Използване на шаблона за база данни на Access за проекти

Използвайте базата данни за управление на проекти на Access , за да управлявате проекти и свързаните с тях задачи и служители. Можете също да търсите и филтрирате подробности за проект, да въвеждате често срещани задачи и да изпращате или получавате данни по имейл съобщения.

Използване на базата данни

В тази статия ще разгледаме основните стъпки за използване на шаблона за настолна база данни Project.

Подготовка на базата данни за използване

За да сте сигурни, че цялото съдържание на базата данни е разрешено, използвайте следната процедура:

• За да се уверите, че цялото съдържание на базата данни е разрешено, в лентата за съобщения щракнете върху "Разреши това съдържание".
  За повече информация относно разрешаването на съдържание на база данни вж. статията Как да решите дали да се доверите на база данни.

Добавяне на служители

За да започнете да използвате шаблона за база данни "Проекти", първата стъпка е да добавите служители, така че да имате някого, на когото да възлагате проекти и задачи. Използвайте тази процедура, за да добавите ръчно служители, или вижте следващия раздел, за да добавите служители от контактите си в Outlook.

1. Във формуляра " Списък с проекти " щракнете върху "Списък със служители".
2. Във формуляра за списък на служителите попълнете данните за всеки служител.
3. За да въведете по-подробна информация за служител, щракнете двукратно върху името му във формуляра " Списък със служители " и въведете информацията във формуляра "Подробни данни за служителите ".
4. Щракнете върху "Затвори ", за да се върнете към формуляра "Списък на проекти ".

Добавяне на контакти от Microsoft Outlook

Ако използвате Microsoft Outlook, можете да добавите служители от тази програма, без да се налага да въвеждате отново информацията.

1. Във формуляра " Списък с проекти " щракнете върху "Списък със служители".
2. Във формуляра "Списък със служители " щракнете върху "Добави от Outlook".
3. В диалоговия прозорец "Изберете имена за добавяне " изберете имената, които искате да добавите към базата данни.
4. Щракнете върху Добави и после върху OK.

Добавяне на нов проект

1. Във формуляра "Списък с проекти " щракнете върху "Нов проект".
2. Във формуляра "Подробности за проекта " попълнете подробните данни за проекта и след това щракнете върху "Затвори".

Редактиране на съществуващ проект

1. Във формуляра за списък с проекти щракнете двукратно върху проекта, който искате да редактирате.

2. Във формуляра за подробни данни за проекта добавете или редактирайте подробните данни за проекта.
   Добавяне на задача

   • Във формуляра "Подробни данни за проект " щракнете върху "Добавяне на задача".
   • Във формуляра "Подробни данни за задача " попълнете подробните данни за задачата и след това щракнете върху "Затвори".
     Access показва новия проект в списъка със задачи от проект във формуляра "Подробни данни за проект ".
     Редактиране на задача
   • Във формуляра "Подробности за проекта " щракнете върху раздела "Задачи от проект ".
   • Щракнете двукратно върху задачата, която искате да редактирате.
   • Във формуляра "Подробни данни за задача " редактирайте подробните данни за задачата и след това щракнете върху "Затвори".
     Добавяне на често срещана задача
     Често срещаните задачи са задачи, които често се използват в много различни проекти, например бюджетиране или обучение. След като въведете обща задача, тя може да бъде добавена към всеки проект в базата данни на Project, без да се налага да въвеждате отново подробните данни за задачата.
   • Във формуляра "Подробности за проекта " щракнете върху "Често срещани задачи".
   • Поставете отметка в квадратчето до всяка често срещана задача, която искате да добавите към проекта. Можете да добавяте нови често срещани задачи в края на списъка.
   • Щракнете върху "Затвори ", за да се върнете към формуляра " Подробни данни за проекта ".

Филтриране на списъка с проекти

Във формуляра за списък с проекти можете да филтрирате списъка с проекти и да запишете предпочитаните от вас филтри за бъдеща употреба.

1. Приложете филтри, като щракнете с десния бутон върху формуляра и изберете желаните филтри.
2. Щракнете върху Запиши филтъра.
3. Във формуляра "Подробни данни за филтрирането " въведете име и описание на филтъра и след това щракнете върху "Затвори".
4. Използвайте полето "Филтриране на предпочитани ", за да приложите записан филтър, или щракнете върху (Изчисти филтъра), за да премахнете филтъра.

Показване на подробности за проект или служител

Формулярът " Подробности за проекта " и " Подробности за служителите " ви позволяват да преглеждате и да въвеждате повече информация за даден проект или служител. За да покажете формуляра " Подробни данни за проекта " или " Подробни данни за служителите ":

• Във формуляра "Списък с проекти " или " Списък със служители " щракнете двукратно върху елемента, който искате да видите.

Добавяне на прикачени файлове

Във формуляра " Подробни данни за проект ", " Подробни данни за задача " и " Подробни данни за служителя " можете да добавяте картини и други прикачени файлове.

• Във всеки формуляр за подробни данни щракнете двукратно върху полето "Прикачени файлове " (във формуляра "Подробни данни за служителите " щракнете двукратно върху иконата на картина).
• В диалоговия прозорец "Прикачени файлове" щракнете върху "Добави".
• В диалоговия прозорец "Избор на файл " отидете до папката, която съдържа файла.
• Изберете файла, който искате да добавите, и след това щракнете върху "Отвори".
• В диалоговия прозорец " Прикачени файлове" щракнете върху OK.

Показване на отчети

Базата данни "Проекти" включва няколко отчета, включително "Отворени проекти", "Подробни данни за задача", "Адресна книга на служители" и др. За да покажете отчет:

• Във формуляра " Списък с проекти " изберете отчета, който искате да покажете, от списъка "Отчети ".

За да отпечатате отчет:

• Щракнете върху "Печат на файл>".

Можете да създавате собствени отчети по избор. За повече информация вж. статията Създаване на прост отчет.