Жизнен цикъл на шаблон на формуляр

В тази статия

• Фаза 1: план

• Фаза 2: проектиране

• Етап 3: разполагане

• Фаза 4: поддържане

• Фаза 5: архивиране

Фаза 1: план

Колко време прекарвате в планирането, зависи от сложността на вашия шаблон на формуляр, вашата роля във вашата организация и процесите и изискванията във вашата организация.

Ако вашият шаблон на формуляр ще бъде използван само от членове на екипа ви, етапът на планиране може да бъде много неформален. Ако вашият шаблон на формуляр е по-сложен, етапът на планиране вероятно ще бъде по-формален и участващ в процеса и може да се наложи да се консултирате с много заинтересовани лица. Например ако вашият шаблон на формуляр ще бъде част от по-голяма, фирмена бизнес система, като например отчет за разходите или корпоративна система за планиране на ресурсите, вероятно ще трябва да създадете официални документи за планиране, като например функционални спецификации.

И в двата случая, преди да започнете да проектирате вашия шаблон на формуляр, трябва да имате предвид следните неща:

• Потребителски цели    Какво трябва да изпълнят вашите потребители с вашия шаблон на формуляр? Какви сценарии ви трябват, за да поддържате? Как ще измервате успеха при задоволяване на целите на вашите потребители?

• Съображения за съвместимост    Вашият шаблон на формуляр трябва ли да бъде достъпен за потребители извън вашата организация, или сега, или в бъдеще? Искате например вашият шаблон на формуляр да е достъпен във външния уеб сайт на вашата организация за клиенти, които нямат инсталиран InfoPath на компютрите си? Ако е така, можете да проектирате шаблон за формуляр, съвместим с браузър вместо стандартен шаблон за формуляр само за InfoPath. Трябва ли някои потребители във вашата организация да могат да попълват формуляра ви в InfoPath 2003? Ако е така, може да поискате да проектирате шаблон за формуляр, съвместим със задна дата. Искате ли потребителите да могат да попълват формуляри, докато не са извън офиса или по друг начин извън линия? Ако е така, можете да добавите функции във вашия шаблон на формуляр, които ще му позволят да функционира ефективно в офлайн режим.

• Съществуващи потребителски формуляри    В момента използвате ли документи на Microsoft Office Word или работни книги на Microsoft Office Excel, за да събирате данни от потребителите? Ако е така, можете лесно да конвертирате тези файлове в шаблон на формуляр на InfoPath. 

• Изисквания за интегриране    С какви други продукти или технологии ще работи вашият шаблон на формуляр? Например може да се наложи да съхранявате данните във вашия шаблон на формуляр в база данни на Microsoft SQL Server или може да решите да базирате дизайна на вашия шаблон на формуляр в уеб услуга, така че да можете да подавате данни към база данни, която не се поддържа директно от InfoPath.

• Изисквания за потребителския интерфейс    Трябва ли да се придържате към указания за корпоративната Брандинг? Как искате да изглежда вашият шаблон на формуляр? Какъв тип контроли ще използвате и как да ги организирате?

• Изисквания за процеса    Вашият шаблон на формуляр ще бъде ли част от по-голям бизнес процес, като например процеса на одобряване на отчет за разходите? Ако е така, какви изгледи ви трябват и как ще прилагате правилата, които определят как се преместват данните в организацията и се обработват от различни хора и бизнес системи? Можете ли да се възползвате от функциите на работен поток в други програми, като например Microsoft Office SharePoint Server 2007 ? Шаблонът за формуляр ще изисква ли управляван код или скрипт? Ако е така, ще използвате ли вътрешнофирмени разработчици или това ще бъде възложено на външни изпълнители?

• Изисквания за съхранение на данни    Какво искате да направите с данните във формуляри на потребител? Например ако потребителите трябва да могат бързо да изпращат данни за формуляри назад и напред и не е необходимо да използвате повторно тези данни, може да поискате да ги съхраните. Ако потребителите трябва да имат достъп до и да споделят данните на формуляра, може да поискате да съхранявате колекции от свързани формуляри на InfoPath в библиотеки на сървър, на който се изпълнява Microsoft Windows SharePoint Services. Ако потребителите се нуждаят от достъп до данните на формуляра в други бизнес приложения или системи, като например отчети за разходите или счетоводни приложения, е възможно да искате да съхранявате данните в корпоративни бази данни. Това често се извършва чрез свързване на шаблона на формуляр към уеб услуга, която служи като посредник между шаблона на формуляр и базата данни или бизнес системата.

• Изисквания за защита    Какви видове предизвикателства и уязвимости за защита изправяте? Вашият шаблон на формуляр трябва ли да се инсталира на компютрите на потребителите или могат ли вашите потребители да имат достъп до тях от мрежов ресурс? Искате ли потребителите да подписват цифрово своите формуляри или определени набори от данни в техните формуляри? Ще свържете ли шаблона на формуляр директно към база данни или ще използвате файлове за връзка с данни в библиотеки за връзка с данни, които обикновено се управляват от администратор?

• Изисквания за тестване    Какъв процес ще използвате, за да тествате облика и поведението на вашия шаблон на формуляр? Трябва да създадете Официален план за тестване?

• Изисквания за разполагане    Как планирате да споделите шаблона на формуляр с други хора? Къде ще публикувате шаблона за формуляр? Ако планирате да го публикувате на сървър, на който се изпълнява InfoPath Forms Services, искате ли да го публикувате в библиотека или като сайт в тип съдържание ? Как ще уведомявате потребителите за наличността на шаблона за формуляр? Какъв е вашият план за стартиране на нови версии на шаблони на формуляри?

• Изисквания за поддръжка    Искате ли да архивирате шаблони за формуляри, потребителски формуляри или и двете? Колко време е необходимо, за да запазите данните? Какъв вид архивиране и правила за съхранение на данни се изискват от вашата организация?

Най-горе на страницата

Фаза 2: проектиране

След като завършите фазата на планиране, можете да започнете процеса на проектиране. Препоръчително е да следвате реда на задачите, изброени по-долу, когато проектирате вашия шаблон на формуляр. Можете обаче да се отклоните от поръчката, ако е необходимо. Например може да предпочетете да определите проверката на данни, условното форматиране и правилата за контроли, докато добавяте тези контроли към вашия шаблон на формуляр, вместо да го правите по-късно в процеса на проектиране.

• Стъпка 1: създаване на шаблон за формуляр

• Стъпка 2: създаване или задаване на основния източник на данни

• Стъпка 3: дефиниране на оформление

• Стъпка 4: Добавяне на контроли

• Стъпка 5: Добавяне на връзки с данни

• Стъпка 6: Добавяне на проверка на данни, правила и други бизнес логически функции

• Стъпка 7: създаване на изгледи по избор

• Стъпка 8: разрешаване на поведението на подаване

• Стъпка 9: разрешаване на функции за защита

• Стъпка 10: изПробване на облика и поведението

Стъпка 1: създаване на шаблон за формуляр

Когато създавате вашия шаблон на формуляр, може да се наложи да импортирате съществуващ формуляр, като например документ на Word или работна книга на Excel, в InfoPath или да зададете настройките за съвместимост за шаблона за формуляр, така че получените формуляри да могат да се попълват в InfoPath 2003 или в уеб браузър. Повечето от тези опции са налични в диалоговия прозорец проектиране на шаблон на формуляр . Например, ако искате да проектирате шаблон на формуляр, който може да бъде отворен и попълнен в Microsoft Office InfoPath или браузър, можете да изберете квадратчето за отметка Разреши само функциите, съвместими с браузър , в диалоговия прозорец проектиране на шаблон на формуляр .

Следните ресурси предоставят допълнителни подробни данни за процеса на създаване на шаблон за формуляр.

Стъпка 2: създаване или задаване на основния източник на данни

Всички шаблони за формуляри се базират на източник на данни, който съхранява данните, събрани във формуляр. Този източник на данни може да е корпоративна база данни, уеб услуга или съществуващ XML файл, който се използва в организацията ви за стандартизиране на данни, като например файл на XML схема (. xsd). Ако нямате съществуващ източник на данни, можете да позволите на InfoPath да създаде такава вместо вас, като добавите контроли във вашия шаблон на формуляр.

Можете да видите изображение на източника на данни за вашия шаблон на формуляр в прозореца на задачите източник на данни :

Когато за първи път създавате вашия шаблон на формуляр, трябва да решите кои от следните подходи да използвате:

• Нека InfoPath създаде източника на данни    Ако създавате празен шаблон на формуляр, InfoPath създава източника на данни вместо вас, когато добавяте контроли във вашия шаблон на формуляр. Това може да е полезно, когато проектирате шаблон на формуляр, който ще се използва неформално от членовете на малък екип, когато нямате достъп до съществуващ източник на данни във вашата организация или когато не е необходимо да съхранявате данните, които събирате извън формуляра. Това може да е полезно, когато споделяте формуляри в библиотека на SharePoint или в имейл съобщение и искате да показвате информация от формуляра в колони в библиотеката или в папка " формуляри на InfoPath ", вместо да я съхранявате в база данни или друго външно местоположение.

• Използване на съществуващ източник на данни    Ако базирате дизайна на вашия шаблон на формуляр на съществуващ източник на данни, като например база данни или уеб услуга, InfoPath установява основна връзка с данни за този източник на данни. В шаблон на формуляр може да има само една основна връзка с данни. По-нататък в процеса на проектиране можете да създавате връзки с данни към вторични източници на данни, за да попълните списъчни полета с външни данни или да подадете данни на формуляр към повече от един източник на данни. За повече информация за вторични източници на данни вижте "стъпка 5: Добавяне на връзки с данни" по-нататък в тази статия.

Следните ресурси предоставят допълнителни подробности, които могат да ви помогнат да определите типа на източника на данни, който да използвате, и кога трябва да добавите допълнителни връзки към данни към вашия шаблон на формуляр.

Стъпка 3: дефиниране на оформление

Повечето шаблони за формуляри включват поне една таблица на оформлението, което е рамка за организиране и подреждане на съдържание на формуляр, включително контроли, секции на формуляр, емблеми и други типове изображения.

Можете да намерите готови таблици за оформление в прозореца на задачите оформление :

Следните ресурси предоставят допълнителни подробни данни за опциите за визуален дизайн за вашия шаблон на формуляр.

Стъпка 4: Добавяне на контроли

CONTROLS позволява на потребителите да въвеждат и да избират данни в шаблона за формуляр. Те могат също така да се използват за показване на данни от съществуващи източници на данни, като например бази данни или уеб услуги. След като създадете оформлението на вашия шаблон на формуляр, можете да вмъкнете която и да е контрола, която ви е необходима, във вашия шаблон на формуляр. Прозорецът на задачите контроли ви предоставя достъп до всички контроли, които са налични в InfoPath, включително потребителските контроли, които са добавени към прозореца на задачите, като например ActiveX контроли или части на шаблон.

Можете да добавите контрола във вашия шаблон на формуляр чрез щракване върху името му в списъка Вмъкване на контроли или чрез плъзгане от прозореца на задачите в работната област на шаблона за формуляр. В зависимост от типа на контролата, който сте добавили към вашия шаблон на формуляр, потребителите, които попълват формуляра, ще могат да въвеждат текст в текстови полета, да преглеждат данни в повтарящи се контроли, да правят избор от бутони за избор и квадратчета за отметка, да избират записи от списъци и да щракнете върху командата бутони за изпълнение на командите. Данните, които потребителите въвеждат в контрола, се съхраняват в източника на данни на формуляра.

Следните ресурси предоставят допълнителни подробности за използването на контроли в InfoPath.

Стъпка 5: Добавяне на връзки с данни

Всички шаблони за формуляри имат първичен източник на данни, който е посочен като основен източник на данни. Ако проектирате шаблон на формуляр, базиран на външен източник на данни, като например база данни или уеб услуга, InfoPath създава основния източник на данни, базиран на този външен източник на данни. Друга възможност е да проектирате празен шаблон за формуляр, InfoPath създава основния източник на данни за вас, когато добавяте контроли във вашия шаблон на формуляр.

Докато проектирате своя шаблон на формуляр, можете също да добавите връзки към данни към един или повече вторични източници на данни. Вторичен източник на данни е XML файл с данни, база данни или уеб услуга, която се използва от формуляр за записите в списъчно поле или за действия с скриптове. Това ви позволява да попълвате списъчни полета и други контроли с данни, които са външни за шаблона за формуляр, като например данни, които се намират в база данни на SQL Server или списък на SharePoint. Можете също да добавяте връзки с данни към вторични източници на данни, когато се нуждаете от потребители да подават данни към повече от един външен източник на данни.

Следните ресурси предоставят допълнителни подробни данни за вторични връзки към данни и за какво се използват в InfoPath.

Стъпка 6: Добавяне на проверка на данни, правила и други бизнес логически функции

Важно е да намалите разходите и да увеличите ефективността във вашата фирма, където е възможно. Можете да използвате функциите за бизнес логика във вашия шаблон на формуляр, за да предотвратите скъпоструващи грешки при въвеждане на данни и да автоматизирате действия във формуляра на потребителя. Когато използвате функции на InfoPath, като например " проверка на данни ", " условно форматиране " и "правила", можете да дефинирате условия и действия, които автоматично да изпълняват задачи, които се базират на събития, като например отварянето или затварянето на формуляр, или върху стойности, които са въведени във формуляра шаблон.

Следните ресурси предоставят допълнителни подробности, които илюстрират обхвата на функциите за бизнес логика в InfoPath.

Функциите за бизнес логика в InfoPath са всичко, от което се нуждаете за повечето шаблони за формуляри. Ако обаче вашият шаблон на формуляр изисква допълнителни функции, които не са налични в InfoPath, можете да използвате код, за да създадете функции по избор. Ако искате да напишете сценарий, можете да използвате Microsoft Script Editor (MSE) за създаване, редактиране и отстраняване на грешки на Microsoft JScript или Microsoft Visual Basic Scripting Edition (VBScript). Ако искате да напишете управляван код, можете да използвате инструменти за Microsoft Visual Studio 2005 за приложения (VSTA)) за създаване, редактиране и отстраняване на грешки с код на Visual Basic или Visual C#. Освен това, ако имате Microsoft Visual Studio 2005, можете да интегрирате функциите за режим на проектиране на InfoPath в средата за развитие на Visual Studio 2005, като изтеглите и инсталирате Microsoft Visual Studio 2005 Tools за Microsoft Office 2007 system на компютъра си. След това можете да отворите Visual Studio 2005, да създадете проект на шаблон на формуляр на InfoPath и да използвате функциите за режим на проектиране, за да проектирате вашия шаблон на формуляр. За информация относно изтеглянето на Microsoft Visual Studio 2005 Tools за Microsoft Office 2007 system вижте портала за разработчици на InfoPath на уеб сайта на Microsoft Developer NETWORK (MSDN).

Стъпка 7: създаване на изгледи по избор

Всеки шаблон на формуляр на InfoPath има изглед по подразбиране, който се показва, когато потребителите първо отворят формуляр, базиран на вашия шаблон на формуляр.

Можете да използвате прозореца на задачите изгледи , за да проектирате допълнителни изгледи на вашия шаблон на формуляр:

Когато проектирате нов изглед, обикновено повтаряте процеса на оформяне на формуляра, добавяйки контроли към него и добавяне на проверка на данни или други функции.

Чрез създаване на различни изгледи на шаблона за формуляр позволявате на потребителите да преглеждат данните във формуляра по различни начини. Това не ви позволява да проектирате няколко шаблона за формуляри за един и същ бизнес процес. Например в шаблон на формуляр, който се използва за обработка на застрахователни искове, е възможно да създадете един изглед за полици, втори изглед за застрахователни агенти и трети изглед за регулиращи застраховки. Всеки от тези изгледи е персонализиран, за да побере типа потребител, който въвежда информацията в него. Можете също да проектирате персонализирани изгледи за печат, които се използват само за целите на отпечатването на формуляра.

Изгледите трябва да са прости и относително ясни. Ако обаче искате да уведомите вашите потребители за специални инструкции, може да се наложи да изградите помощ във вашия изглед. Можете например да създадете специален помощен изглед за вашия шаблон на формуляр и след това да добавите бутон към изгледа по подразбиране, в който потребителите да могат да щракнат, за да имат достъп до помощния изглед.

Следните ресурси предоставят допълнителни подробни данни за изгледите.

Стъпка 8: разрешаване на поведението на подаване

Когато проектирате шаблони за формуляри, за да събирате данни като част от по-голям бизнес процес, тези данни обикновено не остават във формулярите, които потребителите попълват. Вместо това данните на формуляра се преместват от формуляра към следващия етап в бизнес процеса – обикновено към външен източник на данни, като например база данни или уеб услуга. Например служителят може да използва InfoPath, за да попълни формуляр за отчет на разходите, а след това да подаде този формуляр в уеб услуга, където формулярът може да бъде обработен.

Указването на мястото, където искате да бъдат подадени данните във вашия шаблон на формуляр, може да увеличи точността и ефикасността на вашите бизнес процеси, защото ви позволява да упражнявате по-голям контрол над тези процеси. За да могат потребителите да подават своите данни за формуляри, InfoPath гарантира, че данните във формулярите са валидни и позволява на потребителите да коригират невалидни данни. Тази функция може да ви помогне да се уверите, че само валидни данни се изпращат към външния източник на данни.

Следните ресурси обясняват как да проектирате вашия шаблон на формуляр, така че данните на формуляра да се подават към местоположение по ваш избор.

Стъпка 9: разрешаване на функции за защита

Трябва да използвате съществуващите правила за защита на вашата организация като основа за всеки избор, който правите относно защитата на вашите шаблони на формуляри и свързаните с тях формуляри.

Ако създавате съвместими с браузър шаблони за формуляри, имайте предвид, че редица фактори влияят върху защитата на информацията, съхранена на сървърите, на които се изпълнява InfoPath Forms Services. Някои от тях са контролирани от вас, а други са контролирани от администратора, който е лицето, което създава и управлява потребителски акаунти, присвоява разрешения и помага на потребителите с проблеми в мрежов или сървърен достъп. Може да се наложи да се координирате с администратора, за да зададете подходящите опции за вашия шаблон на формуляр.

Следните ресурси обясняват как да проектирате вашия шаблон на формуляр, като имате предвид сигурността.

Стъпка 10: изПробване на облика и поведението

Вашият план за проверка зависи от сложността на вашия шаблон на формуляр и от съществуващите правила във вашата организация за разполагане на шаблони за формуляри. Вашият план за тестване може да бъде прост като визуализиране на шаблона на формуляр, за да тествате поведението и облика на формуляри, базирани на вашия шаблон на формуляр. Когато разположите шаблон за формуляр в по-голям мащаб, може да е необходимо по-задълбочено изследване. Например може да поискате да провеждате тестване за използваемост или да планирате пилотни разполагания с извадка от потребители.

Най-основната тестова карта обикновено включва визуализиране на шаблона за формуляр в прозореца за визуализация в InfoPath. Прозорецът за визуализация ви позволява да преглеждате формуляра, както той ще се показва на потребителите, и да въвеждате данни в контролите, за да тествате тяхната функционалност. Това ви позволява да проверите подравняването и форматирането на контроли. Можете също да тествате функционалността на контролите във вашия формуляр. Например можете да въведете данни в контроли, за да се уверите, че проверката на данни, формулите, правилата и връзките с данни работят, както очаквате. В прозореца за визуализация трябва също да се уверите, че вашият шаблон на формуляр е без грешки и редакционни несъответствия и проверете дали изглежда добре от визуална гледна точка.

Докато можете да извършвате много от тестовете сами, преди да публикувате и разпространите своя шаблон на формуляр, трябва да го тествате с потребители, за да се уверите, че отговаря на очакванията си. В идеалния случай ще публикувате Пилотен шаблон за формуляр и можете да го разпространите до малка извадка от потребители. По този начин можете да просите обратна връзка от реални потребители относно цялостната използваемост на вашия шаблон на формуляр. След това можете да направите необходимите промени, преди да публикувате шаблона на формуляр в по-широка аудитория.

Следващият ресурс обяснява как да използвате прозореца на задачите " проверка на проект ", за да тествате вашия шаблон за формуляр.

Най-горе на страницата

Етап 3: разполагане

Процеса на разполагане на шаблон за формуляр включва публикуването на шаблона за формуляр, разрешаването му за използване в уеб (само за шаблони за формуляри, съвместими с браузър), и информиране на потребителите за наличността на шаблона за формуляр. Ако планирате да инсталирате своя шаблон на формуляр на компютрите на потребителите, процесът на публикуване може също да включва създаване на специален инсталационен файл. Можете да публикувате шаблоните на формуляри на много местоположения, включително списъци за разпространение на имейли и сървъри, на които се изпълнява InfoPath Forms Services или Windows SharePoint Services.

Ако планирате да публикувате шаблон на формуляр, съвместим с браузър, на сървър, на който се изпълнява InfoPath Forms Services, трябва да разрешите на браузъра шаблона за формуляр, освен да го публикувате. В много случаи можете да изпълните тази стъпка по време на процеса на публикуване, като поставите отметка в квадратчето в съветника за публикуване. Ако обаче вашият шаблон на формуляр включва определени функции, като например управляван код, няма да можете да разрешите браузъра сами. Вместо това трябва да запишете шаблона на формуляр в споделено местоположение, а след това да уведомите администратора на групата, че е достъпен за преглед. След това администраторът на групата може да се увери, че шаблонът за формуляр е без грешки и предупреждения, качете го в местоположение в уеб групата и след това го Активирайте в колекция от сайтове на сървъра.

Следните ресурси описват процеса на публикуване и какво означава това.

Най-горе на страницата

Фаза 4: поддържане

Поддържането на шаблон за формуляр включва актуализирането на шаблона за формуляр, когато е необходимо, и отпускането на нови версии. Добра идея е също периодично да събирате обратна връзка от потребителите за използваемостта на вашия проект. Шаблонът за формуляра все още ли отговаря на нуждите му или имат нужда тези промени?

Когато публикувате шаблон за формуляр, който сте променили, InfoPath може да актуализира и шаблона на формуляр (. xsn файла), и всички съществуващи формуляри (. XML файлове), базирани на този шаблон за формуляр. Когато потребителите отворят съществуващ формуляр, те автоматично ще изтеглят най-новото копие на шаблона за формуляр и ще се актуализират данните на формуляра, за да съответстват на тази версия. По подразбиране InfoPath автоматично замества по-старата версия на шаблона за формуляр с най-новата версия. Можете да изберете метода за актуализиране, който предпочитате за актуализиране на съществуващите потребителски формуляри.

Ако сте администратор на група сървъри за сървър, на който се изпълнява InfoPath Forms Services, и трябва да качите нова версия на шаблон за формуляр, одобрен от администратор, можете да определите как ще бъде осъществен преходът между съществуващата версия и надстроената версия. Например можете да изберете да заместите шаблона на формуляр с по-нова версия, без да създавате загуба на данни за потребителите, които в момента попълват формуляра ви в браузър. Освен това, ако имате непреодолима причина, като например корекция за защита, можете да изберете незабавно да заместите шаблона за формуляр.

Ако трябва да актуализирате съществуваща част за шаблон, можете да я отворите, да направите необходимите промени, да запишете частта за шаблон и след това да я разпространите отново към проектанти на формуляри. След като проектантите на формуляри добавят Последната версия на частта за шаблон в прозореца на задачите контроли , те могат да я използват в своите шаблони за формуляри. Ако отворят шаблон на формуляр, който съдържа по-стара версия на частта за шаблон, InfoPath ще ги подкани да актуализира частта за шаблон с най-новата версия.

Следните ресурси описват по-подробно как да модифицирате и актуализирате шаблоните на формуляр и части на шаблон.

Най-горе на страницата

Фаза 5: архивиране

Организациите често архивират шаблони на формуляри и формуляри като последна стъпка в жизнения цикъл на проектирането на формуляри. Ако вече не се нуждаете от конкретен шаблон за формуляр, може да поискате да го оттеглите от употреба и да запазите цифрово копие на шаблона за формуляр за вашите записи. Освен това може да поискате да запазите данните, събрани във формуляри, базирани на този шаблон за формуляр.

Много организации следват строги указания по отношение на дългосрочното съхранение и запазване на данни в архивите. Например може да се изисква организация да пази записите за транзакциите на клиенти за определен брой години. Насоките за архивиране във вашата организация могат да бъдат управлявани от вътрешни правила, нормативни изисквания или и двете. Като част от процеса на планиране, трябва да разберете какви са правилата ви.