Тази статия се отнася за мениджърите на персонал с директен контакт.
Вие конфигурирате и управлявате настройките за графика на екипа си в уеб и настолната версия на "Смени".
В "Смени" отидете на раздела "Настройки ". Оттук можете да дефинирате настройките на графика си и да изберете възможностите на "Смени", които искате да активирате за вашия екип.
Забележка
Ако дадена настройка не е достъпна за промяна, тази настройка се управлява от вашия ИТ администратор. За повече информация се свържете с ИТ администратора.
В тази статия
- Задаване на часовата зона
- Задаване на началото на седмицата
- Копиране на смени
- Отваряне на "Смени"
- Разменяне на искания за смяна
- Предлагане на искания за смяна
- Искания за неактивно време
- Добавяне или редактиране на причини за отпуска
- Часовник
- Задаване на контроли за поверителност за видимост на смени
Задаване на часовата зона
Задайте часовата зона, за да се гарантира, че смените на екипа ви се показват в правилната часова зона въз основа на местоположението на вашия екип. Под часовата зона на екипа изберете часовата зона на местоположението на екипа и след това под най-близкия град изберете града, който е най-близо до местоположението на вашия екип.
Задаване на началото на седмицата
В зависимост от особеностите на вашата организация, може да искате да промените началото на работната седмица с друг ден. Под "Начало на седмицата" изберете деня от седмицата, когато искате да започват графиците ви.
Копиране на смени
Когато настройвате графиците си, може да искате да копирате и поставяте смени (включително отворени смени) от ден на ден.
Изберете дали да включите дейностите, когато копирате смени. Когато са настроени на "Вкл.", дейностите, които сте добавили към първоначалните смени, автоматично се включват и копират в новите смени.
Отваряне на "Смени"
Изберете дали искате да публикувате отворени смени в графика, който работниците да могат да поискат.
Отваряне на смени за работници във вашето местоположение
Когато "Отворени смени" е включено:
Можете:
- Добавяйте и споделяйте отворени смени с екипа си.
- Преглеждайте и одобрявайте или отхвърляйте искания за отворени смени от вашия екип. Освен това получавате известия, когато работници правят заявки.
Вашите работници могат:
- Преглеждате и поискайте отворени смени, които са споделени с екипа.
- Проследява техните собствени искания за отворени смени, включително изпълняващите се и очакват одобрение от ръководителя. Работниците също така получават известие, когато им бъдат възложени отворени смени.
Ако "Отворени смени" е изключено:
- Не можете да създавате отворени смени за екипа си. Все още можете да преглеждате и управлявате всички отворени искания за смяна, които са направени, преди да изключите тази настройка.
- Вашите работници не могат да виждат или да изискват поемане на отворени смени. Той все още може да проследява всички отворени искания за смяна, които са направили, преди тази настройка да бъде изключена.
Отваряне на смени в различни местоположения
Забележка
Тази функция в момента е в публичен предварителен преглед.
Важно
В зависимост от начина, по който вашият ИТ администратор е конфигурирал "Смени", тази функция може да не е налична за вашия екип. За да разберете, изберете "Проверка дали отговаряте на условията". Ще видите съобщение, което ви уведомява дали това е налично за вашия екип. За да научите повече за тази функция, вижте "Направете отворените смени налични на различни места в "Смени".
Когато "Отворени смени" в различни местоположения също е включено:
Можете:
- Добавяне и споделяне на отворени смени за работници от други екипи (местоположения) във вашия регион, които също използват тази функция за поискване.
- Преглеждайте и одобрявайте или отхвърляйте искания за отворени смени от работници от други екипи във вашия регион, които също използват тази функция. Освен това получавате известия, когато работници правят заявки.
Работниците от други екипи във вашия регион могат:
- Преглед и искане за отворените смени, които сте споделили.
- Проследява техните собствени искания за отворени смени, включително изпълняващите се и очакват одобрение от ръководителя. Работниците също така получават известие, когато искането им за открита смяна е одобрено или отхвърлено.
Ако "Отворени смени в различни местоположения" е Изключено:
- Отворените смени, които споделяте, не са достъпни за работници от други екипи във вашия регион, които могат да поискат това. Все още можете да преглеждате и управлявате всички заявки за отворени смени от работници от други екипи, които са направени, преди да изключите тази настройка.
- Работници от други екипи във вашия регион не могат да виждат или да искат отворени смени във вашето местоположение. Те все още могат да проследяват всички отворени смени, които са направили във вашето местоположение, преди тази настройка да бъде изключена.
Разменяне на искания за смяна
Изберете дали работниците могат да създават заявки за разменяне на смени с колеги.
Когато "Размяна на смени" е включена:
Можете да преглеждате и одобрявате или отхвърляте всички искания за смяна от вашия екип. Освен това получавате известия, когато работници правят заявки.
Вашите работници могат:
- Създавайте искания за разменяне на смени с колега от екипа.
- Управлявайте и получавайте известия за искания за смяна, идващи към тях от колега.
- Проследява техните собствени искания за смяна, включително текущите и очакват одобрение от ръководителя.
Ако "Смяна на смени " е изключено:
- Можете да управлявате всички искания за смяна, които са направени, преди да изключите тази настройка.
- Вашите работници не могат да създават искания за разменяне на смени. Те все още могат да проследяват всички искания за смяна, които са направили, и да управляват тези, които са им дошли от други колеги, преди тази настройка да бъде изключена.
Предлагане на искания за смяна
Изберете дали работниците могат да създават искания, с които да предлагат смените си на колеги.
Когато предложението за смени е включено:
Можете да преглеждате и одобрявате или отхвърляте искания за предложения за смяна от вашия екип. Освен това получавате известия, когато работници правят заявки.
Вашите работници могат:
- Създавайте искания за предлагане на смените им на колега от екипа.
- Управлявайте и получавайте известия за искания за смени с предложения, идващи към тях от друг колега.
- Проследява техните собствени искания за смени в предложенията, включително тези в ход и очакват одобрение от ръководителя.
Ако предложението за смени е изключено:
- Можете да управлявате всички искания за смяна в предложението, които са направени, преди да изключите тази настройка.
- Вашите работници не могат да създават искания за предлагане на смени. Те все още могат да проследяват всички искания за смени с предложения, които са направили, и да управляват тези, които са им дошли от колеги, преди тази настройка да бъде изключена.
Искания за неактивно време
Изберете дали работниците могат да създават искания за отпуск.
Когато исканията за отсъствие от времеса включени:
Можете:
- Отпускайте и споделяйте отпуска на всеки работник от екипа ви.
- Преглеждайте и одобрявайте или отхвърляйте исканията за отпуска от вашия екип. Можете също да получавате известия, когато работници правят заявки.
Вашите работници могат:
- Преглеждайте и получавайте известия за определеното им време за почивка.
- Създавайте искания за отпуска.
- Проследява техните собствени искания за отпуска, включително текущите и чакащите одобрение от ръководителя.
Ако заявките за отсъствие от времетое изключени:
- Можете да отлагате и споделяте отпуска с всеки работник от екипа си и да управлявате всички искания за отпуска, които са направени, преди да изключите тази настройка.
- Вашите работници не могат да създават искания за отпуска. Те все още получават известия, когато им бъде зададено свободно време. Те също могат да проследяват всички искания за отпуска, които са направили, преди тази настройка да бъде изключена.
Добавяне или редактиране на причини за отпуска
Добавете или променете причините за отпуска, които вие и вашият екип виждате в "Смени".
Можете да използвате тези опции, когато назначавате отпуск на служители от вашия екип и служителите избират от тези опции, когато искат отпуск.
"Смени" включва следните причини за отпуск по подразбиране: отпуск, болнични, отпуск, родителски отпуск и неплатен. Можете да ги преименувате, да променяте техните икони или да ги премахвате, както и да създадете свои собствени причини за отсъствието по избор.
Часовник
С часовника вашият екип може да засича времето на влизане и излизане от смени, да записва прекъсванията по време на смени, а когато са на мобилни смени, да редактира и потвърждава своите записи в времевия лист. За да научите повече, вижте "Чeкване на влизане и излизане със "Смени".
Можете да експортирате и преглеждате отчета за времето на екипа си за всеки даден период.
Когато настройвате часовник, можете да включите откриване на местоположението (по желание), за да записвате дали работниците влизат или излизат от зададеното от вас местоположение.
За да включите часовника:
Изберете "Включване на часовник".
Ако искате да включите откриване на местоположението, изберете "Включи откриване на местоположението" за мобилното приложение и попълнете координатите за местоположението, откъдето очаквате да влизат и излизат работниците.
За да получите координатите, ще ви е необходима система за карти като Карти на Bing или Google Карти.- Отидете в Карти на Bing и въведете адреса, на който искате да получите координатите. Когато се покаже резултатът, отиване в екрана с информация вляво. Под "Наблизо" ще видите информация, като например страната или региона на адреса. Координатите се намират точно под това.
- Отидете в Google Maps и въведете адреса, на който искате да получите координатите. Когато се появи резултатът, щракнете с десния бутон върху червеното кабърче на картата, за да видите координатите.
След като включите часовника, можете да изберете "Експортиране ", за да експортирате и прегледате отчета на времевия лист на вашия екип.
Забележка
Ако сте включили откриване на местоположение, отчетът за време показва дали работниците са "на място", когато са влизали и излизали. Няма да виждате техните координати. Работниците се считат за "на място", ако влизат или излизат в радиус от 200 метра от зададеното местоположение.
Задаване на контроли за поверителност за видимост на смени
Контролирайте колко назад в миналото работниците могат да виждат смените си и нивото на детайлност, което виждат.
Използвайте следните настройки, за да контролирате нивото на видимост:
- Разрешаване на служителите да виждат всички смени в миналото: Включете, за да позволите на служителите да виждат всичките смени на колегите си в миналото. За да ограничите видимостта в минали смени, изключете тази настройка и след това изберете продължителност от време (в месеци).
- Позволете на служителите да видят защо други служители са поискали отпуск и бележките, които са включили в искането си за отпуска: Изключете, ако искате работниците да виждат отпуската на колегите си по общ начин, без достъп до бележки или конкретни причини.
- Разрешаване на служителите да виждат бележките от смената, дейностите и почивките, включени в смените на други служители: Изключете, за да ограничите нивото на детайлност, което работниците могат да виждат в смените на другия.