Формулата за успешни сайтове и щастливи потребители е добре планиран и устойчив подход към управлението на сайта и потребителите. Ето някои ключови задачи и концепции, които можете да използвате за планиране на сайтове и управление на потребители за вашата организация.
За колекциите от сайтове
Независимо дали сте начинаещи в SharePoint, или сте използвали много версии, съвременната среда на работа на SharePoint предоставя по-голяма гъвкавост, по-лесна навигация и всички сайтове са удобни за мобилни устройства. Препоръчваме създаването на колекции от сайтове за всяко работно натоварване във вашата организация. Модерната среда на работа на SharePoint улеснява навигирането и поддръжката, тъй като всеки сайт вече е колекция от сайтове. Научете повече за модерната среда за работа в SharePoint и предимствата от използването на сайтове концентратор. Препоръчваме ви да създадете колекции от сайтове за всяко натоварване и след това да ги свържете всички със сайт концентратор. Това дава по-голяма гъвкавост и се адаптира лесно към променящите се нужди на вашата организация. За повече информация вижте "Какво е сайт концентратор на SharePoint?".
Администраторът на SharePoint делегира управлението на колекциите от сайтове на различни хора във вашата организация. Моделът на разрешения на SharePoint помага, като ви позволява да давате разрешения за различни роли, като администратор на колекция от сайтове, собственик на сайта и други роли. Вижте "Управление на администратори на колекция от сайтове ", за да научите как да добавяте и премахвате администратори на колекция от сайтове.
Администраторът на колекцията от сайтове има ниво на разрешение "Пълен контрол " за колекцията от сайтове. Това означава, че можете да добавяте или изтривате сайтове или да променяте настройките за всеки сайт в рамките на колекция от сайтове. Освен това можете да преглеждате, добавяте, изтривате или променяте цялото съдържание в тези сайтове. Вторичният администратор на колекцията от сайтове може да бъде определен от администратора на колекцията от сайтове. Като администратор на колекция от сайтове можете да добавите друг администратор на колекция от сайтове или да смените администратора на колекцията от сайтове от страницата "Настройки". За повече информация относно тази задача вижте "Управление на администратори на колекция от сайтове".
Традиционната колекция от сайтове е група от сайтове на SharePoint, които имат един и същи собственик и споделят настройки за администриране, като например разрешения. Подсайтовете наследяват навигацията, разрешенията и проекта на сайта от колекцията от сайтове. така че всеки път, когато членовете и проектите ви се променят, вашите сайтове също трябва да се променят.
Избиране на сайтове за всяко работно натоварване
Важно е да планирате типа колекция от сайтове на SharePoint, която ви е необходима за вашите работни натоварвания. След това искате да улесните потребителите да навигират и да намират това, което им трябва. Този раздел дава подробна информация за някои от съвременните сайтове на SharePoint, които са налични, и освен това говори за навигацията в тези сайтове. Чудесна статия за планирането на навигацията е планирането на навигацията за модерната среда за работа на SharePoint.
Мислете за сайта концентратор на SharePoint като за рамка или основа, която ви помага да организирате различни екипни и комуникационни сайтове. Когато създавате колекции от сайтове за всеки един работен процес във вашата организация, сайтът концентратор свързва тези колекции от сайтове по логически начини, които улесняват намирането и управлението. След това можете да премествате и управлявате колекции от сайтове концентратор по всяко време, когато работните ви натоварвания се променят. За повече информация вж. "Планиране на сайтовете концентратор на SharePoint".
Екипният сайт на SharePoint и всички страници, които създавате под него, са достъпни само за потребители, които сте поканили, като им дадете разрешение за сайта. Можете също да свържете екипния сайт към група на Microsoft 365. Благодарение на екипния сайт вашата организация, екип или група могат да се свързват помежду си и да работят съвместно по документи и други файлове, да публикуват съобщения, да планират събрания, да поддържат задачи, да проследяват проблеми или елементи за действие и да съхраняват информация в списъци. За повече информация вижте "Какво е екипен сайт на SharePoint"?
Сайтът за комуникация на SharePoint ви позволява да споделяте с други хора, например новини, отчети и състояние. Един сайт за комуникации обикновено има няколко сътрудници, но много членове.
Управление
Управлението е набор от правила, роли, отговорности и процеси, които ръководят, насочват и контролират начина, по който бизнес отделите и техническите екипи на организацията си сътрудничат за постигане на бизнес целите. По отношение на вашата колекция от сайтове на SharePoint планът за управление може да бъде ръководство, което да ви помогне да планирате ролите, отговорностите и правилата, необходими за поддържане на вашата колекция от сайтове. Това може да включва, но не се ограничава до, следните съображения:
- Архитектурата на информацията, включително уеб страници, документи, списъци и данни
- Дейности по поддръжка, включително управление на потребителски акаунти
- Правила за брандиране и персонализиране
- Обучение
Важно е да подготвите план за управление за вашата организация. Като участвате в разработването на план за управление, можете да помогнете за идентифицирането на собствеността както на бизнеса, така и на техническите екипи, като определите кой за кои области от системата отговаря. За повече информация относно разработването на план за управление вижте "Общ преглед: най-добри практики за управление на начина, по който хората използват вашия екипен сайт".
Управление на потребители
Забележка
Може да се наложи да работите с вашия администратор на SharePoint, за да управлявате потребителите. Например администраторът на SharePoint управлява потребителските профили.
Потребителски акаунти в Microsoft 365
Глобалният администратор добавя нови потребители към Microsoft 365 с помощта на Център за администриране на Microsoft 365, който е порталът за управление на потребители и конфигуриране на услуги. За повече информация вижте "Потребители и роли". Когато добавяте нов потребител, глобалният администратор прави следното:
- Указва дали този потребител може да осъществява достъп и до центъра за администриране
- Задава географското местоположение за потребителя
- Избира типа на потребителския лиценз
- Създава потребителско име и парола за потребителя
Потребители на екипен сайт
Можете да добавяте потребители към вашия екипен сайт и да задавате разрешенията за потребителите. Нивата на разрешение и членството в групи на SharePoint могат да бъдат намерени в "Настройки". Въпреки това Microsoft 365 сега създава група за защита, наречена "Всички" с изключение на външните потребители , която съдържа всеки в директорията на Microsoft 365 (с изключение на хората, които са външни за вашата организация и които са поканени чрез функцията за външно споделяне). На тази група за защита автоматично се дава достъп като член в SharePoint. Това означава, че потребителите, които добавяте към указателя на Microsoft 365, могат да редактират сайтове, списъци и библиотеки по подразбиране.
Нива на разрешение и членство в група
Нивата на разрешение са колекции от права на SharePoint, които позволяват на потребителите да изпълняват набор от свързани задачи. Например нивото на разрешение "Четене" включва разрешенията "Преглед на елементи", "Отваряне на елементи", "Преглед на страници" и "Преглед на версии" (между другото), всички те са необходими за преглед на страници, документи и елементи в сайт на SharePoint. Разрешенията могат да са включени в повече от едно ниво на разрешение. За повече информация вижте "Планиране на вашата стратегия за разрешения".
Не ви препоръчваме да давате нива на разрешение директно на отделни потребители, защото това може много да затрудни проследяването и управлението на достъпа до сайтовете. Понякога е необходимо, но трябва да се сведе до минимум, за да се избегне сложност. Вместо това задавайте разрешения на групи и след това присвоявайте отделни потребители на съответните групи. Групата представлява набор от потребители, които са определени на ниво колекция от сайтове за лесно управление на разрешенията. За повече информация вж. "Групи на SharePoint по подразбиране " и "Персонализиране на разрешения за сайт". На всяка група се присвоява ниво на разрешение по подразбиране. Например някои от основните групи по подразбиране на SharePoint включват следните нива на разрешение:
| Група | Ниво на разрешение |
|---|---|
| Собственици | Пълен контрол |
| Посетители | Четене |
| Членове | Сътрудничество |
Всеки с разрешение за пълен контрол може да създава групи по избор.
Когато присвоявате нива на разрешение към групи на SharePoint на ниво колекция от сайтове, по подразбиране всички сайтове и съдържанието на сайтовете наследяват тези нива на разрешение. Това поведение по подразбиране се нарича наследяване на разрешения. Можете да зададете дали да зададете уникални разрешения при създаване на подсайт, или да прекъснете наследяването на разрешения за сайт, списък, библиотека или елемент. За повече информация вижте Какво представлява наследяването на разрешения?
Тъй като нивото на разрешение на потребителя определя какво той може да вижда и до какво да има достъп в даден сайт, трябва внимателно да обмислите членството му в групата. Например потребител, който отговаря за създаването и персонализирането на сайтове, трябва минимално да бъде член на групата Designer. От друга страна, потребител, който трябва само да чете и изтегля съдържание и може да се изисква само да бъде член на групата "Посетители". За повече информация вижте "Разбиране на нивата на разрешение в SharePoint".
Планиране на използване на функции на сайтове и колекция от сайтове
Като администратор на колекция от сайтове за вас може да се наложи да управлявате функциите в SharePoint на ниво колекция от сайтове и на ниво сайт. Тези задачи може да включват активиране или дезактивиране на функции в съответствие с вашия план за управление. За повече информация вж. "Разрешаване или забраняване на функции на колекция от сайтове". Вж. също "Управление на кошчето на колекция от сайтове на SharePoint".