В тази статия
Dos
Следващите правила ще помогнат на имейлите ви да изглеждат професионално и да прелитат съобщението ви.
-
Прочете съобщението си, преди да го изпратите.
-
Направете темата описателна и ориентирана към действие. Например: "Ръководители: Изпратете датите на оттегляне на таблото" съдържа както името на групата, така и действие, така че получателите бързо да могат да таят какво трябва да направят. Други полезни префикси са "FYI:" и "Изисква се действие".
-
Ако е необходимо действие, заявте това, което искате, в реда Тема.
-
Променете темата на съобщението, ако темата на разговора се промени.
-
Поддържайте всички съобщения кратки и по същество.
-
Организирайте съдържанието на съобщението си от най-важното до най-малкото.
-
Помислете за удебеляване на важна информация.
-
Поставяйте елементи или въпроси за действия на отделни линии, така че те да се открояват и да бъдат забелязани.
-
Имената на получерните хора, когато задавате въпроси. Например: "Райън: Какво е състоянието на проекта?" Ако използвате Outlook 2016 с Microsoft 365, помислете дали да не използвате @Mentions.
-
Ограничете броя на хората, на които изпращате съобщение, до тези, които трябва да го прочетат.
-
Поставете хората, които трябва да бъдат информирани в реда Як.
-
Поставете хората, които трябва да отговорят или да предприемат действия в реда До.
-
-
Използване на подпис, когато еподходящо, но запазете подписа си прост, кратък, професионален и ако е възможно, без графики.
-
Ако искате незабавен отговор, не изпращайте имейл. Телефон или изпращане на незабавно съобщение.
-
Ако сте в имейл разговор, който има повече от 10 съобщения без разрешение, помислете за обаждане или настройване на събрание, за да обсъдите проблема. Имейлът не винаги е ефективен носител за разрешаване на сложни проблеми.
-
Потвърдете съобщения, които изискват по-обширен отговор. Ако сте заети, за да отговорите с пълен отговор веднага, уведомете подателя, че сте видели въпроса и ще отговорите след определено време или на дадена дата. Маркирайте с флаг съобщението,за да си напомните да отговорите по-късно.
-
Използвайте функцията "Висока важност" (
) с щателно.Забележка: Дори ако сте настроили правило за забавено изпращане, маркирането на съобщение с висока важност води до незабавното му изпращане.
-
Ако задавате въпрос и има няколко души, които биха могли да отговорят, изберете само един човек, вместо да изпратите въпроса си на група.
Ключът към писането на добри имейл съобщения е да съпричаствате с получателите си.
За изпълнение: Маркиране с флаг при изпращане
Когато изпращате съобщение до някого, от когото ви трябва отговор, направете следното:
-
Променете името на маркираната с флаг имейл задача в лентата To-Do, за да започнете с "Изпълнение".
-
Маркирайте го с категорията @Чакане.
Когато изпълните тези три стъпки, знаете, че следващото ви действие е да изпратите друго съобщение или да потърсите отговор.
Съвет Подсещането на себе си да изпратите друго съобщение е често по-ефикасно, отколкото маркирането с флаг на съобщението за вашия получател. По подобен начин, когато обещаете да свършите нещо в съобщение, маркирайте го с флаг за себе си, така че да имате задачата в лентата на задачите, за да ви напомня.
"Не"
-
Не използвайте бланка.
-
Не включвайте ръководителя си във всяко съобщение, което изпращате.
-
Не изпращайте съобщение, когато сте ядосани. По-добре го напишете в папката за чернови и се върнете към него по-късно.
-
Не очаквайте бърз отговор при изпращане на дълги съобщения (повече от два абзаца).
-
Не изпращайте последващо съобщение по-малко от един ден след първото съобщение. Ако не чуете навреме, опитайте да използвате телефона или незабавните съобщения.
-
Не използвайте разписки за прочитане или разписки за доставяне на всяко съобщение, което изпращате. Използвайте ги, ако не сте сигурни дали получателите ви ще получат съобщението.
-
Не прикачвайте флагове или "Висока важност"
към всяко съобщение, което изпращате. Получателите ви ще се научат да не им обръщат внимание. -
Не използвайте ALL CAPS.
-
Не изпращайте прикачени файлове – вместо това изпращайте връзки.
-
Не разгъване на списъци за разпространение или групи с контакти. Разширяването на списъците за разпространение прави съобщенията по-трудни за четене и ги кара да влязат в грешните пощенски папки.
-
Не използвайте сарказъм. Хуморът ви може да е погрешно разбран.
-
Не пишете нещо, което не бихте искали всички във вашата фирма да четат. Никога не знаете къде може да се намира вашето имейл съобщение.
-
Не използвайте курсивни или високо художествени шрифтове, които са трудни за четене.
-
Не използвайте червени шрифтове, тъй като те са трудни за четене и могат да се интерпретират като критични.
-
Не изпращайте отговор до всички до списък за разпространение или група с контакти, които искат да бъдат премахнати. Никога.
Правила за групи с контакти и списъци за разпространение (DLs)
-
Ако отговаряте на голяма група с контакти, следвайте всички имейли Dos и Don'ts.
-
Ако имате нужда от повече информация от едно лице или проучвате проблема отделно, отговорете на целия списък за разпространение, за да уведомите всички, че отговаряте, и след това да отговорите на отделния човек поотделно. Не забравяйте да отговорите на списъка за разпространение, след като проблемът бъде решен с разделителната способност. Това позволява разделителната способност да се използва от други хора в списъка за разпространение.
Как да се пренасочват хора
Ако някой изпрати съобщение до списък за разпространение, на който сте член, и на съобщението ще се отговори по-добре от някой друг или друг списък за разпространение, направете следното:
-
Отговорете с правилния списък за разпространение или лице в реда До.
-
Имате отговори, изпратени до правилния списък за разпространение или човек.
-
Не поставяйте първоначалния списък за разпространение в реда Ск, защото съобщението ви няма да бъде филтрирано по правилата на други хора. Вместо това оставете списъка за разпространение в реда Доили Як.
Как да бъдат премахнати от DL
Ако получите поща от списък за разпространение, в който не искате да сте, изпратете съобщение до мрежовия администратор или до собственика на списъка за разпространение и поискайте да бъдете премахнати. Не отговаряйте на целия списък за разпространение. За да намерите собственика на списъка с DL, щракнете двукратно върху името на списъка за разпространение.
Как да използвате вмъкнати коментари
Добавянето на вградени коментари към имейла, който получавате, е удобен начин да отговаряте на въпроси и да отговаряте директно на проблеми. Счита се за най-добра практика да направите следното:
-
Посочете в съобщението си, че правите вмъкнати коментари. Включете например "Вижте допълнителните коментари по-долу".
-
Разграничете вашия текст от оригиналното съобщение. Някои предложения са следните:
-
Промяна на цвета на шрифта
-
Предварително чакащи вашето име или инициали в скоби, например [Melissa], [MM]
-
Промяна на шрифта на италитичен или получер или и двете
-
-
Не изтривайте нищо, което не сте писали.
Кога да се използва "Ск"
Използвайте функцията "Ск", за да премахнете хора от имейл разговор, когато сметне, че вече не се нуждаят от допълнителния имейл или ако темата на разговора е променена.
Ако например сте един от петимата души, които получават въпрос и искате да му отговорите, преместете другите четирима души в линията "Ск" и напишете нещо като "Ск'инг Джо, Джеф, Яков и Дженифър. Ето отговора..." Бъдещите съобщения ще бъдат само между вас и първоначалния подател.
Не използвайте Ск, за да позволите на трета страна (например ръководителя ви) да знае за чувствително съобщение. Получателят на "Ск" може да не разбере, че е получил ск и може да отговори на всички, като разбере, че е получил ск. Това може да се натъкне на подло поведение от ваша страна.
Вместо да използвате "Ск", за да информирате трето лице за проблем, препратете съобщението, след като го изпратите.
Подготовка за почивка
Ако използвате Outlook с Microsoft 365, акаунт за Outlook.com, Hotmail.com или Live.com или акаунт в Microsoft Exchange, можете да настроите съобщение "извън офиса", за да позволите на хората във вашата организация да знаят, че сте изчезнали.
Като най-добра практика следвайте съветите в Добавяне на време от офиса към календарите на колегите Outlook колеги.
Ако вие или вашият администратор сте създали споделен календар за отпуски, не забравяйте да публикувате ваканцията си там. Ако всеки използва споделения календар, не е нужно да изпращате отделно искане за събрание, за да уведомите всички, че сте далеч, тъй като статията, посочена по-горе, предлага, но имейл съобщение може да действа като добро напомняне.
За автора
Patricia Eddy е водещ автор на съдържание за Outlook настолната версия. Тя е бивш Outlook MVP и автор на няколко книги на много стари версии на Outlook. Тя живее в Сиатъл, където обича да чете и свири на китара.
