Създаване на пространство за сътрудничество в проект в SharePoint

SharePoint позволява на организациите да намират решения на често срещани бизнес проблеми с помощта на готови уеб части и приложения. Вашите уникални бизнес сценарии ще определят типа на сайта и уеб частите, които ще бъдат използвани.

Прегледайте примерния сюжет по-долу, за да научите повече за процеса на създаване на сайт. Използвайте сюжета, за да видите как различните типове роли и отдели във всяка организация могат да работят заедно, за да отговорят на нуждите на своите потребители и бизнес цели. Разбиране на етапите на създаване на сайт – планиране, изграждане и управление – и типовете задачи във всеки етап. След това започнете да създавате своя сайт на SharePoint.

Обмислете дали да не използвате и персонализирате шаблона за сайт за управление на проекти , за да започнете бързо.

Още вдъхновяващи ресурси:

Вижте какво е възможно с книгата за облик на SharePoint
Получете инструкции "стъпка по стъпка" за създаване на сайтове с указания
Прочетете още истории за създаване на сайтове на SharePoint

Сценарий: Продуктовият екип трябва да създаде споделено и защитено пространство, за да съхранява документи, да споделя актуализации на състоянието и да комуникира

Меган е ръководител на проект, който отговаря за ръководството на екип, който работи за пускането на нов продукт през следващите 6 месеца. Тя знае, че се нуждае от място, където да съхранява документи на екипа, да работи съвместно по съдържание, да споделя новини за проекти и да комуникира с екипа. В момента екипът на Меган използва имейла като основна форма на комуникация, а някои документи по проекта се съхраняват на споделено място, но нямат защитен достъп извън офиса или на мобилно устройство.

Нов екипен сайт:

Изображение на екипен сайт с таймер за отброяване, статия с новини и Planner

Цели на сценария:

Създаване на едно единно място за новини за проекти, сътрудничество в екип и комуникация с проекти
Разрешаване на по-ефективни начини за комуникация чрез чат и видеоконференции в реално време
Уеднаквяване на ресурсите на екипа, като например календар на екипа, имейл адрес, OneNote и инструмент за управление на задачи
Защитено съхраняване на файлове и папки на едно място, до които може да се осъществи отдалечен достъп от всяко устройство

Стъпки за създаване на сайта:

Планиране на сайта – 1/2 ден

Меган започва с мозъчна атака с друг ръководител на проект, който е създал подобен сайт в миналото. Научава най-добрия начин да стартира своя сайт за проекти е да помоли екипа си за обратна връзка как предпочитат да комуникират, да си сътрудничат и типовете функции, които ще бъдат най-ценни за новия сайт за проекти. Меган определя най-важните приоритети на екипите си и започва да събира документи, изображения и друго съдържание.

Меган определя, че екипният сайт на SharePoint ще отговаря най-добре на нуждите на своя екип и проект. Обаче екипният сайт на SharePoint не позволява чат в реално време, освен ако не интегрирате Microsoft Teams. Меган работи заедно с администратора на клиента на SharePoint, за да гарантира, че Microsoft Teams е налично. Тя научава, че организацията й вече има разрешение да използва Microsoft Teams и всичко, което трябва да направи, е да се увери, че екипният й сайт е свързан към Office 365 група.

Сега Меган е готова да започне да изгражда Office 365 свързано пространство за проекти и екипен сайт.

Изграждане на сайта – 1/2 ден

Меган създава екипен сайт на SharePoint, свързва сайта към Office 365 група и създава свързан екип на Microsoft. Като се свързва с групата, тя автоматично дава на екипа си достъп до споделени ресурси, като например календар на група, OneNote, Planner и имейл адрес.

С помощта на уеб частта Planner екипът може да проследява и споделя подробности за напредъка по проекта
Уеб частта "Новини" помага за предаване на актуализации на проекти и контролни точки на организацията
Екипът има лесен достъп до наличността си чрез уеб частта за календар на групата
Като се използва уеб частта "Бързи връзки", често използваните вътрешни връзки са осветени за лесен достъп
Интегрирането на Microsoft Teams позволява нови начини за комуникация и сътрудничество с чат в реално време, видеоконференции, опции за записване на събрания и съхраняване на споделени ресурси от екипния сайт на SharePoint

Управление на сайта – текущ

Ежеседмично, Меган публикува актуализациите на състоянието на проекта под формата на публикации на новини , които могат да бъдат претърсени, показани в уеб частта "Новини" и автоматично публикувани в канала на Teams
Меган преглежда полумесечния сайт на екипния сайт, за да гарантира, че сроковете на проектите и новините са актуални
Когато проектът се стартира, Меган планира да преразгледа части от съдържанието и уеб частите на сайта, за да се приспособи към новия ритъм на бизнеса за поддръжка на продукта
Ежемесечно, Megan хоства сесии на Q&A на живо, хоствани от Microsoft Stream, и автоматично синхронизирана с раздела за Stream в канала на Teams

Резултати:

Дава възможност на членовете на екипа да поддържат връзка с важни актуализации и да разширяват разговорите чрез постоянен чат и видеоконференции
По-висока продуктивност на екипа, като се даде възможност на членовете на екипа да работят съвместно по съдържание в Teams или SharePoint, където и да работят
Намален е обемът на събранията и имейлите преди стартирането на екипния сайт чрез увеличаване на информираността за информацията
Разрешаване на отдалечените членове на екипа да работят по-ефективно