات والسماح للقراء بالإعجاب بتعليقات الملاحظات وتركها لصفحة SharePoint. يسمح لك SharePoint أيضا بعرض تحليلات الصفحات وتغيير إعدادات الأذونات للتحكم في من لديه حق الوصول إلى موقعك.

الأمور التي يجب مراعاتها عند الاتصال من خلال SharePoint

يجب أن يكون لدى القراء حق الوصول لعرض الموقع حيث يتم نشر الصفحة أو نشر الأخبار. على الرغم من أنه يمكن للمستخدمين طلب الوصول إلى موقعك، إلا أن طلبهم سيكون معلقا حتى يستجيب شخص ما.

أفضل الممارسات للتواصل مع SharePoint

نبرة صوت	يجب أن تتوافق نبرة اتصالك من خلال SharePoint مع إرشادات العلامة التجارية لشركتك. سوف تعتمد نغمة أيضا على موضوع وهدف الاتصال. عادة ما يكون الاتصال من خلال SharePoint مألوفا وغير رسمي. يجب أن تتطابق نغمة أي صفحة أو نشرة أخبار في SharePoint مع نغمة موقع SharePoint الذي سيتم نشر الصفحة أو نشر الأخبار إليه.
الطول	تناسب صفحات SharePoint رسائل أطول تتكون من موضوعين أو أكثر. ضع في اعتبارك تقسيم الرسائل الكبيرة إلى مقاطع أصغر مقسمة بصريا على صفحة SharePoint لجعل الرسالة قابلة للهضم لجمهورك.
هيكل	استخدم أقسام صفحة SharePoint والقوالب وأجزاء الويب لتشجيع القراء على التفاعل مع المعلومات من خلال الأزرار ومقاطع الفيديو ومعارض الصور والنماذج ومكتبات المستندات والمزيد. القوالب هي أساس جيد للبدء منه. استخدم أجزاء ويب للمساعدة في إنشاء رسائل تفاعلية وجذابة.
طرق لزيادة المشاركة	استخدم أجزاء الويب وتنسيق النص لصياغة شيء سهل القراءة وجذاب بصريا. قم بتضمين عنوان صفحة يوفر معلومات كافية حول الموضوع وأي استدعاء لإجراء. استخدم جزء ويب استدعاء إلى إجراء لإلهام المستخدمين للعمل بالنقر فوق ارتباط من اختيارك.
طرق لقياس التفاعل	يمكنك استخدام تحليلات صفحة SharePoint لقياس التفاعل.

Teams

يعد Teams رائعا للاتصال السريع الذي يصل إلى أعضاء مؤسستك دون مقاطعة تدفق عملهم.

فوائد التواصل من خلال Teams

يقضي الموظفون في العديد من المؤسسات معظم يوم عملهم مع فتح Teams. وبالتالي، عند التواصل من خلال Teams، من المحتمل أن تصل إلى الأشخاص بسرعة نظرا لأنه ليس عليهم فتح تطبيق أو صفحة أخرى لعرض منشورك.

الأمور التي يجب مراعاتها عند التواصل من خلال Teams

استنادا إلى كيفية استخدام مؤسستك ل Teams، قد يتلقى الأشخاص العديد من إعلامات Teams كل ساعة. من المهم أن تبرز منشورات Teams بحيث تجذب الانتباه ولا يتم تجاهلها.

أفضل الممارسات للتواصل مع Teams

نبرة صوت	تطبيق نغمة ودية وغير رسمية عند كتابة رسائل Teams. ضع في اعتبارك استخدام رموز المشاعر للمساعدة في توضيح المشاعر وإضافة عناصر ملونة وممتعة إلى رسالتك.
الطول	اجعل منشورات Teams قصيرة وسهلة الفحص. تلخيص النقاط الرئيسية والارتباط بمعلومات إضافية عند الحاجة.
هيكل	ابدأ المنشورات بنقطة المفتاح الخاصة بك. استخدم أداة التنسيق لنمط النص وإضافة تعداد نقطي للوظائف ذات النقاط الرئيسية المتعددة. قدم ملخصا قصيرا وارتباطا عند الإشارة إلى المحتوى الموجود (مثل صفحة SharePoint أو مقالة). ضع في اعتبارك إضافة حرف إلى رسائلك باستخدام صور GIF والرسومات التوضيحية والصور التي يوفرها Teams.
طرق لزيادة المشاركة	اطلب من القراء التفاعل مع منشور Teams من خلال طرح الأسئلة أو تشجيعهم على الإعجاب بالمنشور والتعليق عليه. إنشاء استقصاءات أو نشر الأسئلة حتى يتمكن الجميع من رؤية إجابات القراء الآخرين والتفاعل معها. استخدم @mentions لجذب انتباه أفراد أو مجموعات معينة من الأشخاص.
طرق لقياس التفاعل	تعقب تفاعلات Teams مثل الإبهام. لاحظ المحادثات التي تحدث في منشورك.

Viva Engage (قريبا)

Viva Engage هو منصة اتصال تربط الأشخاص عبر المؤسسة من خلال السماح لهم ببناء المجتمعات ومشاركة المعلومات وإشراك الموظفين وجمع الأشخاص معا لإكمال الأهداف المشتركة والوصول إلى المعلومات بسرعة. يسمح Viva Engage لجميع أعضاء المؤسسة بطرح الأسئلة علنا، والتكرار في الخبراء، والانخراط في الخطاب الاجتماعي حول مجموعة متنوعة من الموضوعات.

يمكن لقادة المؤسسة استخدام Viva Engage لدفع الثقافة ومواءمة المؤسسة من خلال استضافة الأحداث على مستوى الشركة من خلال الفيديو المباشر عند الطلب. يمكن للتواصل أيضا إنشاء حملات اجتماعية يمكنها إعلام المحادثات المؤثرة وإشعالها عبر المؤسسة.

فوائد التواصل من خلال Viva Engage

Viva Engage هو منصة اتصال رائعة لتنشيط وتعزيز التعاون بين الموظفين عبر المؤسسة. يمكن لأعضاء المجتمع التعاون بشكل مفتوح ومشاركة الأفكار والمعلومات والتواصل بشأن الاهتمامات المشتركة.

عند التواصل مع الموظفين من خلال Viva Engage، يمكن للمتصلين بسهولة تشجيع المشاركة وقياسها من خلال......

يمكن لمؤسستك معرفة مقدار التفاعل الذي يولده موضوع معين من خلال عدد الأشخاص الذين شاهدوا المنشور ومنح المشاهدين طريقة للرد على المحتوى في الرسالة إما عن طريق التعليق أو مثل أو رد الفعل. يمكن تعزيز المشاركة بشكل أكبر عن طريق وضع علامات على الأفراد باستخدام @ واسمهم؛ إعلامهم بالمحادثة الجارية وتشجيعهم على المشاركة.

تعرف على المزيد حول عدد طرق العرض.

الأمور التي يجب مراعاتها عند التواصل من خلال Viva Engage

عند التواصل من خلال Viva Engage، من المهم الاحتفاظ بالمعلومات قصيرة وبسيطة. مشاركة الارتباطات إلى أشكال أطول من المحتوى وتشجيع المستخدمين على التفاعل من خلال طرح الأسئلة على الجمهور، وتشجيع القراء على الإعجاب بنشر Viva Engage والتعليق عليه ومشاركته، ودمج عناصر تفاعلية مثل الاستقصاءات والاستطلاعات.

حافظ على نغمة منشوراتك Viva Engage ودية وغنية بالمعلومات وغير رسمية. اعتمادا على حجم المؤسسة ومقياس الاتصال، قد يكون من المفيد وجود مشرف أو اثنين يمكنهم مراقبة المنشورات وتوجيه المحادثة إذا بدأت في الخروج من الموضوع، أو التعمق في موضوع استقطاب، أو تعطيل التعليقات إذا لزم الأمر.

كن محترما إذا نقد وجهة نظر الآخرين، لا تغطي الموضوعات التي يمكن أن تخجل أو تنفر الآخرين، وتجنب استقطاب الموضوعات مثل السياسة والدين. لا تنشر أي شيء خاص أو سري أو يفرد طرفا معينا بطريقة سلبية.

نبرة صوت	راجع إرشادات العلامة التجارية لشركتك الخاصة بمؤسستك. يجب أن تكون نبرة منشورك ودودة وغنية بالمعلومات وغير رسمية. كن محترما إذا كان ناقدا. لا تغطي الموضوعات التي يمكن أن تخجل أو تنفر القراء، وتجنب استقطاب الموضوعات مثل السياسة أو الدين. لا تنشر أي شيء خاص أو سري. تجنب إطراء طرف معين بطريقة سلبية.
الطول	احتفظ بالمنشورات قصيرة وسهلة الفحص. تلخيص النقاط الرئيسية والارتباط بمعلومات إضافية عند الحاجة.
هيكل	ابدأ المنشورات بنقطة المفتاح الخاصة بك. قدم ملخصا قصيرا وارتباطا عند الإشارة إلى المحتوى الموجود (مثل صفحة SharePoint أو مقالة). استخدم الصور والفيديو عند الحاجة. استخدم @mentions وعلامات التجزئة لجذب انتباه أفراد أو مجموعات معينة من الأشخاص.
طرق لزيادة المشاركة	اطلب من القراء التفاعل مع منشورك من خلال طرح الأسئلة أو تشجيعهم على الإعجاب بالتعليقات ومشاركتها وتركها. شجع أعضاءك على دعوة أشخاص آخرين إلى مجتمعك Viva Engage. إنشاء استقصاءات أو نشر الأسئلة حتى يتمكن الجميع من رؤية إجابات القراء الآخرين والتفاعل معها.
طرق لقياس التفاعل	لاحظ المحادثات التي تحدث في منشورك.