Видео: Копиране на данни от Excel

Опитайте!

Възползвайте се от опростеното редактиране, мощните възможности за заявки и полезните възможности за отчитане в Access, като копирате данни от електронна таблица на Excel. Поставете данните си в съществуваща таблица или в нова, празна таблица.

Преди да копирате данни, уверете се, че са съгласувани и структурирани, така че да се копират чисто.

Почистване на данните

• Всички данни в една колона трябва да са от един и същ тип и трябва да имат сходен формат. Уверете се например, че всички телефонни номера включват регионален код, но без префикс на страната, всички адреси включват град и държава, но без страна, като всички цени включват центове – дори ако посочите 0,00.

• Премахнете всички подзаглавия, редове на резюме или коментар и празни редове.

  Забележка: Ако е необходимо, добавете ги отново по-късно, като използвате заявка на Access и групиране и сумиране на отчети.

  Ако поставяте данните в съществуваща таблица на Access, уверете се, че електронната таблица има същия брой колони – в същия ред – като таблицата на Access. (От друга страна, ако планирате да създадете нова таблица на Access с тези данни, наименувайте и подредйте колоните, както предпочитате.)

  Съвет: Добра практика е да изброите всяка отделна информация в собствена колона. Например разделете собственото и фамилното име в различни колони и отделете адреса, града, щата и пощенския код.

Добавяне на данни на Excel към нова таблица

1. Изберете и копирайте данните в Excel, които искате да добавите към таблицата.

2. В Access изберете Начало > Поставяне.

3. За да укажете дали първият ред от вашите данни съдържа заглавия на колони, изберете Да или Не.

4. Ако искате, преименувайте таблицата и полетата.

Добавяне на данни на Excel към съществуваща таблица

1. Изберете и копирайте данните в Excel, които искате да добавите към таблицата.

2. В Access отворете таблицата, в която искате да поставите данните.

3. В края на таблицата изберете празен ред.

4. Изберете Начало > Поставяне > Поставяне Добавяне.

Когато копирате данни на Excel в база данни на Access, оригиналните ви данни в Excel остават непроменени.

Искате още информация?

Преместване на данни от Excel в Access

Обучение за Excel

Обучение за Outlook