Všechno o pracovních postupech Shromáždit podpisy

Pracovní postupy zahrnuté v produktech SharePoint jsou funkce, které můžete použít k automatizaci obchodních procesů, aby byly konzistentnější a efektivnější. Pomocí sharepointového pracovního postupu Shromáždit podpisy můžete dokumenty vytvořené v Excelu, Wordu nebo InfoPathu směrovat jednomu nebo více lidem kvůli jejich podpisům.

Další informace najdete v tématu Přehled pracovních postupů, které jsou součástí SharePointu.

Pokud vše, co potřebujete udělat, je provést úkol pracovního postupu Shromáždit podpisy Stačí přejít do segmentu COMPLETE a rozbalit jej. Je možné, že teď nebudete potřebovat žádný z dalších segmentů.

Jde o tyto sharepointové pracovní postupy:

• Efektivní a konzistentní Pracovní postup Shromáždit podpisy automaticky směruje dokument, přiřazuje úkoly podepisování a sleduje jejich průběh. Aktivitu v pracovním postupu je možné monitorovat a upravovat z centrální stavové stránky a historie událostí ve spuštění pracovního postupu se uchovává po dobu 60 dnů od dokončení.
• Méně práce pro vás Pracovní postup Shromáždit podpisy šetří vám i vašim kolegům čas i potíže a současně zjednodušuje a standardizuje proces podepisování.

Zde je diagram velmi jednoduché verze pracovního postupu Shromáždit podpisy.

Tipy pro používání tohoto článku

Informace v tomto článku jsou uvedeny v rozbalitelných segmentech.

Pokud vše, co potřebujete udělat, je provést úkol pracovního postupu Shromáždit podpisy Stačí přejít do segmentu COMPLETE a rozbalit jej. Je možné, že teď nebudete potřebovat žádný z dalších segmentů.

Pokud chcete přidat, spustit, sledovat a udržovat pracovní postupy Pokud se s těmito úkoly ještě nevyznáte, může být užitečné si při prvním návrhu a přidání pracovního postupu projít tento článek segment po segmentu. Jakmile se seznámíte s informacemi a rozvržením článku, budete moci při jakékoli opětovné návštěvě přejít přímo k segmentu, který potřebujete.

Poznámka ke grafice Obrázky obrazovek a koncepční diagramy v této sérii článků o pracovních postupech jsou obecně založené na typu pracovního postupu Schválení. Kdekoli je to potřeba z důvodu koncepční nebo instruktážní srozumitelnosti, byly obrázky a diagramy v tomto článku přizpůsobeny pro pracovní postupy Shromáždit podpisy.

Několik informací o tisku tohoto článku Tento článek je dlouhý. Pokud chcete vytisknout pouze vybrané segmenty, zajistěte, aby byly při tisku rozbaleny pouze tyto segmenty. (Pokud také chcete do vytištěné kopie zahrnout kompletní grafiku, tiskněte v orientaci na šířku, nikoli na výšku.)

A pár slov o hledání Než budete hledat jakýkoli text nebo termín v tomto článku, ujistěte se, že jsou rozbalené všechny segmenty, ve kterých chcete hledat.

Další informace o pracovních postupech Shromáždit podpisy

Pracovní postup Shromáždit podpisy je funkce produktů SharePointu, která směruje dokument nebo formulář vytvořený v aplikaci Word, Excel nebo InfoPath jednomu nebo více uživatelům k podpisu. Pracovní postup celý proces automatizuje, zefektivňuje a standardizuje.

Základní pracovní postup Shromáždit podpisy, který je součástí sharepointových produktů, funguje jako šablona. Pomocí této šablony můžete na svoje weby přidat jeden nebo víc pracovních postupů Shromáždit podpisy. Každý pracovní postup, který přidáte, je jedinečnou verzí základního pracovního postupu Shromáždit podpisy. Každý pracovní postup má svůj vlastní specializovaný způsob práce založený na nastavení, které určíte při jeho přidání.

Jak mi pomůže pracovní postup Shromáždit podpisy?

• Při prvním přidávání pracovního postupu Shromáždit podpisy do seznamu, knihovny nebo kolekce webů můžete zadat, kolik účastníků chcete zahrnout, a určit, jestli se jejich úkoly přiřazují jeden po druhém (sériově) nebo všechny najednou (paralelně). Můžete se dokonce rozhodnout, zda úkoly účastníků rozdělíte do dvou nebo více samostatných fází. A pokaždé, když pracovní postup u dokumentu spustíte ručně , můžete kterékoliv z těchto nastavení upravit.
• Pracovní postup přiřadí úkol každému určenému účastníkovi. Každý účastník si vybere z několika možných odpovědí: podepsat (nebo nepodepisovat) dokument, znovu přiřadit podpisový úkol nebo úkol odstranit.
• Během spuštěného pracovního postupu můžete sledovat jeho průběh a v případě potřeby provádět úpravy z jedné centrální stránky Stav pracovního postupu.
• Po dobu 60 dní po dokončení pracovního postupu je seznam všech událostí pracovního postupu, ke kterým došlo v průběhu tohoto spuštění (nebo instance) pracovního postupu, stále k dispozici na stránce Stav pracovního postupu pro neformální referenci.

Co pracovní postup Shromáždit podpisy nezmůže ?

Pracovní postup Shromáždit podpisy není určený ke shromažďování schválení a zamítnutí dokumentů nebo ke kontrole publikování webových stránek pro web. Pokud chcete přidat pracovní postup, ve kterém účastníci schválí nebo odmítnou dokument, který kontrolují, přečtěte si článek Vše o pracovních postupech Schválení.

Pracovní postupy Shromáždit podpisy navíc nejsou určeny ke shromažďování názorů. Pokud chcete použít pracovní postup ke shromažďování názorů na dokument, přečtěte si článek Vše o pracovních postupech Shromáždit názory.

Můžete také použít Microsoft SharePoint Designer 2013 a dále přizpůsobit libovolné pracovní postupy zahrnuté v produktech SharePoint.

Kdo může tento typ pracovního postupu používat?

Přidání pracovního postupuVe výchozím nastavení musíte mít k přidání pracovního postupu oprávnění Spravovat seznamy. (Skupina Vlastníci má oprávnění Spravovat seznamy ve výchozím nastavení (na rozdíl od členů skupin Členové a Návštěvníci) ne.)

Spuštění pracovního postupuAbyste mohli spustit už přidaný pracovní postup, musíte mít ve výchozím nastavení oprávnění Upravit položky. (Skupiny Členové i Vlastníci mají oprávnění k úpravám položek ve výchozím nastavení, skupina Návštěvníci ne.)

Vlastníci se také mohou rozhodnout nakonfigurovat konkrétní pracovní postupy tak, aby je mohli spouštět jenom členové skupiny Vlastníci. (Uděláte to tak, že na první stránce přidružovacího formuláře zaškrtnete políčko Ke spuštění tohoto pracovního postupu vyžadovat oprávnění ke správě seznamů .)

Jaké jsou výhody používání digitálních podpisů?

Stále více obchodních transakcí je vedeno elektronicky. V důsledku toho se digitální podpisy stále více používají k tomu, aby právně zavazovaly spoléhající se strany k jejich transakcím. Digitální podpis slouží k ověření totožnosti osoby, která dokument podepsala, a potvrzuje, že po použití digitálního podpisu v dokumentu nedošlo k jeho změně. Digitální podpisy poskytují zabezpečení, které je založeno na šifrovacích technologiích, a pomáhají zmírňovat rizika spojená s elektronickými obchodními transakcemi. Vylepšením digitálního podepisování se Office snaží uspokojit potřeby podniků a subjektů veřejného sektoru po celém světě v oblasti informační bezpečnosti.

Pokud chcete vytvořit digitální podpis, musíte mít digitální certifikát, který prokazuje vaši identitu přijímajícím stranám a který je potřeba získat od renomované certifikační autority (CA). Pokud digitální certifikát nemáte, Microsoft má také partnery, kteří poskytují digitální certifikáty a další rozšířené podpisy.

Jak naplánovat, přidat, spustit a udržovat tento typ pracovního postupu?

Toto jsou základní fáze:

• Před spuštěním pracovního postupu (plánování, přidání, spuštění)
  Před přidáním pracovního postupu naplánujte, kam ho chcete přidat (pro jeden seznam nebo knihovnu nebo pro celou kolekci webů), a zjistěte podrobnosti o tom, jak bude fungovat. Po přidání a konfiguraci pracovního postupu může každý uživatel s potřebnými oprávněními spustit pracovní postup pro konkrétní dokument. Pracovní postup je také možné nastavit tak, aby běžel automaticky. Automatická spuštění se můžou aktivovat na základě jedné nebo obou ze dvou aktivačních událostí: při přidání nebo vytvoření nějakého dokumentu do seznamu nebo knihovny, nebo při změně libovolného dokumentu v seznamu nebo knihovně.
• BĚHEM spuštěného pracovního postupu (dokončení, monitorování, úprava)
  Zatímco je pracovní postup spuštěný, jednotliví účastníci plní své přiřazené úkoly. Mezitím je možné sledovat průběh pracovního postupu z centrální stránky Stav pracovního postupu pro příslušnou instanci pracovního postupu. Úpravy pracovního postupu, když běží, lze provádět ze stejné stránky; a v případě potřeby je možné pracovní postup zrušit nebo ukončit odtud.
• AFTER the workflow run (review, report, change)
  Po dokončení pracovního postupu je možné na stránce Stav pracovního postupu zkontrolovat celou historii tohoto spuštění ( nebo instance) za posledních 60 dní. Pokud budete chtít na fungování pracovního postupu něco změnit, můžete otevřít a upravit přidružovací formulář, který jste vytvořili při prvním přidání pracovního postupu.

Následující vývojový diagram znázorňuje tyto fáze z pohledu člověka, který přidává nový pracovní postup.

Plánování nového pracovního postupu Shromáždit podpisy

V tomto segmentu identifikujeme rozhodnutí, která musíte učinit, a informace, které potřebujete shromáždit před přidáním verze pracovního postupu Shromáždit podpisy.

Pokud už víte, jak tento typ pracovního postupu přidat, a potřebujete jenom připomenout konkrétní kroky, můžete přejít rovnou k příslušnému segmentu ADD (seznam, knihovna nebo kolekce webů) v tomto článku.

Šablony a verze

Pracovní postupy zahrnuté v produktech SharePoint fungují jako hlavní šablony , na kterých jsou založeny konkrétní individuální pracovní postupy, které přidáváte do svých seznamů, knihoven a kolekcí webů.

Pokaždé, když například přidáte pracovní postup Shromáždit podpisy, ve skutečnosti přidáváte verzi šablony obecného pracovního postupu Shromáždit podpisy. Každé verzi dáte její vlastní název a její vlastní nastavení, která zadáte v přidružovacím formuláři při přidávání konkrétní verze. Tímto způsobem můžete přidat více pracovních postupů, přičemž každý z nich bude mít verzi založenou na hlavní šabloně pracovního postupu Shromáždit podpisy, ale každá verze bude mít název a bude přizpůsobena konkrétnímu způsobu, jakým ji budete používat.

V tomto obrázku jsou přidané tři pracovní postupy založené na šabloně pracovního postupu Schválení – jeden pro všechny typy obsahu v jedné knihovně, jeden pro jeden typ obsahu v jedné knihovně a jeden pro jeden typ obsahu v celé kolekci webů.

Představení přidružovacího formuláře

Pokaždé, když přidáte novou verzi pracovního postupu založenou na některé ze zahrnutých šablon pracovních postupů, vyplníte přidružovací formulář , ve kterém určíte, jak má nová verze fungovat.

V následující části naleznete seznam otázek, které vás připraví na vyplnění přidružovacího formuláře. Nejdřív si ale projděte formulář a jeho pole.

První stránka přidružovacího formuláře

Druhá stránka přidružovacího formuláře

Pole na této druhé stránce se zobrazí také v inicializačním formuláři, který se zobrazí pokaždé, když je pracovní postup spuštěn ručně, a lze je v tomto okamžiku upravit pouze pro toto jediné spuštění.

Devět otázek k zodpovězení

Jakmile budete mít odpovědi na všechny otázky v této části, můžete přidat svůj pracovní postup.

Je toto správný typ pracovního postupu?

Tento článek se týká šablony pracovního postupu, která se v nabídce zobrazí jako Shromáždit podpisy – SharePoint 2010. Pokud si nejste jistí, jestli je pro vás tento typ pracovního postupu tou nejlepší volbou, vraťte se zpátky do části LEARN tohoto článku. Další informace o dalších dostupných šablonách pracovních postupů najdete v článku o pracovních postupech zahrnutých v SharePointu.

Je důležité vědět, že řádky podpisu typu, o kterém tady hovoříme, se dají vkládat jenom do dokumentů vytvořených v aplikaci Word, Excel nebo InfoPath.

Jeden seznam, knihovna, nebo celá kolekce webů? a) Jeden typ obsahu, nebo všechny typy obsahu?

Co je typ obsahu?

Každý dokument nebo jiná položka uložená v sharepointovém seznamu nebo knihovně patří k tomu či onomu typu obsahu. Typ obsahu může být tak základní a obecný , jako třeba dokument nebo excelová tabulka, nebo vysoce specializovaný, jako třeba právní smlouva nebo specifikace návrhu produktu. Některé typy obsahu jsou v sharepointových produktech dostupné ve výchozím nastavení, můžete je ale přizpůsobit a přidat další, které sami vytvoříte.

Novou verzi pracovního postupu Shromáždit podpisy můžete zpřístupnit pouze v jednom seznamu nebo knihovně nebo ji můžete zpřístupnit v celé kolekci webů.

• Pokud pracovní postup přidáte pro jeden seznam nebo knihovnu, můžete ho nastavit tak, aby se spouštěl pro všechny typy obsahu nebo jenom pro jeden typ obsahu.
• Pokud ale pracovní postup přidáte pro celou kolekci webů, musíte ho nastavit tak, aby běžel jenom pro jeden typ obsahu webu.
• Ve všech případech musí být každý dokument, pro který se spouští pracovní postup Shromáždění podpisů, soubor, který byl vytvořen v aplikaci Word, Excel nebo InfoPath.

Co je dobré jméno?

Verzi pracovního postupu pojmenujte, která:

• Jasně ukazuje, k čemu se používá.
• Jasně ho odlišuje od ostatních pracovních postupů.

Příklad

Představte si, že jste členem skupiny editorů. Vaše skupina chce použít dva různé pracovní postupy Shromáždit názory:

• První pracovní postup spustíte pro každý dokument odeslaný členem vaší skupiny. Tento pracovní postup shromažďuje názory jenom od vedoucího skupiny.
• Druhý pracovní postup spustíte pro každý dokument odeslaný lidmi mimo vaši skupinu. Tento pracovní postup shromažďuje zpětnou vazbu od každého člena skupiny.

První pracovní postup můžete pojmenovat Vnitřní odeslání vašeho názoru a druhý Externí odeslání vašeho názoru.

Seznamy úkolů a seznamy historie: Stávající nebo nové?

Pracovní postup může používat výchozí seznamy úkolů a seznam historie webu, použít jiné existující seznamy nebo požádat o nové seznamy jenom pro tento pracovní postup.

• Pokud bude váš web obsahovat mnoho pracovních postupů nebo pokud některé z nich budou zahrnovat mnoho úkolů, zvažte vyžádání nových seznamů pro každý pracovní postup. (Správa příliš dlouhých seznamů je jednou z věcí, které můžou zpomalovat výkon. Pro systém je rychlejší a jednodušší udržovat několik kratších seznamů než jeden velmi dlouhý.)
• Pokud úkoly a historie budou obsahovat citlivá nebo důvěrná data, která budete chtít oddělit od obecných seznamů, měli byste určit , že chcete pro tento pracovní postup použít nové, samostatné seznamy. Po přidání pracovního postupu se ujistěte, že jsou pro nové seznamy nastavená příslušná oprávnění.

Kdo a kdy řádky podpisu přidá?

Řádky podpisu lze do dokumentu vložit v kterékoli z těchto dvou situací:

• Před spuštěním pracovního postupu pro dokument.
• Po spuštění pracovního postupu, ale ještě předtím, než první účastník přidá svůj podpis na řádek podpisu.

Přidání digitálního podpisu do dokumentu je proces zahrnující dva kroky:

1. Nejprve někdo vloží řádek podpisu do těla dokumentu.
   
2. Někdo pak na vložený řádek přidá svůj podpis .
   

Mějte na paměti: Od okamžiku, kdy první účastník přidá do dokumentu svůj podpis, je dokument uzamčen před úpravami. Jakákoliv další změna dokumentu po tomto okamžiku – s výjimkou toho, že ostatní podepisující přidají své podpisy – zneplatní nebo odstraní všechny přidané podpisy. A vzhledem k tomu, že vložení řádku podpisu se počítá jako změna v dokumentu, všechny řádky podpisu musí být v dokumentu přítomné předtím, než první účastník přidá na jeden z těchto řádků svůj skutečný podpis .

Na tuto otázku tedy můžete odpovědět třemi jednoduchými způsoby:

• Pro oba druhy zahájení Dokument je založený na šabloně nebo formuláři, který už obsahuje řádky podpisu, takže je není třeba přidávat pro každé jednotlivé spuštění pracovního postupu.
• Pro ruční spuštění Osoba, která pracovní postup spustí, vloží před jeho spuštěním všechny potřebné řádky podpisu.
• Pro automatické spuštění První účastník, který dokument otevře, vloží všechny potřebné řádky podpisu a pak přidá svůj podpis.

Zde je rychlé grafické shrnutí hlavního bodu.

Jak (a kým) lze tento pracovní postup spustit?

Pracovní postup se dá nastavit tak, aby se spouštěl jenom ručně, jenom automaticky nebo jedním z těchto způsobů:

• Při ručním spuštění pracovního postupu Shromáždit podpisy pro určitý dokument se zobrazí jiný formulář, inicializační formulář. Inicializační formulář obsahuje nastavení pouze z druhé stránky přidružovacího formuláře. Pokud chce uživatel, který pracovní postup spouští, změnit některé z těchto nastavení (pouze pro aktuální instanci), může tak učinit před kliknutím na tlačítko Spustit.
• S automatickým spuštěním samozřejmě není možné prezentovat inicializační formulář, takže výchozí nastavení určená v přidružovacím formuláři se použijí beze změn.

Následující obrázek znázorňuje rozdíl mezi ručním a automatickým spouštěním.

Veškeré změny provedené v inicializačním formuláři budou použity pouze během aktuální instance pracovního postupu. Chcete-li změnit trvalé výchozí nastavení pracovního postupu, upravte původní přidružovací formulář způsobem uvedeným v tomto článku v segmentu ZMĚNIT .

Ruční spuštění

Pokud povolíte ruční spuštění, kdokoli, kdo má potřebná oprávnění, může kdykoli spustit pracovní postup pro libovolný způsobilý dokument.

Výhody ručního spuštění spočívají v tom, že vy i vaši kolegové můžete pracovní postup spustit, pouze když se rozhodnete a že při každém spuštění budete mít možnost změnit některá nastavení pomocí inicializačního formuláře.

U ručního spuštění si samozřejmě někdo musí pamatovat na spuštění pracovního postupu, kdykoli je to vhodné.

Automatické spouštění

Pracovní postup můžete nastavit tak, aby se automaticky spouštěl při jedné nebo každé z následujících událostí:

• V seznamu nebo knihovně je vytvořen nebo nahrán nový dokument.
• Dokument, který už je v seznamu nebo knihovně uložený, se změní.

Výhodou automatického spuštění je, že si nikdo nemusí pamatovat, že má pracovní postup spustit. Spustí se pokaždé, když dojde k aktivační události.

Další možnosti pro lepší přístupnost při automatickém spouštění pomocí pracovních postupů Shromáždit podpisy

Na rozdíl od některých jiných zahrnutých pracovních postupů není možné po spuštění pracovního postupu Shromáždit podpisy přidat další úkoly. Pracovní postup se při automatickém spuštění přiřadí jenom těm podpisovým úkolům, které už jsou zadané ve výchozím nastavení. Každý z těchto úkolů je samozřejmě možné během spuštění pracovního postupu znovu přiřadit , ale není možné vytvořit a přiřadit žádné další úkoly. Jinými slovy, pracovní postup Shromáždit podpisy by se měl spouštět automaticky pouze v případě, že je předem známa identita nebo alespoň počet účastníků.

Po automatickém spuštění je možné odstranit nebo zrušit úkoly, které jsou již přiřazeny – pamatujte však, že zrušením úkolu nedojde k odebrání přidruženého řádku podpisu z dokumentu.

Následují tři scénáře použití automatického spuštění. Všimněte si, že v každém scénáři:

• Pracovní postup se spustí v knihovně, do které uživatelé nahrávají dokumenty, které je potřeba podepsat.
• Sada uživatelů, kteří mají přiřazené úkoly podpisu, je v průběhu času stabilní a není třeba ji kontrolovat nebo upravovat při každém spuštění pracovního postupu.

Samozřejmě, že v každém z těchto scénářů platí, že pokud je odeslanou položkou dokument nebo formulář, který již obsahuje příslušné řádky podpisu, není nutné, aby účastníci pracovního postupu vkládali řádky podpisu během spuštění pracovního postupu.

Scénář 1: Jeden úkol, jedna podepisující osoba

Nové výkazy výdajů musí být podepsané Annou, proto vytvoří knihovnu s názvem Nové výkazy výdajů. Deklaraci identity může vytvořit nebo nahrát kdokoli v organizaci.

Anna vytvoří pracovní postup se stejným názvem: Nové výkazy výdajů. Pracovní postup se spustí automaticky pro každý nový dokument a přiřadí jenom jeden úkol podpisu – samozřejmě Anně.

Scénář 2: Více úkolů, více podepisujících osob

Tentokrát musí smlouvy podepsat Anna, Sean a Frank - všichni tři.

Jakub vytvoří knihovnu s názvem Smlouvy o podpisu. Vytvoří pracovní postup Shromáždit podpisy s názvem Podpisy (annaANDseanANDfrank). Pracovní postup se spustí automaticky pro každý nový dokument a každé ze tří osob se přiřadí jeden úkol podepsání.

První podepisující osoba, která dokument otevře, vloží řádky podpisu pro všechny tři podepisující osoby a poté přidá svůj podpis.

Scénář 3: Několik úkolů, jedna podepisující osoba

V této verzi musí smlouvy podepsat Anna, Sean nebo Frank – pouze jeden z nich.

Jakub vytvoří knihovnu s názvem Smlouvy o podpisu a pracovní postup s názvem Podpis (annaORseanORfrank). Vytvoří taky seznam adresátů nebo distribuční skupinu s názvem annaORseanORfrank, která bude zahrnovat všechny tři.

Pracovní postup se znovu spustí automaticky pro každý nový dokument v knihovně, ale tentokrát přiřadí pouze jeden úkol podpisu, a to skupině annaNEBOseanORfrank .

Tento typ úkolu se nazývá skupinový úkol a funguje takto: Pracovní postup pošle e-mailové oznámení o úkolu každému členovi skupiny, ale vytvoří jenom jeden úkol, který si každý jednotlivý člen skupiny může nárokovat a splnit jménem celé skupiny.

Pokyny k převzetí a splnění úkolu skupiny najdete v tomto článku v segmentu DOKONČENO .

Dostanou tento pracovní postup také typy obsahu, které dědí tento pracovní postup?

Pokud pracovní postup přidáte k typu obsahu pro celou kolekci webů, budete mít možnost přidat tento pracovní postup také do všech ostatních typů obsahu v kolekci webů, které dědí z typu obsahu, ke kterému pracovní postup přidáváte. (Pokud přidáváte pracovní postup jenom pro jeden seznam nebo knihovnu, tato možnost se nezobrazí.)

Účastníci: Kteří lidé, v jakém pořadí?

Budete muset zadat jméno nebo e-mailovou adresu každé osoby, které bude úkol podpisu přiřazen.

Seskupit úkoly, nebo jednotlivce? Pokud úkol přiřadíte skupině nebo distribučnímu seznamu, přiřadí se i úkolu skupiny : Každý člen skupiny obdrží oznámení o úkolu, ale jenom jeden člen se bude muset k úkolu přihlásit a dokončit ho. Pokyny k převzetí a splnění úkolu skupiny najdete v tomto článku v segmentu DOKONČENO .

Jedna fáze nebo více fází?Můžete si vybrat, jestli budete mít jenom jednu dílčí fázi podpisových úkolů nebo víc dílčích fází. Pokud máte více fází, budou fáze prováděny jedna po druhé.

Paralelní recenze nebo seriálové recenze?Účastníkům libovolné fáze můžete vybrat, jestli se jejich podpisové úkoly budou přiřazovat všechny najednou (paralelně), nebo že se jejich úkoly budou přiřazovat jeden po druhém (postupně) v pořadí, které určíte. Sériová možnost může být užitečná, pokud je například jeden z podepisujících skutečně osobou s rozhodovací pravomocí o dokumentu a nemá smysl, aby kterýkoli z ostatních podepisujících dokončil své podpisové úkoly, pokud se rozhodne dokument nepodepisovat.

Příklad

Tento jednoduchý scénář ilustruje některé výhody vícefázového i sériového přiřazení úkolů:

Představte si, že Adam přidává nový pracovní postup Shromáždit podpisy pro knihovnu smluv. Vzhledem k tomu, že Frank je skutečným rozhodovatelem, chce být první osobou, která podepíše každou smlouvu. Pokud se rozhodne nepodepisovat , nebude ani Anně, ani Seanovi přidělen podpisový úkol. Frank to může nastavit jedním ze dvou způsobů:

• Pomocí sériové kontrolyFrank vytvoří jednu sériovou fázi, ve které je on prvním účastníkem a Anna a Sean jsou druzí a třetí.
  Zde je návod, jak Frank nastavuje svou jednostupňovou seriálovou recenzi.
  
• Použitím dvou fázíPokud chce Adam a Annu přiřadit úkoly zároveň, aby Jakub nemusel čekat, než Anna přidá svůj podpis, může v pracovním postupu nastavit dvě dílčí fáze. První fáze obsahuje jenom jeho vlastní podpisový úkol a druhá je paralelní fáze obsahující úkoly Anny a Seana. Pokud není dokončena první fáze, druhá fáze se nespustí.
  Zde je návod, jak Frank nastavuje své dvoustupňové paralelní přezkoumání.
  

Zde jsou diagramy obou řešení. V obou verzích platí, že pokud Adam svůj podpisový úkol nesplní, nejsou úkoly nikdy přiřazeny ani Aně, ani Seanovi.

Kdo potřebuje oznámení?

Do pole Kopie na druhé stránce přidružovacího formuláře můžete zadat jména nebo adresy všech osob, které mají být při každém spuštění nebo ukončení tohoto pracovního postupu upozorněny.

• Když sem zadáte jméno, úkol pracovního postupu se této osobě nepřiřadí.
• Pokud je pracovní postup spuštěn ručně, osoba, která ho spouští , obdrží oznámení o spuštění a ukončení, aniž by musela být do tohoto pole zadána.
• Pokud se pracovní postup spustí automaticky, uživatel, který ho původně přidal, obdrží oznámení o zahájení a ukončení, aniž by musel být do tohoto pole zadán.

Přidání pracovního postupu Shromáždit podpisy (jenom pro jeden seznam nebo knihovnu)

Pokud ještě nemáte zkušenosti s přidáváním pracovních postupů, může být užitečné projít si předchozí segmenty LEARN a PLAN v tomto článku, než budete pokračovat kroky v tomto segmentu.

Než začnete

Abyste mohli přidat pracovní postup, musí být v pořádku dvě věci:

Email Aby pracovní postup odesílal e-mailová oznámení, musí být pro váš sharepointový web povolený e-mail. Pokud si nejste jistí, jestli to už je hotové, obraťte se na správce SharePointu.

Oprávnění Výchozí nastavení produktů SharePoint vyžaduje, abyste měli oprávnění Spravovat seznamy, abyste mohli přidávat pracovní postupy pro seznamy, knihovny nebo kolekce webů. (Skupina Vlastníci má oprávnění Spravovat seznamy ve výchozím nastavení, zatímco skupiny Členové a Návštěvníci ne. Další informace o oprávněních najdete v části LEARN tohoto článku.)

Přidání pracovního postupu

Postupujte takto:

1. Otevřete seznam nebo knihovnu, pro kterou chcete přidat pracovní postup.

2. Na pásu karet klikněte na kartu Seznam nebo Knihovna .
   Název karty se může lišit podle typu seznamu nebo knihovny. Například v seznamu kalendářů se tato karta jmenuje Calendar.

3. Ve skupině Nastavení klikněte na Nastavení pracovního postupu.

4. Na stránce Nastavení pracovního postupu zadejte buď jeden typ obsahu, který se má pracovní postup spustit, nebo všechny (pro všechny typy obsahu) a potom klikněte na Přidat pracovní postup.

   Poznámka

   Pracovní postupy Shromáždit podpisy se dají spustit jenom u dokumentů vytvořených v aplikaci Word, Excel nebo InfoPath.

   

   1. Vyplňte první stránku přidružovacího formuláře.
      (Pokyny jsou uvedeny pod obrázkem.)

	Typ obsahu Ponechte výchozí možnost výběru Vše, nebo vyberte konkrétní typ obsahu.
	Pracovní postup Vyberte šablonu Shromáždit podpisy – SharePoint 2010 . Poznámka: Pokud není šablona Shromáždit podpisy – SharePoint 2010 v seznamu uvedená, požádejte správce SharePointu o její aktivaci pro svoji kolekci webů nebo pracovní prostor. Pokud máte oprávnění ke kolekci webů, přečtěte si článek Povolení šablon pracovních postupů SharePointu.
	Name (Název) Zadejte název tohoto pracovního postupu. Název bude identifikovat tento pracovní postup pro uživatele tohoto seznamu nebo knihovny. Návrhy týkající se pojmenování pracovního postupu najdete v tomto článku v segmentu PLÁNOVÁNÍ .
	Seznam úkolů Vyberte seznam úkolů, který se má s tímto pracovním postupem použít. Můžete vybrat existující seznam úkolů nebo kliknout na Úkoly (nové) a vytvořit nový seznam. Informace o důvodech pro vytvoření nového seznamu úkolů (na rozdíl od výběru existujícího seznamu) najdete v tomto článku v segmentu PLÁNOVÁNÍ .
	History List Vyberte seznam historie, který se má v tomto pracovním postupu použít. Můžete vybrat existující seznam historie nebo kliknout na Nový seznam historie a vytvořit nový seznam. Informace o důvodech pro vytvoření nového seznamu historie (na rozdíl od výběru existujícího) najdete v tomto článku v segmentu PLÁNOVÁNÍ .
	Možnosti spuštění Určit způsob nebo způsoby, jakými může být tento pracovní postup spuštěn. Informace o různých možnostech naleznete v tomto článku v segmentu PLÁN .

1. Když budou všechna nastavení v tomto formuláři podle vašich představ, klikněte na Další.
2. Vyplňte druhou stránku přidružovacího formuláře.
   (Pokyny jsou uvedeny pod obrázkem.)
   SharePoint Products zobrazí všechny možnosti na této druhé stránce přidružovacího formuláře pokaždé, když spustíte pracovní postup ručně, takže tyto možnosti můžete změnit jenom pro tuto jednu instanci.

	Přiřadit komu Zadejte jména nebo adresy lidí, kterým má pracovní postup přiřazovat úkoly. Pokud budou úkoly přiřazovány jeden po druhém (v pořadovém čísle) Zadejte jména nebo adresy v pořadí, ve kterém chcete úkoly přiřadit. Pokud budou všechny úkoly přiřazeny ve stejnou dobu (paralelně) Na pořadí jmen nebo adres nezáleží. Pokud zahrnete skupinu nebo distribuční seznam Úkol skupiny bude přiřazený: Každý člen skupiny obdrží oznámení o úkolu, ale jenom jeden z nich se bude muset k úkolu přihlásit a splnit ho. Pokyny k převzetí a splnění úkolu skupiny najdete v tomto článku v segmentu DOKONČENO .
	Pořadí: Určit, zda mají být úkoly přiřazovány po jednom (sériově) nebo všechny najednou (paralelně). Další informace o použití sériové a paralelní fáze naleznete v tomto článku v segmentu PLAN .
	Přidání nové fáze Přidejte všechny požadované fáze kromě první, kterou jste právě nakonfigurovali. Chcete-li odstranit celou dílčí fázi, klikněte do pole Přiřadit pro danou dílčí fázi a stiskněte kombinaci kláves CTRL+DELETE. Další informace o použití více fází naleznete v tomto článku v segmentu PLÁN .
	CC Zadejte jména nebo e-mailové adresy kohokoli, kdo má dostat oznámení při každém spuštění nebo konci pracovního postupu. Když sem zadáte název, nebude úkol pracovního postupu přiřazený. Pokud je pracovní postup spuštěn ručně, osoba, která ho spouští , obdrží oznámení o spuštění a ukončení, aniž by musela být do tohoto pole zadána. Pokud se pracovní postup spustí automaticky, uživatel, který ho původně přidal, obdrží oznámení o zahájení a ukončení, aniž by musel být do tohoto pole zadán.

1. Až budete mít všechna nastavení na této stránce podle svých představ, klikněte na Uložit , aby se vytvořil pracovní postup.

Produkty SharePoint vytvoří novou verzi pracovního postupu.

Co dál?

Pokud jste připravení začít a otestovat nový pracovní postup, přejděte k segmentu START v tomto článku.

Pokyny pro vkládání řádků podpisu do dokumentu najdete v tomto článku v segmentu VLOŽENÍ .

Přidání pracovního postupu Shromáždit podpisy (pro celou kolekci webů)

Pokud ještě nemáte zkušenosti s přidáváním pracovních postupů, může být užitečné projít si segmenty LEARN a PLAN v tomto článku, než budete pokračovat kroky v tomto segmentu.

Než začnete

Abyste mohli přidat pracovní postup, musí být v pořádku dvě věci:

Email Aby pracovní postup odesílal e-mailová oznámení, musí být pro váš web povolený e-mail. Pokud si nejste jistí, jestli to už je hotové, obraťte se na správce SharePointu.

Oprávnění Výchozí nastavení produktů SharePoint vyžaduje, abyste měli oprávnění Spravovat seznamy, abyste mohli přidávat pracovní postupy pro seznamy, knihovny nebo kolekce webů. (Skupina Vlastníci má oprávnění Spravovat seznamy ve výchozím nastavení, zatímco skupiny Členové a Návštěvníci ne. Další informace o oprávněních najdete v části LEARN tohoto článku.)

Přidání pracovního postupu

Postupujte takto:

1. Přejděte na domovskou stránku kolekce webů (ne na domovskou stránku webu nebo podřízeného webu v kolekci).

2. Klikněte na a potom klikněte na Nastavení webu.
   V SharePointu v Microsoftu 365 klikněte a pak klikněte na Obsah webu. V části Obsah webu klikněte na Nastavení webu.

3. Na stránce Nastavení webu klikněte v části Galerie návrhů webů na Typy obsahu webu.
   

4. Na stránce Typy obsahu webu klikněte na název typu obsahu webu, pro který chcete přidat pracovní postup.

   Poznámka

   Pracovní postupy Shromáždit podpisy se dají spustit jenom u dokumentů vytvořených v aplikaci Word, Excel nebo InfoPath.

   

   1. Na stránce pro vybraný typ obsahu klikněte v části Nastavení na Nastavení pracovního postupu.
      
   2. Na stránce Nastavení pracovního postupu klikněte na odkaz Přidat pracovní postup .
      
   3. Vyplňte první stránku přidružovacího formuláře.
      (Pokyny jsou uvedeny pod obrázkem.)

	Pracovní postup Vyberte šablonu Shromáždit podpisy – SharePoint 2010 . Poznámka: Pokud není šablona Shromáždit podpisy – SharePoint 2010 v seznamu uvedená, požádejte správce SharePointu o její aktivaci pro svoji kolekci webů nebo pracovní prostor. Pokud máte oprávnění ke kolekci webů, přečtěte si článek Povolení šablon pracovních postupů SharePointu.
	Name (Název) Zadejte název tohoto pracovního postupu. Tento pracovní postup bude identifikovat jeho název pro uživatele této kolekce webů. Návrhy týkající se pojmenování pracovního postupu najdete v tomto článku v segmentu PLÁNOVÁNÍ .
	Seznam úkolů Vyberte seznam úkolů, který se má s tímto pracovním postupem použít. Můžete vybrat existující seznam úkolů nebo kliknout na Úkoly (nové) a vytvořit nový seznam. Informace o důvodech pro vytvoření nového seznamu úkolů (na rozdíl od výběru existujícího seznamu) najdete v tomto článku v segmentu PLÁNOVÁNÍ .
	History List Vyberte seznam historie, který se má v tomto pracovním postupu použít. Můžete vybrat existující seznam historie nebo kliknout na Nový seznam historie a vytvořit nový seznam. Informace o důvodech pro vytvoření nového seznamu historie (na rozdíl od výběru existujícího) najdete v tomto článku v segmentu PLÁNOVÁNÍ .
	Možnosti spuštění Určit způsob nebo způsoby, jakými může být tento pracovní postup spuštěn. Informace o různých možnostech naleznete v tomto článku v segmentu PLÁN .
	Chcete aktualizovat typy obsahu seznamů a webů? Určete, jestli se má tento pracovní postup přidat ke všem ostatním typům obsahu webů a seznamů (které dědí obsah z tohoto typu obsahu) Operace, při které se provede veškeré další přidávání, může trvat dlouho. Pokud u některých webů nebo podřízených webů, kde chcete tento pracovní postup přidat ke zděděným typům obsahu, byla dědičnost přerušená, ujistěte se před spuštěním této operace, že jste na každém z těchto nebo podřízených webů členem skupiny Vlastníci.

1. Když budou všechna nastavení na této stránce podle vašich představ, klikněte na Další.
2. Vyplňte druhou stránku přidružovacího formuláře.
   (Pokyny jsou uvedeny pod obrázkem.)
   SharePoint Products zobrazí všechny možnosti na této druhé stránce přidružovacího formuláře pokaždé, když spustíte pracovní postup ručně, takže tyto možnosti můžete změnit jenom pro tuto instanci.

	Přiřadit komu Zadejte jména nebo adresy lidí, kterým má pracovní postup přiřazovat úkoly. Pokud budou úkoly přiřazovány jeden po druhém (v pořadovém čísle) Zadejte jména nebo adresy v pořadí, ve kterém chcete úkoly přiřadit. Pokud budou všechny úkoly přiřazeny ve stejnou dobu (paralelně) Na pořadí jmen nebo adres nezáleží. Pokud zahrnete skupinu nebo distribuční seznam Úkol skupiny bude přiřazený: Každý člen skupiny obdrží oznámení o úkolu, ale jenom jeden z nich se bude muset k úkolu přihlásit a splnit ho. Pokyny k převzetí a splnění úkolu skupiny najdete v tomto článku v segmentu DOKONČENO .
	Pořadí: Určit, zda mají být úkoly v této fázi přiřazovány jeden po druhém (sériově) nebo všechny najednou (paralelně). Další informace o použití sériové a paralelní fáze naleznete v tomto článku v segmentu PLAN .
	Přidání nové fáze Přidejte všechny požadované fáze kromě první, kterou jste právě nakonfigurovali. Chcete-li odstranit celou dílčí fázi, klikněte do pole Přiřadit pro danou dílčí fázi a stiskněte kombinaci kláves CTRL+DELETE. Další informace o použití více fází naleznete v tomto článku v segmentu PLÁN .
	CC Zadejte jména nebo e-mailové adresy kohokoli, kdo má dostat oznámení při každém spuštění nebo konci pracovního postupu. Když sem zadáte název, nebude úkol pracovního postupu přiřazený. Pokud je pracovní postup spuštěn ručně, osoba, která ho spouští, obdrží oznámení o spuštění a ukončení, aniž by musela být do tohoto pole zadána. Pokud se pracovní postup spustí automaticky, uživatel, který ho původně přidal, obdrží oznámení o zahájení a ukončení, aniž by musel být do tohoto pole zadán.

1. Až budete mít všechna nastavení na této stránce podle svých představ, klikněte na Uložit , aby se vytvořil pracovní postup.

Produkty SharePoint vytvoří novou verzi pracovního postupu.

Co dál?

Pokud jste připravení začít a otestovat nový pracovní postup, přejděte k segmentu START v tomto článku.

Pokyny pro vkládání řádků podpisu do dokumentu najdete v tomto článku v segmentu VLOŽENÍ .

Vložení řádků pro podpis

Aby mohl účastník pracovního postupu připojit svůj podpis, musí být do dokumentu vložen řádek podpisu. Vložení řádku a samotné přidání podpisu jsou dvě samostatné akce.

Je důležité pamatovat na toto:

• Po přidání podpisu na libovolný řádek podpisu je dokument uzamčen před všemi dalšími změnami s výjimkou přidání dalších podpisů na již existující řádky podpisu.
• Pokud dojde k jakékoli změně po přidání prvního podpisu, všechny již přidané podpisy budou zneplatněny nebo z dokumentu odstraněny.
• Vložení a odstranění řádků podpisu se v dokumentu považují za změny.
• Než tedy první účastník přidá svůj podpis, musí být již dokončeno veškeré přidání a odstranění řádků podpisu.

Tady je rychlý grafický souhrn toho všeho.

Vložení nebo odstranění řádku podpisu (Word nebo Excel)

Vložení řádku podpisu v aplikaci Word nebo Excel:

1. Kliknutím v dokumentu nebo listu umístěte kurzor na místo, kam chcete vložit řádek podpisu.

2. Na kartě Vložení klikněte ve skupině Text na Řádek podpisu.

3. V dialogovém okně Nastavení podpisu vyplňte libovolná nebo všechna čtyři pole:

   • Navrhovaná podepisující osoba:
     Celé jméno podepisující osoby.
     (Zobrazí se v dokončeném podpisu.)
   • Funkce navrhované podepisující osoby:
     (Zobrazí se v dokončeném podpisu.)
   • E-mailová adresa navrhované podepisující osoby:
     (Nezobrazí se v dokončeném podpisu.)
   • Pokyny pro podepisující osobu:
     Jakékoli užitečné nebo nezbytné informace pro podepisující osobu.
     (Nezobrazí se v dokončeném podpisu.)
     

4. Ve stejném dialogovém okně zaškrtněte nebo zrušte zaškrtnutí následujících políček:

   • Povolit podepisující osobě přidat komentáře v dialogovém okně Podepsat:
     Umožněte podepisující osobě zadat účel podpisu.
     (Obsah napsaný podepisující se ve vyplněném podpisu nezobrazí .)
   • Zobrazit datum podpisu v řádku podpisu:
     Datum, ke kterému byl podpis přidán.
     (Zobrazí se v dokončeném podpisu.)

5. Klikněte na OK.

Stejný postup opakujte i pro přidání dalších řádků podpisu.

Odstranění řádku podpisu v aplikaci Word nebo Excel:

1. Kliknutím vyberte řádek podpisu.
2. Stiskněte DELETE.

Vložení nebo odstranění řádku podpisu (InfoPath)

Vložení řádku podpisu v InfoPathu:

1. Kliknutím ve formuláři umístěte kurzor na místo, kam chcete vložit řádek podpisu.

2. Na kartě Domů na pásu karet klikněte ve skupině Ovládací prvky na Řádek podpisu.

3. Kliknutím vyberte řádek podpisu, klikněte na něj pravým tlačítkem myši a v místní nabídce klikněte na příkaz Vlastnosti řádku podpisu.

4. V dialogovém okně Vlastnosti řádku podpisu na kartě Obecné vyplňte některá nebo všechna čtyři pole:

   • Zpráva, kterou podepisující uvidí před podepsáním
     Jakékoli užitečné nebo nezbytné informace pro podepisující osobu.
     (Nezobrazí se v dokončeném podpisu.)
   • Jméno podepisující osoby:
     (Zobrazí se v dokončeném podpisu.)
   • Titul podepisující osoby
     (Zobrazí se v dokončeném podpisu.)
   • E-mailová adresa podepisující osoby
     (Nezobrazí se v dokončeném podpisu.)
     

5. Proveďte požadované úpravy na kartě Velikost a na kartě Upřesnit .

6. Klikněte na OK.

Odstranění řádku podpisu v InfoPathu:

• Kliknutím vyberte ovládací prvek a stiskněte klávesu DELETE.

Co dál?

Pokud jste připraveni nový pracovní postup otestovat, přejděte k segmentu START tohoto článku.

Pokud dokončujete úkol pracovního postupu, přejděte (nebo se vraťte) k segmentu COMPLETE (Dokončeno ) v tomto článku.

Spuštění pracovního postupu Shromáždit podpisy

Připomenutí procesu podpisů: Všechny změny dokumentu – včetně veškerého vložení a odstranění řádků podpisu – musí být provedeny předtím, než první účastník přidá svůj podpis na řádek podpisu. (Další podrobnosti najdete v segmentu PLAN v tomto článku.)

Ověřte také, že lidé, kterým bude pracovní postup přiřazovat úkoly, vědí, jak připojit své podpisy a vyplnit formuláře úkolů. Pro ně může být užitečný segment COMPLETE (Dokončeno ) v tomto článku.

Dva způsoby spuštění pracovního postupu Pracovní postup se dá nastavit tak, aby se spouštěl jenom ručně, jenom automaticky nebo jedním z těchto způsobů:

• Ručně kdykoli, kdokoli, kdo má potřebná oprávnění.
• Automaticky při každém výskytu zadané aktivační události, tj. při každém přidání dokumentu do seznamu nebo knihovny nebo při jakékoli změně dokumentu, který již v seznamu je.
  (Aktivační událost nebo události jsou určeny na první stránce přidružovacího formuláře během původního přidávání a konfigurace pracovního postupu. Další informace najdete v tomto článku v segmentu PLAN .)

Pracovní postup nelze spustit na žádném dokumentu, který je aktuálně rezervován. (Dokument se dá rezervovat po spuštění pracovního postupu, ale po rezervaci už pro něj nemůžete spouštět žádné další pracovní postupy, dokud ho znovu nevrátíte se změnami.)

Automatické spuštění pracovního postupu

Pokud je pracovní postup nakonfigurovaný tak, aby se spouštěl automaticky, pak se při každém výskytu aktivační události pracovní postup spustí na dokumentu, který ho aktivoval.

Pracovní postup po spuštění přiřadí první úkol nebo úkoly a každému přiřazenému uživateli pošle oznámení o úkolu. Současně odesílá oznámení o zahájení (na rozdíl od oznámení úkolů) osobě, která pracovní postup původně přidala, a všem osobám uvedeným v poli Kopie na druhé stránce přidružovacího formuláře.

Pokud potřebné řádky podpisu nejsou v dokumentu přítomny před spuštěním pracovního postupu, musí být vloženy před přidáním prvního podpisu do dokumentu.

Ruční spuštění pracovního postupu

Poznámka k oprávněním Ke spuštění pracovního postupu je obvykle potřeba mít oprávnění Upravit položky. (Ve výchozím nastavení mají toto oprávnění skupiny Členové i Vlastníci, ale skupina Návštěvníci nikoli. Vlastník ale může také u jednotlivých pracovních postupů zvolit, že bude vyžadovat oprávnění Spravovat seznamy pro uživatele, kteří pracovní postup spustí. Výběrem této možnosti mohou vlastníci v podstatě určit, že pouze oni a ostatní vlastníci mohou spustit určitý pracovní postup. Další podrobnosti najdete v části Learn tohoto článku.)

Dvě místa, odkud začít

Pracovní postup můžete spustit ručně z jednoho ze dvou míst:

• Ze seznamu nebo knihovny , kde je dokument uložený.
• Zevnitř samotného dokumentu, který byl otevřen v aplikaci systému systém Microsoft Office, ve které byl vytvořen. (Musí se jednat o úplnou nainstalovanou aplikaci, nikoli o verzi webové aplikace.)

Ve zbývajících dvou částech tohoto segmentu najdete pokyny pro obě metody.

Ruční spuštění ze seznamu nebo knihovny

1. Buď přidejte do dokumentu všechny potřebné řádky podpisu, nebo se s účastníky pracovního postupu domluvte a ujistěte se, že jsou v dokumentu přítomny všechny řádky podpisu dříve, než některý z účastníků přidá k některému z řádků svůj podpis .

2. Přejděte do seznamu nebo knihovny, kde je uložený dokument, pro který chcete pracovní postup spustit.

3. Kliknutím na ikonu před názvem položky vyberte položku a potom na kartě Files na pásu karet klikněte ve skupině Pracovní postupy na položku Workflows.
    

4. Na stránce Pracovní postupy: Název dokumentu klikněte v části Spustit nový pracovní postup na pracovní postup, který chcete spustit.
   

5. V inicializačním formuláři proveďte všechny změny, které chcete použít pro tuto konkrétní instanci pracovního postupu.

   Poznámka

   Změny provedené tady v inicializačním formuláři se použijí jenom během aktuální instance pracovního postupu. Pokud chcete udělat nějaké změny, které se použijí při každém spuštění pracovního postupu, nebo změnit nastavení pracovního postupu, která se nezobrazují v tomto formuláři, podívejte se v tomto článku na segment ZMĚNIT .

	Přiřadit komu Udělejte případné změny v seznamu lidí, kterým má pracovní postup přiřazovat úkoly. Pokud budou úkoly přiřazovány jeden po druhém Zadejte jména nebo adresy v pořadí, ve kterém mají být úkoly přiřazené. Pokud budou všechny úkoly přiřazené ve stejnou dobu Na pořadí jmen nebo adres nezáleží. Pokud zahrnete skupinu nebo distribuční seznam Úkol skupiny bude přiřazený: Každý člen skupiny obdrží oznámení o úkolu, ale jenom jeden z nich se bude muset k úkolu přihlásit a splnit ho. Pokyny k převzetí a splnění úkolu skupiny najdete v tomto článku v segmentu DOKONČENO .
	Pořadí: Ujistěte se, že specifikace týkající se přidělování úkolů v každém segmentu jednotlivě (sériově) nebo všechny najednou (paralelně) odpovídají vašim požadavkům. Další informace o použití sériové a paralelní fáze naleznete v tomto článku v segmentu PLAN .
	Přidání nové fáze Přidejte všechny požadované fáze kromě fáze, které jsou aktuálně nakonfigurované. Chcete-li odstranit celou dílčí fázi, klikněte do pole Přiřadit pro danou dílčí fázi a stiskněte kombinaci kláves CTRL+DELETE. Další informace o použití více fází naleznete v tomto článku v segmentu PLÁN .
	CC Něco přidejte nebo odeberte podle potřeby. Pamatujte, že: Když sem zadáte název, nebude úkol pracovního postupu přiřazený. Pokud je pracovní postup spuštěn ručně, osoba, která ho spouští, obdrží oznámení o spuštění a ukončení, aniž by musela být do tohoto pole zadána. Pokud se pracovní postup spustí automaticky, uživatel, který ho původně přidal, obdrží oznámení o zahájení a ukončení, aniž by musel být do tohoto pole zadán.

1. Až budete mít všechna nastavení v inicializačním formuláři tak, jak potřebujete, kliknutím na Spustit spusťte pracovní postup.

Pracovní postup přiřadí první úkol nebo úkoly a mezitím pošle oznámení o zahájení vám a všem uživatelům uvedeným v poli Kopie v inicializačním formuláři.

Ruční spuštění v aplikaci systému systém Microsoft Office

1. Buď přidejte do dokumentu všechny potřebné řádky podpisu, nebo se s účastníky pracovního postupu domluvte a ujistěte se, že jsou v dokumentu přítomny všechny řádky podpisu dříve, než některý z účastníků přidá k některému z řádků svůj podpis .

2. Otevřete dokument v nainstalované aplikaci Office na počítači.

   Poznámka

   Tuto metodu nelze použít, pokud je dokument otevřen ve webové verzi aplikace systém Microsoft Office. Musí být spuštěn v plné, nainstalované verzi programu na vašem počítači.

3. V otevřeném dokumentu klikněte na kartu Soubor , klikněte na Uložit & Odeslat a potom klikněte na pracovní postup, který chcete s dokumentem spustit.

4. Pokud se zobrazí následující zpráva s informací, že pracovní postup vyžaduje, aby byl soubor vrácený se změnami, klikněte na tlačítko Check In.
   (Pokud se tato zpráva nezobrazí, přejděte ke kroku 5.)

5. Klikněte na velké tlačítko Spustit pracovní postup .

6. Na stránce Změnit pracovní postup proveďte v inicializačním formuláři všechny změny, které chcete použít pro tuto konkrétní instanci pracovního postupu.

   Poznámka

   Změny provedené tady v inicializačním formuláři se použijí jenom během aktuální instance pracovního postupu. Pokud chcete udělat nějaké změny, které se použijí při každém spuštění pracovního postupu, nebo změnit nastavení pracovního postupu, která se nezobrazují v tomto formuláři, podívejte se v tomto článku na segment ZMĚNIT .

	Přiřadit komu Udělejte případné změny v seznamu lidí, kterým má pracovní postup přiřazovat úkoly. Pokud budou úkoly přiřazovány jeden po druhém Zadejte jména nebo adresy v pořadí, ve kterém mají být úkoly přiřazené. Pokud budou všechny úkoly přiřazené ve stejnou dobu Na pořadí jmen nebo adres nezáleží. Pokud zahrnete skupinu nebo distribuční seznam Úkol skupiny bude přiřazený: Každý člen skupiny obdrží oznámení o úkolu, ale jenom jeden z nich se bude muset k úkolu přihlásit a splnit ho. Pokyny k převzetí a splnění úkolu skupiny najdete v tomto článku v segmentu DOKONČENO .
	Pořadí: Ujistěte se, že specifikace týkající se přidělování úkolů v každém segmentu jednotlivě (sériově) nebo všechny najednou (paralelně) odpovídají vašim požadavkům. Další informace o použití sériové a paralelní fáze naleznete v tomto článku v segmentu PLAN .
	Přidání nové fáze Přidejte všechny požadované fáze kromě fáze, které jsou aktuálně nakonfigurované. Chcete-li odstranit celou dílčí fázi, klikněte do pole Přiřadit pro danou dílčí fázi a stiskněte kombinaci kláves CTRL+DELETE. Další informace o použití více fází naleznete v tomto článku v segmentu PLÁN .
	CC Něco přidejte nebo odeberte podle potřeby. Pamatujte, že: Když sem zadáte název, nebude úkol pracovního postupu přiřazený. Pokud je pracovní postup spuštěn ručně, osoba, která ho spouští, obdrží oznámení o spuštění a ukončení, aniž by musela být do tohoto pole zadána. Pokud se pracovní postup spustí automaticky, uživatel, který ho původně přidal, obdrží oznámení o zahájení a ukončení, aniž by musel být do tohoto pole zadán.

1. Až budete mít v inicializačním formuláři nastavená tak, jak potřebujete, kliknutím na Spustit spusťte pracovní postup.

Pracovní postup přiřadí první úkol nebo úkoly a mezitím pošle oznámení o zahájení vám a všem uživatelům uvedeným v poli Kopie v inicializačním formuláři.

Co dál?

• Pokud je to poprvé, co se tento pracovní postup spouští, budou ostatní účastníci potřebovat informace a pomoc, aby mohli dokončit přiřazené úkoly? (Užitečný by jim mohl být segment COMPLETE (Kompletní ) v tomto článku.)
• Také je dobré zkontrolovat, jestli účastníci dostávají e-mailová oznámení, a zejména jestli s oznámeními nenakládají špatně filtry nevyžádané pošty.
• Samozřejmě můžete v pracovním postupu dokončit jeden nebo víc úkolů. Podrobnosti najdete v tomto článku v segmentu KOMPLETNÍ .
• Pokud chcete zjistit, jak můžete sledovat průběh aktuální instance pracovního postupu, přejděte v tomto článku k segmentu MONITOROVÁNÍ .

Dokončení úkolu pracovního postupu Shromáždit podpisy

Pokud je to poprvé, co vám byl úkol v pracovním postupu Shromáždění podpisů přiřazen poprvé, může být užitečné si před dokončením úkolu projít celý tento segment článku. Budete tak informováni o všech možnostech, které se vám mohou otevřít.

Nejprve se ujistěte, že máte správný článek

Různé typy pracovních postupů vyžadují různé akce úkolů.

Než začnete, ujistěte se, že úkol, který vám byl přiřazen, je skutečně pracovním postupem Shromáždit podpisy a není úkolem pro nějaký jiný typ pracovního postupu.

Hledejte text Tento dokument vyžaduje váš podpis na kterémkoli z těchto míst:

• Na řádku Předmět oznámení o úkolu
  
• Na panelu zpráv v dokumentu určeném ke kontrole
  
• V názvu úkolu na stránce Stav pracovního postupu
  

Pokud se odkaz Tento dokument vyžaduje v těchto umístěních text vašeho podpisu , obraťte se na uživatele, který pracovní postup spustil nebo původně přidal, a zjistěte, na které šabloně pracovního postupu je založený, nebo jestli se jedná o vlastní pracovní postup.

Pokud je ale vaším úkolem Shromáždit podpisy, pokračujte ve čtení!

Přehled procesu

Když vám v pracovním postupu přiřadí nějaký úkol, můžete se o něm obvykle dozvědět jedním ze tří způsobů:

• Dostanete e-mailem oznámení o úkolu.
• Otevřete dokument systém Microsoft Office a zobrazí se panel zpráv s informací, že vám byl přiřazen související úkol.
• Podíváte se na sharepointový web a zjistíte, že máte aktuálně přiřazený jeden nebo víc úkolů.

Když zjistíte, že vám byl přiřazen úkol pracovního postupu Shromáždit podpisy, obvykle uděláte dvě věci:

• Zkontrolujte dokument Otevřete a zkontrolujte dokument a potom ho podepište (nebo nepodepiste).
• Dokončení úkolu Vyplníte a odešlete formulář úkolu.

Proto je proto často součástí dokončení úkolu tyto tři položky:

• Zpráva s oznámením (kterou obdržíte jako e-mail)
• Dokument odeslaný k podpisu (který otevřete a pak podepíšete, nebo nepodepíšete)
• Formulář úkolu (který otevřete, vyplníte a odešlete)

Tyto tři položky vypadají takto.

Přechod do dokumentu a formuláře úkolu z oznámení úkolu

(Pokud úkol není přiřazený vám osobně, ale celé skupině nebo distribučnímu seznamu, jehož jste členem, měli byste se k úkolu před jeho dokončením přihlásit . Další informace najdete v části Potvrzení úkolu skupiny před jeho dokončením v tomto segmentu.)

Postupujte takto:

1. V oznámení úkolu klikněte v pokynech k dokončení tohoto úkolu na odkaz na dokument.
2. V otevřeném dokumentu klikněte na tlačítko Otevřít tento úkol na panelu zpráv.

Přechod do dokumentu a formuláře úkolů ze seznamu nebo knihovny

(Pokud úkol není přiřazený vám osobně, ale celé skupině nebo distribučnímu seznamu, jehož jste členem, měli byste se k úkolu před jeho dokončením přihlásit . Další informace najdete v části Potvrzení úkolu skupiny před jeho dokončením v tomto segmentu.)

Postupujte takto:

1. V seznamu nebo knihovně, kde je dokument určený ke kontrole uložený, klikněte na probíhající odkaz spojený s dokumentem a pracovním postupem.
2. Na stránce Stav pracovního postupu klikněte na název úkolu.
3. Ve formuláři úkolu klikněte v části Tento úkol pracovního postupu se vztahuje na panel zpráv na odkaz na dokument.

Podepsání dokumentu

Pokud úkol není přiřazený vám osobně, ale celé skupině nebo distribučnímu seznamu, jehož jste členem, měli byste se k úkolu před jeho dokončením přihlásit . Další informace najdete v části Potvrzení úkolu skupiny před jeho dokončením v tomto segmentu.

Nezapomeňte také na to, že pokud je řádek podpisu nastaven pro konkrétního uživatele a podepíšete jej jako přihlášený jako jiný uživatel, může být tento rozdíl viditelný na řádku podpisu. V tomto příkladu byl řádek podpisu nastaven pro Jana Drymneze, ale podpis přidala osoba přihlášená jako Anna Lidman.

V následujícím příkladu byl dokument vytvořen v Word.

Všimněte si tří žlutých pruhů zpráv v horní části dokumentu:

Označeno jako konečná verzeNa tomto panelu zpráv zjistíte, že alespoň jedna osoba již na řádek podpisu přidala svůj podpis.

Podpisy Kliknutím na tlačítko Zobrazit podpisy otevřete podokno Podpisy . V části Požadované podpisy klikněte na šipku vedle svého jména a poté v rozevírací nabídce klikněte na příkaz Podepsat.

Pokud se zobrazí zpráva o jiných poskytovatelích služeb digitálního podpisu, pokračujte kliknutím na OK . (Pokud nechcete, aby se tato zpráva v budoucnu zobrazila, políčko zaškrtněte.)

Otevře se dialogové okno Podepsat .

Chcete-li dokument podepsat, jednoduše zadejte své jméno do pole vedle velkého X, klikněte na tlačítko Podepsat a poté klikněte na tlačítko OK v dialogovém okně Potvrzení podpisu .

Nezapomeňte: Pokud se vaše jméno v seznamu Požadované podpisy objevuje víckrát, můžete svůj podpis přidat na více řádků podpisu. Jednotlivé podpisy přidáte stejným způsobem.

Úkol pracovního postupuJakmile budete připraveni k dokončení a odeslání formuláře úkolu, klikněte na tlačítko Otevřít tento úkol na panelu zpráv pracovního postupu .

Vyplnit a odeslat formulář úkolu

Formulář úkolu pro úkol pracovního postupu Shromáždit podpisy vypadá přibližně takto.

Všimněte si, že první dva ovládací prvky (Odstranit položku a Tento úkol pracovního postupu se vztahuje na Název dokumentu) se nezobrazí ve formuláři úkolu, pokud se otevře z dokumentu, který má být podepsán. Zobrazí se pouze v případě, že formulář úkolu otevřete přímo ze zprávy s oznámením o úkolu nebo ze seznamu úkolů na stránce Stav pracovního postupu.

	Odstranit položku Pokud chcete úkol odstranit z aktuální instance pracovního postupu, klikněte na odkaz. Odstraněním úkolu se neodstraní dokument určený k podepsání. Odstraněný úkol se už nezobrazuje v oblasti Úkoly stránky Stav pracovního postupu. (Smazání je však stále zaznamenáno v oblasti Historie na stránce.) Poznámka: Pokud jste tuto instanci pracovního postupu nespustili, můžete se před jeho odstraněním poradit tomu, kdo ji spustil (nebo jestli se spustil automaticky, nebo uživatele, který ho původně přidal).
	Tento úkol pracovního postupu se vztahuje k: Název dokumentu: Chcete-li otevřít dokument k podepsání, klikněte na odkaz zde.
	Stav, Požadováno, Konsolidované komentáře, Datum splnění Informace v těchto čtyřech polích nemůžete upravovat ani měnit, ale informace v nich obsažené můžou být užitečné. Všimněte si, že pole Konsolidované komentáře obsahuje všechny komentáře odeslané ve formuláři účastníky, kteří už dokončili své úkoly ve stejné instanci pracovního postupu. Stejně tak se po odeslání vlastního formuláře veškerý text, který uvedete v poli Komentáře (4), zobrazí i v poli Konsolidované komentáře pro další účastníky.
	Komentáře Všechen text, který tady zadáte, se zaznamená do historie pracovního postupu a zobrazí se taky v poli Konsolidované komentáře (3) pro další účastníky.
	Podepsat Po podepsání dokumentu a zadání vašeho názoru na komentář klikněte na toto tlačítko. Tím odešlete formulář a dokončíte úkol.
	Zrušit Kliknutím na tento přepínač zavřete formulář úkolu bez uložení změn a odpovědí. Úkol zůstane nedokončený a přiřazený vám.
	Znovu přiřadit úkol Pokud chcete tento úkol přiřadit někomu jinému, klikněte na toto tlačítko. Obrázek stránky, kam zadáte podrobnosti o novém přiřazení, a další pokyny najdete v části 7 v tomto segmentu Přepřiřazení úkolu někomu jinému. Poznámka: U některých úkolů pracovního postupu může být tato možnost vypnutá.

Převzetí úkolu skupiny před jeho dokončením (volitelné)

Pokud je celé skupině, do které patříte, přiřazený jenom jeden úkol, může kterýkoli člen této skupiny převzít a provést tento jeden úkol jménem celé skupiny.

Před otevřením a podepsáním dokumentu se k úkolu přihlásíte. Jakmile se k úkolu přihlásíte, je přiřazený vám a žádný jiný člen skupiny ho nemůže dokončit. (Tímto způsobem bude nezbytnou práci vykonávat pouze jedna osoba.)

1. Na stránce Stav pracovního postupu najeďte myší na název úkolu přiřazeného vaší skupině, dokud se neobjeví šipka.
2. Klikněte na šipku, klikněte na příkaz Upravit položku a poté ve formuláři úkolu klikněte na tlačítko Nárokovat úkol .
   

Po aktualizaci stránky Stav pracovního postupu uvidíte, že úkol už není přiřazený skupině, ale teď konkrétně vám.

Pokud budete chtít později úkol znovu uvolnit pro skupinu, aniž byste jej dokončili, vraťte se stejným způsobem do formuláře úkolu, ale nyní klikněte na tlačítko Uvolnit úkol .

Přiřadit úkol někomu jinému (volitelné)

Pokud chcete, aby vám přiřazený úkol pracovního postupu dokončil někdo jiný, klikněte na tlačítko Znovu přiřadit úkol ve formuláři úkolu pracovního postupu.

Tento formulář se zobrazí.

	Znovu přiřadit úkol Zadejte jméno nebo adresu osoby, které chcete tento úkol přiřadit. Pokud chcete tento úkol přiřadit osobě, která pracovní postup spustila, nebo pokud se pracovní postup spustil automaticky, osobě, která tento pracovní postup původně přidala, ponechte toto pole prázdné.
	Nová žádost Zadejte veškeré informace, které bude osoba, které úkol přiřazujete, potřebovat k dokončení úkolu. (Jakýkoli text, který zde zadáte, bude přidán do oblasti Sloučené komentáře .)
	Nová doba trvání Udělejte jednu z těchto tří věcí: Dodržení stávajícího termínu splnění Toto pole nechte prázdné. Úplné odebrání termínu splnění Napište číslo 0. Zadání nového termínu splnění Do tohoto pole zadejte číslo a pak zadejte jednotky doby trvání. Obě položky dohromady identifikují období před termínem splnění úkolu změny. Ve výchozím nastavení nejsou úkolům nástroje Shromáždit podpisy přiřazené termíny splnění ani doby trvání úkolů.
	Nové jednotky doby trvání Pokud zadáváte novou dobu trvání úkolu, použijte toto pole společně s polem Nová doba trvání k identifikaci doby před termínem splnění úkolu. ( Příklad: 3 dny nebo 1 měsíc nebo 2 týdny.)

Po dokončení formuláře klikněte na Odeslat. Úkol se označí jako dokončený, osobě, která je teď za úkol zodpovědná, se přiřadí nový úkol a pošle se oznámení o úkolu.

Všechny nové informace, které zadáte, budou zahrnuty do textu Delegováno v oznámení o novém úkolu (číslo 1 na následujícím obrázku).

Všechny tyto změny se mezitím sledují a zobrazují v oddílech Úkoly a Historie na stránce Stav pracovního postupu, jak je znázorněno tady.

Monitorování, úprava nebo zastavení spuštěného pracovního postupu Shromáždit podpisy

Centrálním místem, odkud můžete monitorovat, upravovat nebo zastavovat spuštěný pracovní postup, je stránka Stav pracovního postupu pro příslušnou instanci pracovního postupu.

Nejdřív vám ukážeme, jak se na danou stránku dostat, a pak vám ukážeme, jak používat možnosti a informace, které na ní najdete. Nakonec vám ukážeme dvě další stránky, kde můžete získat další informace o monitorování.

Přechod na stránku Stav pracovního postupu

V seznamu nebo knihovně, kde je položka umístěna, klikněte na odkaz Probíhá pro požadovanou položku a pracovní postup.

V tomto příkladu je položkou dokument s názvem Koncept Keynote a pracovní postup je Schválení 3.

Otevře se stránka Stav pracovního postupu.

• Pokud seznam nebo knihovna obsahuje velký počet položek, můžete hledanou položku najít rychleji pomocí řazení nebo filtrování. Pokud zjistíte, že opakovaně řadíte nebo filtrujete stejným způsobem, může být užitečné vytvořit vlastní zobrazení, které zautomatizuje konkrétní uspořádání.
• Na stránku Stav pracovního postupu se dostanete taky tak, že kliknete na odkaz Zobrazit stav tohoto pracovního postupu v e-mailovém oznámení o tom, že pracovní postup začal, nebo na odkaz Zobrazit historii pracovního postupu v e-mailovém oznámení o dokončení pro konkrétní instanci, která vás zajímá.

Sledování průběhu pracovního postupu pomocí stránky Stav pracovního postupu

Tady, na obrázku jednotlivých oddílů stránky Stav pracovního postupu, najdete monitorovací otázky, na které tento oddíl odpovídá.

Oddíl Informace o pracovním postupu

Zodpovězené otázky:

• Kdo spustil tuto instanci pracovního postupu?
• Kdy byla tato instance spuštěna?
• Kdy došlo k poslední akci v tomto případě?
• Na které položce je tato instance spuštěna?
• Jaký je aktuální stav této instance?

Oddíl Úkoly

Zodpovězené otázky:

• Které úkoly už jsou vytvořené a přiřazené a jaký je jejich aktuální stav?
• Které úkoly už jsou dokončené a jaké byly výsledky každého z těchto úkolů?
• Jaký je termín splnění každého úkolu, který už je vytvořený a přiřazený? (Ve výchozím nastavení nemají úkoly Shromáždit podpisy přiřazené termíny splnění ani doby trvání úkolů.)

Odstraněné úkoly a úkoly, které ještě nejsou přiřazené, se v tomto oddílu nezobrazují .

Oddíl Historie pracovního postupu

Zodpovězené otázky:

• K jakým událostem v této instanci pracovního postupu už došlo?
• Upozorňujeme, že v této oblasti se nezobrazují zpožděné úkoly ani oznámení o zpožděných úkolech.

Zrušení nebo ukončení tohoto spuštění pracovního postupu

Existují dva způsoby, jak zastavit spuštěnou instanci pracovního postupu před jejím normálním dokončením:

• Zrušení pracovního postupu Všechny úkoly se zruší, ale zachovají se v oblasti Úkoly na stránce Stav pracovního postupu.
• Ukončit tento pracovní postup Všechny úkoly se zruší a odstraní z oblasti Úkoly na stránce Stav pracovního postupu. (Změny se ale pořád projevují v oblasti Historie pracovního postupu.)

Pokyny pro obě metody následují.

Storno (všechny úkoly zrušené, ale zachované v seznamu úkolů i v historii)

Pokud už aktuální instance pracovního postupu není potřeba, můžete ho zrušit.

Ve výchozím nastavení může tento postup provést uživatel, který spustil tuto instanci pracovního postupu, nebo kdokoli, kdo má oprávnění ke správě seznamů. (Skupina Vlastníci má oprávnění Spravovat seznamy ve výchozím nastavení, zatímco skupiny Členové a Návštěvníci je nemají.)

• Na stránce Stav pracovního postupu v oblasti přímo pod vizualizací pracovního postupu klikněte na odkaz Zrušit všechny úkoly Shromáždit podpisy .

Všechny aktuální úkoly budou zrušené a pracovní postup skončí se stavem Zrušeno. Zrušené úkoly jsou pořád uvedené v oblasti úkolů i v oblasti Historie pracovního postupu .

Konec (všechny úkoly odstraněné ze seznamu úkolů, ale ponechané v historii)

Pokud dojde k chybě nebo pokud se pracovní postup zastaví a přestane reagovat, lze jej ukončit.

Ve výchozím nastavení může tento postup provést jenom uživatel, který má oprávnění ke správě seznamů. (Skupina Vlastníci má oprávnění Spravovat seznamy ve výchozím nastavení, zatímco skupiny Členové a Návštěvníci je nemají.)

• Na stránce Stav pracovního postupu v oblasti přímo pod možností Vizualizace pracovního postupu klikněte na odkaz Ukončit tento pracovní postup .

Všechny úkoly vytvořené tímto pracovním postupem se zruší a odstraní se z oblasti Úkoly na stránce Stav pracovního postupu, i když se pořád projeví v oblasti Historie pracovního postupu . Pracovní postup skončí se stavem Zrušeno.

Zjištění, které pracovní postupy jsou spuštěné pro položku

Na stránce Pracovní postupy u libovolné položky najdete seznam pracovních postupů, které jsou pro tuto položku aktuálně spuštěné.

1. Přejděte do seznamu nebo knihovny, kde je položka uložená.
2. Najeďte myší na název položky, klikněte na šipku, která se objeví, a potom v rozevírací nabídce klikněte na Pracovní postupy .
3. Na stránce Pracovní postupy: Název položky v části Spuštěné pracovní postupy najdete seznam instancí pracovního postupu, které jsou u položky aktuálně spuštěné.

Monitorování pracovních postupů pro celou kolekci webů

Správci kolekce webů můžou na první pohled zobrazit:

• Kolik pracovních postupů založených na jednotlivých šablonách pracovních postupů v současné době existuje v kolekci webů.
• Údaj, jestli jsou jednotlivé šablony pracovních postupů v kolekci webů aktuálně aktivní nebo neaktivní
• Kolik instancí verzí pracovních postupů založených na jednotlivých šablonách pracovních postupů momentálně běží v kolekci webů.

Uděláte to takto:

1. Otevřete domovskou stránku kolekce webů (ne domovskou stránku webu nebo podřízeného webu v kolekci).
2. Klikněte na ikonu Nastavení a potom klikněte na Nastavení webu.
   Na stránce Nastavení webu klikněte v části Správa webu na Pracovní postupy.
   

Otevře se stránka Pracovní postupy zobrazující informace.

Co dál?

Pokud se tato verze pracovního postupu spouští poprvé, můžete podle pokynů v segmentu KONTROLA v tomto článku zobrazit události v instanci a zjistit, jestli pracovní postup funguje požadovaným způsobem.

Kontrola výsledků pracovního postupu Shromáždit podpisy a vytváření sestav

Po dokončení instance pracovního postupu si můžete prohlížet události zaznamenané v její historii. (K záznamu pro libovolnou instanci můžete přistupovat až 60 dní po dokončení instance.)

Můžete také spouštět sestavy o celkovém výkonu pracovního postupu napříč instancemi.

Kontrola událostí v nejnovější instanci

Pokud položka zůstává ve stejném seznamu nebo knihovně a dokud není u stejné položky znovu spuštěn stejný pracovní postup, bude možné historii poslední instance otevřít ze seznamu nebo knihovny.

Zobrazení stránky Stav pracovního postupu pro nejnovější instanci pracovního postupu, která se spouští u libovolné položky:

• V seznamu nebo knihovně, kde je položka umístěna, klikněte na stavový odkaz požadované položky a pracovního postupu.

V tomto příkladu je touto položkou dokument s názvem Koncept Keynote a pracovním postupem je Schválení nového dokumentu.

V dolní části stránky Stav pracovního postupu se nachází oddíl Historie pracovního postupu .

Přístup k historii instancí po dobu až 60 dnů

Co když chcete zkontrolovat historii instance po opětovném spuštění stejného pracovního postupu u stejné položky?

Můžete to dělat až 60 dní odtud, a to buď ze dvou vstupních bodů: seznamu nebo knihovny, nebo z oznámení o dokončení pracovního postupu. (Šedesát dní je doba, po kterou produkty SharePoint uchovává historii úkolů pro pracovní postupy.)

Ze seznamu nebo knihovny

1. Přejděte do seznamu nebo knihovny, kde je položka uložená.
2. Kliknutím na ikonu před názvem položky vyberte položku a potom na kartě Files na pásu karet klikněte ve skupině Pracovní postupy na položku Workflows.
3. Na stránce Pracovní postupy: Název položky klikněte v části Dokončené pracovní postupy na název nebo stav instance pracovního postupu, kterou chcete zkontrolovat.
   
   Otevře se stránka Stav pracovního postupu pro danou instanci.

Z oznámení o dokončení pracovního postupu

• Otevřete oznámení o dokončení pracovního postupu pro instanci, kterou chcete zkontrolovat, a klikněte na odkaz Zobrazit historii pracovního postupu .

Otevře se stránka Stav pracovního postupu pro danou instanci.

Pokud chcete zachovat všechna oznámení o dokončení, můžete vytvořit pravidlo Outlooku. Nastavte pravidlo pro kopírování všech příchozích zpráv, které mají v řádku předmětudokončený text, do jejich vlastní, samostatné složky. (Ujistěte se, že pravidlo aplikace Outlook příchozí zprávy kopíruje , a ne je pouze přesouvá , jinak se také nezobrazí ve složce Doručená pošta.)

Vytváření sestav výkonu pracovních postupů

Pokud chcete zjistit, jak jedna z verzí pracovního postupu obecně funguje – v průběhu času a ve více instancích – můžete vytvořit jednu nebo obě ze dvou předdefinovaných sestav:

• Sestava doby trvání aktivity Tato sestava zobrazuje průměry toho, jak dlouho trvá dokončení jednotlivých aktivit v rámci pracovního postupu a také jak dlouho trvá každé úplné spuštění nebo instanci pracovního postupu.
• Zrušení a hlášení chyb Tato sestava umožňuje zjistit, jestli se pracovní postup před jeho dokončením často ruší nebo jestli nedochází k chybám.

Vytvoření dostupných sestav pro pracovní postup

1. V seznamu nebo knihovně klikněte ve sloupci Stav pro daný pracovní postup na odkaz s informacemi o stavu.
   
2. Na stránce Stav pracovního postupu klikněte v části Historie pracovního postupu na Zobrazit sestavy pracovních postupů.
   
3. Vyhledejte pracovní postup, pro který chcete zobrazit sestavu, a klikněte na název sestavy, kterou chcete zobrazit.
   
4. Na stránce Přizpůsobit zachovejte nebo změňte umístění, kde bude soubor sestavy vytvořen, a poté klikněte na tlačítko OK.
   
   Sestava se vytvoří a uloží do zadaného umístění.
5. Po dokončení sestavy ji můžete zobrazit kliknutím na odkaz na následujícím obrázku. V opačném případě kliknutím na OK dokončete a zavřete dialogové okno. (Později, až budete chtít sestavu zobrazit, ji najdete v umístění, které jste zadali v předchozím kroku.)
   

Co dál?

Pokud váš pracovní postup funguje přesně tak, jak chcete, máte všechno nastavené a můžete ho začít používat.

Pokud byste chtěli na fungování tohoto systému něco změnit, podívejte se na segment ZMĚNA v tomto článku.

Vytváření sestav výkonu pracovních postupů

Pokud chcete zjistit, jak jedna z verzí pracovního postupu obecně funguje – v průběhu času a ve více instancích – můžete vytvořit jednu nebo obě ze dvou předdefinovaných sestav:

• Sestava doby trvání aktivity Tato sestava zobrazuje průměry toho, jak dlouho trvá dokončení jednotlivých aktivit v rámci pracovního postupu a také jak dlouho trvá každé úplné spuštění nebo instanci pracovního postupu.
• Zrušení a hlášení chyb Tato sestava umožňuje zjistit, jestli se pracovní postup před jeho dokončením často ruší nebo jestli nedochází k chybám.

Vytvoření dostupných sestav pro pracovní postup

1. V seznamu nebo knihovně klikněte ve sloupci Stav pro daný pracovní postup na odkaz s informacemi o stavu.
   
2. Na stránce Stav pracovního postupu klikněte v části Historie pracovního postupu na Zobrazit sestavy pracovních postupů.
   
3. Vyhledejte pracovní postup, pro který chcete zobrazit sestavu, a klikněte na název sestavy, kterou chcete zobrazit.
   
4. Na stránce Přizpůsobit zachovejte nebo změňte umístění, kde bude soubor sestavy vytvořen, a poté klikněte na tlačítko OK.
   
   Sestava se vytvoří a uloží do zadaného umístění.
5. Po dokončení sestavy ji můžete zobrazit kliknutím na odkaz na následujícím obrázku. V opačném případě kliknutím na OK dokončete a zavřete dialogové okno. (Později, až budete chtít sestavu zobrazit, ji najdete v umístění, které jste zadali v předchozím kroku.)
   

Co dál?

Pokud váš pracovní postup funguje přesně tak, jak chcete, máte všechno nastavené a můžete ho začít používat.

Pokud byste chtěli na fungování tohoto systému něco změnit, podívejte se na segment ZMĚNA v tomto článku.

Změna, zakázání nebo odebrání pracovního postupu Shromáždit podpisy

Po spuštění první instance nového pracovního postupu Shromáždit podpisy a kontrole výsledků může být vhodné provést jednu či více změn ve způsobu konfigurace pracovního postupu.

Také můžete chtít v různých obdobích v budoucnu provést další změny konfigurace.

Nakonec můžete chtít pracovní postup na kratší nebo delší dobu zakázat, ale neodebrat ho – nebo se můžete dokonce rozhodnout ho odebrat úplně.

Změna trvalého nastavení pracovního postupu

Chcete-li trvale změnit nastavení stávajícího pracovního postupu, otevřete a upravte přidružovací formulář, který byl původně použit k jeho přidání.

Pokud se pracovní postup spouští jenom v jednom seznamu nebo knihovně

1. Otevřete seznam nebo knihovnu, ve které se pracovní postup spouští.

2. Na pásu karet klikněte na kartu Seznam nebo Knihovna .

   Poznámka

   Název karty se může lišit podle typu seznamu nebo knihovny. Například v seznamu kalendářů se tato karta jmenuje Calendar.

3. Ve skupině Nastavení klikněte na Nastavení pracovního postupu.

4. Na stránce Nastavení pracovního postupu klikněte v části Název pracovního postupu (kliknutím můžete změnit nastavení) na název pracovního postupu, jehož nastavení chcete změnit.

   Poznámka

   Pokud požadovaný pracovní postup Shromáždit podpisy není v seznamu, může být přidružený jenom k jednomu typu obsahu. Pracovní postupy zobrazené v tomto seznamu jsou řízeny ovládacím prvkem Zobrazit přidružení pracovních postupů tohoto typu , který se nachází těsně nad seznamem. (Viz obrázek.) Klikáním na možnosti typů obsahu v rozevírací nabídce zjistěte, který z nich zobrazuje požadovaný pracovní postup. Až se požadovaný pracovní postup zobrazí v seznamu, klikněte na jeho název.

5. Proveďte a uložte požadované změny ve stejném dvoustránkovém přidružovacím formuláři, který byl původně použit k přidání pracovního postupu.
   Další informace o polích a ovládacích prvcích v přidružovacím formuláři naleznete v tomto článku v segmentu PLAN a v příslušném segmentu ADD (Seznam/knihovna nebo kolekce webů).

Pokud se pracovní postup spustí ve všech seznamech a knihovnách v kolekci webů

1. Otevřete domovskou stránku kolekce webů (ne domovskou stránku webu nebo podřízeného webu v kolekci).
2. Klikněte na ikonu Nastavení a potom klikněte na Nastavení webu.

Na stránce Nastavení webu klikněte v části Galerie na Typy obsahu webu.

1. Na stránce Typy obsahu webu klikněte na název typu obsahu webu, pro který se pracovní postup spustí.
   
2. Na stránce pro vybraný typ obsahu klikněte v částiNastavení naNastavení pracovního postupu.
   
3. Na stránce Nastavení pracovního postupu klikněte v části Název pracovního postupu (kliknutím můžete změnit nastavení) na název pracovního postupu, jehož nastavení chcete změnit.
4. Proveďte a uložte požadované změny ve stejném dvoustránkovém přidružovacím formuláři, který byl původně použit k přidání pracovního postupu.
   Další informace o polích a ovládacích prvcích v přidružovacím formuláři naleznete v tomto článku v segmentu PLAN a v příslušném segmentu ADD (Seznam/knihovna nebo kolekce webů).

Zakázání nebo odebrání pracovního postupu

Pokud se pracovní postup spouští jenom v jednom seznamu nebo knihovně

1. Otevřete seznam nebo knihovnu, ve které se pracovní postup spouští.
2. Na pásu karet klikněte na kartu Seznam nebo Knihovna .
   Název karty se může lišit podle typu seznamu nebo knihovny. Například v seznamu kalendářů se tato karta jmenuje Calendar.
3. Ve skupině Nastavení klikněte na Nastavení pracovního postupu
4. Na stránce Nastavení pracovního postupu klikněte na odkaz Odebrat pracovní postup .
5. Pomocí formuláře na stránce Odebrat pracovní postupy můžete pracovní postupy zakázat, znovu povolit nebo odebrat.
   

Ve formuláři je pět sloupců:

• Pracovní postup Název pracovního postupu.
• Instance Počet instancí pracovního postupu, který je aktuálně spuštěný u položek
• Povolit Možnost, která umožní pokračovat v normální činnosti pracovního postupu.
• Žádné nové instance Možnost, která umožňuje dokončení všech aktuálně spuštěných instancí pracovního postupu, ale zakáže pracovní postup tím, že znemožní spouštění nových instancí. (Tato akce je vratná. Pokud budete chtít pracovní postup později znovu povolit, vraťte se na tuto stránku a vyberte Povolit.)
• Odebrat Možnost, která pracovní postup zcela odebere ze seznamu nebo knihovny. Všechny spuštěné instance budou okamžitě ukončeny a sloupec daného pracovního postupu se již nebude zobrazovat na stránce seznamu nebo knihovny. (Tuto akci nejde vrátit zpátky.)

Pokud se pracovní postup spustí ve všech seznamech a knihovnách v kolekci webů

1. Otevřete domovskou stránku kolekce webů (ne domovskou stránku webu nebo podřízeného webu v kolekci).
2. Klikněte na tlačítko Nastavení a potom klikněte na Nastavení webu.
   V SharePointu v Microsoftu 365 klikněte na tlačítko Nastavení , klikněte na Obsah webu a potom klikněte na Nastavení webu.
3. Na stránce Nastavení webu klikněte v části Galerie webových Designer na Typy obsahu webu.
   
4. Na stránce Typy obsahu webu klikněte na název typu obsahu webu, pro který se pracovní postup spustí.
   
5. Na stránce pro vybraný typ obsahu klikněte v částiNastavení na Nastavení pracovního postupu.
6. Na stránce Nastavení pracovního postupu klikněte na odkaz Odebrat pracovní postup .
7. Pomocí formuláře na stránce Odebrat pracovní postupy můžete pracovní postupy zakázat, znovu povolit nebo odebrat.
   

Co dál?

Pokud jste provedli nějaké změny, spusťte testovací instanci pracovního postupu a znovu zkontrolujte účinky změn.

Ve formuláři je pět sloupců:

• Pracovní postup Název pracovního postupu.
• Instance Počet instancí pracovního postupu, který je aktuálně spuštěný u položek
• Povolit Možnost, která umožní pokračovat v normální činnosti pracovního postupu.
• Žádné nové instance Možnost, která umožňuje dokončení všech aktuálně spuštěných instancí pracovního postupu, ale zakáže pracovní postup tím, že znemožní spouštění nových instancí. (Tato akce je vratná. Pokud budete chtít pracovní postup později znovu povolit, vraťte se na tuto stránku a vyberte Povolit.)
• Odebrat Možnost, která pracovní postup z kolekce webů úplně odebere Všechny spuštěné instance budou okamžitě ukončeny a sloupec daného pracovního postupu se již nebude zobrazovat na stránce seznamu nebo knihovny. (Tuto akci nejde vrátit zpátky.)

Další přizpůsobení

Existuje celá řada způsobů, jak dál přizpůsobit pracovní postupy zahrnuté v produktech SharePoint.

Můžete dokonce vytvořit vlastní pracovní postupy úplně od začátku.

Můžete použít kteroukoli nebo všechny následující aplikace:

• SharePoint Designer 2013 Přizpůsobte formuláře, akce a chování pracovních postupů.
• Microsoft Visual Studio Vytvářejte vlastní akce pracovního postupu.

Další informace naleznete v nápovědě na webu MSDN (Software Developer Network).