Receptem na úspěšné weby a spokojené uživatele je dobře naplánovaný a udržitelný přístup ke správě webu a uživatelů. Tady je několik klíčových úkolů a konceptů, které můžete použít při plánování webů a správě uživatelů ve vaší organizaci.
Kolekce webů
Nezáleží na tom, jestli jste v SharePointu noví nebo používáte mnoho verzí, moderní prostředí SharePointu poskytuje větší flexibilitu, snadnější navigaci a všechny weby jsou vhodné pro mobilní zařízení. Doporučujeme vytvářet kolekce webů pro každou úlohu ve vaší organizaci. Moderní prostředí SharePointu usnadňuje navigaci a údržbu, protože každý web je teď kolekce webů. Přečtěte si další informace o moderním prostředí SharePointu a výhodách používání centrálních webů. Doporučujeme vytvořit kolekce webů pro každou úlohu a potom je všechny přidružit k centrálnímu webu. To poskytuje větší flexibilitu a snadno se přizpůsobuje měnícím se potřebám vaší organizace. Další informace najdete v tématu Co je sharepointový centrální web?
Správce SharePointu deleguje správu kolekcí webů na různé osoby ve vaší organizaci. Model oprávnění SharePointu vám pomáhá tím, že umožňuje přiřazovat oprávnění různým rolím, jako je správce kolekce webů, vlastník webu a další. Informace o tom, jak přidávat a odebírat správce kolekce webů, najdete v tématu Správa správců kolekce webů .
Správce kolekce webů má u kolekce webů úroveň oprávnění Úplné řízení . To znamená, že můžete přidávat nebo odstraňovat weby nebo měnit nastavení libovolného webu v kolekci webů. Navíc můžete zobrazit, přidat, odstranit nebo změnit veškerý obsah na těchto webech. Sekundárního správce kolekce webů může určit správce kolekce webů. Jako správce kolekce webů můžete přidat dalšího správce kolekce webů nebo změnit správce kolekce webů prostřednictvím stránky Nastavení. Další informace o tomto úkolu najdete v tématu Správa správců kolekce webů.
Tradiční kolekce webů je skupina webů služby SharePoint, které mají stejného vlastníka a sdílejí nastavení správy, například oprávnění. Podřízené weby dědí navigaci, oprávnění a návrh webu z kolekce webů. Takže kdykoli se změní členové vašeho webu nebo váš projekt, musí se změnit i vaše weby.
Volba webů pro jednotlivé úlohy
Je důležité, abyste si naplánovali typ kolekce sharepointových webů, který potřebujete pro svoje úlohy. Pak chcete uživatelům usnadnit procházení a hledání toho, co potřebují. Tato část poskytuje podrobné informace o některých dostupných moderních webech služby SharePoint a také hovoří o navigaci na těchto webech. Skvělým článkem o plánování navigace je článek Plánování navigace pro moderní prostředí SharePointu.
SharePoint hub site si můžete představit jako rámec nebo základ, který vám pomůže uspořádat různé týmové a komunikační weby. Při vytváření kolekcí webů pro jednotlivé úlohy v organizaci propojuje centrální web tyto kolekce webů logickými způsoby, které usnadňují jejich vyhledávání a správu. Kolekce webů pak můžete přesouvat a spravovat mezi centrálními weby, kdykoli se změní vaše pracovní vytížení. Další informace najdete v tématu Plánování sharepointových centrálních webů.
Týmový web SharePointu a všechny stránky, které na něm vytvoříte, jsou dostupné jenom uživatelům, které pozvete tak, že jim udělíte oprávnění k tomuto webu. Týmový web můžete taky připojit ke skupině Microsoft 365. Týmový web umožňuje vaší organizaci, týmu nebo skupině vzájemně se propojit a spolupracovat na dokumentech a dalších souborech, publikovat oznámení, plánovat schůzky, spravovat úkoly, sledovat problémy nebo úkoly a ukládat informace do seznamů. Další informace naleznete v tématu Co je týmový web služby SharePoint?
Komunikační web SharePointu umožňuje sdílet s ostatními informace, jako jsou zprávy, sestavy a stav. Komunikační web má většinou pár přispěvatelů, ale hodně členů.
Správa věcí veřejných
Zásady správného řízení jsou soubor zásad, rolí, zodpovědností a procesů, které řídí, řídí a řídí, jak obchodní divize a technické týmy organizace spolupracují za účelem dosažení obchodních cílů. Pokud jde o kolekci sharepointových webů, může vám plán zásad správného řízení posloužit jako vodítko, které vám pomůže naplánovat role, odpovědnosti a zásady nezbytné pro podporu vaší kolekce webů. To může zahrnovat mimo jiné následující aspekty:
- Architektura informací, včetně webových stránek, dokumentů, seznamů a dat
- Činnosti údržby, včetně správy uživatelských účtů
- Branding a zásady vlastního nastavení
- Školení
Je důležité připravit plán zásad správného řízení pro vaši organizaci. Účastí na vývoji plánu zásad správného řízení můžete pomoct určit vlastnictví obchodních i technických týmů a definovat, kdo je zodpovědný za které oblasti systému. Další informace o vytvoření plánu zásad správného řízení najdete v tématu Přehled: Doporučené postupy pro správu, jak můžou uživatelé používat týmový web.
Správa uživatelů
Poznámka
Při správě uživatelů možná budete muset spolupracovat se správcem SharePointu. Správce SharePointu například spravuje profily uživatelů.
Uživatelské účty v Microsoftu 365
Globální správce přidává nové uživatele do Microsoft 365 pomocí Centra pro správu Microsoftu 365, což je portál pro správu uživatelů a konfiguraci služeb. Další informace najdete v tématu Uživatelé a role. Při přidávání nového uživatele provede globální správce toto:
- Určuje, zda má uživatel také přístup k Centru pro správu
- Nastaví zeměpisnou polohu uživatele.
- Výběr typu uživatelské licence
- Vytvoří pro uživatele uživatelské jméno a heslo.
Uživatelé týmového webu
Na týmový web můžete přidat uživatele a upravit oprávnění pro uživatele. Úrovně oprávnění a členství ve skupinách SharePoint najdete v části Nastavení. Microsoft 365 ale teď vytvoří skupinu zabezpečení s názvem Všichni kromě externích uživatelů , která obsahuje všechny uživatele v adresáři Microsoft 365 (s výjimkou lidí, kteří jsou mimo vaši organizaci a kteří jsou pozváni prostřednictvím funkce externího sdílení). Tato skupina zabezpečení má automaticky udělený přístup jako člen SharePointu. To znamená, že uživatelé, které přidáte do adresáře Microsoft 365, můžou ve výchozím nastavení upravovat weby, seznamy a knihovny.
Úrovně oprávnění a členství ve skupinách
Úrovně oprávnění jsou kolekce sharepointových práv, které uživatelům umožňují provádět sadu souvisejících úkolů. Úroveň oprávnění pro čtení například zahrnuje mimo jiné oprávnění Zobrazit položky, Otevřít položky, Zobrazit stránky a Zobrazit verze, která jsou všechna potřebná k prohlížení stránek, dokumentů a položek na sharepointovém webu. Oprávnění můžou být zahrnutá ve víc úrovních oprávnění. Další informace najdete v tématu Plánování strategie oprávnění.
Nedoporučujeme přiřazovat úrovně oprávnění přímo jednotlivým uživatelům, protože pak může být velmi obtížné sledovat a spravovat, kdo má k webům přístup. Někdy je to nezbytné, ale mělo by to být omezeno na minimum, aby se předešlo složitosti. Místo toho přiřaďte oprávnění skupinám a potom do příslušných skupin přiřaďte jednotlivé uživatele. Skupina je sada uživatelů, kteří jsou definovaní na úrovni kolekce webů kvůli snadné správě oprávnění. Další informace naleznete v tématech Výchozí skupiny služby SharePoint a Přizpůsobení oprávnění webu. Každé skupině je přiřazena výchozí úroveň oprávnění. Některé základní výchozí skupiny SharePointu například obsahují následující úrovně oprávnění:
| Skupina | Úroveň oprávnění |
|---|---|
| Vlastníci | Úplné řízení |
| Návštěvníci | Číst |
| Členové | Přispívat: |
Vlastní skupiny může vytvářet každý, kdo má oprávnění Úplné řízení.
Pokud skupinám služby SharePoint přiřadíte úrovně oprávnění na úrovni kolekce webů, dědí ve výchozím nastavení tyto úrovně oprávnění všechny weby a jejich obsah. Toto výchozí chování se označuje jako dědičnost oprávnění. Můžete určit, jestli se mají při vytváření podřízeného webu nastavit jedinečná oprávnění nebo se přeruší dědičnost oprávnění pro web, seznam, knihovnu nebo položku. Další informace najdete v tématu Co je dědičnost oprávnění?
Vzhledem k tomu, že úroveň oprávnění uživatele určuje, co může na webu prohlížet a k čemu má přístup, musíte jeho členství ve skupině pečlivě zvážit. Například uživatel, který je zodpovědný za vytváření a přizpůsobování webů, musí být minimálně členem skupiny Designer. Na druhé straně uživatel, který potřebuje pouze číst a stahovat obsah a může být pouze členem skupiny Návštěvníci. Další informace najdete v tématu Vysvětlení úrovní přístupu v SharePointu.
Plánování používání funkcí webu a kolekce webů
Jako správce kolekce webů možná budete musetSharePoint, spravovat funkce na úrovni kolekce webů a webu. Tyto úkoly můžou zahrnovat aktivaci nebo deaktivaci funkcí podle vašeho plánu zásad správného řízení. Další informace najdete v tématu Povolení nebo zakázání funkcí kolekce webů. Viz taky Správa koše kolekce sharepointových webů.