Използване на филтриране за модифициране на изглед на SharePoint

Филтрите намаляват обема на върнатите данните, като избират елементи въз основа на операции (например по-голямо или по-малко от) и отговарящите на тях данни. Когато създавате филтриран изглед, вашата първа индексирана колона в израза за филтриране трябва максимално да редуцира набора данни. Например филтрирането на поле за състояние или дата често значително редуцира набора данни. Ако имате 15 000 елемента, ще искате след първото индексиране да бъдат върнати по-малко от 5000 елемента. Дори ако вашият набор от данни не съдържа над 5000 елемента, това все пак е добра практика.

SharePoint избира първата индексирана колона от дадена заявка и след това използва останалите колони, за да бъдат избрани вашите данни. Другите колони, които задавате във филтъра на изглед, може да бъдат или да не бъдат индексирани. Изгледът не използва тези индекси, дори и резултатът от филтрирания изглед да връща по-малко от прага на списъчен изглед.

Ако например имате заявка: размер = голям AND цвят = червен. В списъка размерът не се индексира, но цветът – да. Стига в списъка да има по-малко от 5000 "червени" елементи, заявката ще бъде успешна за един голям списък. Ако обаче имате заявка "размер = голям OR цвят = червен", въпреки че базата данни може да намери всички червени елементи, тя трябва да сканира целия списък, за да намери и всички големи елементи. Ако бъдат върнати повече от 5000 елемента, заявката се затормозва.

Ако използвате две или повече колони в израза за филтриране, определящият индекс или индекси използват оператор AND. Ако например искате да върнете кучета от голям списък с животни. Имате неиндексирана колона, наречена "Видове", в която има "Куче" като стойност. Ако току-що сте направили заявка "Видове = Куче", вашата заявка ще бъде затормозена. Ако обаче имате индексирана колона, наречена "Клас", вашата заявка става "Клас = Бозайници AND Вид = Куче". Може също да търсите котки и кучета със заявката "Клас = Бозайници AND (Видове = Куче OR Видове = Котка)". Втората заявка избира всички бозайници и след това филтрира до кучета и котки.

Ако колоните, които ще използвате за филтриране, нямат индекси, може да започнете със създаване на индекси. За повече информация прегледайте Добавяне на индекс към колона на SharePoint.

Можете да използвате колони, за да филтрирате данните в списъка, което създава изглед. След това можете да редактирате филтрите за изглед и изтриване. Скритите колони могат да се използват и за сортиране на списъка, въпреки че не се показват.

Създаване на изглед

Отворете списъка или библиотеката, където искате да създадете изглед.

1. Щракнете върху заглавието на колоната, по която искате да филтрирате, и изберете Филтър от опциите на менюто.

   

2. В екрана за филтриране, който се отваря от дясната страна на страницата, изберете стойностите на колоните, по които искате да филтрирате списъка. Когато сте готови, изберете бутона Приложи .
   
   
   
   Сега трябва да забележите, че заглавката на колоната ви има икона на филтър до нея, за да укажете, че вашият списък се филтрира по стойности в тази колона.
   
   
   
   Ако искате да научите повече за екрана за филтри и как да филтрирате по стойности, съхранени в няколко различни колони, прочетете Какво представлява екранът за филтри за списъци и библиотеки?

3. Повторете стъпки 1 и 2 за всички други колони, по които искате да филтрирате.

4. Погледнете менюто Изгледи горе вдясно на вашия списък или библиотека. Трябва да забележите името на текущия изглед със звездичка (*) до него, което показва, че изгледът не е записан. За да създадете нов изглед, изберете името на текущия изглед и след това изберете Запиши изгледа като от опциите на менюто.
   
   

5. В полето "Запиши като", което се появява, въведете ново име за вашия изглед. (Ако искате всички да могат да виждат изгледа, оставете го избран Направи това публичен изглед . В противен случай изчистете този избор, за да направите изгледа видим само за вас.) Щракнете върху бутона Запиши, за да създадете вашия нов изглед.
   
   
   
   Сега би трябвало да виждате филтриран изглед на вашия списък или библиотека с присвоеното име.

   Забележка: Възможно е да филтрирате списъка или библиотеката, без да го записвате като изглед. 

Премахване на филтър

Текущите филтри се показват под заглавието на списъка. За да премахнете филтър, просто изберете филтъра под заглавието на списъка. За да премахнете всички филтри наведнъж, изберете Изчисти филтрите отдясно.  

Промяна на изглед

Отворете списъка или библиотеката, където искате да създадете изглед.

1. Направете допълнителна промяна във вашия изглед, като например сортиране, групиране или добавяне на допълнителни филтри.

2. Следвайки инструкциите в стъпки 3 и 4 по-горе, но този път не променяйте името на изгледа. Щракнете върху бутона Запиши. Това ще актуализира съществуващия изглед.

Промяна на изглед в редактора на класически изглед

1. Превъртете надолу до секцията Филтри и изберете Показвай елементите само когато следното е вярно.

2. Добавете команди, за да определите по коя колона или колони искате да филтрирате.

   

   Ако имате или твърдения, първо ги задайте. След това добавете всички необходими инструкции And .

3. Ако трябва да добавите друг запис към дефиницията на филтъра, изберете Показване на още колони в долния десен ъгъл. Можете да имате до 10 декларации в дефиниция на филтър.

   

4. Когато сте готови, изберете OK в горния или долния край на страницата, за да запишете изгледа.

   Страницата Редактиране на изглед се затваря и се замества от изгледа, който сте дефинирали.

За да филтрирате по-бързо при по-голям брой елементи, първата колона във филтъра трябва да бъде индексирана. Другите колони, които задавате в изглед на филтър, може да бъдат или да не бъдат индексирани, но този изглед не използва тези индекси. Първата колона на филтъра трябва да върне по-малко елементи от прага за списъчен изглед.

Ако първата колона на филтъра върне повече елементи от прага на списъчен изглед, можете да използвате филтър с две или повече колони. Когато дефинирате филтриран изглед, използващ две или повече колони, използвайте оператор И, за да ограничите общия брой на върнатите елементи. Но дори и в този случай трябва да зададете като първа колона във филтъра колоната, която очаквате да връща по-малък обем данни. Използването на филтър OR почти винаги увеличава броя на върнатите елементи и няма да бъде ефективен при тези обстоятелства.

За повече информация относно изгледите вж. Създаване, променяне или изтриване на изглед на списък или библиотека.

Има две основни ключови думи, които може да използвате за филтриране въз основа на текущия ден [Today] или на текущия потребител [Me]. Това са динамични данни, тъй като се променят с потребителя или датата.

Използването на [Me] може да бъде полезно, когато просто искате да видите вашите документи в голяма библиотека. [Me] работи върху колони, основани на хора – например "Създадено от" или "Променено от". Например, за да видите всички документи, които сте създали, задайте филтър колоната "Създадено от" да бъде равна на [Me]. Ако сте редактор и искате да видите последните файлове, върху които сте работили, задайте филтър колоната "Променено от" да бъде равна на [Me]. За да видите и двете, създайте двата филтъра, свързани с OR.

Ключовата дума [Today] действа върху колони, базирани на дата. Може да използвате математически изрази, за да определяте диапазони, които се променят с днешната дата. За да видите например всички документи, които са променени през последните 30 дни, може да създадете филтър колоната "Дата" да бъде по-голяма или равна на [Today] - 30. За да пропуснете текущия ден, задайте втори филтър в колоната "Дата", за да бъде по-малка от [Today], и свържете двата филтъра с AND.

Можете да филтрирате списък на SharePoint, който има колона с метаданни. 

Добавяне на колона с метаданни към вашия списък

Отидете във вашия списък и изберете +Добавяне на колона.

Изберете Още... изберете радио бутона Управлявани метаданни , след което изберете OK.

Като алтернатива, след като сте създали колона " Управлявани метаданни " и сте добавили елементи към вашия списък, можете да приложите етикети на метаданни, като щракнете върху иконата на етикет в екрана за редактиране на елемент от списък.

Прилагане на етикети на метаданни в дървовидния екран на изгледа .

Филтър на етикети на управлявани метаданни

1. Изберете иконата на филтър, за достъп до екрана за филтриране.

   

   Забележка: Можете да изберете опцията Изглед на дърво от падащия списък в горния край на екрана, който предоставя йерархичен изглед на изразите, свързани с избраната колона.

2. Изберете етикетите за метаданни, по които искате да филтрирате.

   

3. Като алтернатива, ако имате поне 5 стойности, дефинирани в колоната Управлявани метаданни, изберете връзката Покажи всички, за да видите екрана на филтъра.

   

4. Проверете етикетите за метаданни, по които искате да филтрирате, и изберете Приложи.

Ето няколко предложения за типични изгледи, които може да работят добре с индексирани колони:

За да филтрирате по:	Индексирайте:	Например:
Последно променени елементи	Колона Променено	За да покажете само елементите, които са променени миналата седмица, приложете филтъра Променено е по-голямо от[Today]-7.
Нови елементи	Колона Създадено	За да създадете изглед само на елементите, добавени през изминалата седмица, приложете филтъра Създадено е по-голямо от [Today]-7.
Моите елементи	Колона Създадено от	За да създадете изглед само на елементите, добавени от вас, приложете филтъра Създадено от е равно на [Me].
Елементи с краен срок днес	Колоната Краен срок (създадена от вас в списък или библиотека)	За да създадете изглед само на елементите с краен срок днес, приложете филтъра Краен срок е равно на [Today].
Актуализации на табло за обсъждания	Колоната Последна актуализация	За да създадете изглед само на обсъжданията, актуализирани през последния месец, приложете филтъра Последна актуализация  е по-голямо от  [Днес]-30.
Архивни файлове в библиотека с документи	Дата на промяна	За да създадете изглед на документите, които не са променяни след 2016 година (които след това искате да архивирате), приложете филтъра "Дата на промяна" е по-малка от 31 декември 2016 г.
Търсене на подмножество на финансови данни	Регион, Година (като два прости индекса)	За да създадете изглед на финансови данни за областта "Североизток" през 2015 г., приложете филтъра "Регион" е равно на "СИ" AND "Година" е равно на 2015, защото се предполага, че колоната Регион има по-малко стойности от колоната Година
Метаданни	Колона "Управлявани метаданни"	За да създадете изглед на управлявани метаданни, приложете филтър на базата на етикети на метаданни, които дефинирате в екраназа филтри на списъци и библиотеки. За информация вижте Какво представлява екранът за филтри за списъци и библиотеки?

Поддържани типове колони Едноредов текст Избор (единична стойност) Число Валута Дата и час Лице или група (единична стойност) Управлявани метаданни Да/Не Справка

Неподдържани типове колони Многоредов текст Избор (множество стойности) Изчисляеми Хипервръзка или картина Потребителски колони Лице или група (множество стойности) Външни данни

Филтрите намаляват обема на върнатите данните, като избират елементи въз основа на операции (например по-голямо или по-малко от) и отговарящите на тях данни. Когато създавате филтриран изглед, вашата първа индексирана колона в израза за филтриране трябва максимално да редуцира набора данни. Например филтрирането на поле за състояние или дата често значително редуцира набора данни. Ако имате 15 000 елемента, ще искате след първото индексиране да бъдат върнати по-малко от 5000 елемента. Ако вашият набор от данни не надхвърля 5000 елемента, това вече е добра практика.

SharePoint избира първата индексирана колона от дадена заявка и след това използва останалите колони, за да бъдат избрани вашите данни. Другите колони, които задавате във филтъра на изглед, може да бъдат или да не бъдат индексирани. Изгледът не използва тези индекси, дори и резултатът от филтрирания изглед да връща по-малко от прага на списъчен изглед.

Ако например имате заявка: размер = голям AND цвят = червен. В списъка размерът не се индексира, но цветът – да. Стига в списъка да има по-малко от 5000 "червени" елементи, заявката ще бъде успешна за един голям списък. Ако обаче имате заявка "размер = голям OR цвят = червен", въпреки че базата данни може да намери всички червени елементи, тя трябва да сканира целия списък, за да намери и всички големи елементи. Ако бъдат върнати повече от 5000 елемента, заявката се затормозва.

Ако използвате две или повече колони в израза за филтриране, определящият индекс или индекси използват оператор AND. Ако например искате да върнете кучета от голям списък с животни. Имате неиндексирана колона, наречена "Видове", в която има "Куче" като стойност. Ако току-що сте направили заявка "Видове = Куче", вашата заявка ще бъде затормозена. Ако обаче имате индексирана колона, наречена "Клас", вашата заявка става "Клас = Бозайници AND Вид = Куче". Може също да търсите котки и кучета със заявката "Клас = Бозайници AND (Видове = Куче OR Видове = Котка)". Втората заявка избира всички бозайници и след това филтрира до кучета и котки.

Ако колоните, които ще използвате за филтриране, нямат индекси, ще трябва да започнете със създаване на индекси. За повече информация вижте Добавяне на индекс към колона на SharePoint.

След като индексирате колона, можете да я добавите към изглед, когато го създавате или променяте, а след това да я използвате за филтриране на изгледа. Преди да създадете изглед, може да се наложи да добавите още колони в списъка, за да постигнете по-голяма гъвкавост при сортиране, групиране и филтриране. За сортиране и филтриране можете да изберете колони, които влизат в набора данни, но не са показани.

Създаване на изглед

Отворете списъка или библиотеката, където искате да създадете изглед.

1. Щракнете върху раздела Списък или Библиотека и след това щракнете върху Създаване на изглед.
   
   

2. В страницата Тип на изгледа щракнете върху изгледа, който искате да използвате. Ако не сте сигурни, изберете Стандартен изглед.

   

3. Въведете Име на изглед.

   

4. Редактирайте уеб адреса за изгледа или приемете настройката по подразбиране. По-късно може да се върнете и да промените това.

5. В раздела Филтър щракнете върху Покажи компоненти само ако следното е вярно и след това изберете дали искате да филтрирате компонентите въз основа на една, или повече индексирани колони.

   Например за да създадете изглед само на елементите, променени днес, изберете колоната Променени (индексирани) и условието е равно на, а след това въведете [Today].

   

   Забележка: Ако не виждате колони, в които след името има (Индексирани), то за този списък или библиотека нямате налични индексирани колони. Трябва първо да създадете прост или съставен индекс.

6. За да ограничите броя на елементите, които се показват на всяка страница, превъртете надолу до Максимален брой елементи и задайте стойността Брой елементи за показване. Когато създавате изглед, броят на елементите, които да се показват по подразбиране, е 30.

   

7. Има две опции, които можете да изберете, когато задавате максимален брой елементи на страница:

   • Показване на елементите на групи с определен размер, която води до показване на данните страница по страница – полезно, когато преглеждате елементите неинтерактивно.

     Когато има повече елементи от вашата настройка за ограничение, те ще се показват страница по страница.

     

   • Ограничение на общия брой върнати елементи до указаното количество води до твърдо ограничение, което може да върне или да не върне всички резултати на вашата операция за филтриране. Това може да бъде полезно, когато тествате вашия изглед, създавате прототип или искате само да извлечете първите стойности от даден изглед.

8. Под Стил можете да изберете Екран за визуализация, за да видите цялата информация от елементите във вашия списък във вертикален формат на екрана. Екранът за визуализация е един от стиловете за изглед , които можете да изберете под Стил, когато редактирате или създавате изглед.

   

   Можете да навигирате по-бързо из данните, като застанете над заглавието на елемент в областта на превъртане от лявата страна на страницата, за да видите всички стойности на колони на текущия елемент, показани вертикално в дясната страна на страницата. Показват се по-малко начални данни и това помага за по-бързото показване на изгледа. Този стил е много полезен и когато вашият списък е широк или има много колони и би изисквал хоризонтално превъртане, за да видите данните.

   

9. Щракнете върху OK.

Има още стъпки, които можете да направите с един изглед, но това е достатъчно, за да видите данните, които са надхвърлили прага за списъчен изглед, ако сте блокирани. Може и да сортирате или групирате по даден критерий, да задавате общи суми, да разгъвате папки и да оптимизирате изгледа при показване на мобилно устройство.

Промяна на изглед

Отворете списъка или библиотеката, където искате да създадете изглед.

1. Щракнете върху раздела Списък или Библиотека , изберете изгледа под Текущ изглед и след това щракнете върху Промяна на изгледа.
   
   

2. Превъртете надолу до секцията Изгледи и след това щракнете върху изглед.

3. След това можете да промените настройките, както е описано в стъпки от 5 до 9 в процедурата Създаване на изглед по-горе.

4. Щракнете върху OK.

За да филтрирате по-бързо при по-голям брой елементи, първата колона във филтъра трябва да бъде индексирана. Другите колони, които задавате в изглед на филтър, може да бъдат или да не бъдат индексирани, но този изглед не използва тези индекси. Първата колона на филтъра трябва да върне по-малко елементи от прага за списъчен изглед.

Ако първата колона на филтъра върне повече елементи от прага на списъчен изглед, можете да използвате филтър с две или повече колони. Когато дефинирате филтриран изглед, използващ две или повече колони, използвайте оператор И, за да ограничите общия брой на върнатите елементи. Но дори и в този случай трябва да зададете като първа колона във филтъра колоната, която очаквате да връща по-малък обем данни. Използването на филтър OR почти винаги увеличава броя на върнатите елементи и няма да бъде ефективен при тези обстоятелства.

За повече информация относно изгледите вж. Създаване, променяне или изтриване на изглед на списък или библиотека.

Има две основни ключови думи, които може да използвате за филтриране въз основа на текущия ден [Today] или на текущия потребител [Me]. Това са динамични данни, тъй като се променят с потребителя или датата.

Използването на [Me] може да бъде полезно, когато просто искате да видите вашите документи в голяма библиотека. [Me] работи върху колони, основани на хора – например "Създадено от" или "Променено от". Например, за да видите всички документи, които сте създали, задайте филтър колоната "Създадено от" да бъде равна на [Me]. Ако сте редактор и искате да видите последните файлове, върху които сте работили, задайте филтър колоната "Променено от" да бъде равна на [Me]. За да видите и двете, създайте двата филтъра, свързани с OR.

Ключовата дума [Today] действа върху колони, базирани на дата. Може да използвате математически изрази, за да определяте диапазони, които се променят с днешната дата. За да видите например всички документи, които са променени през последните 30 дни, може да създадете филтър колоната "Дата" да бъде по-голяма или равна на [Today] - 30. За да пропуснете текущия ден, задайте втори филтър в колоната "Дата", за да бъде по-малка от [Today], и свържете двата филтъра с AND.

Можете да филтрирате списък на SharePoint, който има колона с метаданни. 

Добавяне на колона с метаданни към вашия списък

Отидете във вашия списък и изберете +Добавяне на колона.

Изберете Още... изберете радио бутона Управлявани метаданни , след което изберете OK.

Като алтернатива, след като сте създали колона " Управлявани метаданни " и сте добавили елементи към вашия списък, можете да приложите етикети на метаданни, като щракнете върху иконата на етикет в екрана за редактиране на елемент от списък.

Прилагане на етикети на метаданни в дървовидния екран на изгледа .

Филтър на етикети на управлявани метаданни

1. Изберете иконата на филтър, за достъп до екрана за филтриране.

   

   Забележка: Можете да изберете опцията Изглед на дърво от падащия списък в горния край на екрана, който предоставя йерархичен изглед на изразите, свързани с избраната колона.

2. Изберете етикетите за метаданни, по които искате да филтрирате.

   

3. Като алтернатива, ако имате поне 5 стойности, дефинирани в колоната Управлявани метаданни, изберете връзката Покажи всички, за да видите екрана на филтъра.

   

4. Проверете етикетите за метаданни, по които искате да филтрирате, и изберете Приложи.

Ето няколко предложения за типични изгледи, които може да работят добре с индексирани колони:

За да филтрирате по:	Индексирайте:	Например:
Последно променени елементи	Колона Променено	За да покажете само елементите, които са променени миналата седмица, приложете филтъра Променено е по-голямо от[Today]-7.
Нови елементи	Колона Създадено	За да създадете изглед само на елементите, добавени през изминалата седмица, приложете филтъра Създадено е по-голямо от [Today]-7.
Моите елементи	Колона Създадено от	За да създадете изглед само на елементите, добавени от вас, приложете филтъра Създадено от е равно на [Me].
Елементи с краен срок днес	Колоната Краен срок (създадена от вас в списък или библиотека)	За да създадете изглед само на елементите с краен срок днес, приложете филтъра Краен срок е равно на [Today].
Актуализации на табло за обсъждания	Колоната Последна актуализация	За да създадете изглед само на обсъжданията, актуализирани през последния месец, приложете филтъра Последна актуализация  е по-голямо от  [Днес]-30.
Архивни файлове в библиотека с документи	Дата на промяна	За да създадете изглед на документите, които не са променяни след 2016 година (които след това искате да архивирате), приложете филтъра "Дата на промяна" е по-малка от 31 декември 2016 г.
Търсене на подмножество на финансови данни	Регион, Година (като два прости индекса)	За да създадете изглед на финансови данни за областта "Североизток" през 2015 г., приложете филтъра "Регион" е равно на "СИ" AND "Година" е равно на 2015, защото се предполага, че колоната Регион има по-малко стойности от колоната Година
Метаданни	Колона "Управлявани метаданни"	За да създадете изглед на управлявани метаданни, приложете филтър на базата на етикети на метаданни, които дефинирате в екраназа филтри на списъци и библиотеки. За информация вижте Какво представлява екранът за филтри за списъци и библиотеки?

Поддържани типове колони Едноредов текст Избор (единична стойност) Число Валута Дата и час Лице или група (единична стойност) Управлявани метаданни Да/Не Справка

Неподдържани типове колони Многоредов текст Избор (множество стойности) Изчисляеми Хипервръзка или картина Потребителски колони Лице или група (множество стойности) Външни данни