Диалогов прозорец "Редактиране на получатели"

Използвайте този диалогов прозорец, за да изберете на кои получатели искате да изпратите пощата си.

  • Списъкът с получатели    Показва всички записи, които ще се използват във вашия циркулярен документ. Всеки ред е избран по подразбиране. Изчистете всички имена, на които не искате да изпращате.

  • Източник на данни    Изберете Редактиране, за да промените отделни полета, или добавете записи. Ако сте създали или притежавали списъка, можете също да изтривате записи или да персонализирате колони в източника на данни. Обновяването ще актуализира списъка на получателите, ако се нуждае от него.

  • Сортиране     Изберете до три нива на полетата, за да сортирате във възходящ или низходящ ред. Списъкът на получателите ще се покаже отново, за да отрази сортирането. За повече информация вижте Диалогов прозорец "Сортиране на опции за заявки".

  • Филтър    Сравнява полетата на списъка и ги сравнява с един или повече низове, които предоставяте. Сравненията включват:

    • Равно на или Не е равно на

    • По-малко или по-голямо от

    • По-малко или равно или по-голямо от или равно

    • Е празно или не е празно

    • Съдържа или не съдържа

    Сравненията не са с малки и главни букви, така че MEGAN съвпада с меган, Меган или mEGAN. Списъкът с получатели ще се покаже отново, за да отрази резултатите от филтъра. За повече информация вижте Диалогов прозорец "Филтър за опции за заявки".

  • Търсене на дубликати    Сканира и показва всички дублирани записи въз основа на имената "Първи" и "Последни". В списъка можете да изчистите квадратчето за всеки, който не искате да включите в пощата. Изчистването на полето не премахва записа от основния списък на получателите, просто изчиства полето, свързано с името.

  • Намиране на получател    Сканира и осветява записите с полета, които съответстват на текста, който въвеждате. Можете да сканирате всички полета в записите или да зададете само едно, като например "Град" или "Щат". Когато бъдат намерени повече от един и първият е осветен. Изберете Намери напред, за да превъртите въпреки всички съвпадения.

  • Проверка на адреси    Използва технология за проверка на адрес на трета страна, за да провери адреса във вашия източник на данни. Ако нямате такава настройка, избирането на това ще ви даде възможност да отидете на страница за повече информация, където можете да закупите услугата.

  • OK    Излиза от диалоговия прозорец. Промените вече се записват, докато прилагате сортиране, филтри или други параметри.

Диалогов прозорец "Редактиране на получатели"

Редактиране на пощенския списък

Отидете в "Пощенски съобщения" >"Редактиране на списъка с получатели", за да редактирате списъка на получателите

Редактиране на записи в списък    Показва източника на данни един по един. Изберете и редактирайте някое от полетата. Промените се записват, ако превключите към друг запис или изберете OK.

Намиране    Сканира за съвпадение с низ, който сте задали за поле във вашия източник на данни. Find не е с малки и главни букви, така че MEGAN ще намери Меган, меган и mEGAN. Ако диалоговият прозорец Търсене в поле се появи над диалоговия прозорец Редактиране на записи в списък, може да искате да го преместите извън пътя, за да видите записите, които намери. Изберете Намери напред, за да продължите да търсите. Изскачащ прозорец ви казва кога Word е достигнал края на базата данни източник на данни.

Преглед на източника    Извежда документ с таблица на записите във вашия файл източник на данни. Можете да го използвате, за да правите бързо промени в много полета. Tab from field to field. За да добавите записи, ви препоръчваме да изберете таблицата и да включите границите (Начало > граници). Отидете на последното поле на последния запис и натиснете Tab. Това ще създаде нов запис. Можете също да отидете на Оформление до Проектиране на таблица и да изберете Вмъкване над или по-долу, за да добавите нов запис.

OK    Затваря диалоговия прозорец.

Диалогов прозорец "Редактиране на получатели"

Сортирайте списъка, за да намерите групи

Можете да сортирате списъка си с получатели, за да групирате информацията си по определени начини, например по определени градове.

  1. Отидете на Пощенски съобщения > получатели на филтриране.

  2. Изберете Сортиране на > сортиране пои изберете името на полето, по което искате да сортирате.

    Click Sort Records to sort items in the mail merge

    За да сортирате по няколко полета – например по щат и след това по град, изберете Следтова по и след това изберете допълнителните полета, по които искате да сортирате.

    Click to sort by multiple fields

  3. Когато всички полета са сортирани по начина, по който искате, изберете OK.

    За повече информация вижте Диалогов прозорец "Сортиране на опции за заявки".

Филтриране на списъка, за да виждате само редовете, които искате да включите

Можете да филтрирате списъка така, че само хората или елементите, които искате да включите в обединяването, да се виждат – например само хората в определен град или продукти с определена цена.

  1. Изберете Пощенски съобщения > филтриране на получатели .

    Click to filter mail merge list

  2. В Филтриране на записиизберете колоната, по която искате да филтрирате.

    Click the field you want to filter by

  3. Изберете Сравнениеи типа на сравнението, което искате да направите.

    Click the Comparison options you want to set

  4. В полето Сравнение с въведете стойността за филтъра.

  5. Изберете И или Илии след това добавете друго условие към филтъра, ако искате. Например изберете Или, изберете Град в списъка Поле, изберете Равно наи след това въведете името на втория град.

  6. Изберете OK.

  7. За повече информация вижте Диалогов прозорец "Филтър за опции за заявки".

Сега сте готови да вмъкнете полета за циркулярни документи в документа, който използвате за циркулярни документи или циркулярни документи в Word.

Нуждаете се от още помощ?

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към Microsoft приобщени

Беше ли полезна тази информация?

Доколко сте доволни от качеството на превода?
Какво е повлияло на вашия потребителски опит?

Благодарим ви за обратната връзка!

×