Plánování správy verzí dokumentů, schvalování obsahu a ovládacích prvků rezervace v SharePointu

Informace o správě verzí, schválení obsahu a rezervaci

SharePoint Server 2016 obsahuje následující funkce, které vám pomůžou s kontrolou dokumentů v knihovně dokumentů:

• Správa verzí je metoda, kterou se po sobě jdoucí iterace dokumentu číslují a ukládají.

• Schválení obsahu je metoda, kterou členy webu, kteří mají oprávnění schvalovatelů, řídí publikování obsahu.

• Rezervace a vrácení se změnami jsou metody, podle kterých uživatelé mohou lépe ovládat, když je vytvořená nová verze dokumentu, a také komentovat změny provedené při kontrole dokumentu v.

Konfigurujete nastavení funkcí řízení obsahu, které jsou uvedené v tomto článku v knihovnách dokumentů. Pokud chcete tato nastavení sdílet napříč knihovnami ve vašem řešení, můžete vytvářet šablony knihoven dokumentů, které zahrnují nastavení zásad správného obsahu. Tím zajistíte, aby nové knihovny odrážely vaše rozhodnutí o správě obsahu.

Další informace o správě verzí najdete v článku povolení a konfigurace správy verzí pro seznam nebo knihovnu.

Plánování správy verzí

Výchozí ovládací prvek pro správu verzí pro knihovnu dokumentů závisí na šabloně kolekce webů. U knihovny dokumentů ale můžete nakonfigurovat správu verzí podle konkrétních požadavků. Každá knihovna dokumentů může mít jiný ovládací prvek správy verzí, který nejlépe vyhovuje typu dokumentů v knihovně. SharePoint Server 2016 má tři možnosti správy verzí:

• Bez správy verzí      Určuje, že se neuloží žádné dřívější verze dokumentů. Pokud se Správa verzí nepoužívá, starší verze dokumentů se nedají získat a historie dokumentů se taky nezachová, protože komentáře, které se ke každé iteraci dokumentu doprovázejí, se neuloží. Tuto možnost použijte u knihoven dokumentů, které obsahují neimportované obsahy nebo obsah, který se nikdy nezmění.

• Vytvoření hlavních verzí      Určuje, že číslované verze dokumentů jsou zachovány pomocí jednoduchého schématu verzí (například 1, 2, 3). Pokud chcete nastavit vliv na místo úložiště, můžete určit, kolik dřívějších verzí se má zachovat, a vrátit se zpátky z aktuální verze.

  V hlavních verzích, při každém uložení nové verze dokumentu, budou moci zobrazit všichni uživatelé, kteří mají oprávnění k knihovně dokumentů. Tuto možnost použijte, pokud nechcete rozlišovat mezi koncepty verzí dokumentů a publikovaných verzí. V knihovně dokumentů, kterou používá pracovní skupina v organizaci, je vhodné použít hlavní verzi, pokud mají všichni členové týmu možnost Zobrazit všechny iterace všech dokumentů.

• Vytvořit hlavní verze a podverze (koncepty)      Určuje, že číslované verze dokumentů se zachovají pomocí hlavního a podverze schématu (například 1,0, 1,1, 1,2, 2,0, 2,1). Verze končící na .0 jsou hlavní verze a verze s nenulovými příponami jsou menší verze. Předchozí hlavní a podverze dokumentů se ukládají společně s aktuálními verzemi. Pokud chcete nastavit vliv na úložiště, můžete určit, kolik předchozích hlavních verzí se má zachovat, a vrátit se z aktuální verze. Můžete také určit, kolik hlavních verzí mají být uchovávány. Pokud například určíte, že se mají zachovat podverze pro dvě hlavní verze a aktuální hlavní verze je 4,0, budou zachovány všechny podverze od 3,1.

  V hlavních a podverzích může každý uživatel, který má oprávnění ke čtení, zobrazit hlavní verze dokumentů. Můžete určit, kteří uživatelé mohou zobrazit také podverze. Obvykle doporučujeme uživatelům, kteří můžou upravovat položky, udělit oprávnění k zobrazení podverzí a k práci s menšími verzemi uživatelů, kteří mají oprávnění ke čtení, a omezují jenom hlavní verze.

  Hlavní a vedlejší verze použijte, pokud chcete rozlišovat mezi publikovaným obsahem, který může zobrazit cílová skupina a obsah konceptu, který ještě není připravený k publikování. Na webu lidské zdroje, který popisuje organizační výhody, můžete například pomocí hlavních a dílčích verzí omezit přístup zaměstnanců k popisům výhod v průběhu revize popisů.

Plánování schválení obsahu

Pomocí schválení obsahu můžete formalize a řídit zpřístupnění obsahu cílové skupině. Například organizace, která publikuje obsah jako jeden z produktů nebo služeb, může před publikováním obsahu vyžadovat právní kontrolu a schválení.

Koncept dokumentu, který čeká na schválení obsahu, je ve stavu čekající na vyřízení. Když schvalovatel dokument zkontroluje a schválí, zpřístupní ho uživatelům, kteří mají oprávnění ke čtení. Vlastník knihovny dokumentů může povolit schválení obsahu pro knihovnu dokumentů a volitelně může ke spuštění procesu schvalování přidružit pracovní postup ke knihovně.

Způsob odeslání dokumentů ke schválení se liší v závislosti na nastavení správy verzí v knihovně dokumentů:

• Bez správy verzí      Pokud se Správa verzí nepoužívá a ukládají se změny dokumentu, stav dokumentu se čeká na vyřízení. SharePoint Server 2016 si ponechá starší verzi dokumentu, aby je mohli zobrazit i uživatelé, kteří oprávnění ke čtení používají. Po schválení probíhajících změn je k dispozici nová verze dokumentu určená pro zobrazení uživateli, kteří mají oprávnění ke čtení, a starší verze není zachována.

  Pokud se Správa verzí nepoužívá a do knihovny dokumentů se nahraje nový dokument, přidá se do knihovny ve stavu čekání na vyřízení a neumožní uživatelům, kteří mají oprávnění ke čtení, až do schválení.

• Vytvoření hlavních verzí      Pokud se používá hlavní verze a jsou uložené změny v dokumentu, stav dokumentu čeká na vyřízení a zpřístupnění předchozí hlavní verze dokumentu uživatelům s oprávněním ke čtení. Po schválení změn v dokumentu se vytvoří nová hlavní verze dokumentu, která bude k dispozici uživatelům s oprávněním ke čtení, a předchozí hlavní verze se uloží do seznamu historie dokumentu.

  Pokud se používá hlavní Správa verzí a do knihovny dokumentů se nahrává nový dokument, přidá se do knihovny ve stavu čekání na vyřízení a nebude uživatelům, kteří mají oprávnění ke čtení, moci zobrazit, dokud nebude schválen jako verze 1.

• Vytvořit hlavní verze a podverze (koncepty)      Pokud se používá hlavní a dílčí verze a změny dokumentu se ukládají, autor má možnost Uložit novou podverzi dokumentu jako koncept nebo vytvořit novou hlavní verzi, která změní stav dokumentu na čekající. Po schválení změn v dokumentu se vytvoří nová hlavní verze dokumentu, která bude k dispozici uživatelům s oprávněním ke čtení. Hlavní a vedlejší verze dokumentů jsou v seznamu historie dokumentu uloženy jako hlavní i podverze.

  Pokud se používá hlavní a dílčí verze a do knihovny dokumentů se nahrává nový dokument, může být přidán do knihovny ve stavu konceptu jako verze 0,1 nebo může autor okamžitě požádat o schválení. V tomto případě se stav dokumentu čeká na vyřízení.

Plánování rezervace a vrácení se změnami

Před úpravami dokumentů můžete požadovat, aby uživatelé rezervovali dokumenty z knihovny dokumentů. Výhody, které vyžadují rezervaci a vrácení se změnami, zahrnují následující:

• Lepší kontrola nad tím, kdy se vytvářejí verze dokumentů. Když je dokument rezervovaný, autor může dokument uložit bez jeho vrácení se změnami. Ostatní uživatelé knihovny dokumentů nebudou moci tyto změny zobrazit a nevytvoří se nová verze. Nová verze (viditelná pro ostatní uživatele) se vytvoří jenom v případě, že autor kontroluje dokument. Autor má větší flexibilitu a ovládání.

• Lepší zachycování metadat. Při vrácení dokumentu se změnami může autor psát komentáře, které popisují změny provedené v dokumentu. Tím se vytvoří průběžný historický záznam změn provedených v dokumentu.

Pokud vaše řešení vyžaduje, aby uživatelé mohli dokument rezervovat a rezervovat, můžete použít funkce v klientských aplikacích Office 2016, které tyto akce podporují. Uživatelé můžou rezervovat dokumenty, vracet rezervace a vracet dokumenty ze Office 2016 klientských aplikací.

Pokud je dokument rezervovaný, je uzamčen pro výhradní úpravy uživatelem. Když uživatel uloží v tomto souboru úpravy, změny se nahrají a uloží na server. Změny jsou pro uživatele soukromé a nejsou viditelné pro ostatní. Jakmile bude uživatel připraven vrátit dokument se změnami, budou poslední změny viditelné pro ostatní a publikované.

Z klientských aplikací Office 2016 si uživatelé můžou nechat rezervovat dokumenty na serveru změnou možností úprav obsahu.