"Uložit brzy, často" je věcí minulosti. Teď je k dispozici funkce Automatické ukládání, která ukládá každých pár sekund, aby to uživatelé nemuseli dělat.
Automatické ukládání je povolené, když je soubor uložený na OneDrive, OneDrive pro práci nebo školu nebo SharePoint v Microsoft 365. Změny uživatelů se automaticky ukládají do cloudu, když pracují. A pokud na stejném souboru pracují jiní uživatelé, automatické ukládání jim umožní zobrazit změny během několika sekund. Bez povoleného automatického ukládání se uživatelé spolupracující na stejném dokumentu nebudou moct navzájem zobrazit v reálném čase a místo toho budou dál zobrazovat Aktualizace K dispozici, když změny provedou ostatní.
Automatické ukládání ale také způsobuje určité změny v tom, jak budou vaši uživatelé pracovat s Microsoft 365, takže v tomto článku popíšeme některé z náročnějších scénářů a také to, jak nakonfigurovat nastavení automatického ukládání. Doporučujeme, abyste uživatelům sdělili tyto změny, které mají vliv na to, jak v Office pracují.
Poznámka: Automatické ukládání nemá žádný vliv na výkon systému. Při nahrání změn ale bude při provádění změn při provádění změn najednou vyšší využití sítě, což může mít vliv na uživatele s omezenou šířkou pásma nebo vysokým využitím dat, například na mobilním hotspotu.
Změna pracovních postupů
Automatické ukládání je užitečné ve většině scénářů, ale v některých případech může být potřeba změnit způsob, jakým uživatelé normálně pracují, a my chceme, abyste byli připraveni jim pomoct. Pro každý scénář jsme nastínili, o jaký scénář se jedná, co se může pokazit a doporučení, jak ho vyřešit.
-
Počínaje existujícím souborem, provedením úprav a následným provedením příkazu Uložit kopii do nového souboru – Každý, kdo začíná od předchozího souboru (například sestavy příjmů za poslední čtvrtletí), provede úpravy a pak provede uložení kopie a spustí sestavu příjmů v tomto čtvrtletí, způsobí, že změny se uloží v obou souborech, pokud je zapnuté automatické ukládání. Doporučujeme, aby všichni provedli před provedením jakýchkoli změn příkaz Uložit kopii a dokonce přidali připomenutí do produktu, když k tomu dojde. Pokud uživatel provede náhodné změny, měl by k obnovení původního dokumentu použít funkci Historie verzí .
-
Provádění "hypotetických" nebo "what-if" změn v souboru – Každý, kdo otevře soubor a provede hypotetickou analýzu (například odhad dopadu změn na trhu na rozpočet) s touhou zavřít soubor bez uložení, neúmyslně uloží všechny změny v souboru, když je zapnuté automatické ukládání. Doporučujeme vypnout automatické ukládání při provádění hypotetické analýzy a pak ho znovu zapnout, jakmile bude uživatel připraven znovu uložit.
-
Řídicí panely a zobrazení souborů pomocí řazení/filtrů v Excelu – Každý, kdo seřadí nebo vyfiltruje řídicí panel, když je zapnuté automatické ukládání, bude mít vliv na zobrazení všech ostatních v souboru. Pokud má být soubor řídicím panelem nebo pokud ho používá více lidí s řazením a filtry, doporučujeme nastavit u tohoto souboru vlastnost Read-Only Doporučené pomocí > informací > Zamknout sešit > Vždy otevřít jen pro čtení, takže uživatelé řídicího panelu nebudou ukládat změny, pokud se výslovně nerozhodnou soubor upravit.
-
Dokončené nebo publikované soubory – Každý, kdo omylem upraví dokončený, publikovaný soubor se zapnutým automatickým ukládáním, uloží změny v souboru. Po dokončení souboru doporučujeme u souboru nastavit vlastnost Read-Only Doporučeno nebo Označit jako konečnou, takže náhodné úpravy od uživatelů a čtenářů souboru se neuloží.
Konfigurace nastavení automatického ukládání v Office
Automatické ukládání je možné nakonfigurovat následujícími způsoby:
-
Vlastník souboru ho může nastavit na Vždy otevřít jen pro čtení , aby se zabránilo náhodným úpravám. Můžete to provést tak, že nastavíte soubor tak, aby se otevíral jen pro čtení (Doporučené informace o > souboru > Zamknout dokument, sešit nebo prezentaci > Vždy otevřít jen pro čtení) nebo sdílení souboru bez povolení úprav ostatním (Soubor > Sdílet > Lidé s odkazem můžete upravit a zrušte zaškrtnutí políčka Povolit úpravy).
-
Uživatel může automatické ukládání souboru vypnout, když je otevřený, kliknutím na přepínač Automatické ukládání . Tím zakážete automatické ukládání aktuálního dokumentu pro daného uživatele. Při příštím otevření dokumentu stejným uživatelem bude automatické ukládání vypnuté. Pokud otevřou jiný dokument, automatické ukládání nebude mít vliv na jejich volbu v jiném dokumentu.
-
Uživatel může u všech souborů otevřených v konkrétní aplikaci (Word, Excel, PowerPoint ) na daném zařízení nastavit automatické ukládání jako vypnuté.
Poznámka: Uživatel může přesto nastavit automatické ukládání na zapnuté pro jednotlivé soubory pomocí přepínače Automatické ukládání popsaného výše.
-
Vy, správce, můžete nastavit automatické ukládání na vypnuto ve výchozím nastavení pro všechny soubory otevřené v konkrétní aplikaci (Word, Excel, PowerPoint ) pomocí Zásady skupiny.
Poznámka: Uživatel může přesto nastavit automatické ukládání tak, aby bylo ve výchozím nastavení v aplikaci zapnuté, nebo pro jednotlivé soubory pomocí výše popsaných nastavení.
Nastavení zásad skupiny pro automatické ukládání
Nastavení Zásady skupiny "Neukládat automaticky soubory v Excel /PowerPoint /Word " nahrazujeme novým nastavením Zásady skupiny Vypnout automatické ukládání ve výchozím nastavení v Excel /PowerPoint /Word.
Pokud ve vaší organizaci používáte Zásady skupiny, můžete automatické ukládání ve výchozím nastavení vypnout pomocí nastavení zásad. Existují samostatná nastavení zásad pro Excel, PowerPoint a Word.
Například nastavení zásad pro Word má název "Ve výchozím nastavení vypnout automatické ukládání v Word" a najdete ho v cestě ke zásadám Microsoft Office 2016\AutoSave.
Pokud chcete použít tato nastavení zásad, ujistěte se, že jste si z webu Stažení softwaru stáhli nejnovější soubory šablon pro správu (ADMX/ADML).
Práce s místními soubory
Automatické ukládání není k dispozici při práci s místními soubory. Staré chování automatického obnovení je stále k dispozici pro pravidelné ukládání kopií změněných souborů, aby se minimalizovala ztráta dat v případě neočekávaného scénáře, jako je například chybové ukončení.
Doporučujeme ale správcům IT, aby uživatelům doporučili ukládat soubory do OneDrive, OneDrive pro práci nebo školu nebo SharePoint v Microsoft 365, aby povolili automatické ukládání a vyhnuli se ztrátě dat. Přijetí OneDrive, OneDrive pro práci nebo školu nebo SharePoint v Microsoft 365 můžete podpořit prostřednictvím vzdělávání uživatelů a také nasazením funkce Známé přesunutí složky, která automaticky synchronizuje klíčové složky do cloudu. Díky tomu mají přístup k souborům kdekoli a nemusí se starat o ztrátu důležitých dat.
Viz také
Co je to automatické ukládání?
Ochrana konečné verze souboru před změnami
Zobrazení předchozích verzí souborů Office
Ochrana souborů v případě chybového ukončení pomocí automatického obnovení
Poslední aktualizace: 4. června 2019
