Циркулярни документи: Редактиране на получатели

Диалогов прозорец ''Редактиране на получатели''

Използвайте този диалогов прозорец, за да изберете на кои получатели искате да изпратите вашата поща.

• Списъкът с получатели    Показва всички записи, които ще се използват във вашите циркулярни документи. Всеки ред е избран по подразбиране. Изчистете всички имена, на които не искате да изпращате.

• Източник на данни    Изберете Редактиране , за да промените отделни полета, или добавете записи. Ако сте създали или притежавате списъка, можете също да изтривате записи или да персонализирате колони в източника на данни. Обновяването ще актуализира списъка на получателите, ако има нужда от него.

• Сортиране     Изберете до три нива на полета, за да сортирате във възходящ или низходящ ред. Списъкът с получатели ще се покаже отново, за да отрази сортирането. За повече информация вж. диалоговия прозорец "Сортиране на опции за заявка".

• Филтър    Сравнява полетата на списъка и ги сравнява с един или повече низове, които предоставяте. Сравненията включват:

  • Равно на или Не е равно на

  • По-малко или по-голямо от

  • По-малко или равно на или По-голямо от или равно

  • Е празно или Не е празно

  • Съдържа или не съдържа

  Сравненията не правят разлика между малки и главни букви, така че MEGAN съответства на меган, меган или mEGAN. Списъкът с получатели ще се покаже отново, за да отрази резултатите от филтъра. За повече информация вж. диалоговия прозорец "Филтър за опции за заявка".

• Търсене на дубликати    Сканира и показва всички дублирани записи на базата на собствените и фамилните имена. В списъка можете да изчистите полето за всеки, който не искате да включвате в пощата. Изчистването на полето не премахва записа от основния списък получатели, просто изчиства полето, свързано с името.

• Намиране на получател    Сканира и осветява записи с полета, които съответстват на текста, който въвеждате. Можете да сканирате всички полета в записите или да укажете само едно, например "Град" или "Щат". Когато са намерени повече от един елемент и първият е осветен. Изберете Намери следващ, за да превъртите въпреки всички съвпадения.

• Проверка на адреси    Използва технология за проверка на адреса на друг доставчик, за да провери адреса във вашия източник на данни. Ако нямате настройка, избирането на тази опция ще ви даде възможност да отидете на страница за повече информация, където можете да закупите услугата.

• OK    Излиза от диалоговия прозорец. Промените вече се записват, докато прилагате сортиране, филтри или други параметри.

Редактиране на пощенския списък

Сортирайте списъка, за да намерите групи

Можете да сортирате списъка си с получатели, за да групирате информацията по определени начини, като например по конкретни градове.

1. Отидете на Пощенски съобщения >Филтриране на получатели.

2. Изберете Сортиране на записи > Сортиране по и изберете името на полето, по което искате да сортирате.

   

   За да сортирате по няколко полета – например по щат и след това по град, изберете След това по и след това изберете допълнителните полета, по които искате да сортирате.

   

3. Когато всички полета са сортирани по желания от вас начин, изберете OK.

   За повече информация вж. диалоговия прозорец "Сортиране на опции за заявка".

Филтриране на списъка, за да виждате само редовете, които искате да включите

Можете да филтрирате списъка така, че само хората или елементите, които искате да включите в обединяването, да се виждат – например само хората в определен град или продукти с определена цена.

1. Изберете Пощенски съобщения >Получатели на филтър.

   

2. Във Филтриране на записи изберете колоната, по която искате да филтрирате.

   

3. Изберете Сравнение и типа сравнение, което искате да направите.

   

4. В полето Сравнение с въведете стойността за филтъра.

5. Изберете И или Или и след това добавете друго условие към вашия филтър, ако искате. Например изберете Или изберете Град в списъка Поле , изберете Равно на и след това въведете името на втория град.

6. Изберете OK.

7. За повече информация вж. диалоговия прозорец "Филтър за опции за заявка".

Сега сте готови да вмъквате полета за циркулярни документи в документа, който използвате за циркулярни документи или циркулярни документи, в Word.