В тази статия
Общ преглед на SharePoint Foundation и SharePoint Server
SharePoint Foundation 2010 е основната технология за сайтове на SharePoint, която се предлага безплатно и е наречена Windows SharePoint Services в предишните версии. SharePoint Server 2010 разчита на технологията на SharePoint Foundation, за да осигури съгласувана, позната рамка за списъци и библиотеки, администриране на сайтове и персонализиране на сайт. Всички функции, които са налични в SharePoint Foundation, също са налични в SharePoint Server 2010.
Въпреки това SharePoint Server 2010 разширява SharePoint Foundation чрез предоставяне на допълнителни функции и възможности. Например както SharePoint Server, така и SharePoint Foundation включват шаблони за сайтове за сътрудничество с колеги в екипни сайтове, блогове и работни области за събрания. SharePoint Server обаче включва подобрени функции за социални изчисления, като обозначаване и информационни канали за новини, които помагат на хората във вашата организация да откриват, организират, навигират и споделят информация с колеги. По същия начин SharePoint Server подобрява технологията за търсене от SharePoint Foundation, за да включи функции, които са полезни за служителите в големи организации, като например възможността за търсене на бизнес данни в SAP, Siebel и други бизнес приложения.
Както SharePoint Foundation, така и SharePoint Server са предназначени за ефективна работа с други програми, сървъри и технологии, включително тези в Microsoft Office system. Например можете да вземете сайт, списък или библиотека офлайн в SharePoint Workspace, да работите със съдържанието на сайта, докато не сте свързани с вашата мрежа, и след това автоматично да синхронизирате промените, когато се свържете отново. Можете да изпълнявате много задачи на SharePoint от познатите програми на Microsoft Office. Можете например да инициирате или да участвате в работен поток, за да одобрите отчет за разходите от Microsoft Word.
Възможности на SharePoint Server
Възможностите на SharePoint Server 2010 са фокусирани в шест области. Тази статия накратко представя всяка от тези възможности и след това връзки към свързани статии, където можете да научите повече.
Сътрудничество и социални изчисления
SharePoint Server 2010 разширява функциите за сътрудничество на SharePoint Foundation, като насърчава лесното създаване от браузъра или от познати приложения, като например Microsoft Word, помагайки на потребителите да свържат ресурси с етикети и оценки, и помагайки на хората да намират отговорите по-бързо чрез информационни канали за новини и търсене на хора.
Едно от основните места, където можете да се възползвате от тези възможности, е във вашия "Моят сайт". "Моят сайт" е ваш собствен сайт на SharePoint, където можете да споделяте документи, връзки и информация за себе си в онлайн профил. Можете също да блог за теми, които ви интересуват, или да потърсите информацията, която ви трябва, за да си вършите работата.
Вие решавате каква информация искате да споделяте и каква информация искате да запазите поверителна във вашия "Моят сайт". След това можете да обозначавате връзки към информация и да намирате информация, която други хора обозначават или споделят в своите информационни канали. За да научите повече за управлението на информацията на вашия "Моят сайт", вижте Управление на информацията, която споделяте чрез своя "Моят сайт" и профила си.
SharePoint Server 2010 също така позволява участие от всяко място, като предлага богата среда на SharePoint Workspace, докато сте онлайн или не сте свързани с вашата мрежа, и освобождавате потребителите да си сътрудничат в движение.
Управление на корпоративно съдържание
Корпоративното управление на съдържанието (ECM) от Microsoft помага на организациите да преодолеят предизвикателствата, породени от голям обем неуправлявано съдържание. SharePoint Server 2010 е централна част от решението microsoft ECM, което разширява управлението на съдържанието до всеки служител в дадена организация чрез интегриране с познати инструменти, като например Microsoft Office system. Решението microsoft ECM предоставя възможности за управление на целия жизнен цикъл на съдържанието – от създаването до редактирането и сътрудничеството до изтичането на срока – на една единна платформа.
SharePoint Server 2010 помага на организациите да управляват целия жизнен цикъл на съдържанието чрез предоставяне на различни набори от функции, които позволяват на организациите да постигнат следните цели:
-
Управление на различно съдържание Възможностите за управление на документи в SharePoint Server 2010 помагат на организациите да консолидират разнообразно съдържание от множество местоположения в централно управлявано хранилище с съгласувана категоризация. Новата функция за колективни папки за документи позволява на вашата организация да създава и управлява работни продукти, които работоят множество документи. Интегрираните възможности за търсене помагат на хората да намират, споделят и използват тази информация. Възможностите за управление на метаданни, като например новата функция за хранилище на изрази, могат да помогнат на организациите да управляват централно метаданните в сайтовете. Метаданните са информация за данните, които се използват, за да ви помогнат да идентифицирате, структурирате, откривате и управлявате информация. Новата поддръжка за управлявана от метаданни навигация и възможността за вграждане на полета с метаданни в документи подобрява търсенето и откриването на информация. Съдържанието може да бъде защитено и от неупълномощен достъп. Инструментите за сътрудничество, като например работен поток, помагат на хората да работят по-добре заедно, за да създават, преглеждат и одобряват документи по структуриран начин.
-
Удовлетворяване на изискванията за съответствие и правни изисквания Възможностите за управление на записи в SharePoint Server 2010 позволяват на организациите да съхраняват и защитават бизнес записи – или на място до записи в ход, или в заключено централно хранилище. Организациите могат да прилагат правила за изтичане на срока към записите, за да се гарантира, че те се запазват за подходящия период от време, за да се съобразят с разпоредбите или фирмените бизнес правила, като по този начин намалят правния риск за организацията. Следите от проверка предоставят доказателство на вътрешните и външните одитори, че записите са запазени по подходящ начин. Места за задържане могат да бъдат поставени върху определени досиета под съдебно откриване, за да се предотврати унищожаването им.
-
Ефективно управление на множество уеб сайтове Възможностите за управление на уеб съдържание в SharePoint Server 2010 позволяват на хората да публикуват уеб съдържание с лесен за използване инструмент за създаване на съдържание и вграден процес на одобрение. Служителите могат да качват съдържание – включително изображения, аудио и видео – в уеб сайтове своевременно, без да се предоставя разширена поддръжка от ИТ персонала. Новата поддръжка за богата мултимедия включва нова библиотека с активи, с богати изгледи и избирачи; поддръжка за видеоклипове като тип съдържание на SharePoint; инфраструктура за поточно предаване на видео и кожен мултимедиен плейър на Silverlight. Шаблоните под формата на страници образец и оформления на страници позволяват на организациите да прилагат съгласувано брандиране към страници. Вградените функции на Web Analytics предоставят поддръжка за отчетите за анализ на трафика, търсенето и наличностите. SharePoint Server 2010 предлага също инфраструктура за разполагане и управление за интранет, екстранет и интернет сайтове, както и за многоезични сайтове.
Корпоративно търсене
SharePoint Server 2010 предоставя мощна инфраструктура за търсене, която допълва други бизнес възможности за продуктивност, като управление на корпоративно съдържание и сътрудничество, за да помогне на хората да получават по-добри отговори по-бързо и да усилят въздействието на знанията и опита.
Търсенето взема предвид Вашия личен контекст и Ви помага да прецизирате търсенето си с помощта на интерактивна навигация, за да ви напътства в нужната ви информация. SharePoint Server разширява обхвата на търсене в повече източници на съдържание и типове съдържание, за да се свърже с цялата информация във вашето предприятие – включително корпоративни приложения, като например SAP, Siebel или бази данни по избор – и да направи информацията достъпна за хората, които се нуждаят от нея.
Бизнес разузнаване
Бизнес разузнаването е набор от методологии, технологии и процеси, който взема информацията, съхранявана в организационните системи, и я прави осъществима, като я поставя в ръцете на хората, които се нуждаят най-много от нея, за да могат да вземат информирани решения. Като ключова част от платформата за бизнес разузнаване на Microsoft, SharePoint Server 2010 може да ви помогне да разширите възможностите за бизнес разузнаване за всеки в рамките на организацията, така че всеки да има достъп до правилните данни, за да взема правилните решения.
Вашата организация вероятно съхранява данни в различни формати, като например бази данни, имейл съобщения и файлове с електронни таблици. SharePoint Server 2010 ви помага да извличате данни от различни източници и да представяте тези данни по начини, които улесняват анализа и вземането на решения.
Excel Services дава възможност на вземащите решения да публикуват, споделят и управляват работни книги на Excel в сайт на SharePoint. След това другите хора в организацията могат да променят стойностите на клетките, формулите и форматирането от браузъра, докато анализират данните.
Услуги на PerformancePoint в SharePoint Server 2010 може да увеличи видимостта на ключовите организационни цели и метрики и да позволи по-богата дълбочина на анализа и прозренията. Вие или други хора във вашата организация можете да създавате и използвате интерактивни табла с карти на показателите, отчети и филтри, за да намирате тенденции. Можете също да добавяте богати диаграми към вашите сайтове на SharePoint и да свързвате диаграми към данни от различни източници, като например списъци на SharePoint, списъци с външни данни, услуги за свързване на бизнес данни, Excel Services или други уеб части.
Portals
С SharePoint Server 2010 организациите могат да създават и поддържат портални сайтове за всеки аспект от своя бизнес (корпоративни интранет портали, корпоративни интернет уеб сайтове и портални сайтове на отдели). Корпоративните интранет и отделителни портали могат да свързват отделни сайтове в организацията и да консолидират достъпа до съществуващите бизнес приложения. Екипите и лицата в дадена организация могат да използват портален сайт за достъп до опита, информацията и бизнес приложенията, от които се нуждаят, за да вършат работата си.
Хората в дадена организация, които използват портален сайт, могат да се възползват от своите сайтове "Моят сайт". "Моят сайт" е личен сайт, който ви дава централно местоположение за управление и съхраняване на вашите документи, съдържание, връзки и контакти. "Моят сайт" служи като точка на контакт за други потребители във вашата организация, за да намерят информация за вас, вашите умения и интереси. "Моите сайтове" включва функциите за социални изчисления, споменати по-горе в тази статия.
SharePoint Server 2010 включва също функции, които организациите могат да използват, за да персонализират работата на порталния сайт за отделни потребители, като например насочване на съдържание към определени типове потребители. Вашата организация може допълнително да персонализира порталния сайт с помощта на програма за уеб проектиране, съвместима с SharePoint, като например SharePoint Server 2010.
Бизнес процес и формуляри
SharePoint Server 2010 предоставя много функции, които могат да ви помогнат да интегрирате и опростите своите бизнес процеси. Работните потоци могат да опростят разходите за координиране на общи бизнес процеси, като например одобрение на проект или преглед на документ, като управляват и проследяват задачите, включени в тези процеси. SharePoint Server 2010 има няколко предварително дефинирани работни потока, които можете да използвате както са или да персонализирате според нуждите си. Можете също да използвате SharePoint Designer, за да създавате работни потоци по избор, които поддържат вашите уникални бизнес процеси.
Можете също да създавате формуляри, базирани на браузър, и да събирате данни от организации, които не използват Microsoft InfoPath 2010.
Части на сайт на SharePoint
Сайтът е група от свързани уеб страници, където вашата организация може да работи по проекти, да провежда събрания и да споделя информация. Например вашият екип може да има собствен сайт, където съхранява графици, файлове и процедурна информация. Вашият екипен сайт може да е част от голям организационен портален сайт, където отдели като "Човешки ресурси" пишат и публикуват информация и ресурси за останалата част от организацията.
Всички сайтове на SharePoint имат често срещани елементи, които трябва да знаете, за да започнете: списъци, библиотеки, уеб части и изгледи.
Списъци Списъкът е компонент на уеб сайт, където вашата организация може да съхранява, споделя и управлява информация. Можете например да създадете списък със задачи, за да проследявате служебни задачи или да проследявате събития на екипа в календар. Можете също да провеждате проучване или да хоствате обсъждания в дъска за обсъждания.
Библиотеки Библиотеката е специален тип списък, който съхранява файлове, както и информация за файлове. Можете да управлявате начина, по който файловете се преглеждат, проследяват, управляват и създават в библиотеки.
Изгледи Можете да използвате изгледи, за да видите елементите в списък или библиотека, които са най-важни за вас или които най-добре отговарят на дадена цел. Можете например да създадете изглед на всички елементи в списък, който се прилага към определен отдел, или да маркирате определени документи в библиотека. Можете да създадете няколко изгледа на списък или библиотека, от които хората могат да избират. Можете също да използвате уеб част, за да покажете изглед на списък или библиотека на отделна страница на вашия сайт.
Уеб части Уеб частта е модулна единица информация, която формира основен градивен блок на повечето страници в сайт. Ако имате разрешение да редактирате страници във вашия сайт, можете да използвате уеб части, за да персонализирате своя сайт, за да показвате картини и диаграми, части от други уеб страници, списъци с документи, персонализирани изгледи на бизнес данни и др.
Специфични данни за сайта, които засягат вашата среда за работа
Спецификата на вашата инсталация и конфигурация на SharePoint засяга това, което виждате, и какви опции са налични за вас във вашия сайт.
Разрешения Ако ви е присвоено ниво на разрешение "Пълен контрол" по подразбиране, имате пълния диапазон от опции за управление на сайта. Ако ви е присвоено ниво на разрешение Сътрудничество или Четене, вашите опции и достъп до съдържанието на сайта са по-ограничени. Много от опциите, обсъдени в тази статия, не са достъпни за потребители с ниво на разрешение Reader, което позволява на потребителите да четат съдържание, но не и да правят промени в него. Тъй като разрешенията са предназначени да бъдат гъвкави и персонализируеми, вашата организация може да има свои собствени уникални настройки.
Персонализиране Вашата организация може да е персонализирала разрешенията и брандирането на вашия сайт или дори персонализирана навигация в сайта и преместени контроли, като например менюто Действия за сайта , на друго място на страницата. По същия начин вашата организация може да е решила да не използва функцията на лентата, въведена в SharePoint 2010.
Версия на SharePoint В тази статия се разглежда как да започнете в SharePoint Server 2010. Ако използвате предишна версия на SharePoint, вижте помощта за тази версия.
Добавяне на съдържание към сайт
Можете да добавяте елементи към списъци и файлове към библиотеки с помощта на уеб браузър. Бутоните, които използвате за извършване на най-често срещаните действия, са на лентата, която е близо до горния край на страницата на повечето страници на сайт.
Бутоните на лентата може да са в сиво поради някоя от следните причини:
-
Действието не е приложимо или зависи от някакво друго действие. Трябва например да поставите отметка в квадратчето за даден документ, преди да можете да го извлечете.
-
Нямате разрешение да изпълните задачата.
-
Тази функция не е разрешена за сайта. Възможно е например работните потоци да не са разрешени в сайта.
Можете също да записвате файлове в библиотека от някои клиентски програми, които са съвместими с SharePoint Server. Можете например да запишете документ на Microsoft Word в библиотека на сайт на SharePoint, докато работите в Word.
За да добавите елемент към списък или файл към библиотека, трябва да имате разрешение за сътрудничество в списъка или библиотеката. За повече информация относно начина, по който вашата организация използва разрешения и нива на разрешение, попитайте собственика или администратора на сайта.
Когато добавите елемента или файла, други хора, които имат разрешение да четат списъка, могат да преглеждат елемента или файла, освен ако не изискват одобрение. Ако елементът или файлът изисква одобрение, той се съхранява в чакащо състояние в списъка или библиотеката, докато някой с подходящите разрешения не го одобри. Ако вече преглеждате списъка или библиотеката при добавяне на елемент или файл, може да се наложи да обновите браузъра си, за да видите новия елемент или файл.
Списъци и библиотеки също могат да се възползват от функциите за имейл, ако в сайта ви е разрешена входяща или изходяща поща. Някои списъци, като например календари, съобщения, блогове и табла за обсъждания, могат да бъдат настроени така, че хората да могат да добавят съдържание към тях чрез изпращане на имейл. Други списъци, като например задачи и списъци за проследяване на проблеми, могат да бъдат настроени да изпращат имейли до хора, когато им бъдат присвоени елементи.
Освен да добавяте съдържание към съществуващи списъци и библиотеки, може да имате разрешение за създаване на нови списъци и библиотеки. Шаблоните за списъци и библиотеки ви дават възможност да започнете бързо. В зависимост от вашето ниво на разрешение можете също да създавате и персонализирате нови страници и сайтове.
Списъци
Въпреки че има различни типове списъци, процедурата за добавяне на елементи към тях е подобна, така че не е нужно да научавате няколко нови техники за работа с различни типове списъци. Елемент от списък съдържа текст в поредица от колони, но някои списъци може да позволяват добавянето на прикачени файлове към елемента.
Добавяне на елемент към списък
-
В списъка, където искате да добавите елемента, щракнете върху раздела Елементи на лентата. (Това е разделът "Събития " за календар.)
-
Щракнете върху Нов елемент (Ново събитие за календар).
Съвет: Друг бърз начин да добавите събитие към календар е да посочите датата в календара и след това да щракнете върху Добави.
-
Попълнете задължителните полета и всички други, които искате да попълните.
-
Щракнете върху Запиши.
Редактиране или изтриване на елемент в списък
-
Посочете елемент и след това поставете отметка в квадратчето, което се показва до елемента.
Съвет: Можете да извършвате действия с множество елементи, като изберете няколко квадратчета за отметка.
-
В раздела Елементи на лентата щракнете според случая върху Редактиране на елемент или Изтриване на елемент.
В много типове сайтове някои списъци са създадени за вас. Тези списъци по подразбиране варират от дъска за обсъждания до списък с календари. Ако имате разрешение, можете също да създавате списъци от няколко типа шаблони за списъци, които предоставят структура и настройки, за да ви дадат летящ старт.
Създаване на списък
-
За да създадете списък, щракнете върху менюто Действия за сайта
Забележка: Ако не виждате менюто Действия за сайта или ако опцията за създаване не се показва, може да нямате разрешение за създаване на списък.
-
На страницата Създаване щракнете върху типа на списъка, който искате да създадете. Например Връзки.
-
Въведете Име за списъка, попълнете всички други полета, които искате да попълните, и след това щракнете върху Създай.
Библиотеки
Библиотеката е местоположение в сайт, където можете да създавате, събирате, актуализирате и управлявате файлове с членовете на екипа. Всяка библиотека показва списък с файлове и основна информация за файловете, което помага на хората да използват файловете, за да работят заедно.
Можете да добавите файл към библиотека, като го качите от вашия уеб браузър. След като добавите файла към библиотеката, другите хора с подходящото разрешение могат да го видят. Ако вече преглеждате библиотеката, когато се добавя файл, може да се наложи да обновите браузъра си, за да видите новия файл.
Ако използвате програма, която е съвместима с SharePoint Server, можете да създадете нов файл, базиран на шаблон, докато работите в библиотеката. Можете също да запишете файл в библиотеката от друга програма, като например SharePoint Workspace или Microsoft Word.
Добавяне на файл към библиотека
-
В библиотеката, където искате да добавите файла, щракнете върху раздела Документи на лентата.
-
Щракнете върху Качване на документ.
-
Отидете до документа и след това щракнете върху OK.
Съвет: Ако използвате програма, която е съвместима с SharePoint Server 2010, като например Microsoft Word 2010, можете да плъзгате и пускате документи от Windows Explorer в диалоговия прозорец Качване на документ .
Редактиране или изтриване на файл в библиотека
-
Посочете файл и след това поставете отметка в квадратчето, което се показва до файла.
-
В раздела Документи на лентата щракнете според случая върху Редактиране на документ или Изтриване на документ.
Библиотека по подразбиране, наречена "Споделени документи", се създава за вас, когато създавате много типове сайтове. "Споделени документи" е библиотека с документи, която можете да използвате за съхраняване на няколко типа файлове. Можете да създадете повече библиотеки, като например библиотека с картини за съхраняване на изображения, ако имате разрешение да управлявате списъци.
Създаване на библиотека с документи
-
За да създадете библиотека с документи, щракнете върху менюто Действия за сайта
Забележка: Ако не виждате менюто Действия за сайта или ако опцията за създаване не се появява, може да нямате разрешение за създаване на библиотека.
-
Въведете Име за библиотеката, попълнете всички други полета, които искате да попълните, и след това щракнете върху Създай.
За да видите другите типове библиотеки, които можете да създавате, щракнете върху Действия за сайта и след това щракнете върху Още опции за създаване. Посочете опция за библиотека, за да видите описание за нея.
Създаване на друг тип библиотека
-
За да създадете библиотека, щракнете върху менюто Действия за сайта
Забележка: Ако не виждате менюто Действия за сайта или ако опцията за създаване не се появява, може да нямате разрешение за създаване на библиотека.
-
Посочете опция за библиотека, за да видите описание за нея.
-
Въведете Име за библиотеката, попълнете всички други полета, които искате да попълните, и след това щракнете върху Създай.
За да зададете опции, като например дали библиотеката да се показва в "Бързо стартиране", щракнете върху Още опции , преди да щракнете върху Създай.
Изтриване на библиотека
-
Щракнете върху името на библиотеката в "Бързо стартиране" или щракнете върху Действия за сайта
-
Направете едно от следните неща:
-
За библиотека с картини В менюто Настройки
-
За други библиотеки под Инструменти за библиотеки щракнете върху раздела Библиотека и след това в групата Настройки щракнете върху Настройки на библиотеката.
-
-
Под Разрешения и управление щракнете върху Изтриване на този тип библиотека <> библиотека.
-
Когато получите подкана да потвърдите изтриването, щракнете върху OK , ако сте сигурни, че искате да изтриете библиотеката.
Сайтове и страници
Сайтът може да служи за общо предназначение, като например съхраняване на графици, указания, файлове и друга информация, която вашият екип често използва. Или даден сайт може да служи за по-конкретна цел, като например проследяване на събрание или хостване на блог, където член на вашата организация често публикува новини и идеи.
Вашата организация може да използва страници, подсайтове и сайтове от най-високо ниво, за да раздели съдържанието на сайта на отделни, самостоятелно управляеми сайтове. Например всеки отдел във вашата организация може да има собствен екипен сайт, който е част от по-голям портален сайт.
Можете да добавите съдържание към сайтове чрез добавяне на списъци и библиотеки. Ако имате разрешение, можете също да добавяте страници към вашия сайт. Можете да помислите за добавяне на страници с уеб части, които ви позволяват да използвате уеб части за бързо добавяне на динамично съдържание.
Ако трябва да създадете нови сайтове, можете да избирате от няколко типа шаблони за сайтове, за да започнете бързо създаването на нов сайт. Дали можете да създавате сайтове и подсайтове, зависи от това как вашата организация е настроила своите сайтове и разрешения за създаването им. За повече информация как вашата организация управлява разрешенията за сайтове се обърнете към собственика или администратора на сайта.
Създаване на сайт
-
За да създадете сайт, щракнете върху менюто Действия за сайта
Забележка: Ако не виждате менюто Действия за сайта или ако опцията за създаване не се показва, може да нямате разрешение за създаване на сайт.
-
Въведете заглавие и име на URL адрес за сайта.
-
Под Избор на шаблон изберете шаблон за сайт.
-
Изберете всички други желани опции и след това щракнете върху Създай.
Създаване на страница
Забележка: Стъпките за създаване на страница са различни в зависимост от типа на сайта, в който се намирате, дали функциите за публикуване са разрешени и дали се изисква одобрение за публикуване на страници.
-
За да създадете страница, щракнете върху менюто Действия за сайта
Забележка: Ако не виждате менюто Действия за сайта или ако опцията за създаване не се показва, може да нямате разрешение за създаване на страница.
-
Въведете име за страницата и след това щракнете върху създай.
-
На новата страница, която създадохте, направете едно или няколко от следните неща:
-
За да добавите текст, въведете или копирайте текст в текстовото поле.
-
За да форматирате текста, щракнете върху раздела Форматиране на текст на лентата и изберете бутон.
-
За да вмъкнете уеб част или съществуващ списък, щракнете върху раздела Вмъкване , щракнете върху съответния бутон, изберете желаната уеб част или списък и след това щракнете върху Добави.
-
За да вмъкнете нов списък, щракнете върху раздела Вмъкване , въведете заглавие за вашия списък, щракнете върху типа на списъка, за да го изберете, и след това щракнете върху OK.
-
-
Когато приключите с редактирането на страницата, щракнете върху Запиши на лентата.
Редактиране на страница
-
За да редактирате страница, щракнете върху бутона Редактиране на лентата.
Забележка: Ако не виждате бутона Редактиране , може да нямате разрешение да редактирате страница.
-
Направете едно или няколко от следните неща:
-
За да добавите текст, въведете или копирайте текст в текстовото поле.
-
За да форматирате текста, щракнете върху раздела Форматиране на текст на лентата и изберете бутон.
-
За да вмъкнете уеб част или съществуващ списък, щракнете върху раздела Вмъкване , щракнете върху съответния бутон, изберете желаната уеб част или списък и след това щракнете върху Добави.
-
За да вмъкнете нов списък, щракнете върху раздела Вмъкване , въведете заглавие за вашия списък, щракнете върху типа на списъка, за да го изберете, и след това щракнете върху OK.
-
-
Когато приключите с редактирането на страницата, щракнете върху Запиши на лентата.
Управление и работа със съдържание на сайт
За да помогнете на вашия екип да бъде по-продуктивен, има няколко начина, по които можете да управлявате и разширявате съдържанието в списъци, библиотеки и сайтове. Някои функции помагат на вашия екип да намира и работи по-ефективно с информацията. Други функции ви помагат да управлявате достъпа до информацията.
Навигиране до съдържание
Елементите за навигация помагат на хората да преглеждат съдържанието, което им трябва. Два елемента за навигация, които можете да персонализирате, са горната лента с връзки и "Бързо стартиране".
Като използвате страниците с настройки за всеки списък или библиотека, можете да изберете кои списъци и библиотеки да се показват в "Бързо стартиране". Можете също да променяте реда на връзките, да добавяте или изтривате връзки и да добавяте или изтривате разделите, в които са организирани връзките. Ако например имате твърде много списъци в секцията Списък, можете да добавите нов раздел за задачи Списъци където можете да включите връзки към списъците си със задачи. Можете да направите всички тези промени в "Бързо стартиране" от браузър, който е съвместим с SharePoint Server 2010. Можете дори да добавяте връзки към страници извън сайта.
Горната лента за връзки предоставя начин потребителите на вашия сайт да стигнат до други сайтове в колекцията от сайтове, като показват ред с раздели в горния край на всяка страница в сайта. Когато създавате нов сайт, можете да изберете дали да включите сайта в горната лента за връзки на родителския сайт и дали да използвате горната лента за връзки от родителския сайт.
Ако сайтът ви използва уникална горна лента за връзки, можете да персонализирате връзките, които се показват в горната лента за връзки за сайта. Всички сайтове, които са създадени в родителския сайт, могат също да бъдат показани в горната лента за връзки, при условие че сайтовете са конфигурирани да наследяват горната лента за връзки на родителския сайт. Можете също да включите връзки към други сайтове извън вашата колекция от сайтове.
Управление на достъпа до съдържание
Собственикът или администраторът на сайта може да даде нива на разрешение на потребители и групи на SharePoint, които съдържат потребители. Разрешенията могат да бъдат приложени към сайт, списъци и библиотеки на сайт и елементите в списъците и библиотеките.
Можете да присвоите различни нива на разрешение за различни обекти, като например конкретен сайт, списък, библиотека, папка в списък или библиотека, елемент от списък или документ.
Организиране на списъци и библиотеки
Начинът на организиране на вашите списъци и библиотеки зависи от нуждите на вашата група и от това как предпочитате да съхранявате и търсите вашата информация. Планирането може да ви помогне да настроите структурата, която е най-подходяща за вашата организация.
Информацията в списъци и библиотеки се съхранява в колони, като например заглавие, фамилно име или фирма. Можете да използвате колони, за да сортирате и филтрирате елементи, както бихте го направили в електронна таблица, като щракнете върху заглавията на колоните в списък или библиотека. Можете също да използвате изгледи, за да видите елементите в списък или библиотека, които са най-важни за вас.
Промяна на изгледа на списък или библиотека
-
В списъка или библиотеката, където искате да промените изгледа, щракнете върху раздела Списък или Библиотека на лентата.
-
В групата Управление на изгледи , под Текущ изглед щракнете върху стрелката до списъка с изгледи и след това изберете изглед.
Ако трябва да съхранявате допълнителна информация за елементи от списъци или файлове в библиотека, можете да добавите колони, които да ви помогнат да сортирате, групирате и създавате няколко изгледа на вашия списък. Можете например да сортирате списък по краен срок или да групирате елементите по име на отдел.
Имате няколко опции за типа на колоната, която създавате, включващи единствен ред с текст, падащ списък с опции, число, което се изчислява от други колони или дори име и снимка на човек във вашия сайт.
Създаване на колона
-
В списъка или библиотеката, където искате да добавите файла, щракнете върху раздела Списък или Библиотека на лентата.
-
Щракнете върху Създаване на колона.
-
Въведете име за колоната и изберете тип колона.
-
Изберете всички допълнителни настройки и след това щракнете върху OK.
Можете също да използвате колоните в списък или библиотека, за да създадете изгледи, за да помогнете на определени отдели да намерят информацията, която най-много ги интересува, като например задачи с най-висок приоритет или всички елементи, присвоени на всеки човек. За информация относно създаването и модифицирането на изгледи вижте Създаване, промяна или изтриване на изглед.
Някои функции на списъците могат да помогнат на вашия екип да създава и управлява елементи ефективно в няколко списъка или библиотеки. Можете например да създадете колона, която предоставя информация за елементи от списък, и след това да я споделяте между други списъци. Или, ако искате да направите даден файл достъпен в множество библиотеки, можете лесно да го копирате в други библиотеки на вашия сайт. Можете да получите подкана за актуализации, ако файлът е променен.
Използване на функциите за достъпност
Сайтовете са проектирани така, че списъците, библиотеките и други функции да бъдат напълно достъпни, като се използват само натискания на клавиши. По-достъпният режим позволява на потребителите на достъпни технологии да взаимодействат по-лесно с менюта и различни контроли. Пропускане до връзките за основно съдържание позволяват на потребителите на клавиатурата да прескачат повтарящите се връзки за навигация към по-смисленото съдържание на страницата.
Коректурата на заглавията е предназначена за по-добро дефиниране на структурата и подобряване на навигацията за хората, които използват екранни четци. Изображенията, които са качени в сайта, позволяват да се дефинира алтернативен текст по избор. Можете например да присвоите алтернативен текст по избор на изображението, което се появява на началната страница в уеб частта за изображение на сайт, или на картина, която добавяте към библиотека с картини. За преглед на сайтове опциите за повишена четливост в Windows работят добре за потребители с влошено зрение.
Проследяване на версии
Вашият списък или библиотека може да е настроена да проследява версии, така че да можете да възстановите предишна версия, ако допуснете грешка и прегледате хронологията на версиите на промените. Когато се проследяват версии, се съхраняват редакциите на елементите или файловете и техните свойства. Това ви позволява да управлявате по-добре съдържанието по време на редактирането му и дори да възстановявате предишна версия, ако допуснете грешка в текущата версия. Създаването на версии е особено полезно, когато няколко души работят заедно по проекти или когато информацията преминава през няколко етапа на разработване и преглед.
1. Осветява се текущата публикувана основна версия, а номерът на версията е цяло число.
2. Създава се версия, когато се променят свойства или метаданни.
3. Първата версия на файла е винаги второстепенна версия номер 0.1.
Създаването на версии е налично за елементи от списъци във всички типове списъци по подразбиране – включително календари, списъци за проследяване на проблеми и списъци по избор – и за всички типове файлове, които могат да се съхраняват в библиотеки, включително страници с уеб части.
Съавторство на документи
Двама или повече потребители могат едновременно да редактират документ на Word или презентация на PowerPoint. Тази нова функция ви позволява да четете и пишете части от файл, съхранен в SharePoint. Можете например да работите по един абзац в Word документ, докато колега работи върху друг абзац в същия документ и едновременно.
Актуализиране на промените
RSS предоставя удобен начин за разпространяване и получаване на информация в стандартизиран формат, включително актуализации на списъци и библиотеки. Стандартизиранят XML файлов формат позволява информацията да бъде преглеждана от много различни програми. Можете също да се абонирате за списъци и библиотеки, като зададете предупреждения, така че да знаете кога е променено съдържанието.
Екипът може да използва информационните си канали като начин да персонализира съдържанието си за членовете на екипа, които се абонират за информационните си канали, и да предлага връзки обратно към своите уеб сайтове. RSS каналите са лесен начин да следите напредъка на екипа и актуализациите на проектите. Вместо да преглеждате множество екипни уеб сайтове, получавате автоматично последните новини или актуализации от тези сайтове.
Управление на работен поток
Работните потоци помагат на хората да работят съвместно по документи и да управляват задачи от проекти, като реализират конкретни бизнес процеси върху документи и елементи в сайт. Работните потоци помагат на организациите да се придържат към съгласувани бизнес процеси. Работните потоци могат също да подобрят организационната ефективност и продуктивност, като управляват задачите и стъпките, които са включени в конкретни бизнес процеси. Това позволява на хората, които изпълняват тези задачи, да се съсредоточат върху изпълнението на работата, а не върху управлението на работния поток.
Работните потоци помагат да се намалят разходите и времето, необходими за координиране на често срещани бизнес процеси, например одобрение на проект или преглед на документ, като се управляват и проследяват задачите, включени в тези процеси. Например една организация може да използва предварително дефиниран работен поток за одобрение или да създаде и разположи работен поток по избор за управление на друг бизнес процес.
Работа с типове съдържание
Вашият списък или библиотека може да поддържа няколко типа съдържание. Типовете съдържание позволяват на организациите да организират, управляват и обработват по-ефективно големи количества съдържание. Ако вашият списък или библиотека е настроена да разрешава множество типове съдържание, можете да добавяте типове съдържание от списък с налични опции, които вашата организация използва често, като например маркетингови презентации или договори.
След като добавите тип съдържание към списък или библиотека, можете да направите възможно този списък или библиотека да съдържа елементи от този тип. След това потребителите могат да използват бутона Нов елемент в този списък или библиотека, за да създадат нови елементи от този тип.
Едно от основните предимства на типовете съдържание за списъци и библиотеки е, че те дават възможност един списък или библиотека да съдържа няколко типа елементи или типове документи, всеки от които може да има уникални метаданни, правила или поведения. За повече информация относно работата с типове съдържание вижте Въведение в типовете съдържание и публикуването на типове съдържание.
