Преместване на данни от Excel в Access

Стъпка 1: Импортиране на данни от Excel в Access

Импортирането на данни е операция, която може да мине много по-гладко, ако ви е необходимо известно време, за да подготвите и изчистите данните си. Импортирането на данни е като преминаване към нов дом. Ако изчистите и организирате своите притежания, преди да се преместите, уреждане в новия си дом е много по-лесно.

Изчистете данните си, преди да импортирате

Преди да импортирате данни в Access, в Excel е добра идея да:

• Преобразувайте клетките, които съдържат неатомни данни (т.е. множество стойности в една клетка) в няколко колони. Например клетка в колона "Умения", която съдържа множество стойности на умения, като например "програмиране на C#", "VBA програмиране" и "уеб проектиране", трябва да бъде разделена на отделни колони, всяка от които съдържа само една стойност на умение.

• Използвайте командата TRIM, за да премахнете водещите, крайните и няколко вградени интервала.

• Премахване на непечатаемите знаци.

• Намиране и коригиране на правописни и препинателни грешки.

• Премахване на дублирани редове или дублиращи се полета.

• Уверете се, че колоните с данни не съдържат смесени формати, особено числа, форматирани като текст или дати, форматирани като числа.

За повече информация вижте следните помощни теми за Excel:

• Десетте най-добри начина да изчистите данните си

• Филтриране за уникални стойности или премахване на дублиращи се стойности

• Преобразуване на числа, записани като текст, в числа

• Преобразуване на дати, съхранени като текст, в дати

Избор на най-добрия тип данни, когато импортирате

По време на операцията за импортиране в Access искате да направите добър избор, така че да получавате малко (ако има такива) грешки при конвертиране, които ще изискват ръчна намеса. Следващата таблица обобщава как се конвертират числовите формати на Excel и типовете данни на Access, когато импортирате данни от Excel в Access, и предлага някои съвети за най-добрите типове данни, които да изберете в съветника за импортиране на електронни таблици.

След като данните са в Access, можете да изтриете данните на Excel. Не забравяйте първо да архивирате оригиналната работна книга на Excel, преди да я изтриете.

За повече информация вж. помощната тема на Access Импортиране или свързване към данни в работна книга на Excel.

Автоматично добавяне на данни по лесния начин

Често срещан проблем, който потребителите на Excel имат, са добавянето на данни с едни и същи колони в един голям работен лист. Например може да имате решение за проследяване на активи, което е започнало в Excel, но сега е нараснало, за да включва файлове от много работни групи и отдели. Тези данни може да са в различни работни листове и работни книги или в текстови файлове, които са канали за данни от други системи. Няма команда за потребителския интерфейс или лесен начин за добавяне на подобни данни в Excel.

Най-доброто решение е да използвате Access, където можете лесно да импортирате и добавяте данни в една таблица с помощта на съветника за импортиране на електронни таблици. Освен това можете да добавите много данни в една таблица. Можете да запишете операциите за импортиране, да ги добавите като планирани задачи на Microsoft Outlook и дори да използвате макроси, за да автоматизирате процеса.

Стъпка 2: Нормализиране на данни с помощта на съветника за анализ на таблици

На пръв поглед преминаването през процеса на нормализиране на данните може да изглежда обезсърчително. За щастие нормализирането на таблиците в Access е процес, който е много по-лесен, благодарение на съветника за анализ на таблици.

1. Плъзнете избраните колони в нова таблица и автоматично създайте релации

2. Използвайте командите на бутона, за да преименувате таблица, да добавите първичен ключ, да направите съществуваща колона първичен ключ и да отмените последното действие

Можете да използвате този съветник, за да направите следното:

• Преобразуване на таблица в набор от по-малки таблици и автоматично създаване на релация на първичен и външен ключ между таблиците.

• Добавете първичен ключ към съществуващо поле, което съдържа уникални стойности, или създайте ново поле за ИД, което използва типа данни "Автономериране".

• Автоматично създаване на релации за поддържане на целостта на връзките с каскадни актуализации. Каскадните изтривания не се добавят автоматично, за да се предотврати случайно изтриване на данни, но можете лесно да добавяте каскадни изтривания по-късно.

• Търсете излишни или дублирани данни в нови таблици (например един и същ клиент с два различни телефонни номера) и актуализирайте това по желание.

• Архивирайте първоначалната таблица и я преименувайте, като добавите "_OLD" към името й. След това можете да създадете заявка, която реконструира първоначалната таблица с първоначалното име на таблицата, така че всички съществуващи формуляри или отчети, базирани на първоначалната таблица, да работят с новата структура на таблицата.

За повече информация вижте Нормализиране на вашите данни с помощта на анализатора на таблици.

Стъпка 3: Свързване към данни на Access от Excel

След като данните са нормализирани в Access и е създадена заявка или таблица, която реконструира първоначалните данни, става просто въпрос за свързване с данните на Access от Excel. Вашите данни сега са в Access като външен източник на данни и така могат да бъдат свързани към работната книга чрез връзка за данни, която е контейнер с информация, която се използва за намиране, влизане и достъп до външния източник на данни. Информацията за връзка се съхранява в работната книга и може също да се съхранява във файл за връзка, като например файл за връзка с данни на Office (ODC файл (разширение на име на файл.odc) или файл с име на източник на данни (разширение .dsn). След като се свържете с външни данни, можете също да обновявате автоматично (или актуализирате) своята работна книга на Excel от Access всеки път, когато данните се актуализират в Access.

За повече информация вижте Импортиране на данни от външни източници на данни (Power Query).

Вкарайте данните си в Access

Този раздел ви превежда през следващите фази на нормализиране на вашите данни: Разделяне на стойностите в колоните "Продавач" и "Адрес" на най-атомните им части, разделяне на свързани обекти в собствените им таблици, копиране и поставяне на тези таблици от Excel в Access, създаване на ключови релации между новосъздадените таблици на Access и създаване и изпълнение на проста заявка в Access за връщане на информация.

Example data in non-normalized form

Следващият работен лист съдържа неатомни стойности в колоната "Продавач" и колоната "Адрес". И двете колони трябва да бъдат разделени на две или повече отделни колони. Този работен лист съдържа също информация за продавачи, продукти, клиенти и поръчки. Тази информация трябва също да бъде разделена допълнително по тема в отделни таблици.

Имате нужда от още помощ?

Винаги можете да попитате експерт в техническата общност на Excel или да получите поддръжка в Общността за отговори от.