Shrnutí: Přečtěte si o prvcích řešení pro správu dokumentů a procesu plánování správy dokumentů v SharePoint 2013.
Tento článek obsahuje podrobný popis různých prvků řešení pro správu dokumentů, které je založené na SharePoint Server 2016.
Správa dokumentů řídí životní cyklus dokumentů ve vaší organizaci – způsob jejich vytváření, kontroly a publikování a způsob jejich konečného uvolnění nebo zachování. I když termín "správa" znamená, že informace jsou řízené z horní části organizace, efektivní systém správy dokumentů by měl odrážet kulturu organizace, která je používá. Nástroje, které používáte pro správu dokumentů, by měly být dostatečně flexibilní, aby vám umožnily těsně řídit životní cyklus dokumentu, pokud to vyhovuje kultuře a cílům vašeho podniku, ale také umožnit implementaci volně strukturovanějšího systému, pokud to lépe vyhovuje vašemu podniku.
Prvky systému správy dokumentů
Efektivní řešení správy dokumentů určuje následující:
-
Jaké typy dokumentů a další obsah můžete vytvořit v organizaci.
-
Jakou šablonu použít pro každý druh dokumentu
-
Jaká metadata mají být zadat pro každý druh dokumentu.
-
Kde uložit dokument v každé fázi životního cyklu.
-
Jak řídit přístup k dokumentu v každé fázi jeho životního cyklu.
-
Jak přesouvat dokumenty v organizaci, protože členové týmu přispívají k vytváření, revize, schvalování, publikaci a dispozice dokumentů.
SharePoint Foundation 2013 obsahuje funkce, které implementují všechny tyto aspekty správy dokumentů. SharePoint Server 2016 stejné funkce a přidá následující položky:
-
Jaké zásady se mají u dokumentů použít, aby byly auditované akce související s dokumentem, dokumenty se zachovají nebo odpovídajícím způsobem zneškodňovány a obsah, který je pro organizaci důležitý, je chráněný.
-
Jak zpracovávat dokumenty jako podnikové záznamy, které je nutné uchovávat podle právních požadavků a podnikových předpisů.
Aby pracovníci s informacemi mohli tyto funkce snadno využívat, aniž by se museli odchýlit od svých každodenních operací a známých nástrojů, obsahují aplikace v aplikaci Microsoft Office, například Microsoft Outlook a Word, také funkce, které podporují jednotlivé fáze životního cyklu dokumentu.
Proces plánování
Proces plánování správy dokumentů se skládá z následujících hlavních kroků:
-
Určení rolí správy dokumentů Ujistěte se, že vaše plány zahrnují zpětnou vazbu klíčových účastníků vaší organizace, máte nejlepší tým pro implementaci řešení a víte, kdo se bude účastnit procesů správy dokumentů.
-
Analýza využití dokumentů Až zjistíte, kdo na dokumentech pracuje, určete, na jakých typech dokumentů pracují a jak je používají. Další informace najdete v tématu Určení uživatelů a analýza využití dokumentů (SharePoint Server 2010).
-
Plánování organizace dokumentů Dokumenty můžete uspořádat v kolekcích webů, webech a knihovnách. SharePoint Server 2016 nabízí celou řadu funkcí, které vám pomůžou uspořádat a ukládat dokumenty, od specializovaných webů až po volně strukturované knihovny dokumentů pro rychlé vytváření dokumentů a spolupráci. V knihovně můžete navíc uspořádat obsah do složek a podsložek. Další informace najdete v tématu Plánování knihovny dokumentů (SharePoint Server 2010).
-
Plánování pohybu obsahu mezi místy Může být nutné přesunout nebo zkopírovat dokument z jednoho webu nebo knihovny do jiného v různých fázích životního cyklu. Další informace najdete v tématuPlánovánítoku obsahu v tématu Plánování knihovny dokumentů (SharePoint Server 2010).
-
Plánování typů obsahu Pomocí typů obsahu můžete uspořádat informace o dokumentech, jako jsou metadata, šablony dokumentů a procesy pracovního postupu. Toto je důležitý krok, který vám pomůže uspořádat dokumenty a zajistit jednotnost v celé organizaci. Další informace najdete v tématu Typ obsahu a plánování pracovního postupu (SharePoint Server 2010).
-
Plánování pracovních postupů Při plánování pracovních postupů pro vaši organizaci můžete řídit a sledovat, jak se dokumenty přesouvat mezi jednotlivými členy týmu, když každý účastník spolupracuje v životním cyklu dokumentu. SharePoint Server 2016 pracovní postupy pro běžné týmové úkoly, jako je kontrola a schvalování dokumentů. SharePoint Server 2016 podporuje také vytváření a instalaci vlastních pracovních postupů. Další informace najdete v tématu Typ obsahu a plánování pracovního postupu (SharePoint Server 2010).
-
Plánování zásad správného řízení obsahu Můžete naplánovat příslušný stupeň řízení, který je založený na typu obsahu nebo umístění úložiště. Můžete třeba vyžadovat, aby byly dokumenty v určité knihovně rezervovány, než je budete moci upravovat. Další informace najdete v tématu Správu verzí, schvalování obsahu a plánování rezervování (SharePoint Server 2010).
-
Plánování zásad U každého typu obsahu naplánujte zásady správy informací, abyste se ujistili, že dokumenty jsou auditované, zachované a jinak zpracovávány podle institucionálních a právních požadavků vaší organizace. SharePoint Server 2016 zahrnuje zásady, které implementují auditování, uchovávání dokumentů a čárové kódy (abyste se ujistili, že tištěný obsah může být v korelaci s odpovídajícími elektronickými verzemi). Další informace najdete v tématu Plánování zásad správy informací (SharePoint Server 2010).
Poznámka: Zásady nejsou v aplikaci SharePoint Foundation 2013 k dispozici.
