Как да комуникирате чрез различни канали за разпространение

Microsoft Viva Amplify ви позволява да изпращате съобщения през множество платформи за комуникация, за да увеличите вътрешната си комуникация. Чрез Viva Amplify можете да създадете едно съобщение и да го промените така, че да отговаря на различни канали за разпространение, като например Outlook, страници и новини на SharePoint, Teams и Viva Engage (очаквайте скоро). С толкова много опции може да е трудно да се определи най-добрият формат за всеки канал. Определянето кои формати работят най-добре, може да помогне за подобряване на ангажираността във вашата организация.

Outlook
SharePoint
Teams
Viva Engage

Outlook

Имейлът е чудесен за редовно планирани, официални съобщения, които могат да повлияят на множество групи от хора. Имейлите са статични съобщения, които не могат да се актуализират веднъж, така че е най-добре да споделите съдържание, което не изисква постоянни актуализации и промени чрез имейл. Обмислете използването на имейл, за да комуникирате с неща като бизнес актуализации, въведения за нови служители и бързи актуализации на състоянието.

Предимства на комуникацията чрез имейл

Имейл комуникацията е мащабируема. Получателите на имейл могат да споделят с всеки, който има имейл адрес, а читателите ви могат да реагират чрез отговаряне или препращане на имейла до по-широка аудитория. В резултат на това вашият имейл може да бъде прочетен от вашите преки получатели и може да бъде видян от тези, които са препратени имейла. Имейлите също така предоставят чудесни инструменти за записване и проследяване на ценни разговори.

Когато създавате имейл, можете да добавяте връзки към друго съдържание, като например страници и изображения на SharePoint, за да предоставите допълнителна стойност.

Неща, които трябва да имате предвид, когато комуникирате по имейл

Имейл съобщенията не могат да бъдат неизпратени. Ако е направена грешка, подателят трябва да изпрати последващ имейл с планирани корекции или оттегляне и след това да изпрати повторно съобщението с корекции. Добра практика е внимателно да проверявате имейла си, преди да го изпратите, за да сте сигурни, че цялата информация е точна.

Имейл съобщенията са статични, което означава, че информацията не може да бъде премахната или актуализирана и всяка изпратена информация представлява най-точната налична информация в момента.

Имейлите могат да бъдат филтрирани извън папката "Входящи" на читателя, което води до игнориране или непрочетени съобщения.

Научете повече за най-добрите практики, когато пишете чудесни имейли с Outlook.

Най-добри практики за комуникация с Outlook

Тон на гласа	Поддържайте имейлите професионални, информативни и удобни Помислете за аудиторията си, когато изработвате посланието си, и базирайте тона си около темата.
Дължина	Поддържайте имейлите кратки и прости. Обобщете основните точки в първите няколко изречения, започвайки с най-важните.
Структура	Ако има ясен елемент за действие за вашата аудитория, използвайте реда за тема, за да го посочите ясно. Определете към кого се обръщате в поздрава. Започнете с основното си съобщение, последвано от допълнителна информация. Използвайте подходяща разредка, номериране или водещи символи за отделяне на ключовите точки. Поддържайте своя имейл подпис кратък, професионален и без графики, ако е възможно.
Начини за увеличаване на ангажираността	Акцентирате върху вашия разговор за действие, като го добавите към реда за тема, добавите го към първата трета от вашия имейл, като го посочите отделно и лесно видимо и го удебелите или осветите. Engage аудиторията си, като зададете въпроси в имейла си.
Начини за измерване на ангажираността	Ангажиментът за имейл може да бъде измерен чрез проследяване на отговорите и завършването на повикването за действие.

SharePoint

Когато комуникирате чрез SharePoint, съобщенията могат да бъдат изработени с динамично съдържание, което може да се променя често. Комуникацията в SharePoint ви позволява да включвате теми за страници, уеб части и брандирани персонализации, за да създадете интерактивни елементи, които ще увеличат възможностите за ангажираност на читателя.

Използване на страница на SharePoint за комуникация с вашата аудитория

Страницата на SharePoint е уеб страница в сайт на SharePoint, която използва голямо разнообразие от елементи, като например бутони, връзки, видеоклипове, изображения и други, за да чернова и публикува съобщение, което може да се актуализира и променя с течение на времето (например важни събития или промени в правилата). Страниците могат да бъдат посетени от всеки, който има достъп за преглед на сайта, в който е създадена страницата.

Научете повече за създаването на модерна страница на SharePoint.

Използване на публикация с новини на SharePoint за комуникация с вашата аудитория

Публикацията с новини на SharePoint е страница на SharePoint, която ще се показва в информационния канал на Viva Connections и на други страници, които използват уеб част за новини, включително страницата концентратор на организацията. Можете лесно да конвертирате всяка страница на SharePoint в публикация с новини. Публикациите на новини също така ви позволяват да насочвате информацията си към конкретни демографски данни, които са категоризирани в рамките на вашата организация, като например маркетингов екип, екип на отдел "Човешки ресурси" или ръководено ръководство. Насочването към аудитория дава на автора възможността да персонализира кой вижда своята публикация с новини, след като бъде публикувана.

Научете повече за създаването и споделянето на публикация с новини на SharePoint.

Научете повече за насочването към аудитория в SharePoint.

Предимства на комуникацията чрез SharePoint

Съобщенията, които са изработени в SharePoint, могат лесно да се променят или актуализират толкова често, колкото е необходимо. SharePoint също така ви позволява да преглеждате анализа на страниците и да променяте настройките за разрешения. По-важното е, че SharePoint предоставя на потребителя възможността да включи извикване на действия с помощта на уеб частта "Повикване за действие", вдъхновяващи визуализатори за ангажиране. Използването на динамични уеб части ви позволява да помолите читателя да се ангажира допълнително, като превъртате през картини, взаимодействате с диаграми, осъществявате достъп до външни ресурси чрез връзки и позволявате на читателите да харесват и оставят коментари от обратна връзка за страницата на SharePoint. SharePoint също така ви позволява да преглеждате анализа на страниците и да променяте настройките за разрешения, за да контролирате кой има достъп до вашия сайт.

Неща, които трябва да имате предвид, когато комуникирате чрез SharePoint

Читателите трябва да имат достъп, за да преглеждат сайта, където е публикувана страницата или публикацията с дискусионни групи. Въпреки че потребителите могат да поискат достъп до вашия сайт, тяхната заявка ще бъде чакаща, докато някой не отговори.

Най-добри практики за комуникация с SharePoint

Тон на гласа	Тонът на комуникацията ви чрез SharePoint трябва да отговаря на насоките за марката на вашата фирма. Тонът също ще зависи от темата и целта на комуникацията. Обикновено комуникацията чрез SharePoint е приятелска и неофициална. Тонът на всяка страница или новинарска публикация на SharePoint трябва да съответства на тона на сайта на SharePoint, към който ще бъде публикувана страницата или публикацията с новини.
Дължина	Страниците на SharePoint подхождат на по-дълги съобщения, състоящи се от две или повече теми. Помислете за разделяне на големи съобщения на по-малки, визуално сегментирани секции на вашата страница на SharePoint, за да направите съобщението обмислено за аудиторията ви.
Структура	Използвайте секциите, шаблоните и уеб частите на страница на SharePoint, за да насърчите читателите да взаимодействат с информация чрез бутони, видеоклипове, галерии с изображения, формуляри, библиотеки с документи и др. Шаблоните са добра основа, от която да започнете. Използвайте уеб части, за да ви помогнат да генерирате привлекателни и интерактивни съобщения.
Начини за увеличаване на ангажираността	Използвайте уеб частите и форматирането на текста, за да създадете нещо лесно за четене и визуално привлекателно. Включете заглавие на страница, което предоставя достатъчно информация за темата и всяко извикване на действие. Използвайте уеб частта за извикване на действия, за да вдъхновявате потребителите да действат, като щракнете върху връзка по ваш избор.
Начини за измерване на ангажираността	Можете да използвате анализа на страниците на SharePoint за измерване на ангажираността.

Teams

Teams е чудесно място за бърза комуникация, която достига до членовете на вашата организация, без да прекъсва работния им поток.

Предимства на комуникацията чрез Teams

Служителите в много организации прекарват по-голямата част от работния си ден с отворен Teams. Следователно, когато комуникирате чрез Teams, вероятно ще достигнете до хора бързо, тъй като не е необходимо те да отварят друго приложение или страница, за да видят публикацията ви.

Неща, които трябва да имате предвид, когато комуникирате чрез Teams

В зависимост от това как вашата организация използва Teams, хората може да получават много известия на Teams на всеки час. Важно е да направите така, че публикациите ви в Teams да изпъкват, така че да привличат вниманието и да не се игнорират.

Най-добри практики за комуникация с Teams

Тон на гласа	Приложете удобен и непринуден тон, когато пишете съобщения в Teams. Помислете за използване на емоджита, които да ви помогнат да илюстрирате емоциите и да добавите цветни, забавни елементи към посланието си.
Дължина	Поддържайте публикациите в Teams кратки и лесни за сканиране. Обобщаване на ключови точки и връзка към допълнителна информация, когато е необходимо.
Структура	Започнете публикациите с вашата ключова точка. Използвайте инструмента за форматиране, за да стилизирате текст и да добавяте водещи символи за публикации с множество ключови точки. Предоставете кратко резюме и връзка, когато препращате към съществуващо съдържание (например страница или статия на SharePoint). Помислете за добавяне на знак към съобщенията с използването на GIF файлове, илюстрации и изображения, предоставени от Teams.
Начини за увеличаване на ангажираността	Накарайте читателите да се ангажират с публикацията ви в Teams, като задават въпроси или като ги насърчават да харесат и коментират под публикацията ви. Създавайте запитвания или публикувайте въпроси, така че всеки да може да вижда и взаимодейства с отговорите на други читатели. Използвайте @mentions, за да привлечете вниманието на определени лица или групи от хора.
Начини за измерване на ангажираността	Следете реакциите на Teams, като например палец нагоре. Запишете си разговорите, които провеждате в публикацията си.

Viva Engage (очаквайте скоро)

Viva Engage е платформа за комуникация, която свързва хората в дадена организация, като им позволява да изграждат общности, да споделят информация и да ангажират служителите, като обединяват хората, за да изпълнят бързо общите цели и да имат достъп до информация. Viva Engage позволява на всички членове на организацията да задават въпроси публично, да се обръщат към експертите и да участват в социални дискурс по различни теми.

Лидерите на организацията могат да използват Viva Engage, за да управляват културата и да приравнят организацията, като хостват събития за цялата фирма чрез видео на живо и при поискване. Комуникаторите могат също така да създават социални кампании, които могат да информират и възпламени впечатляващите разговори в организацията.

Предимства на комуникацията чрез Viva Engage

Viva Engage е чудесна комуникационна платформа за тонизиране и насърчаване на сътрудничеството между служителите в организацията. Членовете на общността могат свободно да си сътрудничат, да споделят идеи, информация и да се свързват с общи интереси.

Когато общуват със служителите чрез Viva Engage, комуникаторите могат лесно да насърчават и измерват ангажираността чрез....

Вашата организация може да види колко ангажираност генерира дадена тема от броя на хората, които са видели публикацията, и да даде на зрителите начин да реагират на съдържанието в съобщението чрез коментар, харесване или реакция. Ангажираността може да бъде допълнително повишен чрез маркиране на лица с помощта на @ и тяхното име; ги уведомява за протичащия разговор и ги насърчава да участват.

Научете повече за броя на изгледите.

Неща, които трябва да имате предвид, когато комуникирате чрез Viva Engage

Когато комуникирате чрез Viva Engage, е важно информацията да е кратка и проста. Споделяйте връзки към по-дълги форми на съдържание и насърчавайте потребителите да взаимодействат, като задавате въпроси пред аудиторията, насърчавате читателите да харесват, коментират и споделят вашата Viva Engage публикация и включват интерактивни елементи, като анкети и проучвания.

Запазете тона на вашите Viva Engage публикации удобни, информативни и неофициални. В зависимост от размера и мащаба на комуникацията на организацията може да е полезно да има модератор или двама, които могат да следят публикациите и да напътстват разговора, ако започне да се отклонява от темата, да се вникнат в поляризираща тема или да забранят коментарите, ако е необходимо.

Бъдете уважавани, ако критикувате чуждо виждане, не обхващат теми, които могат да засрамят или отчужждават други хора, и да избягвате поляризирането на теми като политика и религия. Не публикувайте по отрицателен начин нищо, което е лично, поверително или удачно за определена страна.

Тон на гласа	Прегледайте указанията за марката на вашата фирма, които са специфични за вашата организация. Тонът на вашата публикация трябва да бъде приятелски настроен, информативен и неофициално. Бъдете уважавани, ако е критикуван. Не обхващат теми, които могат да засрамят или отчужждават читателите ви, и да избягвате поляризирането на теми като политика или религия. Не публикувайте нищо, което е лично или поверително. Избягвайте да пеете определено парти по отрицателен начин.
Дължина	Поддържайте публикациите кратки и лесни за сканиране. Обобщаване на ключови точки и връзка към допълнителна информация, когато е необходимо.
Структура	Започнете публикациите с вашата ключова точка. Предоставете кратко резюме и връзка, когато препращате към съществуващо съдържание (например страница или статия на SharePoint). Използвайте изображения и видео, когато е необходимо. Използвайте @mentions и етикети със знак за хеширане, за да привлечете вниманието на определени лица или групи от хора.
Начини за увеличаване на ангажираността	Накарайте читателите да се ангажират с вашата публикация, като задават въпроси или като ги насърчават да харесват, споделят и оставят коментари. Насърчете членовете си да канят други хора във вашата Viva Engage общност. Създавайте запитвания или публикувайте въпроси, така че всеки да може да вижда и взаимодейства с отговорите на други читатели.
Начини за измерване на ангажираността	Запишете си разговорите, които провеждате в публикацията си.