Използване на екранен четец за Excel данни в настолни бази данни на Access

Съдържание на екранен четец Съдържание на екранен четец

Тази статия е за хора със зрителни увреждания, които използват програма за екранен четец с продуктите на Office и е част от набора със съдържаниеДостъпност в Office. За основна помощ вижте началната страница на поддръжката от Microsoft.

Използвайте Access с клавиатурата и екранен четец, за да импортирате работен лист на Excel, за да Access или да се свържете от Access настолна база данни към Excel работен лист. Тествахме го с Разказвач, JAWS и NVDA, но може да работи с други екранни четци, стига да следват общи стандарти и техники за достъпност.

Забележки: 

В тази тема

Подготовка на Excel за импортиране или свързване

Преди да внесете данни от Excel работен лист в Access, прегледайте работния лист и решете как искате да импортирате данни от него.

  • Решете дали искате да свържете, или импортирате целия работен лист, или само част от него. Ако искате да внесете само част от работен лист в Access, можете да дефинирате наименуван диапазон, който включва само клетките, които искате да донесете. За инструкции отидете на Използване на екранен четец, за да наименуватеклетка или диапазон от данни Excel .

  • Уверете се, че Excel работен лист е в плосък файлов формат, така че съветникът лесно да обработва данните в него. Например коригирайте възможните стойности за грешки, премахнете ненужните празни колони и редове и проверете дали всяка колона съдържа един и същ тип данни във всеки ред. За по-подробна информация как да се подготвите за импортиране или свързване вижте Раздела Подготовка на работния лист, Подготовка на данните на Excel и Отстраняване на неизправности при липсващи или неправилни стойности в Импортиране или връзка към данни в работна книга на Excel.

Подготовка на базата данни на Access местоназначение за импортиране

Преди да импортирате данни от работен лист Excel, отнейте малко време, за да проверите дали базата данни местоназначение Access е готова за импортирането и да решите как искате да съхранявате импортираните данни.

  • Уверете се, че местоназначението Access база данни не е само за четене и че имате разрешения да правите промени в базата данни.

  • Решете дали искате да съхранявате данните в нова или съществуваща таблица:

    • Ако изберете да съхранявате данните в нова таблица, Access създава таблица и добавя импортираните данни към тази таблица. Ако вече съществува таблица с указаното име, Access замести съдържанието на таблицата с импортираните данни.

    • Ако изберете да добавите данните към съществуваща таблица, редовете в работния лист Excel се добавят към указаната таблица.

  • Ако решите да добавите данните Excel към съществуваща таблица на Access, уверете се, че настройките на структурата и полетата в изходните данни в Excel съответстват на тези в таблицата местоназначение в Access. За да отворите таблицата Access в изгледа за проектиране за проверка, натиснете Alt+H, W, D. Проверете таблицата спрямо контролния списък в секцията Подготовка на базата данни местоназначение, стъпка 2, в Импортиране или свързване към данни в работна книга на Excel.

Импортиране на данни

Когато импортирате данни, Access създава копие на данните в нова или съществуваща таблица, без да променяте източника Excel работен лист.

Забележка: Може да ви трябва колега, който да ви помогне в стъпка 9, за да изберете полето, което искате да редактирате.

  1. Затворете работната книга Excel източник, ако е отворена.

  2. Отворете местоназначението Access, където ще се съхраняват импортираните данни.

    Съвет: Ако искате да създадете нова празна база данни, натиснете Alt+F, N, L.

  3. За да отворите диалоговия прозорец Получаване Excel външни данни – електронна таблица, направете едно от следните неща в зависимост Access версията, която използвате:

    • В Microsoft 365 абонамент или Access 2019 натиснете Alt+X, N, 1, след това F и X.

    • В Access 2016 илиAccess 2013 натиснете Alt+X, за да отидете на раздела Външни данни. Натискайте клавиша Tab, докато не стигнете до групата Импортиране & Връзка, натискайте клавиша със стрелка надясно, докато не чуете "Excel", и натиснете Enter.

    Отваря се диалоговият прозорец Получаване Excel външни данни – електронна таблица.

  4. В диалоговия прозорец Получаване на външни данни – Excel електронна таблица направете едно от следните неща, за да зададете Excel, който съдържа данните, които искате да импортирате:

    • За да преместите фокуса върху текстовото поле Име на файл, натиснете F и след това поставете или въведете пътя до Excel файл.

    • За да потърсите файла, натиснете R. Отваря се диалоговият прозорец Отваряне на файл. Отидете до файла, който искате, и когато сте във файла, натиснете Enter, за да го изберете.

  5. За да зададете как искате да съхранявате импортираните данни, направете едно от следните неща:

    • Ако искате да съхранявате данните в нова таблица, натиснете I, за да се придвижите до и изберете опцията Импортиране на данните източник в нова таблица в текущата опция за база данни. Ще получите подкана да наименувате тази таблица по-късно.

    • Ако искате да добавите данните към съществуваща таблица, натиснете A, за да се придвижите до и изберете опцията Добавяне на копие на записите към таблицата. За да изберете таблицата, натиснете клавиша Tab веднъж. Фокусът се премества върху списъка с таблици. Натиснете Alt+стрелка надолу, за да разгънете списъка, натискайте клавиша със стрелка нагоре или надолу, докато не чуете таблицата, която искате, и натиснете Enter, за да го изберете. Тази опция не е достъпна, ако базата данни не съдържа таблици.

  6. Натискайте клавиша Tab, докато не стигнете до бутона OK, и натиснете Enter. Стартира се съветникът за импортиране на електронни таблици.

    Съвет: Ако екранен четец не чете автоматично прозорците на съветника, натиснете клавиша SR+W.

  7. Ако източникът Excel работната книга има само един работен лист и няма диапазони, можете да преминете към следващата стъпка. Ако работната книга съдържа повече от един работен лист или наименуван диапазон, направете едно от следните неща, за да изберете работния лист или диапазона за импортиране:

    • За да изберете работен лист, натиснете Alt+W, натиснете клавиша Tab веднъж, натискайте клавиша със стрелка надолу, докато не чуете работния лист, който искате, и натиснете Enter, за да го изберете.

    • За да изберете наименуван диапазон, натиснете Alt+R, натискайте клавиша Tab веднъж, натискайте клавиша със стрелка надолу, докато не чуете диапазона, който искате, и натиснете Enter, за да го изберете.

    Отваря се следващият прозорец на съветника.

  8. Ако първият ред на работния лист източник или диапазон съдържа имената на полетата, натиснете I, за да се придвижите до и изберете опцията Първи ред Съдържа заглавия на колони. Натиснете Enter, за да преместите фокуса върху следващия прозорец на съветника.

    Ако добавяте данни към съществуваща таблица, можете да преминете към стъпка 11.

  9. В прозореца на новия съветник можете да зададете информация за всяко поле, което импортирате, ако е необходимо. Избрано е първото поле в работния лист или диапазона. Можете да направите следното:

    • За да промените името на текущото поле, натиснете Alt+M и въведете новото име.

    • За да промените типа на данните на полето, натиснете Alt+T. Фокусът се премества върху списъка Тип данни. За да разгънете списъка, натиснете Alt+стрелка надолу. Натискайте клавиша със стрелка надолу, докато не чуете стойността, която искате, и след това натиснете клавиша Tab веднъж.

    • За да промените дали полето е индексиран, или не, натиснете Alt+I. Чувате текущата стойност. За да разгънете списъка, натиснете Alt+стрелка надолу. Натискайте клавиша със стрелка надолу, докато не чуете стойността, която искате, и след това натиснете клавиша Tab веднъж.

    • Ако не искате да импортирате текущото поле, натиснете Alt+S, за да се придвижите до и изберете опцията Не импортирай поле.

    За да изберете друго поле, натискайте F6, докато не чуете "Екран", и помолете колега да ви помогне да изберете полето, което искате. Променете полетата, както е описано по-горе. След като сте готови, натиснете Enter, за да се придвижите до следващия прозорец на съветника.

  10. Добавяне на първичен ключ за новата таблица. Първичният ключ идентифицира записите във вашата таблица, така че да можете да извличате данни по-бързо. Направете едно от следните неща:

    • За да Access добавите първичния ключ, натиснете A.

    • За да изберете свой собствен първичен ключ, натиснете C. За да дефинирате клавиша, който да се използва, натиснете клавиша Tab веднъж. Фокусът се премества върху списъка с клавиши. За да разгънете списъка, натиснете Alt+стрелка надолу. Натискайте клавиша със стрелка нагоре или надолу, докато не чуете клавиша, който искате.

    • Ако не искате да използвате първични клавиши, натиснете O.

    За да преместите последния прозорец на съветника, натиснете Enter.

  11. Отваря се прозорецът на последния съветник. Фокусът е в полето Импортиране в таблица и чувате текущото име на таблицата местоназначение. Ако искате да промените името на таблицата, въведете ново име и натиснете Enter, за да финализирате импортирането.

    Забележка: Ако чуете известие, че таблицата вече съществува, и искате да заместите съществуващата таблица с импортираните данни, натиснете Y. Ако искате да преименувате таблицата, натиснете N. Натиснете Alt+I, за да преместите фокуса обратно в полето Импортиране в таблица, въведете друго име на таблица и натиснете Enter.

  12. Ако импортирането е напълно или частично успешно, Access показва състоянието на импортиране. Access ви подканва да запишете стъпките за импортиране, за да ги повторите бързо без съветника за импортиране. За да изберете тази опция, натиснете Alt+V. За да наимените стъпките за импортиране, натиснете Alt+A и въведете име за операцията за импортиране. За да запишете стъпките за импортиране, натиснете Alt+S.

    Ако импортирането е неуспешно, ще чуете "Възникна грешка при опит за импортиране на файл", последвано от името на файла. Натиснете Enter, за да излезете от предупредителното съобщение.

Създаване на връзка към данни в Excel

Използвайте съветника за свързване на електронни таблици, за да създадете връзка от база данни на Access към данни в Excel, така че да можете да използвате инструментите за заявки и отчети в Access, без да се налага да поддържате копие на данните на Excel във вашата база данни.

Когато се свържете към Excel работен лист или наименуван диапазон, Access създава нова таблица, която е свързана с клетките източник. Всички промени, които правите в клетките източник в Excel се показват в свързаната таблица в Access. Не можете обаче да редактирате съдържанието на съответната таблица в Access. Ако искате да добавяте, редактирате или изтривате данни, трябва да направите промените във файла Excel източник.

Една база данни може да съдържа няколко свързани таблици.

Стартиране на съветника за свързване на електронни таблици

В Access, има два начина да изберете работната книга Excel, към която искате да се свържете, и да стартирате съветника за свързване на електронни таблици. Можете или да отворите работната книга Excel в Access, или да използвате диалоговия прозорец Получаване на външни данни – Excel Електронна таблица.

Отваряне на Excel в Access

  1. Отворете базата Access данни, в която искате да създадете връзката.

  2. Натиснете Alt+F, O, за да отидете в менюто Отвори.

  3. За да потърсите работната книга, натиснете O. Отваря се Windows диалоговият прозорец Отваряне.

  4. За да промените типа на файла, натискайте клавиша Tab, докато не чуете "Файлове от тип, Microsoft Access", и натиснете Alt+стрелка надолу. Натискайте клавиша със стрелка нагоре, докато не чуете "Всички файлове", и натиснете Enter.

  5. Отидете до работната книга, която искате, и след това натиснете Enter, за да я изберете и да стартирате съветника за свързване на електронни таблици.

Използване на диалоговия прозорец Получаване на външни данни – Excel електронна таблица

  1. Отворете базата Access данни, в която искате да създадете връзката.

    Съвет: Ако не искате да се свържете към съществуваща база данни, натиснете Alt+F, N, L, за да създадете нова празна база данни.

  2. За да отворите диалоговия прозорец Получаване Excel външни данни – електронна таблица, направете едно от следните неща в зависимост Access версията, която използвате:

    • В Microsoft 365 абонамент или Access 2019 натиснете Alt+X, N, 1, след това F и X.

    • В Access 2016 или Access 2013 натиснете Alt+X, за да отидете на раздела Външни данни. Натискайте клавиша Tab, докато не стигнете до групата Импортиране & Връзка, натискайте клавиша със стрелка надясно, докато не чуете "Excel", и натиснете Enter.

    Отваря се диалоговият прозорец Получаване Excel външни данни – електронна таблица.

  3. В диалоговия прозорец Получаване на външни данни – Excel електронна таблица направете едно от следните неща, за да зададете Excel файл, към който искате да създадете връзката:

    • За да преместите фокуса върху текстовото поле Име на файл, натиснете F и след това поставете или въведете пътя до Excel файл.

    • За да потърсите файла, натиснете R. Отваря се диалоговият прозорец Отваряне на файл. Отидете до файла, който искате, и когато сте във файла, натиснете Enter, за да го изберете.

  4. Натиснете Alt+L, за да се придвижите до и изберете връзката към източника на данни, като създадете опция за свързанатаблица и натиснете Enter. Стартира се съветникът за свързване на електронни таблици.

Използване на съветника за свързване на електронни таблици за създаване на връзка към Excel данни

Прозорците на съветника за свързване на електронни таблици ви напътстват в процеса на свързване. Просто изберете опциите, които ви трябват, и Excel данни, свързани с вашата база данни, за момент.

Съвет: Ако екранен четец не чете автоматично прозорците на съветника, натиснете клавиша SR+W.

  1. Ако източникът Excel работната книга има само един работен лист и няма диапазони, можете да преминете към следващата стъпка. Ако работната книга съдържа повече от един работен лист или наименуван диапазон, направете едно от следните неща, за да изберете работния лист или диапазона:

    • За да изберете работен лист, натиснете Alt+W, натиснете клавиша Tab веднъж, натискайте клавиша със стрелка надолу, докато не чуете работния лист, който искате, и натиснете Enter, за да го изберете.

    • За да изберете диапазон, натиснете Alt+R, натискайте клавиша Tab веднъж, натискайте клавиша със стрелка надолу, докато не чуете диапазона, който искате, и натиснете Enter, за да го изберете.

    Отваря се следващият прозорец на съветника.

  2. Ако първият ред на работния лист източник или диапазон съдържа имената на полетата, натиснете I, за да се придвижите до и изберете опцията Първи ред Съдържа заглавия на колони. Натиснете Enter, за да преместите фокуса върху следващия прозорец на съветника.

  3. Отваря се прозорецът на последния съветник. Фокусът е в полето Име на свързана таблица и чувате текущото име на свързаната таблица. Ако искате да промените името на таблицата, въведете ново име на таблица и натиснете Enter, за да финализирате импортирането.

    Забележка: Ако чуете известие, че таблицата вече съществува, и искате да заместите съществуващата таблица с импортираните данни, натиснете Y. Ако искате да преименувате таблицата местоназначение, натиснете N. Натиснете Alt+I, за да преместите фокуса обратно в полето Импортиране в таблица, въведете друго име на таблица и натиснете Enter.

  4. Ако свързването е успешно, ще чуете "Завърши свързването на таблица с файл", последвано от името на Excel файл. Натиснете Enter, за да излезете от известието. Навигирайте до свързаната таблица и прегледайте нейното съдържание. За информация за отстраняване на неизправности отидете на Отстраняване #Num! и други неправилни стойности в свързана таблица в Импортиране или свързване към данни в Excel работна книга.

    Ако връзката е неуспешна, проверете отново файла източник на Excel в списъка в раздела Подготовка на базата данни местоназначение, стъпка 2, в Импортиране или връзка към данни в работна книга на Excel.

Вж. също

Използване на екранен четец за създаване на таблици в настолни бази данни на Access

Използване на екранен четец за създаване на заявка в настолни бази данни на Access

Използване на екранен четец за създаване на формуляр в настолни бази данни на Access

Използване на екранен четец за експортиране на таблица на Access в текстов файл

Клавишни комбинации за Access

Използване на екранен четец за преглед и навигиране в Access

Техническа поддръжка за клиенти с увреждания

Microsoft иска да осигури възможно най-добрата среда за работа за всички свои клиенти. Ако имате увреждане или имате въпроси, свързани с достъпността, се обърнете към Центъра за отговори за хора с увреждания на Microsoft за техническа помощ. Екипът за поддръжка от Центъра за отговори за хора с увреждания е обучен в използването на много популярни технологии за хора с увреждания и може да предложи помощ с английски, испански, френски и американски език на знаците. Отидете в сайта на центъра за отговори за хора с увреждания на Microsoft, за да намерите данните за връзка за вашия регион.

Ако сте потребител от държавна организация или фирма, обърнете се към корпоративния център за отговори за хора с увреждания.

Нуждаете се от още помощ?

Присъединете се към обсъждането
Попитайте общността
Получаване на поддръжка
Свържете се с нас

Беше ли полезна тази информация?

Доколко сте доволни от качеството на превода?
Какво е повлияло на вашия потребителски опит?

Благодарим ви за обратната връзка!

×