Konfigurace nastavení týmového plánu v aplikaci Směny

Tento článek se týká manažerů prvního kontaktu.

Nastavení týmového plánu můžete konfigurovat a spravovat na webu a na počítači aplikace Směny.

V aplikaci Směny přejděte na kartu Nastavení . Tady můžete definovat nastavení plánu a vybrat funkce Směn, které chcete pro svůj tým povolit. 

V tomto článku

• Nastavení časového pásma
• Nastavení začátku týdne
• Kopírování směn
• Volné směny
• Žádosti o výměnu směn
• Nabídka žádostí o směny
• Žádosti o volno
• Přidání nebo úprava důvodů volna
• Docházkové hodiny
• Nastavení ovládacích prvků ochrany osobních údajů pro viditelnost směn

Nastavení časového pásma

Nastavte časové pásmo, abyste zajistili, že se směny vašeho týmu budou zobrazovat ve správném časovém pásmu podle toho, kde se váš tým nachází. V části Časové pásmo týmu vyberte časové pásmo, ve kterém se nachází váš tým, a pak v části Nejbližší město zvolte město, které je nejblíže umístění vašeho týmu.  

Nastavení začátku týdne

V závislosti na podrobnostech ve vaší organizaci můžete začátek pracovního týdne upravit na jiný den. V části Začátek týdne vyberte den v týdnu, kdy má váš plán začít.

Kopírování směn

Když nastavujete své plány, můžete chtít zkopírovat a vložit směny (včetně otevřených směn) z jednoho dne na druhý.  

Umožňuje zvolit, jestli chcete do kopírování směn zahrnout aktivity. Pokud je zapnutá, aktivity, které jste přidali k původním směnám, se automaticky zahrnou a zkopírují do nových směn.

Volné směny

Zvolte, zda chcete publikovat otevřené směny v plánu, o které mohou pracovníci požádat.

Volné směny pro pracovníky ve vašem závodě

Když je zapnutá možnost Otevřené směny:

• Máte tyto možnosti:

  • Přidávejte otevřené směny a sdílejte je se svým týmem. 
  • Zobrazte si, schvalte nebo odmítněte otevřené žádosti o směny od vašeho týmu. Obdržíte také oznámení, když pracovníci podají žádost. 

• Vaši pracovníci můžou:

  • Zobrazte a vyžádejte si otevřené směny, které se sdílí s týmem.
  • Sledovat jejich vlastní žádosti o otevřené směny, včetně těch, které probíhají a čekají na schválení manažerem. Pracovníci taky dostanou oznámení, když jsou jim přiřazené volné směny. 

Pokud je možnost Otevřené směnyvypnutá:

• Pro svůj tým nemůžete vytvářet otevřené směny. Stále můžete zobrazit a spravovat všechny otevřené žádosti o směny, které byly odeslány před vypnutím tohoto nastavení.
• Vaši pracovníci nemůžou zobrazit otevřené směny ani o ně požádat. Budou moct dál sledovat všechny otevřené žádosti o směny, které odeslali před vypnutím tohoto nastavení.

Volné směny napříč lokacemi

Když je otevřené směny mezi lokacemitaké zapnuté:

• Máte tyto možnosti:

  • Přidejte a sdílejte otevřené směny pro pracovníky v jiných týmech (umístěních) ve vaší oblasti, kteří tuto funkci také používají k žádostem.
  • Umožňuje zobrazit a schválit nebo odmítnout otevřené žádosti o směny od pracovníků z jiných týmů ve vaší oblasti, kteří tuto funkci také používají. Obdržíte také oznámení, když pracovníci podají žádost.

• Pracovníci v jiných týmech ve vaší oblasti můžou:

  • Zobrazte si otevřené směny, které jste sdíleli, a vyžádejte si je.
  • Sledovat jejich vlastní žádosti o otevřené směny, včetně těch, které probíhají a čekají na schválení manažerem. Pracovníci také dostanou oznámení, když je jejich žádost o otevřenou směnu schválena nebo zamítnuta.

Pokud je otevřené směny mezi umístěnímivypnuté:

• Otevřené směny, které sdílíte, si pracovníci z jiných týmů ve vaší oblasti nemohou vyžádat. Stále můžete zobrazovat a spravovat všechny otevřené žádosti o směny od pracovníků v jiných týmech, které byly provedeny před vypnutím tohoto nastavení.
• Pracovníci v jiných týmech ve vaší oblasti nemůžou zobrazit ani požádat o otevřené směny ve vašem umístění. Stále může sledovat všechny otevřené žádosti o směny, které u vás odeslali předtím, než bylo toto nastavení vypnuto.

Žádosti o výměnu směn

Umožňuje zvolit, jestli pracovníci můžou vytvářet žádosti o výměnu směn se spolupracovníky. 

Když je možnost Prohodit směnyzapnutá:

• Všechny žádosti o výměnu směn od vašeho týmu můžete zobrazit a schválit nebo odmítnout. Obdržíte také oznámení, když pracovníci podají žádost. 

• Vaši pracovníci můžou:

  • Vytvářet žádosti o výměnu směn se spolupracovníkem v týmu.
  • Spravujte a přijímejte oznámení o žádostech o výměnu směn, které přichází od kolegy.
  • Sledovat vlastní žádosti o výměnu směn, včetně těch, které probíhají a čekají na schválení manažerem.

Pokud je možnost Prohodit směnyvypnutá:

• Můžete spravovat všechny požadavky na výměnu směn, které byly provedeny před vypnutím tohoto nastavení.
• Vaši pracovníci nemůžou vytvářet žádosti o výměnu směn. Pořád může sledovat všechny žádosti o výměnu směn, které provedli, a spravovat ty, které mu přišly od jiných spolupracovníků před vypnutím tohoto nastavení.   

Nabídka žádostí o směny

Umožňuje zvolit, jestli pracovníci můžou vytvářet žádosti o nabídku směn spolupracovníkům.

Když je nabídka směnzapnutá:

• Můžete zobrazovat a schvalovat nebo odmítat žádosti o směnu nabídek od vašeho týmu. Obdržíte také oznámení, když pracovníci podají žádost. 

• Vaši pracovníci můžou:

  • Vytvářet žádosti o nabídnutí směn spolupracovníkovi v týmu.
  • Spravujte a přijímejte oznámení o žádostech o směnu nabídek, které jim přichází od jiného spolupracovníka.
  • Sledovat vlastní žádosti o směnu nabídek, včetně těch, které probíhají a čekají na schválení manažerem.

Pokud je nabídka směnvypnutá:

• Můžete spravovat všechny žádosti o směnu nabídek, které byly provedeny před vypnutím tohoto nastavení.
• Vaši pracovníci nemůžou vytvářet žádosti o nabídku směn. Pořád může sledovat všechny žádosti o směnu nabídek a spravovat ty, které mu přišly od spolupracovníků před vypnutím tohoto nastavení.

Žádosti o volno

Umožňuje zvolit, zda pracovníci mohou vytvářet žádosti o pracovní volno.

Když jsou žádosti o volnozapnuté:

• Máte tyto možnosti:

  • Přiřaďte volno a sdílejte ho libovolnému pracovníkovi z vašeho týmu.
  • Zobrazovat a schvalovat nebo odmítat žádosti týmu o volno Můžete také obdržet oznámení, když pracovníci požádají.

Vaši pracovníci můžou:

• Prohlížejte si a přijímejte oznámení o přiděleném volnu.
• Vytvářet žádosti o volno.
• Sledovat vlastní žádosti o volno, včetně těch, které probíhají a čekají na schválení manažerem.

Pokud jsou žádosti o volnovypnuté:

• Stále můžete přiřadit a sdílet volno libovolnému pracovníkovi z vašeho týmu a spravovat všechny žádosti o volno, které byly odeslány před vypnutím tohoto nastavení.
• Vaši pracovníci nemůžou žádosti o volno vytvářet. Když jim přiřadíte volno, budou stále dostávat oznámení. Budou také moct dál sledovat všechny žádosti o volno, které odeslali před vypnutím tohoto nastavení. 

Přidání nebo úprava důvodů volna

Přidejte nebo změňte důvody volna, které vy a váš tým vidíte ve Směnách.

Tyto možnosti můžete použít, když přiřadíte volno zaměstnancům ve vašem týmu, a zaměstnanci si z těchto možností vyberou, když o volno požádají.  

Aplikace Směny zahrnuje tyto výchozí důvody volna: dovolená, nemoc, volno, rodičovská dovolená a neplacená. Můžete je přejmenovat, změnit jejich ikony nebo je odebrat a můžete si vytvořit vlastní důvody volna.

Docházkové hodiny

Pomocí docházkového systému může váš tým zaznamenávat příchody a odchody ze směn, zaznamenávat přestávky během směn, a když je na mobilním zařízení Směny, upravovat a potvrzovat záznamy pracovního výkazu. Další informace najdete v tématu Příchod a odchod pomocí Směn. 

Sestavu času týmu pro libovolné období můžete exportovat a zobrazit. 

Při nastavování docházkového systému můžete zahrnout detekci umístění (volitelné) k zaznamenání, zda pracovníci zaznamenávají příchod a odchod z místa, které jste nastavili. 

Zapnutí docházkového systému:

1. Vyberte Zapnout docházkový systém.  

2. Pokud chcete zahrnout detekci polohy, vyberte možnost Zahrnout detekci polohy pro mobilní aplikaci a vyplňte souřadnice pro umístění, ze kterého budou pracovníci přicházet a odcházet.  
   K získání souřadnic budete potřebovat systém map, jako jsou například Mapy Bing nebo Mapy Google. 

   • Přejděte do Mapy Bing a zadejte adresu, jejíž souřadnice chcete zjistit. Po zobrazení výsledku přejděte do podokna informací vlevo. V části V okolí uvidíte informace, jako je země nebo oblast adresy. Souřadnice jsou hned pod ním. 
   • Přejděte do Map Google a zadejte adresu, jejíž souřadnice chcete získat. Když se zobrazí výsledek, klikněte pravým tlačítkem myši na červený špendlík na mapě a zobrazí se souřadnice.

3. Po zapnutí docházkového systému můžete vybrat možnost Exportovata exportovat a zobrazit sestavu pracovního výkazu týmu.

   

Nastavení ovládacích prvků ochrany osobních údajů pro viditelnost směn

Kontrolujte, jak daleko do minulosti mohou pracovníci vidět směny ostatních a úroveň detailů, které vidí.  

Úroveň viditelnosti můžete ovládat pomocí následujících nastavení:

• Povolit zaměstnancům zobrazit všechny směny v minulosti: Zapnutím umožníte pracovníkům zobrazit všechny směny svých spolupracovníků v minulosti. Pokud chcete omezit přístup k minulým směnám, vypněte toto nastavení a poté vyberte časový úsek (v měsících).
• Umožněte zaměstnancům vidět, proč ostatní zaměstnanci požádali o volno, a všechny poznámky, které zahrnuli do své žádosti o volno: Tuto možnost vypněte, pokud chcete, aby pracovníci viděli volno svých spolupracovníků obecným způsobem, bez přístupu k poznámkám nebo konkrétním důvodům. 
• Umožněte zaměstnancům vidět poznámky ke směnám, aktivity a přestávky zahrnuté ve směnách ostatních zaměstnanců: Vypnutím omezíte úroveň podrobností, které si pracovníci mohou navzájem zobrazit ve směnách.

Pro správce IT

Směny pro vaši organizaci prvního kontaktu