Типовете съдържание в SharePoint са от съществено значение за управлението на метаданните и осигуряването на съгласуваност в цялата организация. Всяка част от съдържанието в SharePoint е създадена от тип съдържание. Това ръководство ще ви помогне да разберете какво е тип съдържание, как да създавате, публикувате и управлявате типовете съдържание ефективно.
Какво е тип съдържание?
Типът съдържание в SharePoint е многократно използваема колекция от шаблони, метаданни (колони), работни потоци, поведение и други настройки за категория елементи или документи. Типът съдържание извлича елемент и информация за елемента. Елементът може да е един от много различни видове файлове, документ, работна книга на Excel или дори индикатор на състоянието за отчет за напредъка. Може също така да е списък или папка. Типът съдържание свързва този елемент с ключови метаданни или друга информация, като например шаблон или правила за съхранение. Той ви позволява да управлявате настройките за категория информация по централизиран, многократно използваем начин.
Типове съдържание по подразбиране и по избор
SharePoint включва много вградени типове съдържание по подразбиране. Можете да използвате предварително дефинираните типове съдържание, като празен документ или съобщение, без промяна, или можете да създавате персонализирани типове съдържание, така че да отговарят на уникалните изисквания на вашата организация.
Типове съдържание по подразбиране
Ето кратък списък с някои типове съдържание по подразбиране в SharePoint. Има много други, които можете да видите, като направите справка в страницата "Настройки на сайта" в сайт на SharePoint.
- Типове съдържание на документ: основна страница, документ, формуляр, връзка и Wiki страница
- Типове съдържание на папка: папка, обсъждане и обобщение на задачи
- Типове съдържание на списък: Известие, Събитие, Контакт, Проблем, Връзка, Резервации, Задача и други
Това е само извадка от широкия спектър от налични типове съдържание. За да видите типовете по подразбиране, налични във вашия сайт, изпълнете следните стъпки:
Вижте всички типове съдържание по подразбиране
Забележка
Трябва да имате поне роля на собственик на сайт, за да виждате всички типове съдържание по подразбиране в сайт на SharePoint.
- Изберете списъка, с който искате да работите, в "Бързо стартиране", или изберете "Настройки
-
Изберете "Информация за сайта".
- След това изберете "Преглед на всички настройки на сайта".
-
Изберете "Типове съдържание на сайта" в галериите на Web Designer.
- На страницата на галерията с типове съдържание ще видите типовете съдържание (например отчет, изображение или документ), родителски (като документ, елемент или мултимедиен ресурс) и източник (обикновено текущият ви сайт).
За да разберете как вградените типове съдържание се отнасят помежду си, вижте йерархията на типовете съдържание по подразбиране на SharePoint в Microsoft 365.
Вижте Добавяне на тип съдържание към списък или библиотека
Типове съдържание по избор
Персонализираните типове съдържание могат да улеснят последователността на потребителите. Въпреки че има много вградени типове съдържание, може да поискате да създадете персонализирани типове съдържание за вашата организация. Всяка организация има уникални изисквания и различни видове съдържание. Например може да има официални договори, отчети, предложения за продажби, спецификации за проектиране, фирмени процедури и т.н. Можете да създавате отделни типове съдържание, за да ви помогне да управлявате това разнообразие.
Типове съдържание могат да се дефинират за почти всеки елемент в SharePoint. Това включва документи и други файлове, елементи от списъци, мултимедийни файлове и папки. Можете да зададете следните атрибути за всеки тип съдържание. Тези атрибути се свързват автоматично всеки път, когато някой създава нов документ или друг файл от определен тип съдържание.
- The document template, if it is a document
- Правила за управление на информацията, в които се посочват правилата за съхранение и одит
- Колони (метаданни), които са свързани със съдържанието
- Работни потоци, които елементи от този тип съдържание могат да използват
- Функции по избор
Например можете да дефинирате тип съдържание "договор за продажби" и да го добавите към библиотеката, използвана от вашия екип. След това всеки път, когато някой иска да създаде предложение за продажба, той просто избира "Договор за продажби" от менюто "Нов документ ".
Тип съдържание на документ като този "Договор за продажба" може да има следните атрибути:
Шаблонът за документа
Колони, свързани със съдържанието, където всяка колона представлява елемент на метаданни. Например следният списък показва някои често използвани метаданни на документи:
- Продавач
- Фирма клиент
- Номер на поръчката за покупка
и така нататък...
Изискване за автоматично показване на информационния панел на документа и събиране на необходимата информация всеки път, когато потребителят създава нов файл от този тип
Настройки за управление на информацията, които уточняват правилата за съхранение, дали могат да бъдат проверявани и т.н
Създаване на типове съдържание по избор
За да създадете тип съдържание на сайт по избор, винаги започвате от съществуващ тип съдържание, независимо дали използвате съществуваща категория, или искате да създадете нова категория. Можете да избирате от голямата колекция от предварително определени типове съдържание на сайтове в галерията с типове съдържание. Новият тип съдържание на сайт наследява всички атрибути на своя родителски тип съдържание, като например шаблона на документа, настройката само за четене или колони. След като го създадете, можете да промените всеки от тези атрибути. Например може да искате да използвате различен шаблон от този, зададен в родителя.
За да създадете тип съдържание по избор, изпълнете следните стъпки:
Създаване на типове съдържание по избор
- Изберете списъка, с който искате да работите, в "Бързо стартиране", или изберете "Настройки
- Изберете "Информация за сайта", след което изберете "Преглед на всички настройки на сайта".
- Изберете "Типове съдържание на сайта" в галериите на Web Designer.
- На страницата "Галерия с типове съдържание" изберете + Създаване на тип съдържание.
- В панела "Създаване на тип съдържание " попълнете "Име " и "Описание " за вашия тип съдържание по избор.
- Изберете "Използване на съществуваща категория" или "Създаване на нова категория".
- Под "Родителски тип съдържание" изберете родителски елемент, например типове съдържание на цифрови активи или типове съдържание на документ. Под родителския тип съдържание падащото поле ще се промени. Изберете по-конкретен родителски тип съдържание. Например ако сте избрали "Типове съдържание за папка", можете да го ограничите до обсъждане, папка или обобщение в това поле.
- Изберете Създай.
Публикуване на типове съдържание
Типовете съдържание се дефинират за сайта и се прилагат в този сайт и неговите подсайтове. Но понякога искате да използвате определен тип съдържание в множество сайтове или в колекции от сайтове. Например вашата организация може да използва стандартен шаблон за документи, който изисква стандартизирани метаданни. Тъй като искате всички потребители във фирмата да използват този тип съдържание за документи, е добър кандидат за публикуване във всички колекции от сайтове. Или може би техническият отдел създава тип съдържание за спецификации и иска да го публикува само в колекциите от инженерни сайтове.
Тъй като типовете съдържание включват метаданни, типовете съдържание и метаданните са много тясно свързани. Услугата за управлявани метаданни в SharePoint дава възможност за публикуване на тип съдържание в сайтовете, където се използва. Сайтовете и колекциите от сайтове, които са част от услугата "Управлявани метаданни", се наричат "сайтове за абонати".
Услугата за управлявани метаданни трябва да бъде изрично създадена и конфигурирана. За да включите публикуване на типове съдържание, администраторът задава конкретна колекция от сайтове като концентратор. Свързаните приложения и колекции от сайтове могат да се абонират за типовете съдържание в центъра. Като конфигурирате услугите за управлявани метаданни, правите възможно централизираното управление на типове съдържание. Типовете съдържание се създават в сайта концентратор и всички актуализации могат да се разпространяват автоматично до сайтовете на абонатите.
Вижте "Публикуване на тип съдържание от център за публикуване на съдържание " за повече информация относно публикуването на типове съдържание.