Файловете на базите данни може бързо да нарастват, докато ги използвате, понякога възпрепятствайки производителността. Понякога може дори да се повредят. Можете да използвате командата за уплътняване и поправка на база данни , за да предотвратите или коригирате тези проблеми. Процесът на уплътняване не компресира вашите данни – той прави файла на базата данни по-малък чрез елиминиране на неизползвано пространство. Командата Уплътняване и поправка на база данни може също да ви помогне да подобрите показателите на вашата база данни.
Съвет: Разделянето на база данни може да помогне за предотвратяване на повреждането на файловете на базата данни и да ограничи загубата на данни чрез съхраняването им в отделен файл, до който потребителите нямат пряк достъп.
Начини за уплътняване и поправка на база данни
Има няколко подхода за уплътняване и поправка на база данни. Обща практика е базата данни да се уплътнява и поправя автоматично, когато се затваря. Освен това можете ръчно да изпълните командата за уплътняване и поправка на база данни, когато имате отворена база данни и в база данни, която не е отворена.
Преди да започнете
Преди да започнете операция за уплътняване и поправка, предприемете следните действия:
- Създаване на архивно копие на базата данни По време на процеса на поправка Access може да отреже някои данни от повредени таблици. Понякога е възможно да възстановите тези данни от архивно копие. В допълнение към вашата обичайна стратегия за архивиране трябва да правите архивно копие непосредствено преди да използвате командата за уплътняване и поправка на база данни . За повече информация вж. "Защита на данните чрез архивиране и възстановяване на процеси".
-
Получете изключителен достъп до базата данни Операцията за уплътняване и поправка изисква изключителен достъп до файла на базата данни, защото може да възпрепятства работата на другите потребители. Трябва да уведомите другите потребители кога планирате да изпълните операцията за уплътняване и поправка, така че да не използват базата данни през това време. За повече информация вижте "Отваряне на съществуваща база данни на Access".
Кажете на потребителите колко дълго трябва да не използват базата данни. Ако изпълнявате операции за уплътняване и поправка редовно, записвайте си колко дълго продължават. Тогава ще можете да дадете по-точни предвиждания, указващи на другите потребители колко дълго не трябва да използват базата данни. - Получете достатъчно разрешения за файлове в базата данни Ако нямате достатъчно разрешения, а трябва да уплътните и поправите база данни, обърнете се за съдействие към вашия системен администратор. За повече информация вж. "Промени в споделянето на файлове чрез мрежа в Windows".
Автоматично уплътняване и поправка на база данни, когато се затваря
Можете да изберете опцията за база данни Уплътнявай при затваряне, ако искате базата данни да се уплътнява и поправя автоматично, когато се затваря. Задаването на тази опция засяга само базата данни, която е отворена в момента. Задайте тази опция поотделно за всяка база данни, която искате да се уплътнява и поправя автоматично. Ако базата данни се използва от множество потребители, може да не искате да зададете тази опция поради опасността от моментно нарушаване на наличността на базата данни.
- Избор наопции за файлове>.
- В диалоговия прозорец за опции на Access изберете текущата база данни.
- Под Опции на приложение поставете отметка в квадратчето Уплътнявай при затваряне.
- Изберете OK.
- Затворете и отворете отново базата данни, за да влезе в сила опцията.
Ръчно уплътняване и поправка на база данни, които сте отворили
- Изберетеинформация>за файла>Компактна база данни & поправка.
Access създава копие на уплътнената и поправената база данни в същото местоположение.
Ръчно уплътняване и поправка на база данни, която не е отворена
Използвайте тази процедура, когато не можете директно да отворите база данни на Access.
- Уверете се, че в момента няма други потребители, които използват файла на базата данни.
- Стартирайте Access.
- На страницата с шаблони щракнете двукратно върху ''Празна база данни''.
- Изберете "Затвори файл>".
- Изберете "Инструменти за база данни>", "Уплътняване и поправка на база данни".
- В диалоговия прозорец База данни за уплътняване от намерете и щракнете двукратно върху базата данни, която искате да уплътните и поправите.
Access създава копие на уплътнената и поправената база данни в същото местоположение.
Уплътняване и поправка на повредена база данни, когато Access ви подкани
Когато се опитате да отворите файл на база данни, който е повреден, ако получите подкана от Access да уплътните и поправите базата данни, изберете Да. Две неща могат да се случат:
- Ако Access напълно поправи повреден файл, ще се покаже съобщение, гласящо, че поправката е успешна и че трябва да проверите съдържанието на базата данни, за да се уверите, че всичко е както трябва.
- Ако Access успее само частично да поправи файла, програмата ще проследи обекти на базата данни, които не е могла да поправи, в системна таблица с име MSysCompactErrors. Access отваря таблицата MSysCompactErrors в изглед на лист с данни. Ако имате предишно архивиране, отпреди базата данни да е повредена, можете да използвате таблицата MsysCompactErrors, за да решите кои обекти да импортирате във вашата поправена база данни. За да покажете таблиците в системата, щракнете с десния бутон върху заглавната лента на навигацията и след това в диалоговия прозорец "Опции за навигация " изберете "Показване на системни обекти".
Защо трябва да уплътните и поправите база данни
Този общ преглед пояснява как използването на командата Уплътняване и поправка на база данни може да ви помогне да предотвратите и коригирате следните проблеми, които понякога засягат базите данни: нарастване на файловете с употребата и повреждане на файловете.
Файловете на базите данни нарастват с употребата
Докато добавяте и актуализирате данни и променяте структурата им, файлът на базата данни нараства. Част от това нарастване се дължи на новите данни, но друга част се дължи на различни източници:
- Access създава временни, скрити обекти, за да изпълни различни задачи. Понякога тези временни обекти остават в базата данни, след като Access вече не се нуждае от тях.
- Когато изтриете обект на база данни, дисковото пространство, заемано от обекта, не се освобождава автоматично – файлът на базата данни все още използва това дисково пространство, въпреки че обектът е изтрит.
Успоредно със запълването на файла на базата данни с останки от временни и изтрити обекти неговата производителност може да се влоши. Обектите може да се отварят по-бавно, изпълнението на заявките може да отнема повече време от обикновено и изглежда, че изобщо типичните операции се извършват по-бавно.
Файловете на базите данни може да се повредят
При определени обстоятелства файл на база данни може да се повреди. Ако файл на база данни се споделя през мрежа и множество потребители работят директно с файла едновременно, този файл има малък риск от повреждане. Рискът от повреждане е по-голям, ако потребителите редактират често данните в полетата "Дълъг текст", и рискът нараства в течение на времето. Можете да понижите този риск, като използвате командата Уплътняване и поправка на база данни.
Често този вид повреда възниква в резултат на проблем с модул на Visual Basic for Applications (VBA) и не поражда опасност от загуба на данни. Този вид повреда обаче може да засегне структурата на базата данни, като например загуба на VBA код или неизползваеми формуляри.
В редки случаи повреждането на файла на базата данни води до загуба на данни. Обикновено тази загуба се ограничава до последното действие на един потребител, т.е. една-единствена промяна на данните. Когато потребител започне да променя данни и промяната бъде прекъсната, например поради загуба на мрежовата услуга, Access обозначава файла на базата данни като повреден. Файлът може да се поправи, но някои данни може да липсват след приключване на поправката.