Забележка: Бихме искали да ви осигурим най-новото помощно съдържание възможно най-бързо на вашия собствен език. Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас, в дъното на тази страница? Ето статията на английски за бърза справка.
Шаблона за уеб база данни на Access 2010 стоки създава готови за използване база данни, която ви позволява да следите поръчки, продукти, фактури, инвентара и други данни, свързани с извършване на бизнес, което продава стоки. В тази статия ви показва как да започнете да използвате стоки уеб база данни.
Следващото видео показва кратко сценарий за това как може да се използва този шаблон.
Ако не сте го направили, Изтеглете на акаунти.
Продължете да четете, за да научите как да използвате шаблона, за да създадете ваша собствена база данни и да започнете да я използвате, за да ви помогне в развитието на вашия бизнес.
В тази статия
Стартиране на базата данни за първи път
Когато създавате първо стоки базата данни, някои примерни данни е включена в базата данни, така че да можете да получите представа за какви типове данни всеки формуляр или отчет съдържа. Появява се диалоговият прозорец, който ви позволява да изберете дали да запазите примерните данни или да го изтриете, така че да можете да започнете да въвеждате ваши собствени данни.
Щракнете върху този бутон, за да отворите базата данни и работа с примерните данни. Това ще бъдат попълнени стоки базата данни с данни от измислен фирма Northwind Traders.
Щракнете върху този бутон, за да изтриете примерните данни, така че да можете да започнете да въвеждате ваши собствени. Това забранява този диалогов прозорец следващия път, когато стартирате базата данни.
Изчистете това квадратче, за да се предотврати диалоговия прозорец поле от появяват следващия път, когато стартирате базата данни.
Забележка: Всички полета и контроли в на акаунти, които показват данните за валутата Използвайте знак за долар ($) като валутен символ. Ако вашата езикова променлива използва различни валутен символ, трябва да обмислите коригиране на засегнатия полета и контроли, преди да премахнете примерните данни. За повече информация вижте раздела Вж .
Първи стъпки: Добавяне на съществуващи данни към вашата база данни на стоки
Разделът Първи стъпки съдържа връзки към видеоклипове и други ресурси, които ще ви помогнат да започнете да използвате базата данни бързо.
В допълнение към предоставяне на помощ за използването на базата данни, разделът Първи стъпки съдържа допълнителни раздели, които ви позволяват да настроите базата данни за първоначалното му използване.
-
Когато сте готови с преглеждането на информацията в раздела " добре дошли ", щракнете върху напред.
Въведете информация за вашата фирма
В раздела Информация за фирмата подсайтове, можете да въведете информация за вашата фирма, например име, местоположение, телефон и имейл адрес.
Въведете името на фирмата ще бъдат показани в горната част на екрана на база данни "Основни" (където виждате "Northwind Traders" на предходната илюстрация). Информация за вашата фирма също ще бъдат показани във фактури и други отчети, създадени от базата данни.
-
Въведете информацията за вашата фирма в полетата, щракнете върху записване и прилагане на настройки за фирматаи след това щракнете върху напред.
Забележка: Не е необходимо да въведете всички ваши данни с помощта на Първи стъпки под-разделите. Повечето от информацията, която можете да въведете вътрешен тези раздели също могат да бъдат въведени в разделите основния като продукти, поръчкии служители. Въпреки това тези под-раздели ви даде удобен начин да започнете въвеждането на данни.
Въведете информация за служители
В раздела служители подсайтове можете да започнете добавянето на служителите към базата данни. Това ще ви помогне да следите кой е продавач на всеки ред, които са направили поръчка, и т.н. Ако сте единственият собственик, базата данни ще работи добре с един служител.
-
Въведете информация за всеки служител в листа с данни и след това щракнете върху Напред.
Забележка: Можете също да показвате, редактирате и добавяте служители в основния раздел Служители.
Въвеждане на продукти, категории и доставчици
В раздела продукти подсайтове можете да започнете да добавяте продукти в базата данни. Това са продукти, които вашата фирма продава. Можете също да редактирате списъци с категории, така и доставчици на този под-раздел.
-
Въведете информация за всеки продукт в листа с данни и след това щракнете върху напред.
-
Като алтернатива щракнете върху Нов продукт , за да отворите формуляра за Подробности за продукта , в която можете да въведете информацията за продукта.
-
Щракнете върху Редактиране на категории или Редактирате доставчици да редактирате списъци с категории, така и доставчици.
-
Когато сте готови с редактирането на информация за продукт, щракнете върху напред.
Забележка: Можете също да видите, редактиране и добавяне на продукти в раздела основни продукти .
Въведете инвентара нива
В раздела инвентара подсайтове можете да въведете размера на наличностите, които имате под ръка, както и минимум и целеви нива на наличностите, които искате да запазите на склад.
-
За всеки продукт въведете желания брой единици, които искате в Първоначалното ниво, Промяна на реда на ниво, Целеви нивои Min пренаредите количество колони.
-
Когато сте готови с редактирането на информация за наличностите, щракнете върху напред.
Забележка: Можете също да преглеждате и редактирате инвентара нива, категории и доставчици в под-разделите за съответните от основния раздел " продукти ".
Въвеждане на поръчки
Ако вече имате някои поръчки под ръка, можете да въведете основна информация за тях в раздела поръчки подсайтове.
-
За всеки ред въведете информацията, която имате, например дата на поръчка, служителя, който се реда и клиента.
-
Ако въведете клиент, която все още не е била въведена в базата данни, Access ви подканва да въведете нов клиент. Щракнете върху даи след това попълнете информацията, която имате. Когато затворите листа с данни, клиентът ще бъде наличен в падащия списък на клиент .
-
Когато сте готови с редактирането на информация за поръчката, щракнете върху напред.
Забележка: Можете също да преглеждате и редактирате инвентара нива, категории и доставчици в под-разделите за съответните от основния раздел " продукти ".
Табло: Преглед на поръчки и покупки състояние
Разделът табло предоставя удобно място за активни поръчки изглед, както и всички продукти, които се изпълняват ниско на склад и трябва да се поръчат отново.
Можете също да редактирате информацията, която виждате в този раздел – просто щракнете в клетката, която искате да редактирате и започнете да пишете.
За да въведете подробна информация за нови поръчки за клиенти или поръчки, щракнете върху Нов клиентска поръчка или Нова поръчка за покупкаи след това попълнете формуляра, който се появява.
Продукти: Управление на продукти, наличности и доставчици
Разделът " продукти " е мястото, където можете да управлявате всички аспекти на продуктите, които продавате, като например:
-
Подробна информация за продуктите
-
Нива на инвентара
-
Прекратени продукти
-
Продуктови категории
-
Доставчици на вашите продукти
Когато щракнете върху раздела продукти , Той първоначално показва лист с данни списък на всички продукти, които в момента се продават от вашия бизнес.
Можете да въвеждате и редактирате информацията за продукта директно в листа с данни.
-
Полето Код на продукта могат да съдържат всяка комбинация от текст и числа, като използвате уникална стойност за всеки продукт.
-
За да добавите нов продукт, напишете го в листа с данни или щракнете върху Нов продукт , за да отворите формуляра за Подробности за продукта .
-
За да редактирате подробностите за съществуващ продукт, щракнете върху кода на продукта в листа с данни. Формуляр за Подробности за продукта се появява, в който можете да преглеждате и редактирате информация за продукта.
Управление на наличности
База данни на акаунти предоставя автоматично следене на наличности; всеки път, когато поръчката е доставена или нови продукти са закупени, базата данни автоматично актуализира описа, така че да знаете колко stock имате под ръка по всяко време. Базата данни също ще се показва продуктите, които трябва да се преподредят въз основа на прагове на вас условия.
В раздела продукти щракнете върху Нива на наличностите. Тази таблица показва текущи нива на запаси и други прагове за всеки продукт по следния начин:
-
Под ръка Броят на елементите, които имате в момента на склад.
-
Разпределени броя на елементите, които са подредени по клиенти, но все още не са изпратени.
-
Налични разликата между броя на елементите на ръка и номер.
-
Свиване това е броят на елементите, които са били загубени поради повреда повреждане, загуба и т.н.
-
Поръчани броя на елементите, че сте поръчали за попълване на наличност, но които все още не са получили.
-
Текущото ниво броя на наличните артикули минус броя на елементите по необработени поръчки, както и броя на елементите в момента на поръчката.
-
Насочване на ниво броя на елементите, които искате да имате под ръка, за да обхване прогнозираната нивото на поръчки.
-
По-долу цел текущата броя на елементите, в която сте под нивото на цел.
-
Закупуване на върхузакупитевръзка, за да въведете нова поръчка за покупка. За повече информация за закупуване вижте раздела управление покупки.
Проверете, за да видите кои продукти трябва ново зареждане
За да видите с един поглед, които трябва да бъдат подредени, в раздела продукти продукти щракнете върху Се нуждае от възстановяване. Този изглед е същият като листа с данни на Наличностите нива , освен че записите са филтрирани само до тези, които са на или под техните указания пренареждане ниво. За да можете бързо да пренаредите продукт, превъртете надясно и щракнете върху връзката за закупуване . За повече информация за закупуване вижте раздела управление покупки.
Преглед на спрените продукти
В раздела продукти щракнете върху Прекратени продукти за да видите списък с продукти, които са маркирани като прекратени.
-
Да възстановите прекратен продукт, щракнете върху неговия код на продукта и след това във формуляра за Подробности за продукта , изчистете квадратчето за отметка спрени .
Създаване на категории за продукти
Категоризиране на вашите продукти ви помага да ги организирате във формуляри и отчети. В раздела продукти щракнете върху категории , за да персонализирате списъка с категории. Въведете всяка категория на отделен ред.
-
За да изтриете категория, щракнете върху сиво поле отляво на ИД и след това натиснете клавиша DELETE.
Забележка: Access не можете да изтриете всички категории, които са свързани с продукти. Например можете да изтриете категорията "Напитки", ако има някакви продукти, които все още са присвоени за тази категория.
Управление на информацията за доставчик
Доставчици са фирми и отделни лица, от когото закупите инвентара си. За да следите вашите доставчици информация за контакт, в раздела продукти щракнете върху доставчици.
-
Щракнете върху ИД за отваряне на съществуващ запис доставчик и редактиране на информацията си.
-
Щракнете върху (Създай) в долната част на колоната " ИД " за въвеждане на нов доставчик, или просто започнете да пишете в последния ред на листа с данни.
-
За да изтриете доставчик, щракнете върху сиво поле отляво на ИД и след това натиснете клавиша DELETE.
Забележка: Access не можете да изтриете всички доставчици, които са свързани с продукти. Например не можете да изтриете доставчик X ако всички продукти, все още се показва като идващи от този доставчик. Изтриване на доставчика продукти първо и след това изтрийте доставчика.
Поръчки: Управление на поръчките на клиентите
Пускане на звука е мястото, където можете да въведете нови поръчки, изглед поръчки по състояние и проследяване на информация за потребителите и превозвачи.
Въведете нов ред
Когато идва нов клиент ред, можете да използвате формуляра за поръчка клиент да въведете данните.
-
В раздела " поръчки " щракнете върху Нов ред. Като алтернатива в раздела на таблото , щракнете върху Нова клиентска поръчка.
Формуляр за поръчка на клиенти се появява. -
Изберете клиент от падащия списък. Ако това е нов клиент, щракнете върху Създай, попълнете информацията за клиента на формуляра Подробни данни за клиенти и след това щракнете върху Запиши и затвори.
-
Попълнете информацията във Формуляр за поръчка на клиента, сигурен също да попълните полетата на Информация за доставка и разделите на Информация за плащане .
-
Когато сте готови с попълването на реда, щракнете върху Запиши и затвори.
Преглед и управление на поръчки по състояние
Всяка поръчка преминава през няколко различни състояния, които се актуализират автоматично, докато изпълнявате задачите на въвеждане, фактуриране и доставка на поръчка:
-
New
-
Фактурирани
-
Изпратени
-
Completed
Когато първо щракнете върху раздела " поръчки ", листа с данни показва всички активни поръчки (всички, които имат различно завършенисъстояние). След вземане на поръчка процес поток е както следва:
Създаване на фактура
Когато поръчка първо се въвеждат, то е маркирано като нова. Следващата стъпка с нова поръчка е да изпратите фактура.
Към фактура поръчка:
-
В раздела " поръчки " щракнете върху Фактуриране, трябва да видите всички поръчки, които са готови за фактуриране.
-
Щракнете двукратно върху реда, в който искате да фактура.
-
Във Формуляр за поръчка на клиентаПроверете дали цялата информация, която е правилен.
-
В раздела Информация за доставка Проверете дали изпращача е избран в полето Изпращане чрез .
-
Щракнете върху Ред на фактураи след това щракнете върху да, за да потвърдите.
Базата данни на стоки маркира ред като фактурирани показва фактура за вас, за да отпечатате.
Въведете клиент плащане
Някои фирми изискват плащане преди поръчка могат да бъдат изпратени. Други позволяват експедиране да възниква преди плащането. Базата данни на стоки позволява или сценарий.
За да въведете плащане:
-
В раздела " поръчки " щракнете върху Очакване на плащане.
Забележка: Това филтрира листа с данни за показване на поръчки, които са маркирани като фактуриран или изпратени. Ако вашият бизнес изисква плащане преди доставка и виждате поръчка, маркиран като изпратени в този изглед, вероятно ще искате да изследваме защо поръчката е доставена преди плащането е получено.
-
Щракнете двукратно върху реда, за който искате да въведете плащане.
-
Във Формуляр за поръчка на клиентщракнете върху раздела Информация за плащане .
-
Изберете стойност от списъка Тип плащане и попълнете друга информация плащане имате.
-
Направете едно от следните неща:
-
Ако редът е все още не са били изпратени, и искате да изпълните поръчката сега, щракнете върху Изпращане на поръчка.
-
Ако редът е бил маркирал, изпратени и сега считат реда завършена, щракнете върху Маркирай като завършено да завършите поръчката.
-
За да затворите Формуляр за поръчка на клиент , без да го направите по-нататъшни промени, щракнете върху Запиши и затвори.
-
Доставка на поръчка
Както беше споменато в предишния раздел, някои фирми, които изискват плащане преди поръчка могат да бъдат изпратени, докато други позволяват експедиране да възниква преди плащането. Следователно стоки базата данни не се налага правило, изискващо плащане преди доставка.
За доставка на поръчка:
-
В раздела " поръчки " щракнете върху Готови за експедиране , за да виждате всички поръчки, които са маркирани като фактурирани.
-
Щракнете двукратно върху реда, в който искате да достави.
-
Ако вашият бизнес изисква плащане преди поръчка могат да бъдат изпратени, щракнете върху раздела Информация за плащане и проверете дали е въведена информация за плащане.
-
Щракнете върху Изпращане на поръчкаи след това щракнете върху OK в съобщението за потвърждение.
-
Направете едно от следните неща:
-
Ако сега решите реда завършена, щракнете върху Маркирай като завършено да завършите поръчката.
-
За да затворите Формуляр за поръчка на клиент , без да го направите по-нататъшни промени, щракнете върху Запиши и затвори.
-
Маркиране на поръчка като завършени
След като дадена поръчка е изпратена и плащането е получено, можете да го маркирате като завършени.
-
Щракнете върху раздела поръчки и след това прегледайте списъка за всяка поръчка, която има дати в колони на Изпратени дата и Дата на плащане . Това означава, че поръчка е изпратена и че плащането е получено.
-
Щракнете двукратно върху реда, в който искате да маркирате като завършени.
-
Във Формуляр за поръчка на клиентщракнете върху Маркирай като завършенои след това щракнете върху OK в съобщението за потвърждение.
-
Щракнете върху Запиши и затвори.
Маркиране на ред като завършени я премахва от повечето изгледи в базата данни. Въпреки това, все още можете да преглед на завършени поръчки от раздела " поръчки " и след това щракнете върху Осъществени поръчки.
Бърза справка за състояние на поръчка
Следващата таблица предоставя бърза справка за който поръчките са показани във всеки изглед, както и действията, които можете да предприемете в тези поръчки:
|
Ако щракнете върху... |
.. и състоянието на поръчката е... |
.. .значи може да изпълнява следните задача (а) във формуляра за поръчка на клиента: |
Бележки: |
|
Поръчки |
New |
Ред на фактура |
Доставка фирма трябва да бъде зададен преди поръчка могат да бъдат фактурирани. |
|
Поръчки |
Фактурирани |
Показване на фактура или поръчка за доставка |
|
|
Поръчки |
Изпратени |
Показване на фактура или Маркирай като завършено |
|
|
Трябва на фактуриране |
New |
Ред на фактура |
Доставка фирма трябва да бъде зададен преди поръчка могат да бъдат фактурирани. |
|
Готови ли сте за експедиране |
Фактурирани |
Показване на фактура, поръчка за доставка |
|
|
Очаква плащане |
Фактурирани |
Показване на фактура, поръчка за доставка или Маркирай като завършено |
|
|
Очаква плащане |
Изпратени |
Показване на фактура, Маркирай като завършено |
Информация за доставка и плащане трябва да бъдат въведени преди поръчка може да се маркира като завършена. |
|
Завършени поръчки |
Completed |
Няма |
Управление на информацията за клиента
Базата данни на стоки съхранява информация за контакт за всички ваши клиенти. Можете да добавите нови клиенти като част от процеса на въвеждане на нов ред, или можете да управлявате вашите клиенти с помощта на следната процедура:
-
В раздела " поръчки " щракнете върху клиенти.
-
За да редактирате съществуващ клиент, щракнете в полето, което искате да редактирате и след това започнете да въвеждате.
-
За да добавите нов клиент, щракнете върху (Създай) в долната част на колоната ИД или просто започнете да пишете в последния ред на листа с данни.
Управление на информацията за изпращача
Базата данни на стоки съхранява информация за контакт за всички превозвачи. Можете да управлявате вашите клиенти с помощта на следната процедура:
-
В раздела " поръчки " щракнете върху превозвачи.
-
За да редактирате съществуващ изпращача, щракнете в полето, което искате да редактирате и след това започнете да въвеждате.
-
За да добавите нов изпращача, щракнете върху (Създай) в долната част на колоната ИД или просто започнете да пишете в последния ред на листа с данни.
Покупки: Попълване вашия склад
Ако вашият бизнес получава своите продукти от едро или други фирми, е необходимо да правите покупки за попълване на наличностите. Стоки базата данни ви позволява да създавате и проследяване на поръчки за покупка и автоматично актуализации обработка на складовите запаси числа като закупени артикули са получени. Всички тези задачи може да се направи от раздела " покупки ":
Създаване на поръчка за покупка
Създаване на поръчка за покупка е първата стъпка при закупуване на нов опис.
-
В раздела покупки щракнете върху Нова поръчка за покупка.
-
Във формуляра за Поръчка за покупка изберете доставчик. Ако сте се поръчка от нов доставчик, щракнете върху Създай, попълнете информацията във формуляра Подробни данни за доставчика и след това щракнете върху Запиши и затвори.
-
В раздела за Подробни данни за покупка изберете продуктите, които искате да ред и въведете количества за всеки.
-
Ако поръчката е готова да бъде представен, щракнете върху Изпращане на поръчката. В противен случай за да запазите на поръчка за покупка в състоянието нова , така че да можете да правите промени в него, преди да го изпратите, щракнете върху Запиши и затвори.
Базата данни се създава поръчка за покупка и го маркира като нова.
Подаване на поръчка за покупка за закупуване
Следващата стъпка за нова поръчка за покупка е да го изпратите за закупуване. В тази стъпка актуализации на наличностите общите суми, така че да знаете колко stock в момента е на ред.
-
В раздела покупки щракнете върху Очаква одобрение.
-
Щракнете двукратно върху поръчка за покупка, за да отворите формуляра за Поръчка за покупка .
-
Проверете дали продуктите, количества и цените са точни и след това щракнете върху Изпращане на поръчката.
Базата данни маркира поръчка за покупка като получени и актуализира количеството В поръчка за продукти, като са били подредени. Ако дадена поръчка е достатъчно голямо, за да поставите продукта Опис над настройката му Пренареждане ниво , продукта се премахва от списъка Се нуждае от възстановяване .
Получаване на наличности
Когато се получи нов опис, следващата стъпка е да го маркирате като такива. Това актуализира инвентара общите суми, така че да разберете колко инвентара е под ръка.
-
В раздела покупки щракнете върху Получаване на наличностите.
-
Щракнете двукратно върху поръчка за покупка, за да отворите формуляра за Поръчка за покупка .
-
Във формуляра за Поръчка за покупка щракнете върху раздела Получаване на наличностите .
-
За всеки продукт, получени Поставете отметка в квадратчето Публикация към инвентара .
-
Ако всички елементи са получени и информация за плащане е въведена в раздела Информация за плащане , можете да щракнете върху Пълна поръчка , за да маркирате поръчка за покупка като завършено.
-
Ако някои елементи на поръчка за покупка все още не са получени, щракнете върху Запиши и затвори. Не можете да завършите поръчката, докато всички елементи са получени и изпратени в склад.
Завършване на поръчка за покупка
Ако всички публикувани елементите на поръчка за покупка към инвентара и информация за плащане е въведена, можете да маркирате поръчка за покупка като завършено. Това премахва поръчка за покупка от активните покупката поръчка списъци и премества да Приключи покупки списък, така че можете да се обърнете към него по-късно, ако е необходимо.
За да маркирате поръчка за покупка като завършени:
-
В раздела покупки щракнете върху Получаване на наличностите.
-
Щракнете двукратно върху поръчка за покупка, за да отворите формуляра за Поръчка за покупка .
-
Щракнете върху раздела Информация за плащане и се уверете, че е въведена информация за правилния плащане.
-
Във формуляра за Поръчка за покупка щракнете върху Завършване на поръчка.
Управление на информацията за доставчик
Доставчици са фирми и отделни лица, от когото закупите инвентара си. За да следите вашите доставчици информация за контакт, в раздела покупки , щракнете върху доставчици.
-
Щракнете върху ИД за отваряне на съществуващ запис доставчик и редактиране на информацията си.
-
Щракнете върху (Създай) в долната част на колоната " ИД " за въвеждане на нов доставчик, или просто започнете да пишете в последния ред на листа с данни.
За да изтриете доставчик, щракнете върху сиво поле (селектор на запис) отляво на ИД и след това натиснете клавиша DELETE.
Забележка: Access не можете да изтриете всички доставчици, които са свързани с продукти. Например не можете да изтриете доставчик X ако всички продукти, все още се показва като идващи от този доставчик.
Център за отчети: Преглеждане и отпечатване на отчети
База данни на акаунти включва шест отчети, които можете да преглеждате и отпечатвате като щракнете върху раздела Център за отчети :
За да визуализирате отчет:
-
Под Изберете отчетщракнете върху отчета, който искате да прегледате.
Access показва отчета в екрана за визуализация. Някои отчети ви позволяват да персонализирате филтри и опции за групиране в горната част на екрана за визуализация.
За да отпечатате отчет:
-
Щракнете върху Отваряне в нов раздел, след което в раздела файл щракнете върху печати изберете желаните от вас опции за печат.
Разширени: Управление на клиенти, служители, доставчици, категории и превозвачи
Разделът Разширени предоставя удобно място за управление на следните списъци:
-
Клиенти
-
Служители
-
Доставчици
-
Категории
-
Превозвачи
Всеки списък се показва като лист с данни, където е по-лесно да се открият несъгласуваности и да се направят групови промени в данните.
Следващи стъпки
Като започнете да използвате стоки базата данни за управление на вашия бизнес, най-вероятно ще си нови начини, по които искате да заявка или филтриране на данни. Можете също да откриете, че искате да модифицирате база данни за по-добре отговаря на вашите нужди. Връзките в този раздел ви отведе към повече информация за типични задачи и промени, които можете да направите.
-
За информация за намиране, филтриране или заявяване на данни в Access вж. следното:
-
За по-подробна информация за създаване на нови обекти на база данни вж. следното:
-
И накрая, важна статия за защитата на вашите данни: защита на вашите данни чрез архивиране и възстановяване
