استخدم القواعد لتخصيص دمج البريد استنادا إلى المعلومات الموجودة في مصدر البيانات. على سبيل المثال، يمكنك استخدام قاعدة لإضافة "متأخر عن الاستحقاق " عندما يكون تاريخ استحقاق المستلم في الماضي.
قم بإعداد القواعد بعد تحديد المستلمين لدمج المراسلات وإدراج حقول الدمج في المستند الخاص بك.
انتقل إلىقواعدالمراسلات> واختر قاعدة استنادا إلى الأوصاف أدناه.
اسأل
استخدم القاعدة "اسأل" عندما تريد إدخال معلومات مرة واحدة وإظهارها في أماكن متعددة في المستند الذي تم دمجه. على سبيل المثال، إذا لم يتضمن تاريخ الاجتماع في مصدر البيانات، فيمكنك إدخال التاريخ مرة واحدة وإظهاره في المكان الذي أضفت فيه الإشارة المرجعية المقابلة.
- في مستند الدمج، اضغط على Ctrl+F9 ثم اكتب اسما لإنشاء إشارة مرجعية. كرر هذا الإجراء، باستخدام الاسم نفسه، في كل مكان تريد أن تظهر فيه الاستجابة للحقل Ask في المستند.
- ضع المؤشر في مكان ما في المستند، قبل الإشارة المرجعية الأولى التي أنشأتها للتو.
- انتقل إلىسؤالقواعد>البريد>.
- حدد الإشارة المرجعية التي أنشأتها للتو (أو اكتب اسمها)، وأدخل مطالبة، مثل "تاريخ الحدث؟" في مربع المطالبة .
- حدد موافق، ثم موافق مرة أخرى.
- في نهاية العملية، عند تحديد إنهاء & دمج، اختر تحرير المستندات الفردية. ستتم مطالبتك باستجابة لكل مستلم. سيتم إدراج هذه الاستجابة في الإشارات المرجعية التي حددتها، في المستندات الناتجة عن الدمج.
مزيد من المعلومات: رموز الحقول: الحقل Ask
Fill-in
على سبيل المثال، أنت ترسل نفس الدعوة إلى اجتماع ربع سنوي. لا يخزن مصدر البيانات تواريخ الاجتماعات، ولا يظهر تاريخ الاجتماع إلا مرة واحدة في الدعوة.
عن طريق وضع الحقل "Fill-in" في المستند، يمكنك تشغيل نفس عملية الدمج لكل اجتماع. الشيء الوحيد الذي عليك كتابته هو تاريخ الاجتماع.
ضع المؤشر في المكان حيث تريد وضع نص التعبئة.
في علامة التبويب "مراسلات"، انتقل إلى "تعبئة القواعد>".
أدخل مطالبة، مثل تاريخ الحدث؟ في مربع المطالبة .
حدد موافق، ثم موافق مرة أخرى.
حدد إنهاء & > دمج تحرير مستندات فردية.
عند المطالبة، أدخل استجابة لكل مستلم. سيتم إدراج هذه الاستجابة في الحقل "التعبئة" وتظهر عند الإشارات المرجعية في المستند الذي تم دمجه.
إذا... ثم... Else
استخدام إذا... ثم... قاعدة أخرى لإظهار نص مختلف استنادا إلى المعلومات الموجودة في مصدر البيانات. على سبيل المثال، يمكنك إظهار رسالة وصول عندما يكون حقل البلد/المنطقة فارغا وأخرى عندما لا يكون فارغا.
ضع المؤشر حيث تريد النص الشرطي.
انتقل إلىقواعد>المراسلات>في الحالات التالية... ثم... غير ذلك.
اختر اسم الحقلومقارنته.
في المربع مقارنة ب ، أدخل القيمة التي تريد مقارنتها. يمكنك تخطي هذه الخطوة إذا حددت فارغة أو ليست فارغة.
في إدراجهذا النص، أدخل النص لإظهار وقت استيفاء الشرط.
في "وإدراج هذا النص"، أدخل النص لإظهار الوقت الذي لا يتم فيه استيفاء الشرط.
حدّد موافق.
مزيد من المعلومات: رموز الحقول: الحقل IF.
Merge Record #
استخدم Merge Record # لإظهار موضعه في قائمة انتظار لكل مستلم. على سبيل المثال، يمكنك فرز قائمة المستلمين بترتيب زمني للتسجيلات، ثم استخدام قاعدة سجل الدمج # لعرض الموضع المرقم للمستلم في القائمة.
يظهر رقم السجل أي عملية فرز أو تصفية قمت بتطبيقها قبل الدمج.
تلميح
استخدم قاعدة rec # دمج إلى جانب الحقل "تاريخ الطباعة" لإنشاء أرقام فواتير فريدة.
- ضع المؤشر حيث تريد ظهور رقم السجل.
- انتقل إلى سجل دمجقواعد>المراسلات>#.
مزيد من المعلومات: رموز الحقول: الحقل MergeRec
Merge Sequence #
استخدم Merge Sequence # لإظهار رقم كل سجل في المستند الذي تم دمجه. على سبيل المثال، يمكنك ترقيم كل مستلم بترتيب دمجه.
- ضع المؤشر حيث تريد ظهور رقم السجل.
- انتقل إلى تسلسل دمجقواعد>المراسلات>#.
مزيد من المعلومات: رموز الحقول: الحقل MergeSeq
Next Record
استخدم قاعدة "السجل التالي" لإعلام Word بالمتابعة إلى السجل التالي دون بدء صفحة جديدة. على سبيل المثال، أنت تستخدم دمج البريد لطباعة قائمة جهات الاتصال على ورقة واحدة.
ملاحظة
يتم وضع ورقة من التسميات البريدية كجدول في Word. لوضع العنوان التالي في التسمية، يستخدم Word قاعدة "السجل التالي" في كل خلية جدول.
- ضع المؤشر في المكان حيث تريد ظهور بيانات من السجل التالي.
- انتقل إلىالسجلالتالي إلى قواعدالمراسلات>>.
- إدراج حقل دمج للبيانات التي تريدها تاليا
قد تبدو قائمة أسماء الشركات مماثلة لما يلي:
«Company_Name»
"Next Record»«Company_Name»
"Next Record»«Company_Name»
مزيد من المعلومات: رموز الحقول: الحقل Next
Next Record If
استخدام السجل التالي إذا للتحكم في وقت انتقال Word إلى السجل التالي استنادا إلى شرط. على سبيل المثال، يمكنك استخدام الحقل "البلد/المنطقة" للفصل بين الحضور المحليين والدوليين.
- ضع المؤشر في المكان حيث تريد ظهور بيانات من السجل التالي.
- انتقل إلىقواعد>المراسلات>السجل التالي إذا.
- في القائمة اسم الحقل ، اختر اسم حقل الدمج، مثل "المدينة".
- في قائمة المقارنة ، اختر طريقة لمقارنة قيمة البيانات. على سبيل المثال، لاختيار المستلمين في مدينة معينة، اختر يساوي.
- في المربع مقارنة مع ، أدخل القيمة التي تريد استخدامها. على سبيل المثال، لاختيار المستلمين في طوكيو، اكتب طوكيو (تخطي هذا إذا اخترت فارغة أو ليست فارغة كمقارنة).
مزيد من المعلومات: رموز الحقول: الحقل NextIf
Set Bookmark
استخدم "تعيين الإشارة المرجعية" لإدخال المعلومات مرة واحدة واستخدامها في أماكن متعددة في المستند. على سبيل المثال، يمكنك إدخال اسم المتحدث مرة واحدة واستخدامه أينما أضفت حقل مرجع مقابل.
- ضع المؤشر في أي مكان في المستند.
- انتقل إلى "قواعد المراسلات>" تعيين>"الإشارة المرجعية"، واكتب اسما، ثم حدد موافق.
- ضع المؤشر في أي مكان تريد ظهور نص الإشارة المرجعية.
- انتقل إلى إدراج>حقل الأجزاء >السريعة، واختر المرجع.
- اختر اسم الإشارة المرجعية التي أنشأتها للتو، وحدد موافق.
- أدرج الحقل Ref في كل مكان تريد ظهور نص الإشارة المرجعية فيه.
- قبل تشغيل عملية الدمج، انقر بزر الماوس الأيمن فوق الحقل "تعيين"، وحدد "تحرير الحقل"، ثم أدخل النص الذي تريده في مربع النص .
- حدّد موافق.
مزيد من المعلومات: رموز الحقول: الحقل Set
Skip Record If
استخدام "تخطي سجل إذا" لاستبعاد المستلمين من دمج المراسلات استنادا إلى المعلومات الموجودة في مصدر البيانات. على سبيل المثال، يمكنك استبعاد العملاء الذين يتطابق حقل الحجم لديهم مع حجم معين.
- الانتقال إلى"قواعد>البريد">تخطي السجل إذا.
- في القائمة اسم الحقل ، اختر اسم حقل الدمج، مثل الحجم.
- في قائمة المقارنة ، اختر طريقة لمقارنة قيمة البيانات. على سبيل المثال، لاختيار العملاء الذين يرتدون مقاسا معينا، اختر "يساوي".
- في المربع مقارنة مع ، أدخل القيمة التي تريد استخدامها. على سبيل المثال، لتمييز العملاء الذين يرتدون مقاسا صغيرا جدا، اختر XS (تخطي هذا إذا اخترت أن يكون مقاسا فارغا أو ليس فارغا كمقارنة).
مزيد من المعلومات: رموز الحقول: الحقل SkipIf