Използване на екранен четец за създаване на заявка в настолни бази данни на Access

Тази статия е за хора, които използват програма за екранен четец, като например "Разказвач" на Windows, JAWS или NVDA, с инструменти или функции на Windows и продукти на Microsoft 365. Тази статия е част от набора съдържание за помощ за достъпността и обучението, където можете да намерите повече информация за достъпността до нашите приложения. За обща помощ посетете Поддръжка от Microsoft.

Използвайте Access с клавиатурата и екранен четец, за да създадете заявка. Тествахме го с "Разказвач", JAWS и NVDA, но може да работи с други екранни четци, при условие че следват общи стандарти и техники за достъпност.

Използването на заявки улеснява прегледа, добавянето, изтриването или промяната на данни във вашата настолна база данни на Access. Заявките са полезни, когато искате бързо да намерите конкретни данни, да изчислявате или обобщавате данни или да автоматизирате задачи за управление на данни – например периодично да преглеждате най-актуалните данни.

В тази тема

• Типове заявки

• Създаване на заявка за избиране

• Създаване на параметризирана заявка

• Създаване на кръстосана заявка

• Създаване на заявка за изтриване

  • Създаване на заявка за изтриване за изтриване на всички празни редове в таблица или поле
  • Създаване на заявка за изтриване с определени критерии

• Архивиране на вашата база данни

  • Връщане към архивно копие

Типове заявки

В добре проектирана база данни данните, които искате да представите чрез формуляр или отчет, обикновено се намират в няколко таблици. Една заявка извлича информацията от различни таблици и я сглобява за показване във формуляр или отчет. Има два основни типа заявки – заявка за избиране и заявка за действие. Типът на заявката, която създавате, зависи от задачата, която искате да изпълните.

Избиране на заявки

Една заявка за избиране е искане за резултати данни. Заявката за избиране ви помага да получите точно данните, от които имате нужда, в изглед на лист с данни . Използвайте заявка за избиране, за да направите следното:

• Преглед на данни само от определени полета в таблица
• Преглед на данни едновременно от множество свързани таблици
• Преглед на данни въз основа на определени критерии
• Изчисления
• Комбиниране на данни от различни таблици

Ако например таблицата "Продукт" има множество полета (колони), можете да създадете заявка за избиране, за да получите незавършен изглед, който се фокусира само върху полетата (колоните), които са ви необходими. Може също да добавите критерии, за да филтрирате броя на върнатите редове, така че например за определяне на разходите на продукти да се връщат само редовете, съдържащи повече от 10,00 лв.

Заявки за действие

Заявка за действие е искане за действие върху данните. Използвайте заявка за действие, за да добавяте, променяте или изтривате данни от вашата база данни. Всяка задача – добавяне или изтриване на данни – има конкретен тип заявка за действие.

Създаване на заявка за избиране

За да изпълните проста заявка, използвайте съветника за заявки. За да добавите критерии към вашата заявка, използвайте Designer на заявката.

Използване на съветника за заявка

1. Натиснете Alt+C, Q, Z. Отваря се прозорецът Нова заявка с избран съветник Проста заявка .

   Съвет

   • Ако не сте записали вече таблицата, за която искате да създадете заявка, ще бъдете подканени да направите това, преди да се отвори съветникът за заявки.
   • Можете също да използвате съветника за заявки, за да създадете други типове заявки: кръстосана заявка, заявка за търсене на дублирани записи, за да намерите записи с дублирани стойности на полета в една таблица, и заявка за търсене на записи без съответствия, за да намерите записи (редове) в една таблица, които нямат свързани записи в друга таблица.

2. Натиснете Enter. Отваря се прозорецът Проста заявка, с фокус върху списъчното поле Налични полета.

3. За да се придвижите до разгъващия се списък за редактиране Таблици/заявки, натиснете Alt+T или Shift+Tab.

4. За да отворите падащ списък, натиснете Alt+стрелка надолу. В падащия списък, за да изберете таблицата, за която искате да изпълните заявката, използвайте клавишите със стрелка нагоре и надолу.

5. За да се придвижите до списъчното поле Налични полета, натиснете клавиша Tab. За да изберете полето, за което искате да изпълните заявката, използвайте клавиша със стрелка надолу.

6. За да добавите поле към вашата заявка, натиснете Alt+S. Фокусът се премества в списъчното поле Избрани полета.

7. Натискайте клавиша Tab, докато не чуете "Бутон По-голямо от", след което натиснете Enter.

8. Ако искате да добавите всички полета, натиснете Alt+S и след това натискайте клавиша Tab, докато не чуете: "Бутон По-голямо от". Натиснете клавиша Tab веднъж. С "Разказвач" и NVDA ще чуете: "Бутон". С JAWS чувате: "Бутон Двойна стрелка надясно". За да изберете, натиснете Enter.

9. За да добавите още таблици към вашата заявка, натиснете Alt+T. Фокусът се премества в полето за редактиране Таблици/заявки. Повторете стъпки от 4 до 9, ако е необходимо.

10. Когато сте готови с въвеждането на всички ваши таблици и полета, за да преминете към следващата страница на съветника, натиснете Alt+N.

    Съвет

    В зависимост от въведената от вас информация следващите страници на съветника може да се различават. Например може да бъдете помолени да изберете подробна или обобщена версия на вашата заявка. Направете вашия избор и за да преминете към следващата страница на съветника, натиснете Alt+N.

11. На страницата на новия съветник ще чуете: "Какво заглавие искате за вашата заявка?" Натиснете Shift+Tab. Фокусът се премества в полето за редактиране Заглавие . Въведете име за заявката.

12. Проверете, модифицирайте и запишете вашата заявка.

    • За да запишете заявката и да я отворите, за да прегледате информацията, натиснете Alt+O и след това натиснете клавиша Enter. За да затворите заявката, натиснете F6.
    • За да запишете заявката и да излезете от съветника, без да показвате резултатите от заявката, натиснете Alt+F, S. Когато съветникът се затвори, заявката се показва в нов раздел с фокус в първата клетка.
    • За да промените проекта на заявката, натиснете Alt+M и след това натиснете клавиша Enter. Заявката се отваря в изглед Проектиране .

Използване на конструктора на заявки

1. Натиснете Alt+C, Q, D. Отваря се диалоговият прозорец Показване на таблица с избран раздел Таблици и чувате: "Диалогов прозорец Показване на таблица".

2. В диалоговия прозорец Показване на таблица , за да изберете таблица и да я добавите към заявката, използвайте стрелка надолу и след това натиснете Alt+A, когато чуете името на таблицата, която искате. Таблицата се поставя в работната област, над мрежата за проектиране.

3. За да затворите диалоговия прозорец Показване на таблица, натиснете Alt+C.

4. Фокусът е в мрежата за проектиране, в полето за редактиране ред Поле . С "Разказвач" и NVDA чувате: "Достъп, ред едно, колона едно". С JAWS чувате: "Проектиране, автономериране, тип и текст". За да добавите поле към мрежата за проектиране, натиснете Alt+стрелка надолу. Отваря се падащ списък с наличните полета.

5. За да се придвижите до падащия списък с JAWS, натиснете Ctrl+стрелка нагоре. С "Разказвач" фокусът се премества автоматично в падащия списък.

6. За да изберете поле от падащия списък, натискайте клавиша със стрелка надолу, докато не чуете името на желаното поле, след което натиснете Enter, за да изберете. Избраното от вас поле се показва в колоната. Фокусът автоматично преминава на следващия ред.

7. За да добавите друго поле към вашата заявка, повторете стъпки 4–6.

8. За да добавите критерий към поле:

   1. С "Разказвач" и NVDA, в колоната на полето, към което искате да добавите критерий, натискайте клавиша със стрелка надолу, докато не чуете: "Ред 11, колона 1". С JAWS натискайте клавиша със стрелка надолу, докато не чуете: "Критерии".
   2. Въведете критерий. Например за поле "Цена" в таблица "Продукти" въведете дясната ъглова скоба, е равно на символ и числото 10 (>=10), за да покажете списък с продукти с цена, по-голяма или равна на 10,00 лв.

9. За да покажете резултатите от заявката, натиснете Alt+J, Q, G.

10. Натиснете CTRL+S, за да запишете вашата заявка. В диалоговия прозорец Запиши като въведете име за вашата заявка и след това натиснете клавиша Enter.

Създаване на параметризирана заявка.

Ако често изпълнявате варианти на определена заявка, помислете да използвате параметризирана заявка. Когато изпълнявате параметризирана заявка, заявката ви подканва да въвеждате стойности на полета и след това използва тези стойности, за да създаде критерии за вашата заявка.

1. В екрана Навигация изберете заявката, на която искате да се базира вашата параметризирана заявка.
2. Натиснете Shift+F10. Отваря се контекстното меню.
3. Натиснете D. Заявката се отваря в изглед Проектиране с фокус в първия ред на първото поле в мрежата за проектиране на заявки.
4. За да се придвижите до полето, което искате да промените, натискайте клавиша със стрелка надясно, докато не чуете името на желаното поле.
5. За да преминете към реда Критерии , с разказвача и NVDA натискайте клавиша със стрелка надолу, докато не чуете: "Ред 11, колона 1". С JAWS натискайте клавиша със стрелка надолу, докато не чуете: "Критерии".
6. В клетката изтрийте съществуващата информация и въведете низ с параметри. Ако например искате да създадете параметризирана заявка за заявка за намиране на клиенти в Ню Йорк, изтрийте "Ню Йорк" и въведете For what city?. Не можете да използвате точка (.) или удивителен знак (!) като текст в подканване за параметър. Низът For what city? е вашето подканване за параметър. Скобите показват, че искате заявката да иска въвеждане на данни, а текстът (в този случай ) е въпросът, For what city?който подканване за параметър показва.
7. За да изпълните заявката, натиснете Alt+J, Q, G. Отваря се прозорецът Въвеждане на стойност на параметър с фокус в полето за редактиране. Въведете стойност, например New York.
8. Натискайте клавиша Tab, докато не стигнете до бутона OK , след което натиснете Enter. В този пример се показват поръчките за клиенти във Велико Търново.

Задаване на типове данни за параметри

Можете също да зададете какъв тип данни трябва да приеме параметърът. Можете да зададете типа на данните за всеки параметър, но е особено важно да зададете типа на данните за числови и валутни данни или данни за дата и час. Когато зададете типа данни, който трябва да приема параметърът, потребителите получават по-полезно съобщение за грешка, ако въведат данни от грешен тип, например текст, когато се очаква валута.

1. Отворете параметризираната заявка. За да превключите към изглед Проектиране , натиснете Alt+H, W, D. Отваря се мрежата за проектиране.
2. Натиснете Alt+J, Q, S, P. Отваря се диалоговият прозорец Параметри на заявката с фокус в колоната Параметър .
3. Въведете подканата за всеки параметър, за който искате да зададете типа на данните. Уверете се, че всеки параметър съответства на подканата, която използвате в реда за критерии на мрежата за проектиране на заявката. Ако например сте въвели , бихте въвели For what city?същата тази подкана в диалоговия прозорец Параметри на заявката .
4. За да се придвижите до колоната Тип данни, натиснете клавиша Tab.
5. За да отворите падащ списък, натиснете Alt+стрелка надолу.
6. За да изберете типа данни за параметър, натискайте клавиша със стрелка надолу, докато не чуете този, който искате.
7. За да запишете и да излезете от диалоговия прозорец, натиснете клавиша Enter.

За повече информация относно използването на параметри отидете на Използване на параметри за искане на входни данни при изпълнение на заявка.

Създаване на кръстосана заявка.

Когато искате да преструктурирате обобщени данни, за да ги направите по-лесни за четене и разбиране, може да използвате кръстосана заявка. Една кръстосана заявка изчислява сума, средна стойност или друга агрегатна функция и след това групира резултатите по два набора от стойности – едните отстрани на листа с данни, а другите в горния му край. За бързо създаване на кръстосана заявка може да използвате съветника за заявки.

При използване на съветника за кръстосани заявки трябва да изберете само една таблица или заявка като източник на записи за вашата кръстосана заявка. Ако тази единствена таблица не съдържа всички данни, които искате да включите в кръстосаната заявка, започнете със Създаване на заявка за избиране, която връща нужните ви данни.

1. Натиснете Alt+C, Q, Z. Отваря се диалоговият прозорец Нова заявка с избран съветник Проста заявка .

   Съвет

   Ако не сте записали вече таблицата, за която искате да създадете заявка, ще бъдете подканени да направите това, преди да се отвори съветникът за заявки.

2. Натиснете стрелка надолу. Чувате: "Съветник за кръстосани заявки".

3. Натиснете клавиша Enter или Alt+N. Отваря се съветникът за кръстосани заявки с избран радио бутон Таблици и фокус в списъчното поле Таблици.

4. Изберете обектите, които искате да използвате за създаване на кръстосана заявка:

   • За да изберете таблица, използвайте клавиша със стрелка надолу.
   • За да изберете заявка, натиснете Alt+Q. Натиснете Shift+Tab, за да се придвижите до списъчното поле. За да изберете заявка, натискайте клавиша със стрелка надолу, докато не чуете името на заявката, която искате.
   • За да изберете както таблиците, така и заявките, натиснете Alt+O. Натиснете Shift+Tab, за да се придвижите до списъчното поле. За да изберете желаните таблици и заявки, натискайте клавиша със стрелка надолу, докато не чуете тези, които искате.

5. Натиснете Enter или Alt+N, за да се придвижите до следващата страница.

6. Отваря се следващата страница с фокус върху списъчното поле Налични полета. За да изберете полето, съдържащо стойностите, които искате да използвате като заглавия на редове, натиснете стрелка надолу.

7. За да добавите избраното поле, натиснете клавиша Tab и след това натиснете клавиша Enter. Повторете това за всяко поле, което искате да добавите.

   Съвет

   • Може да изберете най-много три полета за използване като източници на заглавия на редове, но колкото по-малко заглавия на редове използвате, толкова по-лесен за четене ще бъде вашият лист с данни от кръстосаната заявка.
   • Ако изберете повече от едно поле за заглавия на редове, последователността, в която изберете полетата, определя по подразбиране последователността, в която ще бъдат сортирани резултатите.

8. Натиснете Enter или Alt+N, за да се придвижите до следващата страница на съветника.

9. За да изберете полето, съдържащо стойностите, които искате да използвате като заглавия на колони, натискайте стрелка надолу, докато не чуете желаното поле.

   Съвет

   По принцип трябва да избирате поле, съдържащо малко стойности, за да бъдат резултатите по-лесни за четене. Например използването на поле, което има само няколко възможни стойности (например "Пол") може да бъде за предпочитане пред поле, което може да съдържа много различни стойности (например "Възраст").

10. Ако полето, което изберете да използвате за заглавия на колони, съдържа данни от тип "Дата/час", съветникът добавя стъпка, която ви позволява да групирате датите в интервали. Можете да зададете Година, Тримесечие, Месец, Дата или Дата/час. Ако не изберете поле за дата/час за заглавия на колони, съветникът пропуска тази страница.

11. Натиснете Enter или Alt+N, за да се придвижите до следващата страница. Когато страницата се отвори, първото поле е избрано в списъчното поле Полета и фокусът е в списъчното поле Функции.

12. За да се придвижите до списъчното поле Полета , за да изберете друго поле, натиснете Shift+Tab. С "Разказвач" и NVDA ще чуете: "Полета, избрано". С JAWS чувате "Полета, двоеточие, списъчно поле" и името на първото поле.

13. За да изберете поле, използвайте клавиша със стрелка надолу.

14. За да се придвижите до полето Списък с функции, натиснете клавиша Tab. С "Разказвач" и NVDA чувате: "Функции, избрано". С JAWS чувате "Функции, двоеточие, списъчно поле" и името на първата функция.

15. За да изберете функция, която да се използва за изчисляване на обобщени стойности, използвайте клавиша със стрелка надолу. Типът данни на избраното поле определя кои функции са достъпни.

16. Когато приключите с избора си, натискайте клавиша Tab, докато не стигнете до квадратчето за отметка Да, включи сумите на редовете . Натиснете интервал, за да го изберете или изчистите. Ако включите сумите на редовете, кръстосаната заявка ще има допълнително заглавие на ред, което използва същото поле и функция като стойността на полето. Включването на сума на ред вмъква допълнителна колона, която обобщава останалите колони. Ако например вашата кръстосана заявка изчислява средната възраст по местоположение и пол (при заглавия на колоните от "Пол"), допълнителната колона изчислява средната възраст по местоположение за двата пола.

    Съвет

    Можете да промените функцията, която се използва за създаване на суми на редове, като редактирате кръстосаната заявка в изглед за проектиране .

17. Натиснете Enter или Alt+N, за да се придвижите до следващата страница на съветника.

18. За да дадете име на заявката, натиснете Shift+Tab и след това въведете име. Името по подразбиране съдържа долна черта, последвана от суфикса "кръстосана заявка".

19. Прегледайте, модифицирайте и запишете заявката.

    • За да прегледате кръстосаната заявка, натиснете клавиша Enter.
    • За да промените проекта на заявката, натиснете Alt+M и след това натиснете клавиша Enter.
    • За да запишете заявката и да излезете от съветника, натиснете Alt+F.

Създаване на заявка за изтриване

Когато искате да премахнете едновременно цели записи (редове) от таблица или от две свързани таблици, използвайте заявка за изтриване. Една заявка за изтриване е полезна, защото ви позволява да зададете критерии за бързо намиране и изтриване на данните. Тя също може да ви спести време, защото можете да използвате повторно една записана заявка.

Създаване на заявка за изтриване за изтриване на всички празни редове в таблица или поле

1. Натиснете Alt+C, Q, D. Отваря се диалоговият прозорец Показване на таблица .

2. За да изберете таблица, натискайте клавиша със стрелка надолу, докато не чуете името на таблицата, която искате. Натиснете Alt+A. Повторете това за всяка таблица, от която искате да изтриете записи.

3. За да затворите диалоговия прозорец Показване на таблица, натиснете Alt+C. Таблицата се показва като прозорец в горната лява секция на мрежата за проектиране на заявки с всички полета в списъка.

4. Натиснете Alt+J, Q, X. Отваря се мрежата за проектиране с фокус в първото поле. В мрежата за проектиране сортирането и показването на редове вече не са налични, но изтриването на ред вече е налично.

5. Натиснете Alt+стрелка надолу, за да отворите падащия списък.

6. Натискайте клавиша със стрелка надолу, докато не чуете желаното поле, след което натиснете Enter. Фокусът се премества върху следващата колона.

7. За да се придвижите до предишната колона, натиснете клавиша със стрелка наляво.

8. За да се придвижите до изтриване на ред, натискайте клавиша със стрелка надолу, докато не чуете "Изтрий двоеточие", и след това натиснете Alt+стрелка надолу, за да отворите падащ списък.

9. За да изберете "Къде", натиснете клавиша със стрелка нагоре и след това натиснете Enter. Фокусът се премества върху следващата колона.

10. За да се придвижите до предишната колона, натиснете клавиша със стрелка наляво.

11. За да се придвижите до реда Критерии , натиснете клавиша със стрелка надолу.

12. Когато чуете "Критерии" или "Ред 11, колона 1", въведете IsNull(true).

13. За да проверите дали заявката връща записите, които искате да изтриете, натиснете Alt+H, W, H.

14. За да изпълните заявката:

    1. За да превключите към изглед Проектиране , натиснете Alt+H, W, D.
    2. В изглед Проектиране натиснете Alt+J, Q, G. Отваря се прозорец за потвърждение с молба да потвърдите изтриването на редове.
    3. За да изтриете редовете, натиснете клавиша Enter.

15. Натиснете Ctrl+S, за да запишете заявката. В диалоговия прозорец Запиши като въведете име и след това натиснете клавиша Enter.

Създаване на заявка за изтриване с определени критерии

1. Натиснете Alt+C, Q, D. Отваря се диалоговият прозорец Показване на таблица .

2. За да изберете таблица, натискайте клавиша със стрелка надолу, докато не чуете името на таблицата, която искате. Натиснете Alt+A. Повторете това за всяка таблица, от която искате да изтриете записи.

3. За да затворите диалоговия прозорец Показване на таблица, натиснете Alt+C. Таблицата се показва като прозорец в горната лява секция на мрежата за проектиране на заявки с всички полета в списъка.

4. Натиснете Alt+J, Q, X. Отваря се мрежата за проектиране с фокус в първото поле. В мрежата за проектиране сортирането и показването на редове вече не са налични, но изтриването на ред вече е налично.

5. Натиснете Alt+стрелка надолу, за да отворите падащия списък.

6. За да изберете полето с желаните критерии за изтриване, натискайте стрелка надолу, докато не чуете желаното поле, и след това натиснете клавиша Enter.

7. За да се придвижите до реда Изтриване , натиснете клавиша със стрелка надолу. Натиснете Alt+стрелка надолу и след това, за да изберете "Where", натиснете клавиша със стрелка надолу и след това натиснете Enter. Фокусът се премества върху следващата колона.

8. За да се придвижите до предишната колона, натиснете клавиша със стрелка наляво.

9. За да се придвижите до реда Критерии , натиснете клавиша със стрелка надолу.

10. Въведете вашите критерии. За примерен списък с критерии в заявки, обърнете се към Създаване и изпълняване на заявка за изтриване.

11. За да се придвижите до реда Покажи , натиснете клавиша със стрелка нагоре.

12. Натиснете интервал, за да изчистите квадратчето за отметка Покажи за всеки критерий.

13. За да проверите дали заявката връща записите, които искате да изтриете, натиснете Alt+H, W, H.

14. За да изпълните заявката:

    1. За да превключите към изглед Проектиране , натиснете Alt+H, W, D.
    2. В изглед Проектиране натиснете Alt+J, Q, G. Отваря се прозорец за потвърждение с молба да потвърдите изтриването на X броя на редовете.
    3. За да изтриете редовете, натиснете клавиша Enter.

15. Натиснете Ctrl+S, за да запишете заявката. В диалоговия прозорец Запиши като въведете име и след това натиснете клавиша Enter.

Архивиране на вашата база данни

1. Натиснете Alt+F, A. Отваря се екранът Запиши като с избрана опция Запиши базата данни като .
2. За да архивирате базата данни, натиснете B и след това натиснете клавиша Enter. Отваря се диалоговият прозорец Запиши като с избрано текстово поле Име на файл . Ако желаете, въведете ново име на базата данни и след това натиснете клавиша Enter.

Ако използвате файл или база данни само за четене или база данни, създадена в предишна версия на Access, може да получите съобщение, че не е възможно да се създаде архивно копие на базата данни.

Връщане към архивно копие

1. Затворете и преименувайте първоначалния файл, така че архивното копие да може да използва името на първоначалната версия.
2. Дайте на архивното копие името на първоначалната версия.
3. Отворете преименуваното архивно копие в Access.

Вж. също

Използване на екранен четец за стартиране на Access

Клавишни комбинации за Access

Настройване на устройството за работа с функциите за достъпност в Microsoft 365

Техническа поддръжка за клиенти с увреждания

Microsoft иска да осигури възможно най-добрата среда за работа за всички свои клиенти. Ако имате увреждане или въпроси, свързани с достъпността, се свържете с Answer Desk за лица с увреждания на Microsoft за техническа помощ. Екипът за поддръжка от Центъра за отговори за хора с увреждания е обучен в използването на много популярни технологии за хора с увреждания и може да предложи помощ с английски, испански, френски и американски език на знаците. Отидете в сайта на центъра за отговори за хора с увреждания на Microsoft, за да намерите данните за връзка за вашия регион.

Ако сте потребител от държавни организации, комерсиални организации или предприятия, се свържете с Корпоративния Answer Desk за лица с увреждания.