Existují různé způsoby, jak uspořádat schůzku Skypu pro firmy (Lyncu), jak se k ní připojit nebo při ní prezentovat. Doporučené postupy, které jsou zde uvedené, vám pomůžou využít funkce pro usnadnění práce a zpříjemnění průběhu schůzky.
Uspořádání schůzky Skypu pro firmy (Lyncu)
Naplánování schůzky
-
Pokud plánujete malou, neoficiální schůzku se svými spolupracovníky, použijte výchozí nastavení, které nemusíte měnit. Pamatujte, že ve výchozím nastavení může každý prezentovat a každý se může ke schůzce přímo připojit.
-
Pokud máte zvláštní požadavky, které se týkají například většího počtu účastníků schůzky, zabezpečení dat nebo externích zákazníků, nezapomeňte změnit možnosti schůzky tak, jak potřebujete. Informace najdete v tématu Nastavení možností pro schůzky v Lyncu.
Poznámka: Maximální počet účastníků schůzky je 250.
-
Pokud máte osobně i online účastníky, můžete Lync schůzku spustit v konferenční místnosti. Kliknutím na Vyhledání místnosti v Outlook vyhledejte a přidejte konferenční místnost do požadované budovy. Nebo si místnost rezervujte samostatně a do pole Umístění v žádosti o schůzku přidejte informace o místnosti.
Určení náhradního prezentujícího
Pokud byste se nemohli schůzky zúčastnit nebo se opozdili, můžete vybrat náhradního prezentujícího. Náhradní prezentující také může zahájit nahrávání schůzky, pomáhat účastníkům a provádět jejich správu nebo sledovat otázky účastníků, abyste se mohli soustředit na vlastní prezentaci. Tohle je zvlášť důležité, pokud pořádáte schůzku nebo událost s velkým počtem účastníků.
Pamatujte si svůj PIN
Když se ke schůzce připojujete voláním z telefonu, většinou PIN kód (osobní identifikační číslo) nepotřebujete. Připojení proběhne přímo a vaše číslo se zobrazí v seznamu účastníků. Pokud se ale připojujete voláním jako pořadatel nebo ověřený uživatel, budete vyzvaní k zadání PIN kódu a pracovního čísla nebo linky.
Poznámka: Pokud voláte jako ověřený volající, znamená to, že schůzka je zabezpečená a vy před připojením musíte prokázat svou totožnost.
Pro případ, že byste ho potřebovali, je vhodné mít kód PIN po ruce. Pokud si svůj kód PIN nepamatujete, klikněte na Zapomněli jste svůj PIN kód pro vytočení? v žádosti o schůzku a postupujte podle pokynů na stránce.
Zahrnutí dokumentu nebo odkazu na školení do žádosti o schůzku
Pokud zvete účastníky, kteří nejsou obeznámeni s Lync, zahrňte do žádosti o schůzku dokument s návody nebo odkaz na školení Lync, abyste jim před připojením ke schůzce pomohli získat informace o funkcích schůzky.
Připojení ke schůzce Skypu pro firmy (Lyncu)
-
Přihlaste se ke schůzce aspoň 10–15 minut předem, abyste měli čas provést nastavení a vyřešit případné potíže.
-
Před schůzkou se rozhodněte, jestli budete pro zvukový přenos schůzky používat zvuk v počítači (zvuk a video integrované ve Skypu pro firmy (Lyncu)) nebo telefon.
-
Pokud používáte zvuk počítače, nastavte zvuková a obrazová zařízení a zkontrolujte kvalitu signálu. Můžete použít mikrofon a reproduktory počítače nebo připojit náhlavní soupravu. Další informace najdete v tématu Nastavení a testování zvuku v Lyncu a odstraňování potíží.
-
Pokud pro zvuk schůzky používáte telefon, využijte funkci LyncZavolat mi . V okně Připojit se ke zvukovému přenosu schůzky vyberte Zavolat mi a zadejte telefonní číslo, na které chcete volat. V případě, že použijete tuto funkci, nemusíte zadávat ID schůzky ani PIN kód.
-
Pokud je to možné, použijte pro dosažení co nejvyšší kvality zvuku náhlavní soupravu, ne mikrofon a reproduktory počítače.
-
Kvalita zvuku je silně závislá na stavu sítě. Použijte drátové připojení k síti a v počítači vypněte bezdrátové připojení.
-
Po připojení ke schůzce ztlumte mikrofon, pokud nebudete mluvit.
Prezentace ve schůzce Skypu pro firmy (Lyncu)
-
Připojte se ke schůzce společně s kolegou, abyste ověřili kvalitu zvuku a videa schůzky.
-
Zkontrolujte nastavení pro průběh schůzky a projděte si, jestli jste správně zapnuli nebo vypnuli funkce pro dané posluchače, jako jsou funkce pro oprávnění účastníků, zobrazení obsahu nebo oprávnění pro práci s poznámkami.
-
Pokud používáte PowerPoint:
-
Prezentace by neměla obsahovat víc než 15 snímků. Použijte větší písmo (nad 30 bodů) a jednoduché pozadí, které nerozptyluje pozornost účastníků.
-
Nahrajte prezentaci předem a vyzkoušejte si ovládací prvky pro posouvání snímků a práci s poznámkami. Ke zdůraznění důležitých bodů můžete například použít laserové ukazovátko nebo razítka.
-
Použijte poznámky prezentujícího, které vám poslouží jako vodítko, abyste nezapomněli, o čem chcete mluvit. Další informace najdete v článku Sdílení powerpointových snímků ve schůzce Lyncu.
-
-
Pokud sdílíte plochu nebo program:
-
Při sdílení programu nezapomeňte, že se účastníkům zobrazí jenom ty programy a soubory, které s nimi sdílíte. Pokud při schůzce přejdete do jiného programu, účastníkům se nezobrazí.
-
Pokud chcete přepínat mezi programy, použijte sdílení plochy.
-
V Lync schůzce klikněte na Náhled a podívejte se, co účastníci uvidí při sdílení plochy nebo programu.
-
Informujte účastníky o tom, že si můžou zvětšit zobrazenou oblast přechodem do režimu úplného zobrazení.
Další informace najdete v článku Sdílení plochy nebo programu při schůzce Lyncu.
-
-
Rezervujte si dostatek času pro dotazy a sdělte účastníkům, že můžou svoje dotazy nebo komentáře ve schůzce zapisovat do sekce pro rychlé zprávy (IM).
-
Ztlumte se, když nemluvíte, a ujistěte se, že víte, jak v případě potřeby ztlumit nebo zrušit ztlumení účastníků, a to jak pomocí příkazů Lync, tak dotykového tónu telefonu, pokud používáte telefon (stisknutím *1 na číselníku telefonu uslyšíte příkazy).
-
Na začátku schůzky účastníkům připomeňte, jak můžou ztlumit svůj zvuk nebo naopak ztlumení zrušit.
-
Pořádání schůzky v konferenční místnosti
Je dobré si v dostatečném předstihu před začátkem schůzky připravit konferenční místnost, abyste měli jistotu, že je Lync nastavený tak, aby fungoval s audiovizuálním vybavením místnosti.
-
Pokud je to potřeba, připojte svůj přenosný počítač k projektoru a k telefonu v konferenční místnosti.
-
Pokud slyšíte ozvěnu, ztlumte mikrofon i reproduktory počítače. Požádejte ostatní účastníky v místnosti, aby si také ztlumili mikrofony a reproduktory, pokud jsou přihlášeni ke Skypu pro firmy (Lyncu).
-
Můžete připojit telefon konferenční místnosti ke svému počítači, nebo můžete pro připojení ke zvukovému přenosu schůzky použít telefon.
-
Pokud používáte projektor v místnosti, připojte kabel k počítači a vyberte odpovídající zobrazení. Stisknutím kláves Windows + P můžete zobrazit nabídku zobrazení a poté vybrat jednu z následujících možností:
-
Duplikovat, pokud chcete zobrazit vaši plochu na počítači i na projektoru
-
Rozšířit, pokud chcete rozšířit plochu z monitoru vašeho počítače i na projektor v místnosti
-
Jen projektor, pokud chcete zobrazit vaši plochu jen na projektoru
-
Doporučujeme vybrat Duplikovat, abyste mohli schůzku sledovat na svém monitoru i na projektoru v místnosti.
