Organizátor obsahu je funkce SharePointu, která může automaticky spravovat některé důležité úkoly knihovny. To nejenom že šetří čas, ale také usnadní konzistentní správu knihovny dokumentů.
Co umí organizátor obsahu?
Organizátor obsahu může automaticky provádět následující úkoly:
- Směrování dokumentů do jiných knihoven nebo složek Organizátor obsahu funguje jako "vrátný" pro dokumenty. Při nahrání dokumentu organizátor obsahu pomocí pravidel určí, kam se má dokument přesunout. Potom dokument přesměruje do správné knihovny nebo složky, která může být umístěná v jiné kolekci webů. Pravidla můžou být založená na kombinaci typů obsahu a metadat.
- Odeslání všech dokumentů do odkládací knihovny Organizátora obsahu můžete nakonfigurovat tak, aby umisťoval všechny nahrané dokumenty do odkládací knihovny, kde se můžou zadat metadata, a proces odesílání se tak ukončí.
- Správa velikosti složky Organizátora obsahu můžete nakonfigurovat tak, aby sledoval počet položek ve složkách a zajistil, aby žádná složka neobsahovala více než zadaný počet položek. Ve výchozím nastavení je tento limit 2500 položek a když přijde položka číslo 2501, organizátor obsahu automaticky vytvoří novou složku a umístí do ní dokument. Můžete zadat počet položek, které organizátor obsahu povolí v jedné složce.
- Správa duplicitních odeslání: Když se nahraje dokument, který už v knihovně je, můžete organizátora obsahu nechat použít sharepointové verze nebo změnit název souboru přidáním jedinečných znaků. Tím zajistíte zachování jak existujícího dokumentu, tak duplikátu.
- Zachování protokolů auditování: Organizátor obsahu může uchovat protokoly auditování a po přesměrování dokumentu je uložit zároveň s ním.
Aktivace funkce organizátor obsahu na webu
Musíte mít aspoň oprávnění vlastníka webu a musíte mít povolené funkce publikování.
Aktivace funkce organizátor obsahu na webu
Přejděte na web, který chcete konfigurovat.
Klikněte na
a potom z rozevírací nabídky vyberte Nastavení webu.
U SharePointu klikněte na , klikněte na Obsah webu a potom klikněte na Nastavení webu.Na stránce Nastavení webu klikněte ve skupině Akce webu na tlačítko Spravovat funkce webu.
Vedle názvu funkce Organizátor obsahu klikněte na Aktivovat. Po aktivaci funkce se ve sloupci Stav objeví slovo Aktivní.
Konfigurace organizátora obsahu pro směrování dokumentů
Poznámka
Ke konfiguraci organizátora obsahu jsou nutná oprávnění alespoň na úrovni Vlastník webu.
Přejděte na web, pro který chcete konfigurovat organizátora obsahu pro automatické směrování dokumentů do zadaných umístění.
Klikněte na
a potom z rozevírací nabídky vyberte Nastavení webu.
U SharePointu klikněte na , klikněte na Obsah webu a potom klikněte na Nastavení webu.Ve skupině Správa webu vyberte možnost Nastavení organizátora obsahu.
Poznámka
Odkaz Nastavení organizátora obsahu je dostupný jenom v případě, že byla funkce pro tento web aktivovaná.
V části Přesměrovat uživatele do odkládací knihovny vynuťte zaškrtnutím příslušného políčka organizátora obsahu. To uživatele, kteří se pokusí nahrát dokument, automaticky přesměruje do odkládací knihovny.
Pokud chcete povolit pravidla směrování dokumentů na jiný web, zaškrtněte v části Odesílání na jiný web příslušné zaškrtávací políčko.
Chcete-li v případě, že dojde k překročení zadaného počtu položek v umístění, automaticky vytvořit podsložky, zaškrtněte v části Vytvoření oddílů složky políčko Vytvořit podsložky, jakmile bude mít cílové umístění příliš mnoho položek.
- Do pole Počet položek v jedné složce zadejte počet dokumentů, které mohou být ve složce uloženy, než bude vytvořena nová složka.
- Do pole Formát názvu složky zadejte zásady vytváření názvů pro všechny nově vytvářené složky.
V části Duplicitní odeslání vyberte, jestli má být u duplicitních položek použita správa verzí, nebo jestli se mají k názvu souboru každé duplicitní položky přidat jedinečné znaky.
Pokud chcete ukládat protokoly nebo metadata auditování jako položky auditu pro odeslanou položku nebo dokument, zaškrtněte políčko v části Zachování kontextu.
V části Správci pravidel zadejte jména správců pravidel ve vaší organizaci. Správci pravidel musí mít oprávnění Spravovat web, aby měli přístup ke stránce nastavení pravidel organizátora obsahu. Další informace najdete v tématu Vytvoření pravidel organizátora obsahu pro směrování dokumentů.
Jestli chcete, aby se správcům pravidel automaticky odesílaly e-mailové zprávy, zaškrtněte příslušná políčka. Organizátor obsahu může odeslat e-mail, pokud odeslání neodpovídá pravidlu nebo pokud se organizátorovi obsahu odešle jakýkoli obsah.
Poznámka
Email musí být pro server nebo službu nakonfigurovaná správcem SharePointu nebo sítě, aby byla tato zaškrtávací políčka aktivní.
V části Body odeslání zadejte informace o jiných webech nebo softwaru pro odesílání e-mailových zpráv, které můžou odesílat obsah na aktuální stránku.
Tip:
V této části je uvedená adresa URL webové služby pro odeslání obsahu na web v případě, že chcete vytvořit pracovní postup nebo vlastní řešení pro odesílání dokumentů z e-mailového systému.