Добавяне на вашето събитие "Извън офиса" към календара на Outlook на други хора

Създаване на съдържание събитие "извън офиса" в календара

1. В Календар, в раздела Начало изберете Ново събитие. 

2. Добавете заглавие за събитието, след което изберете началната и крайната дата.

3. За да блокирате цял ден (или дни), плъзнете превключвателя Цял ден . 

4. В групата Опции изберете Зает, след което изберете Извън офиса от падащия списък.

5. Изберете Запиши.

Изпратете това "извън офиса" на други хора

Ако сте изпълнили стъпките в предишния раздел, събитието, което сте създали, показва, че сте маркирали като "Извън офиса". Това означава, че ако някой се опита да планира събрание с вас, той ще види, че не сте на разположение. 

Често срещана грешка при изпращането на събитието "Извън офиса" на други хора е да отворите първоначалното събитие и да промените заетост , за да ви показва като свободно, а не като "Извън офиса". Това обаче означава, че сега ще се показвате като свободни за всеки, който се опитва да планира събрание с вас. За да избегнете това, трябва да създадете дублирана среща в календара си, като заетост е зададена на "Свободен", да промените събитието, ако е необходимо, и след това да я изпратите на други хора.

1. В календара щракнете с десния бутон върху събитието "Извън офиса", което създадохте по-рано, и изберете Дублиране на събитие.

2. Добавете ново заглавие за събитието. Може например да искате да включите името си в заглавието, така че всеки, който го гледа в собствения си календар, да знае веднага за какво става дума.

3. В групата Участници изберете Опции за отговор и изчистете Искане на отговори от падащия списък.

4. В групата Опции изберете Заетост и от падащия списък изберете Свободен.

5. В Поканете участници добавете целевите получатели.

6. Въведете информацията, която искате да споделите с получателите.

7. Ако известявате хората за серия от повтарящи се времена, че ще сте далеч от офиса, в падащия списък Не повтаряй изберете схемата на повторение и след това изберете Запиши.

8. Изберете Изпрати.

Когато изпратите това искане за събрание с Заетост , зададена на "Свободен", събитието се появява в началото на всеки ден в календара на Outlook на получателя – визуално напомняне, което не блокира никое от собственото му работно време.

Управление на вашата наличност в календара

По подразбиране, когато добавите елемент към календара си или приемете покана от някой друг, елементът се маркира като Зает във вашия календар:

• Това се отразява на заетостта, която другите виждат във вашия календар, когато се опитват да планират събрание с вас.

• Ако използвате Teams, той също така влияе върху индикатора за състоянието ви и ще ви показва като зает, когато имате планирани събрания или срещи.

Когато погледнете календара си, левият край на всеки елемент е кодиран с цвят, за да укаже състоянието му: Белият ръб показва свободен, а по-тъмен цвят – зает.

Можете да настроите всеки календарен елемент да се показва като "Зает", "Свободен", "Извън офиса" и т.н.:

1. В календара щракнете с десния бутон върху елемента, който искате да промените.

2. В менюто, което се появява, посочете Покажи като, след което изберете желаната опция.

Искате да промените състоянието си в Teams? Вижте Промяна на състоянието ви в Microsoft Teams.

Стъпка 1: Добавете времето си за отпуск към календарите на колегите си

Когато маркирате часа като "извън офиса" в календара си, колегите ви го виждат, когато се опитат да планират събрание с вас. Но няма ли да е чудесно, ако можете да уведомите всички наведнъж за времето си, без да се засяга състоянието на заетост или претрупването на техните календари? Можете да направите това, като зададете вашата информация да се показва в календарите му като целодневно събитие, но за разлика от нормалното целодневно събитие, което обикновено е настроено на "заето", това целодневно събитие се показва като свободно време. Заетостта на вашите колеги не е засегната.

1. В Календар, в раздела Начало изберете Ново събрание.

   Съвет: Можете също да използвате клавишната комбинация, за да създадете ново искане за събрание, като натиснете CTRL+SHIFT+Q.

2. Въведете описание в полето Заглавие и ако желаете, въведете местоположение в полето Местоположение .

3. В списъците Начален час и Краен час изберете началния и крайния час за времето извън офиса. За ваканции това обикновено включва пълни дни. Ако случаят е такъв, поставете отметка в квадратчето Цялото събитие .

   Забележка: По подразбиране Outlook използва текущата настройка на часовата зона на вашия компютър за планиране. Ако искате да планирате времето си далеч от офиса въз основа на различна часова зона, поставете отметка в квадратчето Часови зони и изберете съответната часова зона.

4. В групата Участници , за Опции за отговор изчистете Искане на отговори в падащия бутон.

5. В групата Опции , за Покажи като изберете Безплатно в падащия списък. Ако вече сте указали, че това е целодневно събитие, " Покажи като " се задава автоматично на "Безплатно".

   Важно: 

   • Уверете се, че настройката Покажи като е зададена на Безплатно. Това позволява на получателите на искането за събрание да приемат искането за събрание и да добавят вашето време за отпуск към календара си, но не блокират времето в календара си. Календарът на получателя все още ще показва безплатна наличност за планиране по време на почивката ви.

   • Когато избирате целодневно събитие, началният час на събитието е в полунощ. За да избегнете колегите си да получават известявания в нечетните часове, задайте настройката Напомняне на Няма.

6. Въведете информацията, която искате да споделите с получателите.

7. Добавете целевите получатели към реда Задължително или Незадължително .

8. Ако известявате хората за серия от повтарящи се времена, че ще сте далеч от офиса, в групата Опции изберете Повторяемост, изберете схемата на повторение и след това изберете OK.

9. Изберете Изпрати.

Когато изпратите това искане за събрание с Опция за показване катозададено на Безплатно, събитието се показва в началото на всеки ден в календарите на Outlook на вашите колеги – визуално напомняне, което не блокира работното време.

Стъпка 2: Блокиране на времето за отпуск във вашия календар

Ако сте изпълнили стъпките в предишния раздел, изпратеното от вас искане за събрание е маркирано като свободно време, за да се предотврати блокирането на времето на изчакване в календарите на други хора. Обаче часът също е маркиран като безплатен в собствения ви календар. Сега трябва да създадете допълнителна среща за себе си, така че другите да могат да видят, че не сте свободни през зададения от вас час.

Често срещана грешка е да отворите елемента на искането за събрание във вашия календар и да промените настройката Покажи като от Безплатнона Извън офиса , след като изпратите първоначалното искане. Въпреки това, когато направите това, актуализацията се изпраща до всеки, на когото сте изпратили искането за събрание, като промените "Свободнона "Извън офиса" и побеждавате стъпките, които сте предприели, за да избегнете това. Трябва да създадете дублирана среща в календара си с настройката Покажи като , зададена на "Извън офиса".

Когато хората използват календара на Outlook, за да планират събрания и други събития, те могат да виждат вашата наличност, освен ако не сте променили разрешенията за вашия календар, за да предотвратите това. Обикновено срещите, събранията и събитията имат настройка Показване като на "Зает". Можете също да създавате елементи с настройка Покажи катона "Извън офиса". Елементите, зададени на "Извън офиса" , се считат за подобни на елементите, зададени на "Зает" – някой не трябва да очаква, че сте свободни в този момент. Визуално двата типа са различни – елементите, зададени като "Извън офиса" , се показват с лилав цвят, елементите, зададени като "Зает" , се обозначават със синя цветова тема. Тази разлика във външния вид помага да се подчертае защо не сте налични. Възможно е например да можете да преместите конфликтен зает елемент, но вероятно не можете или не желаете да промените елемент "Извън офиса ", като например вашата ваканция.

1. В Календар, в раздела Начало изберете Нова среща.

2. В полето Заглавие въведете име за времето, за което сте отсъствали.

3. В Начален час и Краен час изберете датите, когато вашето време започва и свършва.

4. Поставете отметка в квадратчето Цял ден събитие .

5. Променете настройката Покажи катона "Извън офиса".

6. Изберете Запиши & Затвори.