Можете да промените свойствата на диапазон от външни данни, за да управлявате данните, които са импортирани в работния лист чрез връзка към външен източник на данни, като например база данни, уеб заявка или текстов файл.
Научете повече за диапазоните от външни данни и техните свойства
Диапазонът за външни данни е дефинирано име или име на таблица, което определя местоположението на данните, които се въвеждат в работния лист. Когато се свързвате към външни данни, Excel автоматично създава диапазон от външни данни. Единственото изключение от това е отчет с обобщена таблица, който е свързан с източник на данни – отчетът с обобщена таблица не използва диапазон от външни данни. В Excel можете да форматирате и оформите диапазон от външни данни или да го използвате в изчисления, както и с всички други данни.
Свойства на диапазон от външни данни
Външният диапазон за данни има допълнителни свойства (да не се бърка със свойства на заявка или връзка), които можете да използвате за управление на данните, например запазване на форматирането на клетките и ширината на колоните. Можете да промените тези свойства на диапазон от външни данни, като щракнете върху "Свойства" в групата "Връзки" в раздела " Данни ". След това направете промените си, като направите следното:
- За диапазони от външни данни, които са създадени от Microsoft Query и съветника за връзка с данни, използвайте диалоговия прозорец "Свойства на външни данни ".
- За диапазони от външни данни, които са създадени от импортиран текстов файл или уеб заявка, която извлича HTML данни, използвайте диалоговия прозорец Свойства на диапазон от външни данни .
- За диапазони от външни данни, които са създадени от уеб заявка, която извлича XML данни, използвайте диалоговия прозорец " Свойства на XML карта ".
Намиране на диапазон от външни данни
- Изберете работния лист, в който искате да търсите диапазон от външни данни.
- В лентата за формули щракнете върху стрелката до полето за име и след това щракнете върху името на желания диапазон за външни данни.
Промяна на името на диапазон от външни данни
- Select Formulas>Name Manager.
- В диалоговия прозорец " Диспечер на имената " щракнете върху името на диапазона от външни данни и след това щракнете върху "Редактиране". Можете също да щракнете двукратно върху името.
- В диалоговия прозорец "Редактиране на име " въведете новото име за препратката в полето " Име ".
Забележка
Бутонът "Затвори " затваря само диалоговия прозорец "Диспечер на имената ". Не е необходимо да щраквате върху "Затвори ", за да фиксирате промените, които вече сте направили.
Промяна на базовата заявка за диапазон от външни данни
Можете да промените базовата заявка за диапазон от външни данни, която е създадена от Microsoft Query, импортиран текстов файл, уеб заявка или съветника за връзка с данни.
Промяна на базовата заявка за диапазон на външни данни, създаден от Microsoft Query
- Щракнете върху клетка в диапазона за външни данни, за които искате да промените базовата заявка.
- Изберете Свойствана данните>.
- В диалоговия прозорец Свойства на външни данни щракнете върху Свойства на връзката
. - В диалоговия прозорец "Свойства на връзката" щракнете върху раздела "Дефиниция" и след това върху "Редактиране на заявка".
За повече информация относно създаването и редактирането на заявки в Microsoft Query вж. помощта за Microsoft Query.
Промяна на базовата заявка за диапазон на външни данни, създаден от импортиран текстов файл
- Щракнете върху клетка в диапазона за външни данни, за които искате да промените базовата заявка.
- Изберетевръзките с данни> & раздела "Връзки към заявки>", щракнете с десния бутон върху желаната връзка и след това изберете "Свойства".
- В диалоговия прозорец "Свойства на връзката" щракнете върху раздела "Дефиниция" и след това върху "Редактиране на заявка".
- В диалоговия прозорец Импортиране на текстов файл щракнете върху Импортиране.
- Направете промени в импортирания текстов файл в съветника за импортиране на текст и след това щракнете върху "Готово".
За повече информация за импортирането на текстови файлове вж. "Импортиране или експортиране на текстови файлове".
Промяна на базовата заявка за диапазон от външни данни, създаден от уеб заявка
- Щракнете върху клетка в диапазона за външни данни, за които искате да промените базовата заявка.
- Изберете Свойствана данните>.
- Изберетевръзките с данни> & раздела "Връзки към заявки>", щракнете с десния бутон върху желаната връзка и след това изберете "Свойства".
- В диалоговия прозорец "Свойства на връзката" щракнете върху раздела "Дефиниция" и след това върху "Редактиране на заявка".
- Направете промени в уеб заявката в диалоговия прозорец "Редактиране на уеб заявка" и след това щракнете върху "Готово".
За повече информация за създаването и редактирането на уеб заявки вж. "Свързване към уеб страница".
Промяна на базовата заявка за диапазон от външни данни, създаден с помощта на съветника за връзка с данни
Щракнете върху клетка в диапазона за външни данни, за които искате да промените базовата заявка.
Изберете Свойствана данните>.
В диалоговия прозорец Свойства на външни данни щракнете върху Свойства на връзката
.В диалоговия прозорец "Свойства на връзката" щракнете върху раздела "Дефиниция".
Направете едно от следните неща:
В полето "Тип на командата " щракнете върху "Таблица " и след това в текстовото поле "Команда " променете стойността на името на подходяща таблица, изглед или заявка.
В полето "Тип на командата " щракнете върху "SQL или по подразбиране " и след това в текстовото поле "Команда " редактирайте SQL командата.
Забележка
В зависимост от това как е дефинирана връзката, полето за тип команда може да не е налично (изглежда замъглено).
Копиране на диапазон от външни данни и съответната заявка
- В лентата за формули щракнете върху стрелката до полето за име и изберете името на диапазона от външни данни, който искате да копирате.
За таблица на Excel изберете името на диапазона и след това натиснете CTRL+A, за да изберете заглавките на таблицата.
Ако искате да включите етикети на колони или формули, които не са част от диапазона с външни данни, изберете клетките, които съдържат етикетите на колони или формулите, които искате да копирате. Щракнете върху стрелката до полето "Име " в лентата за формули и щракнете върху името на диапазона от външни данни, който искате да копирате. - Изберете "Копиев началото>".
- Превключете на работната книга, в която искате да поставите диапазона с външни данни.
- Щракнете върху горната лява клетка на областта за поставяне.
За да се гарантира, че външните данни не заместват съществуващите данни, уверете се, че в работния лист няма данни под или отдясно на клетката, върху която щраквате. - В раздела Начало, в групата Клипборд щракнете върху Поставяне.
Забележка
Ако копирате само част от диапазон от външни данни, съответната заявка не се копира и копираните данни не могат да бъдат обновени.
Задаване на начина на добавяне на нови данни към диапазон от външни данни
Можете да определяте как да се обработва по-малък или по-голям набор от данни, който се връща в Excel, когато данните се обновяват.
Изберете Свойствана данните>.
В диалоговия прозорец " Свойства на диапазона за външни данни ", под Ако броят на редовете в диапазона се промени при обновяване, щракнете върху едно от следните:
Вмъкване на клетки за нови данни и изтриване на неизползваните клетки
Забележка
- Когато в източника на данни се добавят един или повече редове, клетките непосредствено под диапазона за външни данни се преместват надолу, но клетките отдясно на диапазона за външни данни не се преместват.
- Когато се изтрият един или повече редове в източника на данни, клетките непосредствено под диапазона за външни данни се преместват нагоре, но клетките отдясно на диапазона за външни данни не се преместват.
Вмъкване на цели редове за нови данни, изчистване на неизползваните клетки
Забележка
- Когато в източника на данни се добавят един или повече редове, клетките непосредствено под и отдясно на диапазона за външни данни се преместват надолу.
- Когато в източника на данни се изтрият един или повече редове, клетките непосредствено под и отдясно на диапазона за външни данни не се преместват.
Заменяй съществуващите клетки с новите данни, изчисти неизползваните клетки
Забележка
- Когато в източника на данни се добавят един или повече редове, клетките непосредствено под диапазона за външни данни се заместват, но клетките отдясно на диапазона за външни данни не се преместват.
- Когато в източника на данни се изтрият един или повече редове, клетките непосредствено под и отдясно на диапазона за външни данни не се преместват.
Задаване на форматирането и оформлението на данните
Изберете Свойствана данните>.
Под " Форматиране и оформление на данните" направете едно или повече от следните неща:
За да включите имената на полетата като първи ред, изберете квадратчето за отметка "Включи имената на полетата ".
За да добавите колона от номера на редове, изберете квадратчето за отметка "Включи номерата на редове ".
Забележка
Това квадратче за отметка не е налично за импортиран текстов файл, XML файл или уеб заявка.
За да запазите форматирането на клетки, което прилагате, изберете квадратчето за отметка "Запази форматирането на клетки ".
Забележка
За уеб заявки тази опция се изчиства автоматично, когато изберете "Пълно HTML форматиране " в диалоговия прозорец "Опции ". Отваряте диалоговия прозорец "Опции" от диалоговия прозорец "Редактиране на заявка".
За да запазите ширината на колоните, които сте задали, изберете квадратчето за отметка "Регулирай ширината на колоните ".
За да запазите сортирането, филтрирането и оформлението на колоните, които прилагате, отметнете квадратчето Запази сортирането/филтрирането/оформлението на колоните .
Забележка
Това квадратче за отметка не е налично за уеб заявки.
За да запазите филтрирането по колони, което прилагате, поставете отметка в квадратчето Запази филтъра на колони .
Забележка
Това квадратче е налично само за уеб заявки, които се базират на XML данни.
Фиксиране на данни в диапазон от външни данни
Фиксирането на диапазон за външни данни запазва данните, но не и съответната заявка, така че фиксиран диапазон за външни данни не може да бъде обновен.
Фиксиране на данни в таблица на Excel
- Щракнете върху работния лист, съдържащ таблицата на Excel, от която искате да премахнете връзката с данни.
- В лентата за формули щракнете върху стрелката до полето за име и след това щракнете върху името на диапазона за външни данни, от който искате да премахнете връзката с данни. След това се избира диапазонът от данни.
- В раздела "Инструменти ", в групата "Данни за външна таблица " щракнете върху "Връзка". Диапазонът от данни остава и продължава да носи същото име, но връзката се изтрива.
Изтриване на диапазон от външни данни
- Щракнете върху работния лист, съдържащ диапазона от външни данни, които искате да изтриете.
- В лентата за формули щракнете върху стрелката до полето за име и след това щракнете върху името на диапазона от външни данни, които искате да изтриете.
Ако диапазонът за външни данни е таблица на Excel, натиснете CTRL+A, за да изберете цялата таблица. - За да изтриете диапазона за външни данни, натиснете клавиша DELETE.
- За да изтриете съответната заявка, щракнете върху "Да ", когато Excel ви подкани.